趙勇

一、檔案管理創(chuàng)新實(shí)施背景

項(xiàng)目文件是項(xiàng)目檔案的前身，貫穿工程基建項(xiàng)目全過程。在施工企業(yè)檔案中，項(xiàng)目檔案占據(jù)很大的份額，是施工企業(yè)檔案資源的重要組成部分。如何齊全、完整、準(zhǔn)確接收項(xiàng)目檔案，充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案可利用性和可開發(fā)性，成為施工企業(yè)需要關(guān)注、解決的重要問題。

以往傳統(tǒng)檔案管理只是被動(dòng)接收、管理項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目部交什么檔案，企業(yè)就接收什么檔案，至于移交的項(xiàng)目檔案是否齊全、完整、準(zhǔn)確，脫離企業(yè)檔案管理人員的控制范疇，從而造成項(xiàng)目一味追求滿足業(yè)主需求，以移交業(yè)主竣工檔案為最終目的，忽視企業(yè)對項(xiàng)目檔案管理的要求，人為隔斷了項(xiàng)目檔案與企業(yè)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，影響了企業(yè)館藏檔案的質(zhì)量，給館藏檔案的開發(fā)和利用制造了很大的困難。另一方面項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目部忽視歸檔資料的管理，造成項(xiàng)目資料的大量流失，給日后資料查詢、利用帶來了困難。

項(xiàng)目文件的好壞直接影響企業(yè)檔案的質(zhì)量。通過一些失敗的案例，企業(yè)逐步認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案管理的重要性，通過檔案管理創(chuàng)新，整合企業(yè)檔案人力、物力資源，對項(xiàng)目進(jìn)行合理的配置。在管理和利用館藏檔案的同時(shí)，銳意進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平在短時(shí)間內(nèi)得到提升，更好地為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)支撐。

二、檔案管理創(chuàng)新措施

（一）工程前期

1.將項(xiàng)目檔案管理納入項(xiàng)目合同管理中

項(xiàng)目投標(biāo)階段，公司檔案介入投標(biāo)文件的編寫中。項(xiàng)目中標(biāo)后，將項(xiàng)目文件管理、竣工資料要求納入施工合同中，加強(qiáng)源頭控制，嚴(yán)把合同簽訂關(guān)。

2.開展項(xiàng)目開工前的檔案技術(shù)交底工作

在項(xiàng)目開工前，公司對項(xiàng)目檔案員進(jìn)行檔案技術(shù)交底，統(tǒng)一印制文件、圖紙發(fā)放登記臺(tái)賬，規(guī)范項(xiàng)目文件管理流程。宣貫國家、行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程，提出公司檔案管理要求，從項(xiàng)目開始規(guī)范項(xiàng)目檔案管理工作。

3.建立項(xiàng)目檔案管理體系，為項(xiàng)目檔案工作提供組織基礎(chǔ)保障

項(xiàng)目部成立后，建立項(xiàng)目部檔案室，隸屬施工管理部，作為項(xiàng)目文件管理的歸口部門。從項(xiàng)目前期，就明確項(xiàng)目檔案管理工作由項(xiàng)目總工程師負(fù)責(zé)，并成立了項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，設(shè)置了1-2名專職檔案員，持證上崗，負(fù)責(zé)施工全過程檔案管理工作。建立健全項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為項(xiàng)目檔案提供了組織保障，使項(xiàng)目檔案管理進(jìn)程取得了全方位控制。

4.完善檔案制度建設(shè)，為項(xiàng)目檔案提供制度保障

為確保檔案工作有序規(guī)范開展，根據(jù)項(xiàng)目情況，公司先后編制《項(xiàng)目文件管理細(xì)則》、《項(xiàng)目文件管理考評細(xì)則》、《竣工資料編制、管理辦法》和《施工過程資料管理規(guī)定》等程序文件，為項(xiàng)目文件的齊全、完整、準(zhǔn)確提供了制度保障。

5.加強(qiáng)檔案學(xué)習(xí)宣貫，提高全員檔案管理意識(shí)

項(xiàng)目文件數(shù)量大，項(xiàng)目周期短，參建人員多，給項(xiàng)目檔案工作帶來了難度。項(xiàng)目部成立初，組織項(xiàng)目部全體人員進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)。通過文字、圖片、視頻等多種形式展示公司檔案工作成果，列舉以往案例，使廣大員工認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案管理的重要性。改變以往“重建輕檔”的傳統(tǒng)思想，檔案意識(shí)有了進(jìn)一步的提高。

6.配置檔案設(shè)施，為項(xiàng)目檔案管理工作開展提供物質(zhì)保障

項(xiàng)目部確保檔案室具備獨(dú)立空間， 保證檔案室保存項(xiàng)目文件的區(qū)域具備防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水功能。在此基礎(chǔ)上， 完善落實(shí)項(xiàng)目文件安全責(zé)任制度， 將維護(hù)項(xiàng)目文件實(shí)體安全工作作為項(xiàng)目檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)任務(wù)。通過配備專用檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備， 滿足項(xiàng)目文件保管工作需求， 消除實(shí)體文件安全隱患，確保項(xiàng)目文件安全保管。

其次，為順應(yīng)信息時(shí)代檔案管理工作革新的要求，配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、文件服務(wù)器等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的電子化管理。

（二） 施工階段

項(xiàng)目文件收集與施工同步性是項(xiàng)目檔案管理工作所面臨的一個(gè)主要問題。在公司的直接指導(dǎo)下，項(xiàng)目部在完善規(guī)章制度和程序文件的基礎(chǔ)上，會(huì)同各專業(yè)，即時(shí)對項(xiàng)目文件進(jìn)行跟蹤、記錄、統(tǒng)計(jì)和同步性審查， 保證項(xiàng)目文件管理與項(xiàng)目施工進(jìn)程同步。

1.制定《竣工資料編制、管理辦法》和《施工過程資料管理規(guī)定》程序文件

通過制定《竣工資料編制、管理辦法》和《施工過程資料管理規(guī)定》程序文件，確定項(xiàng)目文件的收集范圍、方式、時(shí)間以及項(xiàng)目文件的整理、組卷、裝訂、移交辦法。制定《項(xiàng)目文件管理細(xì)則》程序文件，細(xì)化對外發(fā)文、收文、圖紙管理流程，利用信息集成管理系統(tǒng)中的“收文”、“圖紙管理”、“對外發(fā)文”三模塊，實(shí)現(xiàn)對外發(fā)文的紙質(zhì)分發(fā)和對外發(fā)文的電子登記。收文、圖紙的電子分發(fā)和登記。建立項(xiàng)目文件的索引，便于施工過程中的查找和利用。

2.制定《項(xiàng)目文件管理考評細(xì)則》程序文件

通過制定《項(xiàng)目文件管理考評細(xì)則》對項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行檢查、督促。檢查方式有兩種。第一、通過查詢信息集成管理系統(tǒng)中“收文”、“圖紙管理”、“對外發(fā)文”三模塊中上傳文件數(shù)量及內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目文件管理的網(wǎng)絡(luò)檢查。第二、通過深入項(xiàng)目部，對項(xiàng)目文件管理實(shí)行實(shí)地檢查。

3.實(shí)行檔案信息月報(bào)制

每月5日前，要求各項(xiàng)目部將上月各項(xiàng)目施工進(jìn)度、項(xiàng)目文件管理情況、參與的主要施工生產(chǎn)活動(dòng)、竣工資料編制情況等信息以及需要協(xié)調(diào)問題以月報(bào)的形式匯總到公司。便于公司對項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)全程掌控，并及時(shí)解決項(xiàng)目存在問題。

4.集中、分類管理項(xiàng)目文件、保證項(xiàng)目文件安全

針對項(xiàng)目文件因人員流動(dòng)、文件存儲(chǔ)地點(diǎn)、方式的改變等因素造成大量流失的現(xiàn)狀，以及項(xiàng)目文件經(jīng)常返工的現(xiàn)象，公司在各項(xiàng)目部配置文件服務(wù)器，作為項(xiàng)目文件的存儲(chǔ)空間。要求各項(xiàng)目部將掃描的和可編輯的電子版文件按來源、類別和專業(yè)存儲(chǔ)在文件服務(wù)器上，集中存放，分類管理、設(shè)置權(quán)限。這樣就可杜絕因人為或設(shè)備原因造成的項(xiàng)目文件丟失現(xiàn)象，同時(shí)在項(xiàng)目文件需修改的情況下，及時(shí)提供原始的可編輯電子文件，縮短項(xiàng)目文件的修改時(shí)間。而且配置文件服務(wù)器還便于項(xiàng)目文件在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的查詢和利用。文件服務(wù)器具備備份功能，保證項(xiàng)目文件的存儲(chǔ)安全。

5.加快項(xiàng)目文件的編制速度，保證項(xiàng)目文件的形成質(zhì)量

公司采購了《筑業(yè)云資料管理軟件》，提供項(xiàng)目部使用，加快項(xiàng)目文件的編制速度，保證項(xiàng)目文件的形成質(zhì)量。 筑業(yè)云資料管理軟件是按照國家、行業(yè)、各省市規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)考慮到施工中的實(shí)際情況，將工程中涉及到的資料表格：A類工程準(zhǔn)備階段文件，B類監(jiān)理資料，C類施工資料，D類竣工圖，E工程竣工文件等，一一制作了模板，并填寫了范例，以方便廣大的工程技術(shù)人員使用和參考借鑒。

6.實(shí)行項(xiàng)目文件按單位工程收集

按DL/T241《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，竣工資料以單位工程為單位進(jìn)行組卷。在施工過程中，公司要求項(xiàng)目部在項(xiàng)目文件的收集方式上同樣采用以單位工程為單位進(jìn)行收集。公司編制土建、安裝《竣工資料目錄》，發(fā)放給項(xiàng)目部，項(xiàng)目部根據(jù)本項(xiàng)目的實(shí)際情況，對《竣工資料目錄》進(jìn)行識(shí)別，形成本項(xiàng)目的《竣工資料目錄》，作為施工過程中項(xiàng)目文件收集的依據(jù)。通過此方法，可根據(jù)施工進(jìn)度，對照《竣工資料目錄》，查漏補(bǔ)缺，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件收集與施工同步。每月5日之前，項(xiàng)目部編制《單位工程資料完成情況一覽表》報(bào)送至公司，公司對其進(jìn)行匯總，提出好的方面，指出不足之處，全面掌控項(xiàng)目文件收集情況。

7.加強(qiáng)對項(xiàng)目檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員自身素質(zhì)和工作能力

公司通過每年的檔案集中培訓(xùn)班，邀請中電協(xié)、檔案局等資深檔案專家對項(xiàng)目檔案人員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的宣貫，指出項(xiàng)目檔案管理的通病及解決方法。通過優(yōu)秀項(xiàng)目部代表介紹本項(xiàng)目的先進(jìn)管理理念，拓展項(xiàng)目檔案員的視角。項(xiàng)目檔案員借集中培訓(xùn)契機(jī)，共同探討，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，完善項(xiàng)目檔案管理方式，提高項(xiàng)目檔案管理水平。

另外公司要求項(xiàng)目檔案人員改被動(dòng)收發(fā)的傳統(tǒng)工作方式，為主動(dòng)提供服務(wù)的工作態(tài)度。不僅要求熟練掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)、操作技能，還要不斷擴(kuò)展學(xué)習(xí)視野，努力學(xué)習(xí)電力建設(shè)施工所涉及到的其他專業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)，尤其是信息化文件管理工具的使用，做到電力建設(shè)行業(yè)整體流程步驟了然于心，有利于項(xiàng)目檔案員了解項(xiàng)目文件內(nèi)容，提高項(xiàng)目檔案員自身素養(yǎng)，培養(yǎng)出項(xiàng)目檔案工作亟需的復(fù)合型人才。

8.建立全員參與的項(xiàng)目檔案管理體系

要求項(xiàng)目檔案員拋棄傳統(tǒng)的“閉門造車”的工作方式，積極“走出去”，加強(qiáng)與業(yè)主方、監(jiān)理方、總包方的聯(lián)系，了解他們對項(xiàng)目檔案管理的要求，取得他們對項(xiàng)目檔案管理工作的支持，保證項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。同時(shí)加強(qiáng)與項(xiàng)目部各部門和協(xié)作單位的合作，起到上傳下達(dá)，承前啟后的作用。積極參與到項(xiàng)目管理工作中去，落實(shí)“四參加”制度。一是參加與工程管理相關(guān)會(huì)議及質(zhì)量檢查， 這有助于幫助檔案管理人員了解現(xiàn)場施工整體進(jìn)度， 從而制定項(xiàng)目檔案控制節(jié)點(diǎn)目標(biāo)， 做到全程關(guān)注、超前管理， 同時(shí)也能夠加強(qiáng)檔案員與項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)的溝通， 讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理工作情況及出現(xiàn)的問題， 做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題;二是參加重要設(shè)備、儀器開箱活動(dòng)， 檔案員在開箱工作中參與設(shè)備檔案驗(yàn)收工作， 并及時(shí)填寫開箱驗(yàn)收單進(jìn)行登記造冊;三是參加項(xiàng)目建設(shè)竣工驗(yàn)收工作， 在驗(yàn)收工作中發(fā)揮檔案員的職權(quán)， 對項(xiàng)目檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行把關(guān)， 確保項(xiàng)目檔案竣工移交工作順利進(jìn)行; 四是參加項(xiàng)目科研成果的審定， 項(xiàng)目生產(chǎn)過程中所有的科研課題材料都是項(xiàng)目知識(shí)成果的重要組成部分， 檔案員可以從知識(shí)管理的角度更好的對其進(jìn)行開發(fā)利用， 做好項(xiàng)目檔案編研等開發(fā)利用工作。

加強(qiáng)項(xiàng)目部其他部門管控項(xiàng)目文件的職責(zé)。項(xiàng)目文件管控工作并不僅是檔案室的責(zé)任，同時(shí)也與其他部門密切相關(guān)。項(xiàng)目文件格式的規(guī)范性屬于檔案室的職責(zé)范圍， 而文件內(nèi)容的規(guī)范性由不同業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。這就使得不同的文件類型有著不同的責(zé)任主體， 例如材料、設(shè)備文件的控制主體為物資管理部門，施工記錄的控制主體為施工管理部門各專業(yè)和專業(yè)公司。因此， 要想實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的全過程控制， 僅僅依靠檔案員的努力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠， 項(xiàng)目部其他部門工作人員要接受全員參與、全員管理的文件管理理念， 予以積極的協(xié)調(diào)與配合。

9.加強(qiáng)施工過程資料的管理

針對公司出現(xiàn)的工程決算糾紛，項(xiàng)目施工過程資料管理顯得尤為重要。為進(jìn)一步增強(qiáng)證據(jù)意識(shí)，防范風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范施工過程資料收集、整理、移交、保管、利用、銷毀工作，公司制定《施工過程資料管理辦法》程序文件。除需移交業(yè)主和公司的竣工檔案外，其余在施工過程中產(chǎn)生的，由檔案室收發(fā)的項(xiàng)目文件原件、圖紙以及收發(fā)臺(tái)賬必須移交公司，作為資料保管。作為經(jīng)濟(jì)糾紛的憑證。待項(xiàng)目所有債權(quán)債務(wù)處理完畢，即可銷毀。

（三） 竣工驗(yàn)收

1.提前介入項(xiàng)目竣工檔案編制、移交工作

項(xiàng)目竣工前，公司深入項(xiàng)目部，對竣工檔案編制工作進(jìn)行交底，會(huì)同業(yè)主、

監(jiān)理對竣工檔案模板進(jìn)行會(huì)審，確定竣工檔案的格式及內(nèi)容，并推廣執(zhí)行。公司要求項(xiàng)目部制定竣工檔案編制計(jì)劃。將單位工程竣工檔案的初步組卷時(shí)間、完成時(shí)間、責(zé)任人一一落實(shí)，責(zé)任到人，建立竣工檔案編制、移交獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)竣工檔案編制、組卷速度。

2.做好竣工檔案的審查、跟蹤工作

竣工檔案的審查工作包括技術(shù)審查和檔案審查。 技術(shù)審查應(yīng)對竣工資料的完整性、準(zhǔn)確性、有效性進(jìn)行審查， 由專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)。審查應(yīng)符合下列要求： （1） 按工程管理程序、施工程序?qū)彶槭┕の募纬傻耐暾?（2） 依據(jù)現(xiàn)場施工實(shí)際情況審查施工記錄內(nèi)容的真實(shí)、可靠程度;（3） 依據(jù)國家、電力行業(yè)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范審查施工文件的用表、施工文件的質(zhì)量和有效性進(jìn)行審查。檔案審查應(yīng)對竣工檔案的齊全、完整、成套、系統(tǒng)整理、歸檔文件的質(zhì)量和有效性進(jìn)行審查， 由檔案員負(fù)責(zé)。審查應(yīng)符合下列要求： （1） 參照歸檔范圍審查移交竣工檔案的齊全、完整、成套及歸檔文件質(zhì)量情況;（2） 按系統(tǒng)整理要求審查竣工檔案分類的科學(xué)性， 組卷、排列的合理性， 編目的規(guī)范性等;（3） 按文件的質(zhì)量和編制要求審查文件形成、編制等質(zhì)量情況?？⒐n案組卷完成后，項(xiàng)目部必須進(jìn)行檔案和技術(shù)自檢，自檢通過后填寫《竣工檔案案卷質(zhì)量審查簽證》，交監(jiān)理和業(yè)主審查。審查過程中填寫《各專業(yè)綜合文件卷及單位工程卷竣工資料組卷情況跟蹤表》，對竣工資料完成流程做一標(biāo)記。

3.抓好竣工檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化和錄入關(guān)

對于項(xiàng)目檔案的竣工移交工作來說， 除了需要將項(xiàng)目建設(shè)過程中形成紙質(zhì)版檔案原件向業(yè)主和公司移交，還需將紙質(zhì)檔案數(shù)字化同步上傳到業(yè)主和公司要求的檔案管理系統(tǒng)中。從硬件保證方面，公司配備專業(yè)的檔案掃描設(shè)備，用以保證A3、A4幅面紙質(zhì)檔案的數(shù)字化需求。其次，在數(shù)字化工作階段，充分利用項(xiàng)目部人員協(xié)助完成數(shù)量巨大的掃描工作，提高檔案數(shù)字化的工作效率。在完成基礎(chǔ)檔案數(shù)字化掃描工作后，還需要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求對掃描后的電子格式檔案開展檢查工作，一是要保證數(shù)字化檔案的內(nèi)容和數(shù)量與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，確保檔案數(shù)字化工作的完整性。二是掃描后的電子文件需保證格式的統(tǒng)一性，紙質(zhì)檔案全文掃描的文件一般以PDF圖像文件為通用格式，掃描范圍包括案卷中的文件、圖紙等在內(nèi)的所有文檔， PDF文件需采用200dpi 分辨率掃描; 照片檔案掃描格式應(yīng)為JPEG圖像文件， 采用100dpi，24位色深分辨率掃描， 以大于80dpi的圖像質(zhì)量保存。在實(shí)際工作中，具體掃描格式也可根據(jù)業(yè)主單位的要求確定。三是需要對完成掃描后的檔案進(jìn)行編目工作， 以案卷為單位通過數(shù)字形式進(jìn)行編號，并同步錄入到業(yè)主、公司檔案管理系統(tǒng)中。業(yè)主和公司的分類號有差別。業(yè)主是以“8大類-基本建設(shè)（自身建設(shè)）”進(jìn)行編目的;而公司是以“6大類-產(chǎn)品（工程）”進(jìn)行編目的。保管期限也不同，要區(qū)別對待。

三、檔案管理創(chuàng)新取得的效果和影響

2018年，公司對庫存檔案進(jìn)行梳理，將長年積壓的項(xiàng)目竣工資料進(jìn)行整理、編目、編檔，上架。將案卷目錄輸入信息集成管理系統(tǒng)科技檔案管理庫中，建立目錄檢索。共完成6個(gè)項(xiàng)目竣工資料的整理、編檔、上架工作;為防止項(xiàng)目竣工資料的積壓，公司還編制了項(xiàng)目檔案移交公司規(guī)定。對移交公司項(xiàng)目檔案的范圍、技術(shù)要求及歸檔紙質(zhì)文件和電子版文件份數(shù)等做了詳細(xì)的規(guī)定，要求項(xiàng)目部在移交竣工資料后，及時(shí)進(jìn)行整理、編檔、上架工作，同時(shí)在信息集成管理系統(tǒng)歸檔平臺(tái)中建立項(xiàng)目竣工檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，對重大項(xiàng)目，逐條掛接電子版，建立全文索引。共完成6個(gè)項(xiàng)目竣工檔案的整理、編檔、上架工作，其中1個(gè)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案的全文索引。這樣有利于公司檔案的保管和利用。

公司館藏檔案在項(xiàng)目建設(shè)和生產(chǎn)過程中為實(shí)際工作提供參考和借鑒。經(jīng)合理、有效的開發(fā)利用，為公司的經(jīng)濟(jì)糾紛提供憑據(jù) （2018年全年共調(diào)閱檔案419次， 給5個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)糾紛提供憑據(jù)）; 與此同時(shí)，館藏檔案也為項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)提供有力的支撐， 成為公司自身知識(shí)資源的重要組成部分， 為公司類似項(xiàng)目的建設(shè)提供可借鑒的有效經(jīng)驗(yàn)， 推動(dòng)公司整體管理水平的提高。

經(jīng)培訓(xùn)和實(shí)踐，各項(xiàng)目部涌現(xiàn)出大量復(fù)合型檔案管理人員。他們不僅能夠熟練掌握自身專業(yè)知識(shí)和操作技能，還對電建施工其他專業(yè)有所了解，能夠勝任項(xiàng)目檔案管理工作。