《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理現(xiàn)狀及對策

張敏

《出生醫(yī)學(xué)證明》是根據(jù)《中華人民共和國母嬰保健法》的相關(guān)規(guī)定，由醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)依法出具的新生兒出生醫(yī)學(xué)信息證明，主要用于證明新生兒出生時的健康及自然情況、血緣關(guān)系、申報(bào)獲得國籍、戶籍登記、獲得入托入學(xué)、社會保險(xiǎn)保健服務(wù)、取得公民身份號碼等方面的重要醫(yī)學(xué)憑證，是“人生第一證”。同時，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案是記載新生兒出生及依法依規(guī)簽發(fā)其《出生醫(yī)學(xué)證明》過程中形成的原始記錄，用于衛(wèi)生部門換發(fā)及補(bǔ)發(fā)公民《出生醫(yī)學(xué)證明》時原始資料的查詢及提供依據(jù)，具有極高的身份證明價(jià)值及法律依據(jù)。其內(nèi)容包括《出生醫(yī)學(xué)證明》管理及領(lǐng)發(fā)材料、《出生醫(yī)學(xué)證明》首次簽發(fā)登記表、嬰兒父母有效身份復(fù)印證件、《出生醫(yī)學(xué)證明》及相關(guān)證明材料的存根等?！冻錾t(yī)學(xué)證明》檔案保存的完整性和規(guī)范性尤為重要。本文通過調(diào)查廣西河池市12家醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的管理現(xiàn)狀，針對存在問題，提出相應(yīng)的管理措施及對策，以期進(jìn)一步提高《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理質(zhì)量，更好地為社會公眾服務(wù)。

一、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的現(xiàn)狀

隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，《出生醫(yī)學(xué)證明》越來越多地被社會各階層廣泛重視和使用，對《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案納入科學(xué)化、規(guī)范化管理的要求越來越高。但是，目前《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案缺乏規(guī)范管理仍是不少醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)普遍存在的問題。

（一）統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來源與方法

1.數(shù)據(jù)來源。本次調(diào)研選取河池市12家縣級以上醫(yī)療機(jī)構(gòu)，按醫(yī)院等級分，三級醫(yī)院2家，占16.7%;二級醫(yī)院10家，占83.3%。按醫(yī)院類別分，綜合醫(yī)院8家，占66.6%;婦幼保健院2家，占16.7%;中醫(yī)醫(yī)院2家，占16.7%。

2.調(diào)查方法與內(nèi)容。設(shè)計(jì)《河池市<出生醫(yī)學(xué)證明>檔案管理基本情況調(diào)查表》，其內(nèi)容包括醫(yī)院等級、助產(chǎn)業(yè)務(wù)開展時間、是否建立檔案管理制度及專門的檔案室、檔案資料是否妥善保管、有無檔案專管人員、管理人員的學(xué)歷及技術(shù)職稱、是否獲得檔案管理證書、相關(guān)檔案管理知識的掌握情況、近期是否參加檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)等，以調(diào)查表的形式由各醫(yī)療機(jī)構(gòu)填報(bào)，所獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總及分析。

3.結(jié)果。建立專門檔案室的醫(yī)療機(jī)構(gòu)占33.3%，未建立專門檔案室的醫(yī)療機(jī)構(gòu)占66.7%;建立檔案管理制度的醫(yī)療機(jī)構(gòu)占75%，未建立檔案管理制度的醫(yī)療機(jī)構(gòu)占25%;設(shè)置專管人員的醫(yī)療機(jī)構(gòu)占33.3%，未設(shè)置專管人員醫(yī)療機(jī)構(gòu)占66.7%;管理人員大專以上學(xué)歷占75%，中專學(xué)歷占25%;中級以上職稱占50%，初級職稱占50%;獲得檔案管理證書占41.7%，無檔案管理證書占58.3%;掌握檔案相關(guān)管理知識占50%;近期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)占33.3%，未參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)占66.7%。

（二）從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)果分析存在的問題

1.對《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理認(rèn)識不足，重視不夠。從調(diào)研的情況看，只有33.3%的醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置專門檔案室，大部分的醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)未設(shè)置專門檔案室，沒有專門檔案專管人員。許多醫(yī)院的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案都是由婦產(chǎn)科保管，沒有納入病案室或綜合檔案室統(tǒng)一保管，保管的條件和查閱都不符合規(guī)范要求，都是由簽發(fā)單位根據(jù)各自情況自行保存，極容易導(dǎo)致《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案資料出現(xiàn)發(fā)霉、丟失和損壞情況，造成不良的影響。

2.缺乏檔案管理專業(yè)人員。全市12家醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)中，只有5家醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)的檔案管理人員獲得檔案管理專業(yè)技術(shù)資格，其中4家醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理人員在最近兩年內(nèi)參加過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。多數(shù)醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)對檔案管理相關(guān)規(guī)定不熟悉，保管部門不確定，檔案保管期限不劃分不一，存儲相關(guān)信息資料的條件較差，嚴(yán)重影響檔案價(jià)值的發(fā)揮。大部分醫(yī)院尚無規(guī)范的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理系統(tǒng)，存在部分《出生醫(yī)學(xué)證明》的填寫不夠規(guī)范、影響了《出生醫(yī)學(xué)證明》信息的準(zhǔn)確性。

3.缺乏必要的管理知識及規(guī)范管理。由于國家沒有出臺《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理規(guī)范，加上檔案管理人員對檔案管理知識缺乏，許多醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)檔案整理要求不統(tǒng)一、對《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案隨意排序，電子檔案不完整出現(xiàn)漏項(xiàng)、漏填寫或填寫項(xiàng)目不全，存放管理不規(guī)范或隨意保存電腦里，造成需要時難以查找，費(fèi)時費(fèi)力，甚至發(fā)生數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)無專業(yè)管理檔案人員，反復(fù)更換人員，造成業(yè)務(wù)不熟悉或管理移交脫節(jié)，致使每位接管者都要重新進(jìn)行檔案整理和歸檔等，造成人力資源的浪費(fèi)。

4.管理意識不強(qiáng)。個別醫(yī)療機(jī)構(gòu)對《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理制度落實(shí)不到位，法律意識不強(qiáng)，管理不規(guī)范，人員變動未及時進(jìn)行交接和上報(bào)備案，甚至出現(xiàn)違規(guī)補(bǔ)辦證件的現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的對策

1.加強(qiáng)對《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作的重視。各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)要提高認(rèn)識，加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的檔案管理意識和責(zé)任意識，建立《出生醫(yī)學(xué)證明》管理和簽發(fā)人員的責(zé)任追究制度，并將此項(xiàng)工作納入醫(yī)院績效考核管理體系，做好《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理基礎(chǔ)保障;建立建全《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案相關(guān)管理制度，加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案軟硬件建設(shè)，實(shí)行專人專管，落實(shí)好《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的管理。各級衛(wèi)計(jì)行政管理部門，應(yīng)加強(qiáng)對《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的事中事后監(jiān)管。應(yīng)建立各醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案數(shù)據(jù)年度臺賬報(bào)送制度，定期對所轄醫(yī)療機(jī)構(gòu)的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作開展情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)管理漏洞的及時糾正，限期整改，并將檢查與整改結(jié)果通報(bào)受檢醫(yī)療機(jī)構(gòu)。

2.積極探索規(guī)范《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理。目前國家層面的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理規(guī)范尚未頒布，各醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，探索制訂一套科學(xué)、系統(tǒng)、可行的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案相關(guān)管理制度，內(nèi)容包括《出生醫(yī)學(xué)證明》材料歸檔的收集范圍、歸檔時間、保管期限劃分、整理要求、保管保護(hù)、檔案移交、信息利用等方面。當(dāng)前，各醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)對《出生醫(yī)學(xué)證明》材料實(shí)行“專柜、專鎖、專冊、專人”管理，證章分開管理，建立《出生醫(yī)學(xué)證明》入出庫登記臺帳，規(guī)范發(fā)放程序，完善領(lǐng)取手續(xù)等都，為《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的完整提供了基礎(chǔ)保障，但仍需完善《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理規(guī)范。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。加強(qiáng)各醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)《出生醫(yī)學(xué)證明》相關(guān)工作人員和檔案工作人員，特別是工作變動的新上崗人員的培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)知識，熟練地掌握《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的管理技能以及檔案整理工作流程，提高檔案歸檔質(zhì)量。各級衛(wèi)生行政管理部門、檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)在各自職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)對各醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作進(jìn)行督查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案管理工作質(zhì)量。

4.積極推進(jìn)使用計(jì)算機(jī)管理《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案。各醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照相關(guān)要求建立《出生醫(yī)學(xué)證明》電子檔案，采用先進(jìn)技術(shù)，運(yùn)用檔案管理軟件，將原有的紙質(zhì)檔案資料，通過掃描儀進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和檔案信息化，方便檔案的查閱和利用，有效提高工作效率。同時，為防止和減少出生證檔案信息孤島問題，積極探索借助通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)跨地域遠(yuǎn)程指定相關(guān)人員《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案信息查閱，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和交流。更為重要的是通過檔案的數(shù)字化處理后，可有效防止檔案篡改的行為，保障檔案信息的真實(shí)、有效和安全。

四、結(jié)束語

通過對《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理存在問題進(jìn)行分析，對管理過程中存在的不規(guī)范問題，制定解決對策，加強(qiáng)對《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理，設(shè)置專人專管，完善落實(shí)相關(guān)制度，提高《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理質(zhì)量。積極推進(jìn)使用計(jì)算機(jī)管理《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案，提高檔案工作現(xiàn)代化管理水平和工作效率，維護(hù)好國家、公民及社會組織合法權(quán)益，使《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案更好地為公民服務(wù)。