新時代下自來水公司檔案管理的信息化研究

朱萍

摘 要：自來水公司的檔案信息化建設具有重要的探索意義，不僅能使企業(yè)提升管理效率，同時也能在長期的管理控制中優(yōu)化企業(yè)各方面的發(fā)展。針對目前自來水管理信息化運用中的各種缺陷問題，有關單位要能執(zhí)行科學的管理措施策略，將有關的檔案信息價值全面深入挖掘出來。

關鍵詞：自來水公司;檔案管理;信息化研究

1、引言

自來水公司主要的管控對象就是各種供水系統(tǒng)，而供水系統(tǒng)在隨著客戶增加的過程中，其管理內容是不斷增加的。要實現(xiàn)對于潛在工作開展的高效和精確性，就不能忽視檔案信息化建設的價值作用，這不僅能提升檔案信息資源的應用優(yōu)勢，同時能發(fā)揮出企業(yè)良好的管理效果。

2、自來水公司檔案信息化管理的重要意義

自來水公司業(yè)務范圍廣且復雜，施工圖紙資料和地下管網(wǎng)資料都為標定工程質量和后期維修改建提供可靠的參考依據(jù)。自來水公司在長期的維護工作開展中，需要有關管線檔案信息的參考支持，獲取施工工作開展過程中的重要依據(jù)。這是施工過程中和施工后出現(xiàn)工程延期、索賠、質量、安全事故分析及責任追究等問題的重要憑證，是工程技術人員和各有關部門實施工程管理、制定技術標準和規(guī)范的重要參考資料。所以，自來水公司檔案管理工作需要加強信息化管理。

就目前檔案工作的現(xiàn)狀而言，自來水公司的檔案管理依舊停留在地區(qū)化管理和人工管理。隨著網(wǎng)絡化和數(shù)字化的發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成管理成為自來水公司檔案管理工作重中之重的任務。由于自來水公司的檔案管理具有一定的特殊性，服務的客戶千千萬萬、涉及市政工程建設和維修等多科目、多領域的資料，因此，自來水公司檔案管理系統(tǒng)必須建立科學化可共享的分類和數(shù)據(jù)的集中管理。通過建立信息化的自來水檔案數(shù)據(jù)庫，能提升檔案信息的利用價值和信息使用的效率，將深層的檔案信息價值挖掘出來，獲取最佳的自來水建設服務效果。

3、自來水公司檔案管理中存在的不足之處

3.1檔案的內容存在信息真實性上的失誤問題。自來水檔案信息的真實性在一定程度上存在錯誤以及偏差問題，這主要是因為自來水檔案信息收集過程中的問題導致的，在進行檔案內容管理的過程中，要能實現(xiàn)對于檔案信息的真實性有效管理，就要做好必要的管理機制問題分析落實，要能實現(xiàn)對于檔案管理過程中的各種影響隱患問題排查。就目前的大多數(shù)檔案信息搜集方式來看，在進行檔案信息搜集整理的過程中，采用的是檔案信息搜集后層層上傳的方式，導致了其中經手的環(huán)節(jié)、人員較多，而在較長的信息鏈傳遞過程中，導致基本的信息保真能力降低，信息的真實性有待考究。

3.2檔案資料不全面。自來水檔案信息是用于指導長期的自來水管理工作開展的，需要全面的、準確的信息作為工作開展的依據(jù)和支撐，然而受到各種問題的影響，導致檔案資料信息在反饋具體的管線分布信息過程中，存在諸多的不全面問題。比如對于具體管道位置、具體管線規(guī)格類型的描述不清楚等。這些問題的產生大部分是因為在執(zhí)行檔案信息搜集的過程中，不能執(zhí)行標準化的管線信息搜尋管控，導致資料信息檔案的質量較低。在執(zhí)行有關的管線管理工作時，始終不能獲得全面的管線檔案資料信息，使得基本的檔案管理內容質量無法保證，影響實際的工作開展。

3.3信息化檔案管理技術工作開展效率低下。信息化檔案管理開展要能獲取良好的管理工作優(yōu)勢效果體現(xiàn)，就要保障能將信息化建設的技術優(yōu)勢發(fā)揮出來。但是因為長期的紙質檔案信息管理工作執(zhí)行模式的影響，很多現(xiàn)代化的技術形式對接都不能獲得良好的技術落實，主要是有關技術管理單位對于基本的技術工作開展，不能達到良好的技術運用能力，使得技術工作不能發(fā)揮良好的工作開展價值效果。一些現(xiàn)代化的數(shù)字化、智能化、大數(shù)據(jù)分析等輔助技術，無法與自來水公司的檔案信息管理工作相融合，應用中往往不能發(fā)揮出應有的效果。

4、新時代下自來水公司實現(xiàn)檔案管理信息化的有效策略

4.1工作流程優(yōu)化。信息化檔案管理數(shù)據(jù)要能發(fā)揮出有關工作開展的各種現(xiàn)實指導意義。要對既定的工作開展進行全面的落實，做好對于工作開展建設發(fā)展中的信息資料搜集、整理、歸類、運用等層面的控制，全面實現(xiàn)檔案信息管理數(shù)據(jù)的全面性、真實性保障。具體就是要能在檔案信息搜集的過程中，執(zhí)行標準化的信息搜集策略，使基本的信息搜集手段能滿足信息質量要求的科學性保障，在信息搜集執(zhí)行中，確保有關人員的工作行為受到科學化、規(guī)范化的限制，實現(xiàn)工作開展中的有關流程執(zhí)行優(yōu)化保障。比如工作人員執(zhí)行信息搜集的過程中，要對基本的信息搜集流程進行規(guī)定和限制，對于有關工作人員的工作要求提出較高的工作質量標準，建立必要的信息數(shù)據(jù)搜集結果質量校核機制，實現(xiàn)在信息搜集的過程中，其實際質量成果的保障。

4.2檔案管理工作制度作為工作執(zhí)行的唯一依據(jù)。信息化檔案管理要能在科學制度依據(jù)的指導限制下，執(zhí)行標準化的運用優(yōu)勢，同時能獲取良好的管理工作執(zhí)行隱患問題規(guī)避作用。檔案管理工作制度要能成為唯一的科學依據(jù)，就要保障最終的檔案管理制度信息具備足夠的科學性，只有具備科學、合理的管理制度，才能在有關工作開展的過程中，將基本的制度依據(jù)作為具體行為的指導，使工作開展減少偏差。完善管理工作制度的科學性，要借鑒有關企業(yè)單位的優(yōu)良工作成果，實現(xiàn)對于自身企業(yè)檔案管理質量的提升?？傊瑢扔械墓芾碇贫葪l文的引用不是全部照搬，應實現(xiàn)對于管理檔案執(zhí)行的本地化結合，結合自來水公司面臨的檔案管理的實際問題情況，做出對應的調整和落實，全面提高企業(yè)檔案管理能力，使得檔案信息管理真正為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

4.3提升信息化檔案管理水平。實現(xiàn)檔案信息化管理水平的提升還是要將工作重點落實到提升相關檔案管理人員的素質技能水平，使檔案管理執(zhí)行人員具備基本的知識技能素養(yǎng)，保障企業(yè)檔案信息化建設穩(wěn)步推進。為了實現(xiàn)對于信息化建設發(fā)展的人員綜合素質能力提升，就要進行有關檔案管理信息知識技能的培訓，建立常態(tài)化的知識培訓機制，解決好檔案信息化建設發(fā)展中的各種問題，嚴格按照檔案信息管理操作的標準流程和要求執(zhí)行。同時，自來水公司在進行相關的信息化檔案管理執(zhí)行中，要能探索出屬于自己的信息化發(fā)展模式，比如開發(fā)自身檔案信息建設發(fā)展中的管理軟件，提升管理軟件中與企業(yè)自身的適配性，提升信息技術在實際檔案信息處理和運行中的效率。

4.4探索信息模塊化結構建設。檔案信息的模塊化結構建設，就是對檔案信息的分類結構管理實現(xiàn)升級，優(yōu)化作為信息模塊化建設的各項性能，在檔案信息管理、執(zhí)行、整理、編目、打印、移交、借閱等層面實現(xiàn)模塊化管理。模塊化的結構建設探索要追求信息屬性的差異化和同類化整理，既能實現(xiàn)信息建設發(fā)展中的各種信息模塊探索科學性建設，又能實現(xiàn)在信息建設發(fā)展中各種問題的及時識別調整反饋要能全面落實，將最終的信息模塊化建設發(fā)展發(fā)揮出最佳的建設效果。同時能實現(xiàn)對應客戶的信息建設模塊化劃分，將最為基本的檔案管理信息體現(xiàn)出最終的對應性特點，發(fā)揮檔案模塊化結構的管理價值。

5、結語

隨著地下管線及地上建筑物的不斷增多，居民自來水應用需求也逐漸增大，自來水公司的檔案管理信息化建設符合時代的發(fā)展要求。自來水公司的檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展和滿足居民需要都有極大的作用，提升信息化檔案管理水平，嚴格檔案管理的各項規(guī)章制度，結合先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術，研發(fā)適合自來水公司自身的檔案管理體系，分模塊執(zhí)行，可以有效的提高公司內部的管理效率。通過信息技術的力量提高發(fā)展力才是未來自來水公司的發(fā)展方向。

參考文獻

[1] 徐佳.關于自來水總公司檔案管理創(chuàng)新策略研究[J].科技資訊，2014（23）.

[2] 吳峻.自來水公司檔案管理系統(tǒng)建設研究[J].中國市場，2013（26）.

[3] 梁青，邢金生.天津市自來水管網(wǎng)信息檔案動態(tài)共享管理模式的建立[J].城建檔案，2009（04）.