試析電子檔案的保存與利用

徐俐

摘要：近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電子技術(shù)也日益深入電子檔案管理中，并逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，通過電子檔案管理能夠使工作的開展更加快捷、方便，真正彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端?；诖?，論文主要對(duì)信息時(shí)代背景下電子檔案管理進(jìn)行探討，希望能夠逐漸完善電子檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：電子檔案;保存;利用

引言

在時(shí)代發(fā)展的過程中，社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都面臨著較大的變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步為電子檔案管理模式的開展也提供了重要可能。在電子檔案管理模式應(yīng)用的時(shí)候，檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)也得到有效減輕，檔案查詢工作也能夠更加簡(jiǎn)便有效，管理人員不必從繁雜的紙質(zhì)文件中尋找需要的檔案，僅僅簡(jiǎn)單的敲擊鍵盤之后，所需文件就能夠呈現(xiàn)出來。

1電子檔案利用的途徑

1.1復(fù)制

電子檔案最方便的就是拷貝?？梢韵蚴褂谜咛峁┰嫉臄?shù)據(jù)狀態(tài)，使其使用過程具有了權(quán)威性和說服力。檔案管理部門把可供復(fù)制的資料提供給使用者時(shí)，應(yīng)該把文件及匹配的軟件提供給用戶或者把文件轉(zhuǎn)化為通用的格式，當(dāng)用戶不會(huì)使用軟件時(shí)，檔案管理人員也可為其提供圖片或其他形式供其復(fù)印。

1.2網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

通過網(wǎng)絡(luò)的便捷可以使檔案室進(jìn)行功能進(jìn)行延伸，而且節(jié)省了時(shí)間和物力，是目前電子檔案室建設(shè)的重點(diǎn)，通過網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，可以使用戶足不出戶就可以輕松訪問資料，并且在不同的檔案部門實(shí)現(xiàn)資料的互相交流學(xué)習(xí)，以及向上級(jí)報(bào)道檔案資料，都可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。

1.3直接利用

利用檔案部門的軟件，可以打通多個(gè)平臺(tái)相互之間的通道，使檔案在多個(gè)部門可以共享、查詢。提高了信息的準(zhǔn)確度和效率。使多個(gè)讀者同時(shí)共享一份電子資料，這是目前檔案平臺(tái)建設(shè)的重點(diǎn)，當(dāng)然這也要求檔案管理部門做細(xì)、做精檔案信息資料的質(zhì)量，提供更多、更有價(jià)值的信息資源。

2電子檔案管理中存在的問題

2.1缺乏對(duì)檔案管理應(yīng)用的重視

對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，因?yàn)槿鄙賹?duì)其應(yīng)用的重視，導(dǎo)致檔案管理工作無法發(fā)揮出具體的作用與價(jià)值，同時(shí)，也因?yàn)橹匾暥炔蛔?，很難有效地將具體工作內(nèi)容下發(fā)到下級(jí)部門，或者在下發(fā)后就不再過問。如果長(zhǎng)期處于這種情況下，則會(huì)形成一種惡性循環(huán)，并且也會(huì)降低檔案管理工作人員工作的積極性。

2.2電子檔案管理保密性較弱

大數(shù)據(jù)背景下采用的電子檔案管理方式，將原有實(shí)質(zhì)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化為了“無紙化”的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中。這種方式雖然減少了一般火災(zāi)、水災(zāi)等對(duì)檔案產(chǎn)生不利的影響。不過由于當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境比較開放，數(shù)據(jù)流的出現(xiàn)加深了數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，又因?yàn)樗旧砗苋菀资艿焦簟Ｋ?，檔案管理體系可能會(huì)很大程度上遭受到網(wǎng)絡(luò)攻擊。這之中比較常見的現(xiàn)象就是黑客攻擊以及病毒攻擊。雖說很多機(jī)關(guān)單位的網(wǎng)絡(luò)都進(jìn)行加密而且裝載了防火墻和一些防病毒的軟件，并擁有比較先進(jìn)的設(shè)備，然而因?yàn)樵趹?yīng)用的過程中不重視對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)以及升級(jí)，導(dǎo)致相關(guān)高科技產(chǎn)品的投入資金出現(xiàn)了浪費(fèi)的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致出現(xiàn)安全隱患。

2.3檔案管理人員認(rèn)知程度不足

檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在著差異性，所以不能根據(jù)企事業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與時(shí)代變化轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時(shí)采用新的管理手段。同時(shí)，由于檔案管理人員缺乏專業(yè)系統(tǒng)的檔案知識(shí)，所以工作缺乏有效性，在檔案的收集、整理、分類、保存中會(huì)存在諸多缺陷。

3做好電子檔案管理的主要措施

3.1創(chuàng)新檔案管理理念，重視電子檔案管理工作

為了能夠進(jìn)一步提高電子檔案管理的效果，必須要轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新檔案管理的理念，提高對(duì)電子檔案管理工作的重視程度，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案資源價(jià)值的利用與開發(fā)，從而充分發(fā)揮出電子檔案管理的作用。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該不斷強(qiáng)化自身的管理意識(shí)，端正自身的工作態(tài)度，開發(fā)出更加有效的信息價(jià)值，提高工作效率與工作水平。此外，相關(guān)的管理人員與工作人員必須要具備足夠的創(chuàng)新意識(shí)，提升檔案管理工作的效果。只有這樣，才能夠使信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行更深的融合。

3.2加強(qiáng)電子檔案管理安全系統(tǒng)

第一，要增強(qiáng)訪問安全性的提高。訪問控制對(duì)于檔案信息資源的分享和對(duì)信息資源的安全保障具有重要意義。并且訪問控制是對(duì)檔案信息資源的一種防護(hù)措施，具有極其重要的作用。通過對(duì)訪問的控制可以對(duì)用戶的訪問權(quán)限有較為科學(xué)的監(jiān)控，使得用戶的合理權(quán)益不被非法分子不當(dāng)利用。經(jīng)常使用的訪問控制方式一般是設(shè)置文字權(quán)限、身份認(rèn)證、控制網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)以及口令加密等一些方法。第二，應(yīng)該要增強(qiáng)建設(shè)訪問的安全性。達(dá)到電子檔案信息資源在可控制的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享和保護(hù)檔案信息資源合理訪問的科學(xué)方法是訪問控制。一方面，使得電子檔案信息資源保存的完整性和安全性得到有效保障，相關(guān)部門在對(duì)傳輸電子檔案信息資源到共享平臺(tái)時(shí)需要進(jìn)行監(jiān)控，以確保不被不當(dāng)數(shù)據(jù)襲擊。另一方面，有關(guān)部門需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理然后進(jìn)行保存，找到能夠保存檔案的存儲(chǔ)技術(shù)、共享體制和密鑰長(zhǎng)期存儲(chǔ)。

3.3加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

新的發(fā)展時(shí)期，對(duì)檔案管理人員的要求也逐漸提升，檔案管理人員不僅更加熟悉檔案業(yè)務(wù)，也需要掌握一定程度的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)。因此，在培養(yǎng)檔案管理人員的時(shí)候，需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，從而提升工作人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理熱情和職業(yè)道德素質(zhì)。在對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算理知識(shí)內(nèi)容培訓(xùn)的時(shí)候，也能夠在招考或者深造等方式基礎(chǔ)上選拔和培養(yǎng)更多高端計(jì)算機(jī)人才，使得管理人員在精通計(jì)算機(jī)知識(shí)的同時(shí)，也能夠提升檔案業(yè)務(wù)的熟悉程度，使得管理人員能夠有效操作與開發(fā)軟件。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，不僅為檔案管理工作帶來了便利，同時(shí)也帶來了比較大的挑戰(zhàn)，所以，應(yīng)該合理利用信息化技術(shù)，解決其中存在的問題，通過多種方式對(duì)檔案管理的內(nèi)容、檔案管理的方式以及檔案管理的制度等多個(gè)方面進(jìn)行升級(jí)與創(chuàng)新，從而充分發(fā)揮出電子檔案管理工作的重要價(jià)值，為我國(guó)各行各業(yè)的發(fā)展提供充足的后備力量。

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