高職院校學(xué)生資助管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

肖貴燈

摘要：由于高校教育中各類業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的信息化水平還較低，尤其在研究管理（學(xué)生資助）等方面的信息化的發(fā)展已經(jīng)迫在眉睫。本文的目的是確定研究資助管理系統(tǒng)所需的功能，本文的研究和設(shè)計(jì)側(cè)重于設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)研究資助模型。系統(tǒng)使用軟件開發(fā)生命周期（Software Development Life Cycle，SDLC）和統(tǒng)一建模語言來設(shè)計(jì)模型。該模型的執(zhí)行結(jié)果是研究補(bǔ)助金的模型，旨在支持業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括提交、評估、監(jiān)測、最終報(bào)告，并向?qū)W校管理層報(bào)告。

Abstract： Due to the low level of informatization in various business links in college education， the development of informatization in research management （student funding） is extremely urgent. The purpose of this paper is to determine the functions required to study the funding management system. The research and design of this paper focuses on the design management information system research funding model. The system uses the Software Development Life Cycle （SDLC） and the Unified Modeling Language to design the model. The implementation of the model is a model of research grants designed to support business activities， including submission， assessment， monitoring， final reporting， and reporting to school management.

關(guān)鍵詞：研究管理;資助模型;軟件開發(fā)生命周期;建模語言

Key words： research management;funding model;software development life cycle;modeling language

中圖分類號(hào)：TP393? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1006-4311（2019）24-0260-04

1? 概述

高職院校學(xué)生資助是科研及學(xué)生日常管理過程中的一項(xiàng)重要工作，通常在學(xué)生處會(huì)設(shè)置專門的資助管理員崗位，該崗位的主要職責(zé)是為環(huán)境中的所有研究人員提供研究的技術(shù)服務(wù)和行政管理，在履行職責(zé)時(shí)，補(bǔ)助金研究管理人執(zhí)行以下職能：①制定計(jì)劃和預(yù)算，以及財(cái)務(wù)管理;②接受提案登記;③準(zhǔn)備審查員使用的材料，評估提案;④監(jiān)督和評估計(jì)劃實(shí)施;⑤準(zhǔn)備信息并報(bào)告每項(xiàng)活動(dòng);⑥收集、處理和提供數(shù)據(jù)及信息;⑦評估和修訂撥款策略[1-3]。

評審人的職責(zé)是單獨(dú)或在小組討論中研究和評估提案。隨后對提案進(jìn)行了排名，并根據(jù)可用預(yù)算接受了價(jià)值最高的唯一提案。

受贈(zèng)人是獲得資助的人，主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目研究的整體管理。其職責(zé)如下：①負(fù)責(zé)研究項(xiàng)目的管理，遵守技術(shù)，財(cái)務(wù)和行政補(bǔ)助規(guī)則;②創(chuàng)建包括技術(shù)和行政報(bào)告在內(nèi)的文件;③創(chuàng)造預(yù)算和執(zhí)行計(jì)劃。

目前，高職院校對于該工作的管理通常采用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理來手動(dòng)完成，因此缺乏信息化管理手段，造成影響如下：①?zèng)]有應(yīng)用程序可以處理的數(shù)據(jù);②數(shù)據(jù)分散和分解，這使得難以維護(hù);③將數(shù)據(jù)處理成信息所需的時(shí)間更長;④無法直接確定任務(wù)的狀態(tài)，如提案的狀態(tài)，研究進(jìn)展的狀況，研究成果和其他管理相關(guān)的研究監(jiān)測狀態(tài)等。因此本文根據(jù)學(xué)生資助管理的業(yè)務(wù)需求，設(shè)計(jì)了一套綜合性管理系統(tǒng)，提升高職院校研究工作管理的績效能力[4-5]。

2? 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)需求分析

2.1.1 內(nèi)部跟蹤

在線注冊表單功能包括各種類型的輸入，例如帶有用于格式化的工具欄的文本區(qū)域?？梢愿鶕?jù)版本和索引控制上載的文件。上傳的文件還可以將其內(nèi)容繪制到查詢和報(bào)告需求中。電子郵件廣播功能也可用。系統(tǒng)可以根據(jù)查詢生成報(bào)告。該系統(tǒng)允許用戶根據(jù)其狀態(tài)、類別、地理位置和預(yù)算獲得研究信息。在需要時(shí)輕松修改信息并輕松生成報(bào)告，例如研究報(bào)告和研究人員簡介。

2.1.2 在線注冊

系統(tǒng)可以使用各種類型的輸入接受注冊研究，例如文件上載、下拉框、復(fù)選框和文本字段。系統(tǒng)還支持注冊過程的各個(gè)階段。此外，系統(tǒng)提供登錄訪問權(quán)限，因此用戶可以逐步完成提案的所有部分[6-8]。

具有入口的數(shù)據(jù)可用于階段上的任何其他信息，而無需重新進(jìn)入。尋找重復(fù)注冊表的工具在于后端系統(tǒng)。申請人可以在線查看注冊狀態(tài)。

注冊人可以保存注冊表，但只能填寫部分表格，且在其他時(shí)間完成。申請人必須填寫他們的電子郵件地址和密碼才能登錄，注冊確認(rèn)將發(fā)送到注冊人的電子郵件地址。

審閱者可以對提案撰寫評論和建議，同時(shí)還可更改內(nèi)容。

2.1.3 提案審核

管理員可以查看每個(gè)注冊人的授權(quán)提議歷史記錄，無論是已接受還是已拒絕，注冊人必須滿足需求清單。如果申請人需要更多信息，可以重新開放注冊表，可通過網(wǎng)頁交互方式方便評審人員評估提案，同時(shí)提案可以打印為pdf，并指派兩名以上的評審員來評估提案。

此外，管理員可以查看評論者的跟蹤記錄，以評估可能的利益沖突或?qū)σu估的提案的興趣。在審核人員完成提案評估后，評審?fù)ㄖ獙l(fā)送給管理員和申請人。

2.1.4 關(guān)系管理

系統(tǒng)可以隨著時(shí)間的推移向管理員提供研究人員的跟蹤記錄信息。

2.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)采用訪談和調(diào)查問卷的方法與研究人員和資助管理員進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，同時(shí)還通過與文獻(xiàn)綜述、系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)采用統(tǒng)一建模語言（UML）進(jìn)行比較，UML作為軟件開發(fā)生命周期（Software Development Life Cycle，SDLC）中的一個(gè)過程/階段。

如圖1所示，系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)過程中采用SDLC進(jìn)行軟件工程管理，包含系統(tǒng)構(gòu)建、啟動(dòng)及維護(hù)。

在項(xiàng)目定義階段，識(shí)別并創(chuàng)建系統(tǒng)范圍、活動(dòng)計(jì)劃和預(yù)算計(jì)劃。用戶需求通過觀察、訪談、討論組以及文檔、數(shù)據(jù)、表格、重述和報(bào)告的方式獲取。在系統(tǒng)需求定義階段收集硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)的要求。分析數(shù)據(jù)要求，與其他類似系統(tǒng)進(jìn)行比較，開發(fā)架構(gòu)（包括軟件、數(shù)據(jù)庫、用戶界面、硬件和網(wǎng)絡(luò)）在分析和設(shè)計(jì)階段進(jìn)行。然后構(gòu)建數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和應(yīng)用程序原型，并且在系統(tǒng)原型階段進(jìn)行測試。最后，執(zhí)行系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和用戶培訓(xùn)，并進(jìn)行評估和系統(tǒng)功能改進(jìn)。

系統(tǒng)分析是一種解決問題的技術(shù)，將系統(tǒng)劃分為有目的的組件，并學(xué)習(xí)這些組件如何工作并相互交互以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。信息系統(tǒng)充當(dāng)促進(jìn)組織擁有的資源管理的工具，人為因素將決定系統(tǒng)的有用性。信息系統(tǒng)的發(fā)展需要技術(shù)和良好的規(guī)劃系統(tǒng)，在實(shí)際的系統(tǒng)運(yùn)行過程中，關(guān)系運(yùn)行是否良好的決定因素有以下幾點(diǎn)：

2.2.1 最終用戶參與

最終用戶對系統(tǒng)使用的積極參與和投入是決定系統(tǒng)業(yè)務(wù)模型是否可用于匹配最佳支持業(yè)務(wù)活動(dòng)的功能和有用性的關(guān)鍵因素之一。

2.2.2 管理人員支持

執(zhí)行管理支持是在組織中成功利用信息系統(tǒng)的關(guān)鍵因素，這是由于將影響系統(tǒng)使用的一致性。

2.2.3 清晰度的要求

系統(tǒng)服務(wù)提供商（供應(yīng)商）和用戶（終端用戶）必須根據(jù)業(yè)務(wù)需求和用戶特征，在制定正確的技術(shù)路線時(shí)達(dá)成一致。

2.2.4 戰(zhàn)略規(guī)劃成熟度

戰(zhàn)略規(guī)劃的成熟是實(shí)施信息系統(tǒng)技術(shù)的關(guān)鍵因素。組織將能夠設(shè)定正確的信息技術(shù)方向，以支持運(yùn)營和業(yè)務(wù)發(fā)展，并為系統(tǒng)的使用創(chuàng)造競爭優(yōu)勢。

2.2.5 現(xiàn)實(shí)期望

每個(gè)組織都希望系統(tǒng)能夠提供更大的附加值。但是，過度的期望很難實(shí)現(xiàn)，并且往往會(huì)使系統(tǒng)開發(fā)在準(zhǔn)備好使用之前就失去了方向。

根據(jù)學(xué)生資助應(yīng)用的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，存在以下問題，如：①難以檢查研究的原創(chuàng)性;②手工操作需要大量的時(shí)間和精力來完成;③難以監(jiān)督提交的完整性和研究結(jié)果。

確定在各種場合分階段進(jìn)行的與利益攸關(guān)方面談的系統(tǒng)要求。即與研究人員、研究協(xié)調(diào)員，操作員和審核人進(jìn)行了訪談，訪談結(jié)果作為參考，以確定以下系統(tǒng)要求：

①輕松注冊研究提案;

②輕松檢查注冊文件的完整性和最終報(bào)告;

③易用性評估/評估可行性研究;

④確定內(nèi)部資助管理周期過程的總體流程，包括申請流程、撥款協(xié)議、監(jiān)督評估和最終報(bào)告。研究資助管理的工作流程如圖2所示。

基于上述工作流程，研究資助管理的主要步驟如下：①注冊和上傳提案必須符合院校研究路線圖;②提案的驗(yàn)證和匯編，修改后的提案，監(jiān)測，報(bào)告，教學(xué)濃縮材料和出版物;③審查提案;④監(jiān)測和評估;⑤資金支付;⑥與項(xiàng)目研究有關(guān)的講師/研究員每年可以注冊一個(gè)以上的研究提案。一個(gè)研究小組由一名首席研究員和一些成員組成。

系統(tǒng)的用戶界面結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、導(dǎo)航菜單、內(nèi)容部分和頁腳。標(biāo)題位于最頂部，包含徽標(biāo)、名稱系統(tǒng)、面包屑、用戶訪問數(shù)據(jù)、帳戶設(shè)置頁面菜單、語言設(shè)置以及退出系統(tǒng)的按鈕。左側(cè)的導(dǎo)航菜單由已分類且可以打開和關(guān)閉的模塊組成。每個(gè)模塊都可以是出現(xiàn)在內(nèi)容部分頂部的衍生模塊。內(nèi)容部分位于右側(cè)，包含有關(guān)授予用戶的權(quán)限的功能查看/添加/編輯/刪除數(shù)據(jù)。內(nèi)容部分還可以包括顯示特征表、圖形、圖像、表格、特征排序、過濾、報(bào)告打印以及將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為pdf/txt/xls格式。頁腳放在底部，顯示了向?yàn)g覽器生成頁面所需的時(shí)間。

在研究列表頁面中，有上傳的研究文件的鏈接，運(yùn)營商，研究協(xié)調(diào)員和審核人員可以下載他們的角色。選定的審閱者可以查看要評估的研究提案列表，并可以下載文件以閱讀提案。然后評估者可以通過填寫評估表來進(jìn)行評估。然后，審閱者輸入提案可行性分?jǐn)?shù)。系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算并顯示按重量乘以得分的值，總值也由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。審核員的評估結(jié)果，然后由運(yùn)營商在結(jié)果評估頁面摘要中概括。

該系統(tǒng)是在基于Web的平臺(tái)下開發(fā)的，可以使用Internet瀏覽器（如Firefox，Chrome，Internet Explorer，Safari和Opera）在所有操作系統(tǒng)平臺(tái)上使用，所采用的技術(shù)路線如表1所示。

每個(gè)工作終端都可以通過LAN，WLAN和Internet訪問該系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)拓?fù)淙鐖D3所示。

3? 結(jié)論

作為在高職院校科研管理的業(yè)務(wù)之一，學(xué)生資源管理是學(xué)生管理的重要組成部分，需要利用信息手段，通過信息系統(tǒng)支持該業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)。系統(tǒng)可以很容易地檢查注冊檔案和最終報(bào)告的完整性，從而更容易對可行性研究進(jìn)行評估，并促進(jìn)內(nèi)部資助管理的整個(gè)流程周期，包括注冊流程、撥款協(xié)議、監(jiān)控和最終報(bào)告。

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