辦公自動(dòng)化與辦公室文書(shū)工作發(fā)展探析

史成華

摘要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及應(yīng)用，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和智能化水平不斷提高，深入影響著企業(yè)和辦公人員的工作效率。辦公自動(dòng)化和人工智能化的硬件工具也在快速地發(fā)展應(yīng)用，影響著社會(huì)發(fā)展水平的方方面面，尤其是對(duì)辦公室文書(shū)管理工作的規(guī)范、便捷、高效提供了便利條件。本文旨在分析辦公自動(dòng)化的革新發(fā)展趨勢(shì)，辦公室文書(shū)工作方式的轉(zhuǎn)變，深入探討和研究自動(dòng)化和智能化硬件設(shè)備在辦公室管理工作中的應(yīng)用和管理，不斷提高辦公效率。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書(shū)工作；應(yīng)用管理

原始的辦公室文書(shū)工作方式耗費(fèi)大量人力、物力和時(shí)間成本，文件整理和檔案存儲(chǔ)占用較多社會(huì)資源。而辦公工具的革新和智能化發(fā)展，能夠替代人工開(kāi)展和優(yōu)化基礎(chǔ)性辦公工作，如文檔內(nèi)容整理和歸納，文檔資料的網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)，快速精確處理文字內(nèi)容、音頻內(nèi)容、圖形圖像等[1]。

一、辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì)和應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

自90年代計(jì)算機(jī)開(kāi)始逐步應(yīng)用，至今發(fā)展30多年，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐步滲透至企業(yè)運(yùn)作和發(fā)展中。現(xiàn)階段，進(jìn)入高速發(fā)展的萬(wàn)物互聯(lián)大數(shù)據(jù)時(shí)代，各行各業(yè)都離不開(kāi)自動(dòng)化和智能化技術(shù)，并將更加依賴(lài)于高技術(shù)水平的計(jì)算機(jī)硬件和軟件應(yīng)用。

（一）系統(tǒng)化數(shù)據(jù)處理功能

計(jì)算機(jī)自動(dòng)化和智能化技術(shù)能夠迅速對(duì)文字、音頻、圖像等內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)化地收集、編輯、存儲(chǔ)和統(tǒng)籌，為辦公人員節(jié)約手動(dòng)處理的時(shí)間。同時(shí)，為企業(yè)提供無(wú)紙化辦公解決方案，如在線(xiàn)打卡、流程審核、公文流轉(zhuǎn)、資源共享等，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)員工考勤和企業(yè)內(nèi)部信息傳播方式的突破。

（二）安全性存儲(chǔ)管理功能

計(jì)算機(jī)自動(dòng)化和智能化技術(shù)把辦公人員從堆積如山的文件資料中解脫出來(lái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)、實(shí)時(shí)下載提取、信息網(wǎng)絡(luò)共享等功能，達(dá)到快速查找和分享的目的。同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)可以確保企業(yè)資料和信息的安全性[2]。

（三）客觀科學(xué)化內(nèi)容提供

計(jì)算機(jī)自動(dòng)化和智能化技術(shù)可以通過(guò)技術(shù)手段搜羅和整理廣、全、專(zhuān)的網(wǎng)絡(luò)信息資源，通過(guò)數(shù)據(jù)運(yùn)算提供客觀、科學(xué)的信息分析，摒除人為主觀因素可能產(chǎn)生的錯(cuò)誤判斷。尤其是在精細(xì)嚴(yán)密數(shù)據(jù)研究方面，計(jì)算機(jī)運(yùn)算技術(shù)將全面替代人工核算，以確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

（四）便捷化辦公環(huán)境

計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用方面，將為企業(yè)提供更加便捷的工作方式和解決方案，如領(lǐng)導(dǎo)使用網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，隨時(shí)在線(xiàn)簽發(fā)和審核文件，工作將不再受到地域和時(shí)間的限制，大大節(jié)約了時(shí)間以及人力、物力成本。有利于處理工作中的突發(fā)問(wèn)題，維護(hù)企業(yè)穩(wěn)定，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)化發(fā)展。

二、辦公室文書(shū)工作的思維和方式轉(zhuǎn)變

在不斷更新的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化和智能化技術(shù)水平環(huán)境下，辦公室人員必須轉(zhuǎn)變固有的工作思維和工作方式，積極學(xué)習(xí)高效文案處理方式，利用高科技工具提高工作效率，節(jié)約社會(huì)資源。

（一）文書(shū)工作思維轉(zhuǎn)變

辦公人員必須要適應(yīng)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化和智能化技術(shù)的革新變化，不得產(chǎn)生抵觸情緒，并且改變?cè)泄ぷ魉季S，積極接收新技術(shù)和新工作方式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)更快捷地為企業(yè)工作和社會(huì)服務(wù)，并確保內(nèi)容準(zhǔn)確性和高效率。

（二）自動(dòng)化辦公技能學(xué)習(xí)

企業(yè)需要及時(shí)采購(gòu)各類(lèi)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，搭建企業(yè)內(nèi)外部安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為員工自動(dòng)化工作和學(xué)習(xí)提供硬件基礎(chǔ)。員工需主動(dòng)通過(guò)內(nèi)部學(xué)習(xí)交流、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)課程、線(xiàn)下培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等等途徑強(qiáng)化辦公軟件的應(yīng)用學(xué)習(xí)，并高效運(yùn)用在日常工作中。如數(shù)據(jù)處理方式、Office軟件應(yīng)用、在線(xiàn)視頻會(huì)議等內(nèi)容。

（三）無(wú)紙化辦公應(yīng)用減少資源浪費(fèi)

企業(yè)和員工都應(yīng)該糾正和改善原始工作方式，減少紙質(zhì)文檔的使用，盡可能通過(guò)無(wú)紙化辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)主要工作交流方式。尤其是文檔文件的打印和存儲(chǔ)，除去具有法律效力的文本合同等，使用網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)工具，如百度網(wǎng)盤(pán)、360云盤(pán)、網(wǎng)易云盤(pán)等企業(yè)解決方，對(duì)文檔進(jìn)行歸類(lèi)整理和存儲(chǔ)，節(jié)約用紙，杜絕浪費(fèi)。

三、推動(dòng)辦公自動(dòng)化在文書(shū)工作中應(yīng)用管理的意義

企業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的高低代表著整個(gè)社會(huì)和國(guó)家計(jì)算機(jī)自動(dòng)化以及AI智能技術(shù)水平，而企業(yè)員工辦公自動(dòng)化應(yīng)用將影響著企業(yè)的生存和發(fā)展。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)辦公人員提供便捷的操作解決方案，減少人為主觀作業(yè)的出錯(cuò)概率，改善人工文書(shū)管理工作的弊端，迅速便捷地獲取科學(xué)信息和資源，安全存儲(chǔ)文檔，提高辦事人員的工作效率，降低紙質(zhì)文檔的使用頻率節(jié)約資源；還能夠?yàn)槠髽I(yè)提供集團(tuán)化、系統(tǒng)化解決方案，實(shí)現(xiàn)員工在線(xiàn)考勤管理、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和培訓(xùn)工作開(kāi)展、信息迅速準(zhǔn)確傳導(dǎo)、工作總結(jié)匯報(bào)和效果檢核等。

（一）提高工作效率，確保信息安全性

1.計(jì)算機(jī)自動(dòng)化和智能化技術(shù)不斷深入到企業(yè)運(yùn)作各個(gè)層面，為企業(yè)安全運(yùn)作保駕護(hù)航，辦公人員熟練運(yùn)用智能化辦公軟件，也將提升整個(gè)公司的辦公效率。企業(yè)工作效率的提升勢(shì)必影響著整個(gè)社會(huì)高效發(fā)展。

2.計(jì)算機(jī)技術(shù)將為企業(yè)提供數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份功能，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加密程序保護(hù)電子文檔的私密性和安全性，尤其是掌握企業(yè)命脈的關(guān)鍵文檔保密技術(shù)，是企業(yè)存在的根本。

（二）增強(qiáng)信息嚴(yán)密性，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

1.通過(guò)計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對(duì)各類(lèi)繁雜訊息進(jìn)行歸類(lèi)、整理、篩選，剔除無(wú)效信息，提供科學(xué)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)睦碚摻Y(jié)果和參考價(jià)值。

2.對(duì)于需要科學(xué)嚴(yán)密計(jì)算和精確數(shù)據(jù)的工程，必須摒棄人工核算方式，利用計(jì)算機(jī)運(yùn)算技術(shù)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

（三）信息上傳下達(dá)及時(shí)性、連續(xù)性，節(jié)約成本

1.通過(guò)現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，如在線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)視頻系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)電話(huà)會(huì)議系統(tǒng)等設(shè)備，召開(kāi)工作會(huì)議、產(chǎn)品培訓(xùn)會(huì)議、工作要求傳導(dǎo)等內(nèi)容傳達(dá)，快速而高效地實(shí)現(xiàn)。

2.通過(guò)在線(xiàn)系統(tǒng)能夠及時(shí)傳達(dá)工作要求和政策指導(dǎo)，同時(shí)也可以實(shí)時(shí)檢核工作成效、反饋工作問(wèn)題、及時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況。

3.在線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)減少了區(qū)域、地市、其他省市員工往返開(kāi)會(huì)的車(chē)船費(fèi)和住宿費(fèi)支出，有效控制了企業(yè)用工成本，降低費(fèi)用使用率。

四、結(jié)束語(yǔ)

計(jì)算機(jī)自動(dòng)化和AI智能化系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，已經(jīng)成為現(xiàn)代化發(fā)展勢(shì)不可當(dāng)?shù)闹髁鳌Ｆ髽I(yè)不僅需要引進(jìn)現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)硬件設(shè)備，還應(yīng)該及時(shí)更新?lián)Q代新產(chǎn)品新技術(shù)，搭建安全的內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)體系，企業(yè)辦公人員則需要轉(zhuǎn)變工作思維和工作方式，勇于接受新事物，努力學(xué)習(xí)新科技，運(yùn)用科學(xué)手段改變?cè)嘉臅?shū)工作方式，降低資源損耗。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊雪昆.辦公室自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案管理方法研究[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2016（06）：262.

[2]梁天峰.辦公自動(dòng)化條件下電子文件的歸檔管理與分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（1）：152-152.

（作者單位：陜西陜煤韓城礦業(yè)有限公司）