淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑

王喜

摘 ?要：辦公室檔案管理工作效率的提升，能夠使企事業(yè)單位適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展要求，促進(jìn)和推動(dòng)單位全面建設(shè)。本文簡(jiǎn)要介紹了提高辦公室檔案管理工作效率的作用價(jià)值，歸納總結(jié)了當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題，分析探究了制約工作效率提升的因素，結(jié)合大數(shù)據(jù)背景提出了解決問(wèn)題的意見(jiàn)建議，目的在于提升辦公室檔案管理工作效率提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率;企事業(yè)單位管理;自動(dòng)化辦公

檔案管理工作，是指將與工作生活、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的文字、圖形等數(shù)據(jù)材料予以收集、匯總和保管的活動(dòng)。它不僅能夠真實(shí)地記錄當(dāng)下發(fā)生的相關(guān)事件、活動(dòng)過(guò)程，而且能為將來(lái)提供借鑒。在現(xiàn)代社會(huì)，檔案管理工作已經(jīng)成為辦公室管理工作中一個(gè)重要的組成部分，受到越來(lái)越多企事業(yè)單位的重視。而伴隨著時(shí)代發(fā)展，辦公室管理工作也在日益進(jìn)步，其效率和質(zhì)量也越來(lái)越高。

一、提高辦公室檔案管理工作效率的重要意義

（一）辦公室檔案管理工作效率的提升，能夠促進(jìn)和推動(dòng)企事業(yè)單位全面工作。在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化條件下，辦公室檔案管理工作最直接的效果，即是為企業(yè)事業(yè)單位提供快速便捷的信息、數(shù)據(jù)和資料的查詢使用服務(wù)，保證企業(yè)事業(yè)單位跟上社會(huì)發(fā)展的步子。所以，如果辦公室檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效率，就能確保檔案資料充分發(fā)揮其應(yīng)用的作用，從而帶動(dòng)和實(shí)現(xiàn)單位整體的高效率運(yùn)營(yíng)。

（二）辦公室檔案管理工作效率的提升，能夠促進(jìn)和推動(dòng)企事業(yè)單位沿著良性軌道持續(xù)健康地發(fā)展。任何一個(gè)單位在成長(zhǎng)壯大發(fā)展過(guò)程中，都必須牢記歷史進(jìn)程中的輝煌成果和驕人業(yè)績(jī)。辦公室檔案管理工作，不僅能忠實(shí)地記錄、保存這些信息、數(shù)據(jù)和資料，更能收集和保存這個(gè)單位的良好傳統(tǒng)和精神內(nèi)核，不僅能夠?yàn)閱挝槐３终_的發(fā)展方向提供詳細(xì)真實(shí)的參考資料，更能為單位不斷保持進(jìn)取的發(fā)展勢(shì)頭提供精神激勵(lì)。因此，如果辦公室檔案管理工作達(dá)到高質(zhì)量、高效率，不僅能促進(jìn)企事業(yè)單位全面管理工作的躍升，也有助于促進(jìn)單位的科學(xué)化規(guī)范化發(fā)展。

二、目前制約辦公室檔案管理工作效率的原因

目前，很多企事業(yè)單位由于檔案管理人員欠缺、管理制度不全、規(guī)章落實(shí)不嚴(yán)等因素，辦公室檔案管理普遍存在工作效率不高的問(wèn)題，究其原因，主要有以下兩點(diǎn)：

一是對(duì)辦公室檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。在我國(guó)企事業(yè)單位發(fā)展歷程中，歷來(lái)存在著對(duì)該項(xiàng)工作不夠重視的現(xiàn)象。很多單位的領(lǐng)導(dǎo)重業(yè)務(wù)生產(chǎn)、不重檔案管理，認(rèn)為這項(xiàng)工作不足輕重，導(dǎo)致單位檔案管理情況非常不理想、歷史數(shù)據(jù)信息資料不全，為單位后繼發(fā)展增加了困難，造成的損失無(wú)法挽回。很多檔案管理工作人員對(duì)該項(xiàng)工作的重要性、必要性及有效性沒(méi)有做到充分認(rèn)清，導(dǎo)致工作質(zhì)量和效率不高。還有的單位指定其他人員臨時(shí)負(fù)責(zé)檔案工作，最終因主動(dòng)性不足、專業(yè)能力差，導(dǎo)致該項(xiàng)工作不能正常開(kāi)展。

二是辦公室檔案管理工作體制建設(shè)薄弱。應(yīng)該說(shuō)，檔案管理工作的效率，反映和體現(xiàn)著辦公室管理工作的效率和質(zhì)量。如果檔案管理工作效率低下，那么這個(gè)單位的辦公室管理工作也一定存在很多問(wèn)題。當(dāng)前，檔案管理甚至辦公室管理工作的各項(xiàng)制度不全是最為突出和普遍的問(wèn)題，同時(shí)，現(xiàn)有的各種制度政策也存在不細(xì)致、不明確等粗略性的普遍問(wèn)題。因此，加強(qiáng)檔案管理工作體制建設(shè)，就必須將其納入辦公室管理工作整體建設(shè)之中，而不是割裂開(kāi)來(lái)、獨(dú)立對(duì)待。不僅要配備專門管理檔案的人員，還要制定專門用于檔案管理的工作制度，開(kāi)設(shè)專門用于存放檔案的檔案室，才能從根源上避免檔案管理工作形式化問(wèn)題的發(fā)生。

三、對(duì)辦公室檔案管理工作效率提高的思考與建議

第一，要更新辦公室檔案管理工作的理念。首先，企事業(yè)單位的主要負(fù)責(zé)人要樹立“辦公室檔案管理工作的效率是生命線”的牢固意識(shí)，把檔案管理工作擺在單位建設(shè)的重要位置，做到計(jì)劃工作有考慮、開(kāi)展工作有檢查、總結(jié)工作有講評(píng)，切實(shí)加強(qiáng)辦公室檔案工作的綜合管控。其次，要重視檔案管理工作體制建設(shè)，建立健全檔案管理工作人員的面試選拔制度、考核考察制度及獎(jiǎng)懲制度，要強(qiáng)化辦公室檔案管理工作責(zé)任制，定期開(kāi)展有針對(duì)性的專題教育，強(qiáng)化對(duì) 檔案管理工作的督促，確保各項(xiàng)規(guī)章政策能夠全部落到實(shí)處。再次，要善于發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的不足和出現(xiàn)的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題和不足及時(shí)研究解決的辦法和措施，不斷提高該項(xiàng)工作的效率。

第二，要加強(qiáng)辦公室檔案管理工作人員的訓(xùn)練。目前，企事業(yè)單位中專業(yè)的檔案管理工作人員缺乏，現(xiàn)有在崗的工作人員能力素質(zhì)參差不齊，有的單位還存在檔案管理工作人員沒(méi)有定崗定位，輪崗換人頻繁。上述問(wèn)題嚴(yán)重限制了檔案管理工作效率的提高。實(shí)踐證明，如果不具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和一定的工作經(jīng)驗(yàn)，是不能很好地完成檔案管理工作。所以，必須選拔引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才負(fù)責(zé)檔案工作，為該項(xiàng)工作提供堅(jiān)強(qiáng)的人才保證。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的教育和管控，定期選送工作人員到相關(guān)機(jī)構(gòu)院校進(jìn)行培訓(xùn)，確保每一名工作人員都能做到德才兼?zhèn)?，素質(zhì)與能力“雙進(jìn)步”。

第三，拓展辦公室檔案管理工作的技術(shù)和手段。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，辦公室檔案管理工作只有適應(yīng)時(shí)代潮流，才能使工作效率得到大幅提高。當(dāng)前，要大力推行電腦辦公和自動(dòng)化辦公的應(yīng)用，既能極大地節(jié)約辦公成本和時(shí)間，又能有效提升檔案資料生成、轉(zhuǎn)移、收集和保管的效率，在實(shí)現(xiàn)問(wèn)題事件快速解決地同時(shí)，提升單位全面建設(shè)的整體效率。

總之，辦公室檔案管理工作的高效率對(duì)于企事業(yè)單位意義重大、不容忽視。在實(shí)踐中，對(duì)檔案管理出現(xiàn)的新現(xiàn)象新問(wèn)題要深入研究、及時(shí)解決，才能不斷提升檔案管理工作的效率。

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