小文龍

Visio+Excel快速制作流程圖

小王在一家私企做文秘工作，由于私企人才流動比較頻繁，因此公司宣傳欄中，表示各級領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)系的組織結(jié)構(gòu)圖也得經(jīng)常更換。以往此類流程圖，小王都使用Visio繪制，沒個(gè)把小時(shí)根本弄不好，不過請來Excel“幫忙”，短短幾分鐘就繪制好了。

首先是制作領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)系表。運(yùn)行Excel，創(chuàng)建一個(gè)Excel文檔（圖1），其中A列單元格是不同等級的領(lǐng)導(dǎo)的姓名，B列單元格是每位領(lǐng)導(dǎo)的上級（本例中“呂國慶”是大Boss，所以他的上級為空），D列和E列單元格則分別是每位領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)及所在部門。上述信息編輯完畢，將該Excel文檔保存到硬盤任意位置備用。

下一步是導(dǎo)入數(shù)據(jù)生成流程組織結(jié)構(gòu)圖。運(yùn)行Visio，單擊“文件一新建一組織結(jié)構(gòu)圖向?qū)А泵?，打開“組織結(jié)構(gòu)圖向?qū)А睂υ捒颉＝又鴨螕簟跋乱徊健辈⑦x中“Excel文件”選項(xiàng)，然后將上一步保存好的‘人員信息表.XLSX”添加進(jìn)來，最后繼續(xù)單擊“下一步”直至完成即可。這樣一來，Visio就生成了表示領(lǐng)導(dǎo)隸屬關(guān)系的組織結(jié)構(gòu)圖（圖2）。

“拿來主義”讓流程圖更美觀

小馬是一家汽車4S店的銷售人員，由于許多客戶都是貸款買車，因此他每天都得重復(fù)N次貸款買車的流程，弄得自己口干舌燥，心情也不好了。其實(shí)，將貸款買車的諸多環(huán)節(jié)用流程圖表示，客戶獲取相關(guān)信息就省事多了。

運(yùn)行Visio，單擊“新建→空白繪圖”，創(chuàng)建一個(gè)空白繪圖文件，然后單擊“插入”選項(xiàng)卡中的“插入圖片”按鈕，插入事先準(zhǔn)備好的若干張PNG格式的素材，并如圖所示進(jìn)行排列（圖3）。同時(shí)選中這些圖片，右擊之，在彈出的右鍵菜單中選擇“組合→組合”，將其組合到一塊兒即可。

單擊Visio“插入”選項(xiàng)卡中的“文本框”按鈕，往Visio編輯區(qū)域插入一個(gè)“文本框”，輸入與所制作流程圖有關(guān)的說明性文字（如“某4S店貸款買車業(yè)務(wù)辦理流程”）。接著選中所輸入的文字并右擊之，在彈出的右鍵菜單中，設(shè)置好字體、字體大小及顏色等參數(shù)，使之整齊美觀。重復(fù)上述過程，再在小圓里輸入與貸款買車各環(huán)節(jié)所對應(yīng)的文字（圖4）。

最后單擊菜單“文件→導(dǎo)出”命令，將制作好的流程圖導(dǎo)出為PDF格式文件，這樣無論是打印還是直接通過微信、QQ等途經(jīng)分享給客戶，都非常方便。

素材變模板 流程圖制作更簡單

如果大家經(jīng)常制作同一類型的流程圖，不妨將常用到的一些圖片素材保存為模板，這樣以后制作此類流程圖時(shí)，就更省事了。

開始之前先搜集圖片素材。打開第1PP網(wǎng)（ http：//www.1ppt.com/），以“流程圖”為關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，并下載自己喜歡的素材（圖5），然后選中幻燈片中的某個(gè)圖片（如圖5中所示的紅色的樹），右擊之，選擇“另存為圖片”，將其保存為PNG格式的圖片備用即可。

重復(fù)這一步驟，再將該P(yáng)PT模板中自己喜歡的其他圖片素材保存為PNG圖片備用就可以了。

現(xiàn)在來制作流程圖模板。在Visio的主界面中，單擊菜單“文件→打開”命令，打開“C：＼Users＼Administrator＼Documents＼我的形狀”目錄下的“收藏夾.VSSX”文件（Administrator是當(dāng)前登錄的系統(tǒng)賬戶），接著在Visio左側(cè)的“模具”模板中（圖6），右擊并選擇“新建主控形狀”，按照提示創(chuàng)建一個(gè)名為“樹”的主控形狀，然后在右邊的顯示區(qū)域，插入剛剛準(zhǔn)備好的對應(yīng)的PNG圖片。重復(fù)上述步驟，再創(chuàng)建多個(gè)主控形狀，并將其他PNG圖片素材添加進(jìn)來。

最后將該文件保存為“我的模板.VSSX”就可以了。以后創(chuàng)建相關(guān)流程圖文件，只需打開模板文件，將左側(cè)“模具”面板中的相應(yīng)素材拖到右側(cè)的顯示區(qū)域，就可以很方便地制作新的流程圖了。