淺談新時期慈善檔案管理工作的重要性

盧道印

慈善事業(yè)是人類社會美好崇高的事業(yè)。在以習近平新時代中國特色社會主義思想和十九大精神的指導下，慈善事業(yè)蓬勃發(fā)展，蔚然成風，已成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要力量，同時也面臨著諸多挑戰(zhàn)：一方面給慈善工作提出了很高的要求;另一方面也給隨之而來的慈善檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。慈善檔案管理工作是慈善事業(yè)的重要組成部分，是提高慈善工作透明度和社會公信力的重要體現(xiàn)，因此，做好慈善檔案管理工作，勢在必行！

一、慈善檔案管理工作的特點

（一）廣泛性。慈善檔案管理工作點多、面廣、線長，慈善涉及社會的各個方面和國內(nèi)外的慈善捐贈及救助活動，大到國際的大型活動，小到個人的微型捐贈及救助，每一次慈善活動，都會形成一定的以文字、圖像、視頻、微信公眾號平臺等形式記錄的資料。如慈善救助貧困大學生、救助特困軍人、癌癥患者藥品捐贈救助、資助貧困敬老院等活動中形成的各類審批材料，審核簽字蓋章后，裝訂整理歸檔。這些工作需要慈善檔案工作者付出大量的時間精力。一次又一次的繁多的慈善活動，也就決定了慈善檔案收集整理工作的工作量極大，面臨艱巨性、復雜性和多樣性的特點。

（二）完整性。慈善檔案管理工作是一個系統(tǒng)完整的過程，規(guī)范性程度高。如在涉及貧困學校、敬老院等建設(shè)性的慈善救助項目中，需要對援建的項目進行調(diào)研、論證、提出項目規(guī)劃方案、驗收評估等，這一系列的工作緊緊相扣，產(chǎn)生一系列的文字、財務(wù)、建設(shè)圖紙等完整性的材料，這樣就形成一系列的完整慈善檔案。

（三）長期性。慈善檔案管理工作是見證慈善活動實施情況的第一手資料。如在實施大病救助捐贈藥品醫(yī)療項目時，針對慈善救助對象（如大病患者），需要實施連續(xù)不斷的長期性救助，這樣就能及時掌握救助人員的情況，分析救助人員的救助效果，以便更好地調(diào)整救助人員的方案，使得慈善救助活動取得好的效果。

（四）公開性。陽光操作、公開透明是慈善組織提高社會公信力的重要體現(xiàn)，公信力的好壞，直接影響到慈善組織的捐贈，而慈善檔案的公開展示，能真實反映慈善捐款及救助款的使用去向，向社會和人們遞交一份明白賬，進而得到社會各界的監(jiān)督和支持。

（五）時效性。由于來自國內(nèi)外社會各界、群眾團體、個人的捐款、捐物隨時發(fā)生，尤其遇到突發(fā)事件時就更加緊急、頻繁。慈善檔案管理工作也是一個動態(tài)的活動，任何工作都是現(xiàn)在進行時，任何工作都有合理時效性，超出合理時效性就會變得毫無意義。為此，每一名檔案管理工作人員都要有很強的時間觀念，做到辦事果斷及時、合理科學。

二、慈善檔案管理工作中存在的問題

（一）思想意識淡薄。很多人認為，慈善機構(gòu)是社會組織，不像黨政部門、企事業(yè)單位那樣正規(guī)嚴格，沒有必要整理檔案，有的慈善組織內(nèi)部缺乏專門的慈善檔案管理部門和管理人員，處于一種被動的管理機制;有的管理人員認識不到位，責任心不強，沒有形成重視檔案管理工作的氛圍等，從而導致慈善檔案管理工作障礙重重，長期處于一種邊緣化的狀態(tài)。

（二）檔案技術(shù)落后。隨著社會發(fā)展，辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用、電子文件應(yīng)運而生，傳統(tǒng)的歸檔方式已不能滿足社會需要，由于部分領(lǐng)導沒有充分認識到慈善檔案工作在慈善事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和重要意義，財力投入少，檔案設(shè)施等達不到上級部門的要求，有些單位雖然購買了一些先進的檔案管理設(shè)備，但由于沒有專業(yè)檔案管理員，二是由辦公室其他工作人員兼任，沒有經(jīng)過嚴格的培訓，導致先進設(shè)備起不到先進作用，造成了慈善檔案保管利用質(zhì)量不高，效果不好。

（三）檔案綜合管理不到位。其表現(xiàn)：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，怕費事，走形式，立了制度也不執(zhí)行，想交就交，不想交就算，收集檔案責任不明;二是檔案人員的專業(yè)素質(zhì)不一樣，造成檔案整理不規(guī)范。如組卷不按卷內(nèi)文件目錄順序執(zhí)行，資料時常漏失;三是檔案裝訂不及時。檔案管理人員對上交的檔案隨便存放，能拖就拖，久積成堆;四是借閱檔案把關(guān)不嚴，尤其是借出的檔案不能按期歸還，也無人問津;五是慈善檔案管理缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略目標等等?？偠灾?，由于慈善檔案沒有統(tǒng)一的標準和嚴格程序，缺乏制度化管理，從而造成慈善檔案綜合管理混亂。

三、慈善檔案管理工作的建議

針對我國慈善檔案管理工作中的工作現(xiàn)狀，我們始終堅持問題導向，從加強慈善檔案管理入手，重點提出以下建議。

（一）黨建統(tǒng)領(lǐng)，加強慈善檔案隊伍管理。做好新形勢下的慈善檔案管理工作，必須堅持以黨建統(tǒng)領(lǐng)全局的觀念，不斷提高隊伍的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，打造一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風硬、有良好責任意識和奉獻精神的慈善檔案人才隊伍。一是結(jié)合“兩學一做”等黨建學習教育，堅持從慈善檔案管理隊伍和服務(wù)保障工作的實際出發(fā)，制定學習計劃，完善組織制度，對照標準，查擺問題，落實整改，改進作風，著力破難題、補短板，按照“兩結(jié)合、五學法”的做法，著力推動黨建工作與慈善檔案管理業(yè)務(wù)工作雙向融合、互相促進，逐漸朝著制度化、常態(tài)化和規(guī)范化方向發(fā)展。二是加強領(lǐng)導，健全組織，將慈善檔案管理工作納入重要的工作日程，真正做到認識到位，組織到位，措施到位。建立檔案管理工作領(lǐng)導小組，形成了以分管領(lǐng)導掛帥、主任分管、檔案室具體負責、各部門協(xié)助抓的檔案管理層，并把慈善檔案管理工作作為管理的一項重要的內(nèi)容列入慈善組織發(fā)展的長遠規(guī)劃、年度計劃，與其他工作同部署、同組織、同考核。三是注重從優(yōu)化慈善檔案管理工作人員隊伍的學歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平結(jié)構(gòu)入手，積極充實管理能力強、政策水平高、勤勞務(wù)實的優(yōu)秀人才到慈善檔案管理隊伍中，并定期進行檔案業(yè)務(wù)技能、管理理論培訓，組織技術(shù)骨干參加進修培訓，邀請檔案工作專家進行現(xiàn)場輔導，講授檔案管理基本知識和實施辦法，學習《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，引進國內(nèi)外檔案管理的先進經(jīng)驗，引導職工開展 “比、學、趕、幫、超”的技能競賽活動，多方式、多渠道提高檔案管理隊伍整體素質(zhì)和工作能力。

（二）健全制度，強化法制化管理。俗話講，“沒有規(guī)矩，不成方圓”。為加強慈善檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范慈善檔案工作管理，慈善組織要根據(jù)國家《檔案法》及有關(guān)制度標準，結(jié)合自身的工作實際，進一步修訂完善《慈善檔案管理員職責》《慈善檔案查閱利用制度》《慈善檔案接收制度》《慈善檔案保管登記制度》《慈善檔案管理工作程序》《檔案管理目標任務(wù)獎懲辦法》等一系列規(guī)章制度，真正通過制度管人、管事、管權(quán)。通過建立健全各項規(guī)章制度，制定了嚴密的服務(wù)程序及工作流程，進一步明確崗位職責，細化崗位標準，建立責、權(quán)、利相統(tǒng)一的管理機制，真正做到以制度抓落實，以制度求提高，以制度促發(fā)展，確保慈善檔案管理工作向法制化、制度化、規(guī)范化方向推進。

（三）完善機制，實行規(guī)范化管理。做好新形勢下的慈善檔案管理工作，不僅得益于領(lǐng)導的重視信任、同志們的鼓勵支持，還要強化責任意識、服務(wù)意識、改革意識，不斷規(guī)范完善管理機制，使各項工作有章可循、有規(guī)可依。慈善檔案管理要健全完善慈善檔案工作責任制、限時辦理制、優(yōu)質(zhì)化服務(wù)制等工作機制，切實加強規(guī)范化管理。一是推行慈善檔案工作責任制。即直接對口負責慈善檔案工作人員為第一責任人，第一責任人要跟蹤所負責事項的全過程。工作涉及其他部門的，要認真做好協(xié)調(diào)溝通工作;涉及工作人員替換的，要認真做好交接工作，避免人走事誤的情況發(fā)生;二是推行慈善檔案工作限時辦理制。對部分有時限要求的慈善檔案工作事項，堅持在時限內(nèi)完成，時限內(nèi)完成不了的，要及時反饋信息，耐心說明原因。沒有時限要求的，也要按照有關(guān)時限標準完成。三是推行慈善檔案管理優(yōu)質(zhì)化服務(wù)制。堅持規(guī)范服務(wù)、精細管理的要求，以滿腔熱情解決慈善檔案管理面臨的實際困難，用優(yōu)質(zhì)化服務(wù)贏得大家的信賴和支持，不斷將慈善檔案管理工作推向深入。

（四）創(chuàng)新方式，加強社會公開化管理。創(chuàng)新是發(fā)展進步的靈魂。慈善檔案管理工作要以創(chuàng)新改革為契機，根據(jù)慈善組織的實際，從調(diào)查摸底、檔案歸檔、人員配備、設(shè)備更新等重點工作入手，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)保守的觀念，樹立創(chuàng)新開放的管理理念，進一步分解細化檔案項目，加強信息化建設(shè)，不斷改進管理方式，推行規(guī)劃管理、量化管理和績效管理，努力做好“集中統(tǒng)一管理、創(chuàng)新保障方式、完善制度規(guī)范”三部曲，不斷提高科學化管理水平，著力推進慈善檔案管理工作向公開化、透明化、社會化發(fā)展。

慈善檔案管理工作記錄著我國慈善事業(yè)的發(fā)展進程，是做好慈善事業(yè)的重要保證。為促進我國慈善事業(yè)的健康良好的發(fā)展，我們要始終堅持問題導向，大力倡導“貼心、精細、周到、滿意”的工作理念，采取現(xiàn)代化、信息化的技術(shù)手段，嚴格程序，加強管理，開拓創(chuàng)新，狠抓落實，為不斷開創(chuàng)慈善檔案管理工作的新局面而努力。