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      新時期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策

      2019-10-30 04:15:56張玲
      商情 2019年40期
      關(guān)鍵詞:檔案收集新時期問題

      張玲

      【摘要】檔案的收集作為檔案工作的起點,起著重要的作用,但檔案的收集成為企業(yè)不確定檔案工作的障礙。原因是檔案的宣傳不足、企業(yè)職能部門、業(yè)務單位對檔案的重要性、歸檔要求、檔案資料的收集等。對企業(yè)知識的了解不多,對檔案收集的認識不夠強。然而,作為新時期的現(xiàn)代企業(yè),隨著國家檔案制度的逐步完善和檔案工作的大力宣傳,檔案工作逐漸得到一些領(lǐng)導和工作人員的認可和重視,檔案意識得到了極大的提高。因此,本文主要對新時期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策進行了詳細分析。

      【關(guān)鍵詞】新時期 ?企業(yè) ?檔案收集 ?問題

      一、企業(yè)檔案收集工作中存在的問題

      (一)領(lǐng)導對檔案收集的重視度不夠

      企業(yè)的管理和經(jīng)濟收入通常是企業(yè)領(lǐng)導者的管理重點,往往忽視了企業(yè)的檔案管理,甚至一些管理人員也會選擇放棄檔案管理的崗位設置來節(jié)省費用,有些企業(yè)有相關(guān)的檔案管理系統(tǒng),但尚未嚴格執(zhí)行,因此許多企業(yè)出現(xiàn)了混亂甚至空白檔案管理的現(xiàn)象,不利于企業(yè)的長期發(fā)展。因此,企業(yè)必須高度重視檔案管理。

      (二)檔案收集管理制度不完善

      一些企業(yè)認為,檔案的收集是一種人力物力的浪費,是一項不必要的工作,沒有制定一套完善的檔案管理體系,工作人員不重視檔案的收集,企業(yè)檔案的收集工作采取了一種混亂的方式,大量的企業(yè)檔案沒有及時收集,很多檔案都沒有歸檔。造成企業(yè)檔案的混亂。

      (三)人員流動頻繁,檔案的收集難度增加

      企業(yè)檔案管理人員的頻繁流動使得企業(yè)檔案管理工作的難度越來越大。一方面,當許多檔案管理者改變自己的職位或辭職時,他們不進行相關(guān)的工作對接,這導致了后續(xù)工作人員對檔案進行管理的困難。另一方面,由于人員的流動過于頻繁,新聘用的員工不熟悉檔案的管理過程和具體工作,因此在檔案管理的過程中很難處理。

      (四)檔案的收集工作人員缺乏工作主動性

      在企業(yè)中,檔案管理沒有受到管理者的重視,相關(guān)檔案管理人員的積極性不高,員工下屬也可以采取自由放任的管理模式。因此,大多數(shù)檔案收集工作人員缺乏主動工作,從不主動收集數(shù)據(jù),往往處于被動狀態(tài),相關(guān)人員要上交檔案整理和歸檔工作,沒有人上交檔案丟失。因此,企業(yè)檔案收集工作不及時,許多重要檔案丟失,給企業(yè)的發(fā)展造成了嚴重的損失。

      二、新時期解決企業(yè)檔案收集工作問題的對策

      (一)完善歸檔制度

      檔案資料的收集是否完整,主要取決于檔案系統(tǒng)是否完善。沒有規(guī)矩不成方圓,每一項工作都需要規(guī)章制度,否則就不能保證其質(zhì)量。因此,檔案部門需要根據(jù)具體情況,建立完善的檔案制度,定期進行檢查,具體落實到每一個職工身上。企業(yè)在完成建設項目驗收過程中,應將全部圖紙和文字資料移交,同時檔案管理人員也需要參與驗收工作,一旦資料有缺陷,工程驗收不合格或不支付工程款項。因此,企業(yè)必須建立和完善檔案制度,以保證檔案的收集能夠遵循。

      (二)設置檔案收集人員且維持其工作穩(wěn)定

      企業(yè)應根據(jù)檔案管理的具體情況,設置適當?shù)臋n案收集員,確保其工作的穩(wěn)定性,以保證企業(yè)檔案的長遠發(fā)展。此外,保持檔案收集人員的穩(wěn)定和持續(xù)工作,可以為企業(yè)培養(yǎng)一大批高度專業(yè)化的檔案收集人員。一方面,它可以充分激發(fā)收集人員的積極性,另一方面,它也可以增強收集人員的使命感和責任感。此外,維護企業(yè)檔案收集人員的穩(wěn)定可以提高他們的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)。檔案收集高度專業(yè)化。剛參加工作的員工要花很多時間才能掌握業(yè)務。因此,只有當他們的工作是穩(wěn)定的,他們才能充分發(fā)揮自己的作用,做好企業(yè)檔案收集工作,為企業(yè)和社會提供服務。

      (三)采取多元化方式開展檔案收集工作

      很多企業(yè)的不同檔案資料其收集方式也會有所不同,企業(yè)檔案收集方式必須靈活多變,針對不同的檔案資料運用不同的收集方式,以確保資料的及時性、真實性和完整性,以及檔案管理工作的高效進行,多渠道的檔案資料收集方式可以確保檔案工作在低成本、高效率的基礎上出色地完成檔案的收集工作,并保證資料的完整。由于企業(yè)各類檔案資料是專業(yè)的,各種檔案資料的整理和歸檔方法也不同,因此,具有相應的專業(yè)知識,掌握這類檔案的形成規(guī)律的企業(yè)技術(shù)人員,有必要承擔檔案資料的收集、積累、歸檔和歸檔工作。如果將企業(yè)各部門的檔案資料交給企業(yè)檔案存檔,既辛苦又費力,案件檔案的質(zhì)量得不到保證。同時,對于一些特殊部門或特殊情況,檔案工作者也可以幫助做好檔案材料的積累、收集、歸檔和歸檔工作,使企業(yè)檔案的收集形成了多渠道、多渠道的收集方式,從而保證了檔案的完整。

      (四)加大檔案宣傳力度,增強檔案意識

      檔案管理部門要想取得系統(tǒng)、完整、規(guī)范的效果,單靠檔案管理部門的努力是非常困難的,需要相關(guān)人員的配合、理解和支持。因此,企業(yè)檔案管理應采取多種方式,向領(lǐng)導、各部門和企業(yè)員工宣傳檔案工作的重要性和作用,調(diào)動全企業(yè)職工的檔案意識,盡力爭取領(lǐng)導和管理部門的支持積極配合,使全公司上下都意識到檔案工作的重要性,以及檔案歸檔作為一個人的職責和義務。企業(yè)可以定期舉辦檔案展,對員工進行檔案知識培訓課程,開展檔案知識競賽等,提高員工的檔案意識。

      (五)構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理隊伍

      檔案工作離不開專業(yè)人員的綜合素質(zhì),因此,企業(yè)建立一支綜合素質(zhì)的檔案管理隊伍是實現(xiàn)企業(yè)檔案工作有序發(fā)展的重要內(nèi)容。企業(yè)可以通過對檔案收集者的培訓,提高檔案收集者的綜合素質(zhì)。檔案管理部門應建立健全培訓制度,確保培訓工作能按照相關(guān)制度定期開展。培訓內(nèi)容以專業(yè)知識為主,包含了大量的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德教育。一方面,檔案人員可以勝任館藏工作,另一方面,他們可以適應新時代的發(fā)展。

      三、結(jié)語

      總之,隨著檔案在企業(yè)管理中的日益重要,企業(yè)對檔案的要求越來越高,檔案類型從單一的紙質(zhì)文件擴展到各種檔案。在新的形勢下,檔案的收集是不可避免的,檔案的收集應當采取主動態(tài)度,從宏觀整體的整體規(guī)劃中逐步擴展到微觀和細節(jié)上。檔案工作者應履行服務各部門的職能,把以人為本、協(xié)調(diào)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的理念納入檔案收集,為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。如何及時、全面、更好地發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)服務中的作用,驗證企業(yè)歷史的作用,是每個檔案工作者應不斷追求和探索的重要主題。

      參考文獻:

      [1]王淑改.新時期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策[J].檔案天地,2012,(2).

      [2]陸華.新時期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策[J].中國管理信息化,2014,(13).

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