信息化技術(shù)在檔案收集管理中的應(yīng)用探討

梅園

[摘 要]檔案管理的重要性是眾所周知，隨著我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案信息的收集及整理工作量越來越大，而且繁瑣，僅靠有限的人力是無法高效完成的。因此，在收集資料過程中應(yīng)用信息技術(shù)，能讓檔案收集管理工作變得更加有生命力，更加高效。本文主要對檔案收集中的信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢及策略進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]檔案收集；信息化技術(shù)；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）16-0333-02

前言

檔案信息作為社會(huì)發(fā)展過程中的重要資源，占有特殊的地位及作用。檔案數(shù)字化之后，在檔案的應(yīng)用上帶來了顯著的成績，這些已成為大家的共識(shí)。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用比傳統(tǒng)的檔案管理模式相比較，具有無法比擬的作用，計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)蓄量大及檢索速度快，查找檔案非常方便，大大提高了檔案資源的利用。而目前大部分的事業(yè)單位還是存在半人工檔案管理狀態(tài)，檔案信息仍然無法被充分利用起來。因此，合理利用信息技術(shù)，充分發(fā)揮檔案收集管理工作效率具有重要意義。

1、檔案收集整理信息化的優(yōu)勢

1.1 提高了檔案收集工作效率

傳統(tǒng)的檔案收集管理工作都是應(yīng)用人工完成，檔案信息的采集、分析、核對及查找，完完全全靠人工手動(dòng)完成。這種工作方式很容易出錯(cuò)，而且保存不方便，特別是收集處理冗長的文件時(shí)，成本投入比較大，而且工作效率極低。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的出現(xiàn)，檔案收集管理工作可以利用信息技術(shù)進(jìn)行收集。在檔案收集整理的過程中，可以對所收集的信息進(jìn)行加工、分類、細(xì)化、分析、整理等，減少紙質(zhì)的使用并且不容易出錯(cuò)，大大提高了工作效率，使得檔案收集整理工作可以有條不紊地進(jìn)行下去。

1.2 利于信息的交流與分享

原始紙質(zhì)文檔記載信息多、雜、亂，一旦要進(jìn)行交流，需要攜帶大量的紙質(zhì)文檔，耗費(fèi)大量人力財(cái)力。信息交流前的整理，更是一項(xiàng)大工程。需要花費(fèi)大量的人力、財(cái)力校對信息，分類、挑揀出有效信息，然后進(jìn)行整理，才能進(jìn)行交流，一般都必須整理出厚厚的文件。而采用計(jì)算機(jī)以后，信息的交流和分享可以直接在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。而且，信息本來就已經(jīng)分類好存盤，挑揀起來也輕松很多。數(shù)字化管理，現(xiàn)代化設(shè)備，讓交流暢通無阻。只需攜帶小小的U盤，大量數(shù)據(jù)都可以輕松帶走，方便快捷。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，單位可通過互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行檔案信息的交流和共享。方便快捷，更保證了信息的時(shí)效性。

1.3 文件的保存更安全

采用紙質(zhì)文檔保存，由于紙質(zhì)本身的缺陷，人為的一點(diǎn)點(diǎn)小疏忽，都可能讓重要的數(shù)據(jù)模糊甚至是丟失。而采用信息化方式保存數(shù)據(jù)，既能生動(dòng)準(zhǔn)確地用多種方式記錄并保存數(shù)據(jù)，增加保密又可以確保數(shù)據(jù)保存的安全性，克服了紙質(zhì)文件會(huì)因?yàn)榧垙埖母喽斐蓴?shù)據(jù)丟失的缺點(diǎn)，所以被越來越多的人所接受。信息化技術(shù)普及后，檔案收集管理數(shù)據(jù)可存在于光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等設(shè)備中。與紙質(zhì)文檔不同，這些裝置具有良好的穩(wěn)定性，不容易被外界環(huán)境影響，能夠長時(shí)間保存大量數(shù)據(jù)，使得檔案的管理更安全。

2、加強(qiáng)檔案收集整理信息化的策略

2.1 加強(qiáng)宣傳教育，提高對檔案管理的重視程度

現(xiàn)在很多單位對檔案管理這部分的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理收集工作難以快速提高。尤其是檔案管理收集的信息化這部分，單位投入的精力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。長久以來，單位內(nèi)部管理人員認(rèn)為檔案只是最后的整理工作，無需投入過多精力，導(dǎo)致檔案收集和管理工作長期停留在較低水平。所以，要想加強(qiáng)檔案收集整理的信息化進(jìn)程，首先就必須加強(qiáng)宣傳教育，提高單位管理人員對檔案管理的重視程度。首先，單位的管理人員要明確檔案管理的重要性，讓檔案管理人員明確檔案管理的意義和價(jià)值。其次，單位要建立檔案管理的監(jiān)督制度，定期對單位的檔案進(jìn)行抽查，檢查檔案管理人員的工作質(zhì)量，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，讓檔案管理人員真正重視檔案管理的收集和整理工作，全身心投入工作，為實(shí)現(xiàn)檔案收集整理的信息化作出更多的貢獻(xiàn)。

2.2 加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度

要想讓檔案的管理和收集工作真正走上信息化的道路，檔案管理人員的素質(zhì)還須相應(yīng)提高。首先，檔案管理人員必須熟悉信息化模式的各種軟件使用方法，其次，檔案管理人員還須加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新方法，讓信息化技術(shù)帶領(lǐng)單位的檔案收集和整理走上一個(gè)新臺(tái)階。

2.2.1加強(qiáng)對檔案管理人員的素質(zhì)教育和能力培訓(xùn)

要想讓檔案管理做得越來越好，檔案管理人員的能力必須有所提升。檔案管理人員的素質(zhì)提升可以保證工作更好地進(jìn)行。單位要加強(qiáng)對檔案管理人員的能力培訓(xùn)，包括綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力、文件分類以及快速查找的能力、搜索以及分析能力、記憶力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有足夠能力完成自己的工作。同時(shí)，加強(qiáng)宣傳，鼓勵(lì)他們培養(yǎng)基本職業(yè)道德培養(yǎng)，敦促他們恪守職業(yè)道德。公平公正，實(shí)事求是，對自己的工作保持高度的警惕性，真實(shí)地記錄數(shù)據(jù)，多方面分析數(shù)據(jù)，力求把自己的工作越做越好！檔案管理和收集對單位與職工的影響極為重大，保證了檔案管理人員的工作質(zhì)量，也就能更好地發(fā)現(xiàn)工作中的不足，便于工作效率的進(jìn)一步進(jìn)步。

2.2.2讓創(chuàng)新意識(shí)扎根于檔案管理人員的心中。檔案記錄著單位的很多重要信息，即使采用現(xiàn)代化管理，查找起來也是有些費(fèi)力。所以，我們一定要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上加強(qiáng)創(chuàng)新，不斷開創(chuàng)出更方便、更快捷、更人性化的新模式，讓檔案管理成為一件輕松的事情。培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，鼓勵(lì)他們開創(chuàng)新的思路，新的方案，可以讓檔案管理更人性化，同時(shí)可以減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，讓檔案管理的前景越來越好。

2.2.3做好檔案信息的保護(hù)工作

信息化技術(shù)給檔案管理工作帶來很多便利的同時(shí)，也帶來了很大的隱患。將檔案置于數(shù)據(jù)庫中保存，一旦程序出錯(cuò)，數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、丟失的現(xiàn)象就無法變化。而且，互聯(lián)網(wǎng)的普及，讓數(shù)據(jù)面對更多的威脅，網(wǎng)絡(luò)漏洞、病毒等都會(huì)對檔案造成巨大的損失，所以，單位在加強(qiáng)檔案管理信息化的同時(shí)，必須始終注意檔案信息的保護(hù)工作。一方面，單位要致力于新的防火墻技術(shù)的開發(fā)，讓檔案信息的保存更安全、更可靠，另一方面，單位要在管理層面上來加強(qiáng)對檔案的保護(hù)，電子檔案的管理者一定要時(shí)刻明白自己所肩負(fù)的責(zé)任，盡自己最大的努力把檔案的管理工作做好做強(qiáng)。

2.2.4完善檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)

首先，檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，從事檔案管理的工作人員必須是熱愛本職工作，在面對工作中出現(xiàn)的問題時(shí)，有耐心地解決問題的態(tài)度、認(rèn)真負(fù)責(zé)的做事風(fēng)格、高度的責(zé)任感和忠于職守的優(yōu)秀品質(zhì)。同時(shí)，工作人員還要有過硬的專業(yè)知識(shí)能力，只有這樣，才能適應(yīng)社會(huì)的需要。其次，要推進(jìn)檔案信息化工作的規(guī)范化，檔案管理工作的好壞是評(píng)價(jià)一個(gè)部門管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作的規(guī)范化目的就在于能最大限度地利用檔案管理所帶來的價(jià)值，檔案管理工作規(guī)范化以后，檔案的保存會(huì)更加完整，檔案的使用就會(huì)更加方便，而要實(shí)現(xiàn)成效，有兩個(gè)方面的問題需要注意，一是要對檔案進(jìn)行合理的分類和管理，根據(jù)時(shí)間或者功能的不同來進(jìn)行分類，實(shí)現(xiàn)檔案管理的便捷性。二是要對檔案進(jìn)行有效期管理，檔案在入庫時(shí)要有明確的保存時(shí)間，到達(dá)保管時(shí)間以后，要對其進(jìn)行銷毀，實(shí)現(xiàn)檔案庫空間的有效利用。最后，檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)離不開專業(yè)知識(shí)的保證，先進(jìn)的檔案信息加工管理和檢索技術(shù)，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，各個(gè)類型、層次的檔案館之間相互交流和合作，對檔案資源進(jìn)行共享，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的系統(tǒng)化建設(shè)。

2.2.5完善檔案信息收集手段

檔案信息的收集工作要求是加強(qiáng)對檔案館業(yè)務(wù)工作的調(diào)查，保證檔案在進(jìn)館時(shí)的完整性。檔案信息的收集，要求工作人員在進(jìn)行工作時(shí)掌握館內(nèi)檔案的流動(dòng)和使用，用科學(xué)化的管理手段來進(jìn)行檔案的管理，對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、價(jià)值和保存時(shí)間等都要有一個(gè)完整的了解，在檔案進(jìn)行移交時(shí)，協(xié)同有關(guān)部門對檔案進(jìn)行監(jiān)督管理。通過一些現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)對檔案進(jìn)行網(wǎng)上跟蹤定位，以保護(hù)檔案的完整性和不可分散性。

3.結(jié)束語

不斷完善檔案管理的信息化體系，應(yīng)用信息技術(shù)為檔案收集管理提高工作效率的同進(jìn)，也可以給檔案使用者提供更高更方便的服務(wù)。當(dāng)前，我國許多單位在檔案的收集、管理等方面存在著不少問題，單位檔案管理工作者應(yīng)該在實(shí)踐工作中不斷地進(jìn)行自我批判與修正，不斷地發(fā)現(xiàn)問題，然后解決問題，真正為檔案的信息化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的一份力量。

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