深入挖掘?qū)嵱玫腅xcel打印秘訣

周建峰

被忽視的打印預(yù)覽

大多數(shù)人將Excel的打印預(yù)覽窗口當(dāng)成打印過(guò)程中的一個(gè)過(guò)渡，其實(shí)它里面包含了不少隱秘的實(shí)用功能，可以讓我們事半功倍。

單擊菜單“文件一打印”即可進(jìn)入打印預(yù)覽窗口（圖1），單擊其中的“顯示邊距”按鈕，可以看到周圍出現(xiàn)調(diào)節(jié)線，拖動(dòng)可以調(diào)節(jié)上下左右的邊距，以及頁(yè)眉頁(yè)腳的邊距。在“縮放窗口”中則可以調(diào)節(jié)工作表的大小，比如，將行或列或整個(gè)工作表調(diào)節(jié)為一頁(yè)。

按需打印指定內(nèi)容

有時(shí)我們只需要打印工作簿中的一小部分內(nèi)容，這時(shí)可以切換到“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡，選中表格中需要的內(nèi)容，然后單擊“打印區(qū)域”下的“設(shè)置打印區(qū)域”。如果有多項(xiàng)內(nèi)容則分別選中后，再單擊“添加到打印區(qū)域”即可（圖2）。

另外在打印預(yù)覽窗口中，還可以設(shè)置打印活動(dòng)工作表、整個(gè)工作簿或者指定頁(yè)面等。除此之外，在這里還可以指定頁(yè)面寬度或高度的頁(yè)數(shù)，對(duì)整個(gè)頁(yè)面進(jìn)行縮放打印。

重復(fù)打印某個(gè)區(qū)域

若要讓打印的表格標(biāo)題重復(fù)，可以在“頁(yè)面布局”的“打印標(biāo)題”中進(jìn)行設(shè)置，但是如果要重復(fù)的部分在頁(yè)面底部該怎么辦呢？比如我們的表格打印出來(lái)，要求每一頁(yè)底部都要有簽名、時(shí)間等相同的信息。其實(shí)這種情況，我們可以將這一部分內(nèi)容做成圖片，然后插入到里面作為頁(yè)腳。

首先切換到“視圖”選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)面布局”讓表格分頁(yè)顯示，再在表格底部制作好相關(guān)信息，以及設(shè)置好格式。完成后，用QQ或微信將這部分內(nèi)容截屏成圖片并保存。

返回Excel中，進(jìn)入“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡，打開“頁(yè)面設(shè)置”窗口（圖3），切換到“頁(yè)眉/頁(yè)腳”，單擊“自定義頁(yè)腳”彈出對(duì)話框，然后單擊“插入圖片”按鈕，將底部信息圖片插入到頁(yè)面中間。如果要重復(fù)打印Logo，則可以插入到頁(yè)眉中。也可以將Logo的位置擺放在頂端標(biāo)題位置，這樣該區(qū)域的圖片也能重復(fù)打印出來(lái)了。

其實(shí)在“頁(yè)面設(shè)置”窗口中，也還有其他不少實(shí)用設(shè)置，在“頁(yè)邊距”選項(xiàng)中，可以設(shè)置讓打印出來(lái)的表格水平或垂直居中，在“工作表”選項(xiàng)中，可以設(shè)置頂端標(biāo)題和左側(cè)重復(fù)列（圖4）。對(duì)于單元格底紋不需要打印的，可以選擇“單色打印”，工作表中的注釋內(nèi)容也可以選擇“空白”而不打印（或設(shè)置將其打印在表中間位置或工作表的底部）等等。