關于醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化的探討

郭芳

[關鍵詞]醫(yī)院文書;檔案管理;辦公自動化

一、實現(xiàn)文書管理自動化的優(yōu)勢

（一）有利于辦公效率的提高

應用自動化管理可以使很多問題獲得解決，相關的工作人員可以將平常零碎的時間利用起來作為整理立卷所用，將原本集中化的工作量分散，避免文書材料的堆積，促進辦公效率的提升。

（二）有助于文件資料的再使用

由于人工操作，在執(zhí)行管理過程中，難免會因失誤造成疏漏的出現(xiàn)，但采取自動化辦公后，日常的整理以及資料的查找便可以依靠計算機自身強大的記憶功能進行信息的提取、保存、分類以及保管。

（三）便于資源的共享以及使用穩(wěn)定性的提高

醫(yī)院的文書材料可分為會計、病例、科技、音像以及人事檔案等多方面的資料，其中的科技資料部分都歸屬于各個科室與部門自行管理，不利于資源的共享，但實施自動化辦公后，各個科室可以通過醫(yī)院自建的局域網平臺了解其他科室的檔案情況，實現(xiàn)資源的共享，相關的檔案負責人也可在第一時間掌握其中的工作方向以及工作重點。除此之外，傳統(tǒng)文書的記載即通常以紙質為主要載體，其經不起時間以及使用人的長期損耗，在實施管理的過程中稍有不慎將會造成文書資源的嚴重破損。

二、自動化管理可能存在的問題

（一）文件保密性較弱

與傳統(tǒng)的紙質材料相比，電子材料更容易修改，且在改動之后，以往的內容將會被覆蓋，雖然當前存在一些先進的技術可以將文件進行加密，在一定程度是哪個可防止文件被篡改，但是并不能確保其安全性。紙質文件可以通過筆跡進行文字的識別，但是電子文件卻不便簽名請確認，難以保障文件資料的原始性，還存在被黑客盜用的風險。

（二）缺乏規(guī)范化要求

實現(xiàn)自動化之后，文檔的管理則較難實現(xiàn)該規(guī)范化管理，由于用用軟件種類繁多，造成系統(tǒng)運行緩慢，而現(xiàn)階段的系統(tǒng)優(yōu)化水平并沒有使得智能化的優(yōu)勢得到充分的發(fā)揮;另外當前對文書資料的檢索簡便度也是也是一個重要的問題，雖然當前的檢索方式有人工檢索以及電子檢索，但醫(yī)院現(xiàn)階段還是以人工檢索為主，效率較為低下。

（三）管理負責人需要高素質

辦公自動化的文書管理與傳統(tǒng)的紙質管理不同，因為其設計到利用計算機實現(xiàn)對數(shù)據的錄入以及保存，這就要求管理負責人不僅需要懂得紙質管理的大部分技巧，也需要對計算機操作熟悉方可完成該項工作，但縱觀當前醫(yī)院的重點關注方向都是關于醫(yī)療技術的研究以及醫(yī)療技能的提升，忽視對檔案管理者的培訓，負責該項工作的人員的專業(yè)素質與學歷有限，因此，即使院方引進自動化系統(tǒng)也難以將其真正投入使用。

三、實現(xiàn)辦公自動化的策略

（一）開發(fā)電子文書檔案管理系統(tǒng)

若要順利開發(fā)電子文書管理系統(tǒng)就要充分將醫(yī)院的實際情況納入考慮范圍，盡快將紙質的文書材料轉化成為電子文檔。為確保該項目的穩(wěn)步推進，應根據醫(yī)院的實際情況而制定分時期的具體工作安排，其次，在項目正式實施前，應充分將其中出現(xiàn)的安全性問題或其他特殊情況，開發(fā)出一套具有針對性且功能齊全的電子文書管理信息系統(tǒng)。

（二） 強化信息存放的安全性

電子信息在傳遞的過程中可能存在丟失的可能，為了確保文檔信息的完整性確保其存放的安全，管理負責人應該對系統(tǒng)進行定期的維修與檢查，排除其中的安全隱患， 其次要注意對相關重要的信息進行備份，其次對相關的儀器也要進行定時的清潔與保養(yǎng)，防止因為儀器的老化而導致信息的缺失，另外，為了提高安全性，防火墻的設置以及管理也需要強化，謹防文件遭到泄露。嚴禁外部人員未經批準擅自下載文件或隨意篡改。

（三）提高檔案管理人員的業(yè)務能力

其一，全力打造文書檔案管理的硬件環(huán)境，即要加強硬件設施的投入強度，以便管理人員有足夠的空間去開展管理工作，提升自身的業(yè)務素質，熟練掌握使用自動化設備與系統(tǒng)的技巧。其二，對管理人員的培訓工作要加強監(jiān)督與實行，改變其陳舊的管理觀念，貫徹新的管理章法， 培訓其專業(yè)技能與技巧，為文書檔案的管理提供強大的軟實力，拓展知識面，還要注重理論與實踐相結合，在實踐中鞏固文檔管理知識，還能提高其對文檔的采集與管理能力。其三，要系統(tǒng)的并具有針對性的培養(yǎng)專業(yè)的計算機技術人員，并以系統(tǒng)化的教育模式對其進行思想教育，提高其專業(yè)技術素養(yǎng)以及專業(yè)精神。

四、辦公自動化系統(tǒng)的應用

（一）信息的采集

電子文書檔案管理系統(tǒng)的順利開發(fā)需要結合醫(yī)院的整體規(guī)劃，加速完成將紙質材料轉化到電子材料的工作，為保證工作的穩(wěn)步推進，應制定階段性的工作細分方案采集數(shù)字化德的信息。借助于掃描儀器，全面掃描并識別文書檔案的原件，將其轉化為數(shù)字化形式，然后利用檔案信息系統(tǒng)將其的標準格式進行錄入。

（二） 執(zhí)行數(shù)字化的辦公流程

從各個方面分析并掌握醫(yī)院的業(yè)務流程，以醫(yī)院的業(yè)務狀況為出發(fā)點，借助信息技術規(guī)劃文書文檔，有助于提高檔案的后期處理工作（排序分類、鑒定編目、保管歸檔）的效率。對管理流程的制定要加強監(jiān)督力度，工作人員的責任義務要強化管理效率，避免出現(xiàn)操作失誤而造成檔案管理工作無法順利進行的現(xiàn)象出現(xiàn)。另外自動的辦公系統(tǒng)要與醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)要協(xié)同工作，確保兼容與對接的順利進行。

（三）實現(xiàn)信息化的檔案檢索

對檔案進行檢索就是對其信息化處理與歸檔的具體落實，此時則需要較為強硬的檢索平臺，從而實現(xiàn)對檔案的快速檢索。還可以借助于網絡的便利快速性，將檔案信息進行網絡的共享。

參考文獻：

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