淺談地質(zhì)科研院所實(shí)物檔案數(shù)字化

摘 要：實(shí)物檔案是地質(zhì)科研院所非常寶貴的一項(xiàng)檔案內(nèi)容，實(shí)物檔案的數(shù)字化建設(shè)是大勢所趨，對檔案管理具有重要意義。本文介紹了地質(zhì)科研院所實(shí)物檔案的意義及特點(diǎn)、目前的管理現(xiàn)狀以及數(shù)字化建設(shè)的方法和優(yōu)勢等。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案;地質(zhì)科研院所;數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和深入普及，信息化進(jìn)程隨之加快。作為地質(zhì)科研院所的檔案管理部門，尤其是實(shí)物檔案管理人員，如何化被動(dòng)為主動(dòng)，直面信息技術(shù)變革，并有效搭乘信息化高速列車，已經(jīng)成為實(shí)物檔案管理人員亟須思考的問題。

1 實(shí)物檔案的意義及地質(zhì)科研院所實(shí)物檔案的特點(diǎn)

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，它是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。它具有原始性、直觀性、確定性等特征，能真實(shí)記載社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，并能生動(dòng)反映社會(huì)發(fā)展歷史。實(shí)物檔案的類型豐富多樣，包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、錦旗、獎(jiǎng)旗、字畫、印章、獎(jiǎng)杯、禮品、紀(jì)念品等。

地質(zhì)科研院所的實(shí)物檔案具有一般實(shí)物檔案的共性，同時(shí)也有其獨(dú)有的特征：一方面，自2008年地質(zhì)行業(yè)實(shí)施“政事分開、事企分開”改革后，地質(zhì)科研院所不斷強(qiáng)化工作進(jìn)程，拓展地質(zhì)調(diào)查領(lǐng)域，增加地質(zhì)科技合作等，使得新老地質(zhì)科研院所的實(shí)物檔案呈不斷增長的態(tài)勢。另一方面，地質(zhì)科研院所的實(shí)物檔案內(nèi)容更廣，還包含了各種鉆孔巖心、巖屑、礦石標(biāo)本、薄片和珍貴地質(zhì)圖件[1]等。

因此，整理和保存好各種實(shí)物檔案意義重大，無論是對地質(zhì)科研院所豐富檔案內(nèi)容，還是保留歷史原貌，更好將實(shí)物檔案提供利用等。

2 目前實(shí)物檔案管理現(xiàn)狀

地質(zhì)科研院所實(shí)物檔案品類繁多，大小規(guī)格也不盡相同，這也決定了它無法像文書檔案一樣采用統(tǒng)一的保管模式，國家也沒有統(tǒng)一的實(shí)物檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。目前，一些地質(zhì)科研院所的檔案管理部門選擇將可以折疊的獎(jiǎng)狀、錦旗等折疊成A4紙大小放在檔案盒中統(tǒng)一存放，但這種管理方式容易將實(shí)物檔案上的文字、圖畫等信息造成損毀。印章類檔案一般用特制木盒按照一定順序進(jìn)行收納管理，對大型的鋼印印章則直接擺放在檔案柜上，這種管理方式存在的弊端是不容易查找，且不方便提供利用。鉆孔巖心、巖屑、礦石標(biāo)本類實(shí)物檔案則選擇用簡單的透明檔案柜收納整理，同樣也不利于查找和提供利用[2]。

3 實(shí)物檔案數(shù)字化建設(shè)的方法

實(shí)物檔案數(shù)字化建設(shè)首先要將實(shí)物檔案按照載體形式進(jìn)行分類，然后根據(jù)分類方式分別拍照或者掃描，最后根據(jù)實(shí)物檔案所記錄的內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)記，并制作目錄。

3.1 獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書、錦旗類實(shí)物檔案

將這類實(shí)物檔案正反面掃描，按照一件實(shí)物對應(yīng)一個(gè)文件的原則將文件命名，并按照一定順序登記在目錄中。

3.2 印章類實(shí)物檔案

將所存印章蓋在A4紙張上，對印章印模拍照或掃描，按照一件實(shí)物對應(yīng)一個(gè)文件的原則將照片或文件命名，并按照一定順序登記在目錄中。

3.3 獎(jiǎng)杯、形狀不規(guī)則的紀(jì)念品等

將實(shí)物檔案從多角度拍照，按照一件實(shí)物對應(yīng)一個(gè)文件的原則將文件命名，并按照一定順序登記在目錄中。

3.4 鉆孔巖心、巖屑、礦石標(biāo)本類實(shí)物檔案

將實(shí)物檔案從多角度拍照，按照一件實(shí)物對應(yīng)一個(gè)文件的原則并根據(jù)實(shí)物的特征對文件命名，并按照一定順序登記在目錄中。

4 結(jié)束語

實(shí)物檔案數(shù)字化建設(shè)是地質(zhì)科研院所檔案管理的一次重要改革，它的實(shí)現(xiàn)將對地質(zhì)科研院所的發(fā)展乃至國家建設(shè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。同時(shí)，在改革過程中我們發(fā)現(xiàn)，從傳統(tǒng)的管理模式改變?yōu)閿?shù)字化信息化管理是一項(xiàng)巨大工程，需要投入大量的人力物力和財(cái)力。盡管如此，實(shí)物檔案數(shù)字化一旦建成，將是一項(xiàng)一勞永逸、意義重大的工程，不僅能更好地服務(wù)檔案管理人員，使檔案更好地提供利用，而且能促進(jìn)整個(gè)檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]安楚.地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)探究[J].工作指導(dǎo)，2018.（09）：187～189.

[2]馬忠花，文雪峰.新形勢下地質(zhì)檔案開發(fā)利用和綜合研究探析[J].經(jīng)濟(jì)管理，2018.（07）：70～73.

作者簡介

田春秋（1986-），女，漢族，河北玉田，碩士研究生，中國地質(zhì)科學(xué)院礦產(chǎn)綜合利用研究所檔案管理人員，研究方向：檔案管理。