事業(yè)單位人事檔案管理工作分析

魏薇

摘 要：隨著科技的進(jìn)步和社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)意義事業(yè)單位人事檔案管理方法已經(jīng)不能趨于現(xiàn)代化，因此必將遭到淘汰。如何尋找到一個適合事業(yè)單位人事檔案管理方法是一個需要探討的問題。一個事業(yè)單位只有做好人事檔案管理，才能擁有長期發(fā)展的資本，而只有尋求新的人事檔案管理方法才能保證該事業(yè)單位能夠繼續(xù)立足于當(dāng)代的經(jīng)濟(jì)發(fā)展潮流中。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理

1 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)意義事業(yè)單位人事檔案管理模式存在普遍問題：

1.1 缺乏統(tǒng)一的管理制度，意識淡薄

部分事業(yè)單位人事檔案管理沒有明確的制度要求，也沒有建立一套明確的職工人事檔案管理流程，計劃經(jīng)濟(jì)時期，事業(yè)單位職工的檔案一般都存放在單位內(nèi)部，由單位管理，隨著事業(yè)單位的改革與發(fā)展，人員流動逐漸加大，事業(yè)單位員工的檔案也不再只存在于單位內(nèi)部，部分職工的檔案由上級主管部門、區(qū)勞動行政部門、人才中心等部門管理。由于管理部門的多樣化，導(dǎo)致職工檔案管理不夠規(guī)范。由于部分事業(yè)單位忽視了職工人事檔案管理，導(dǎo)致事業(yè)單位需要調(diào)動員工檔案時，人事檔案交接的滯后性，有時員工離職需要調(diào)走人事檔案時才發(fā)現(xiàn)檔案還未調(diào)入單位的人事檔案管理部門，這對事業(yè)單位的發(fā)展以及員工的發(fā)展帶來了很多的不利因素。

1.2 管理系統(tǒng)及管理方法落后

隨著社會不斷的進(jìn)步，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于事業(yè)單位的管理工作，給事業(yè)單位人事管理帶來了很大的便利。但是目前很多單位，尤其是基層單位，一直在使用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，人們對人事檔案管理工作的意識淺薄，忽略了職工人事檔案管理對計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，仍然采用原有的紙質(zhì)材料保存文檔，在新職工入職時發(fā)放給他們表格，新職工需要根據(jù)表格上的提示填寫個人信息，表格填寫完畢后將上交給事業(yè)單位的檔案部門、人事部門，再由人事部門進(jìn)行審核，檔案部門進(jìn)行保存。這種方法一直沿用至今，不斷體現(xiàn)出其弊端。且不論發(fā)放給新職工表格需要大量的紙張，單就表格的收集與保存方面，就存在著幾個問題。一方面是在收集的過程中，由于收集人員的工作失誤，可能會存在表格丟失或損壞，最后導(dǎo)致檔案部門的工作量增大，最重要的是很可能泄漏職工的個人信息，給職工的人身和財產(chǎn)安全帶來威脅。另一方面是在保存的工作中，由于檔案部門的工作人員工作量較大，在進(jìn)行新職工的資料整理、封存時將職工的個人信息標(biāo)記錯誤，導(dǎo)致后期職工人事檔案提取工作難以辨認(rèn)。雖然在一定程度也能夠滿足事業(yè)單位對職工人事檔案管理的需求，但是很容易引起材料的丟失，而且管理耗費(fèi)大量的人力資源和空間資源。

1.3 缺乏專業(yè)檔案管理人員

目前事業(yè)單位缺乏專業(yè)的人事檔案管理人員，大多數(shù)人事檔案管理人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致沒有足夠的精力投入檔案管理工作。此外，隨著人事檔案管理人員的調(diào)動與離職，未完成交接導(dǎo)致檔案管理混亂，有時甚至導(dǎo)致檔案丟失等情況。由于人事檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理技能，導(dǎo)致檔案存放錯亂，人員變動時不能夠及時對人事檔案進(jìn)行調(diào)出或調(diào)入，不僅影響了員工的利益，也對事業(yè)單位的管理產(chǎn)生了不利影響。

以上情況的出現(xiàn)，除了客觀因素不可避免外，還存在著主觀因素：1）事業(yè)單位人事檔案的管理制度，收集、整理、編目等檔案的整理規(guī)范不健全，人事檔案管理工作沒有制度的制約，沒有規(guī)范所遵循，人事檔案管理質(zhì)量自然就難以保證。2）通常事業(yè)單位對人事檔案管理人才的培養(yǎng)不重視，很多單位也因此減少對人事檔案管理人員的配備，減少對人事檔案管理工作所投入的資金，導(dǎo)致了人事檔案管理工作得不到必要的保障，影響了人事檔案管理工作的健康發(fā)展。3）隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案已經(jīng)普遍采用信息化手段來進(jìn)行管理。但在人事檔案管理工作中，有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有被使用，計算機(jī)技術(shù)還沒有在事業(yè)單位人事檔案管理工作中廣泛地運(yùn)用，不利于提高人事管理效率，同時也造成一定的人事檔案管理資源的浪費(fèi)。這就導(dǎo)致了當(dāng)下的事業(yè)單位人事檔案管理模式存在弊端。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化的有效措施

2.1 建立完善的檔案管理制度

由于事業(yè)單位人事檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，工作量較大，為了方便管理必須將人事檔案管理工作納入到統(tǒng)一管理中來，建立相對完善的人事檔案管理制度，增強(qiáng)管理依據(jù)性、規(guī)范性及權(quán)威性，對單位文件進(jìn)行編制歸檔，做到有跡可循，充分發(fā)揮人事檔案管理最大作用，確保各個部門之間能夠有統(tǒng)一的政策進(jìn)行工作管理，促進(jìn)事業(yè)人事單位檔案管理工作的順利開展。

2.2 實施檔案管理一體化，加強(qiáng)人事檔案管理

由于事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展通常會涉及到多個部門，為確保所有人事檔案的完整性，單位管理人員必須加強(qiáng)人事檔案管理一體化，確保人事檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性。檔案管理人員可以利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點，不過電子檔案涉及到單位內(nèi)部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，人事檔案管理人員必須對人事檔案的歸檔、保存工作做好，實現(xiàn)人事檔案的安全管理。

2.3 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)

為適應(yīng)工作發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理部門要不同程度地引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才，對現(xiàn)有事業(yè)單位的人事檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，學(xué)習(xí)人事檔案管理工作的專業(yè)文化知識，積累管理經(jīng)驗，提升管理水平。同時，事業(yè)單位人事檔案工作人員要不斷熟悉管理業(yè)務(wù)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐漸成長為既懂得管理知識，又掌握信息化技術(shù)和信息化應(yīng)用管理技術(shù)的復(fù)合型人才。因此，事業(yè)單位人事檔案管理人員必須不斷提高自身素質(zhì)水平，努力順應(yīng)時代的發(fā)展，才能真正促進(jìn)我國事業(yè)單位的發(fā)展。

4 結(jié)語

由此看來，事業(yè)單位人事檔案管理工作對單位的發(fā)展具有十分重要的意義，新的管理新方法的出現(xiàn)勢在必行，而且一定會為事業(yè)單位的長期、良好的發(fā)展提供條件。在當(dāng)前的社會發(fā)展過程中，我們不能只滿足于現(xiàn)狀，而是需要不斷創(chuàng)新并且不斷改進(jìn)當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理模式，使事業(yè)單位人事檔案工作得到重視并逐漸提高。因此，更需要我們創(chuàng)新工作思路，運(yùn)用更加科學(xué)、系統(tǒng)的管理辦法解決事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題，不斷提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量，管理好、利用好人事檔案，為促進(jìn)和諧社會建設(shè)的全面發(fā)展更好地服務(wù)。