關(guān)于紙質(zhì)檔案數(shù)字化的幾個(gè)問題

朱艷

摘 要：紙質(zhì)方案數(shù)字化工作的開展，順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展潮流和檔案改革管理要求。數(shù)字化是今后檔案管理工作的重要發(fā)展方向，其在更好保存檔案，發(fā)揮檔案優(yōu)勢(shì)和價(jià)值方面，發(fā)揮著積極作用。本文主要是從紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性分析入手，重點(diǎn)介紹了一些紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作要點(diǎn)，為全面有效提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理效果，推進(jìn)數(shù)字化管理工作的穩(wěn)步開展，提供良好借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;數(shù)字化;保存

1 前言

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字化檔案建設(shè)工作過(guò)程的重點(diǎn)問題，會(huì)影響到檔案的實(shí)際保存效果?？茖W(xué)高效推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，可有效提升數(shù)字化成果標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)館際共享。在實(shí)際開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的過(guò)程中還面臨著一定問題，無(wú)法實(shí)現(xiàn)總體的管理目標(biāo)，需要不斷采用科學(xué)合理的方式和手段加以優(yōu)化和改進(jìn)。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要性

紙質(zhì)檔案的大量存在，給保存工作提出了較高要求，其中需要做好充分有效的防腐工作，避免檔案受潮和毀損。積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，可以良好提升管理隊(duì)伍人員的整體素養(yǎng)，促進(jìn)管理人員自覺學(xué)習(xí)紙質(zhì)檔案數(shù)字化方面的知識(shí)和能力，良好掌握數(shù)字化管理的操作方法和要求，支持?jǐn)?shù)字化工作的穩(wěn)步開展。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的科學(xué)實(shí)施，能夠不斷提升檔案管理工作的整體服務(wù)質(zhì)量。數(shù)字化管理進(jìn)行中，可以針對(duì)大量資料和信息加以存儲(chǔ)，不斷優(yōu)化檔案管理人員的信息收集和處理手段，減少人力、物力、財(cái)力方面的消耗，加快信息查詢的速度，為有效支持多種工作奠定一定基礎(chǔ)。近些年來(lái)，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展過(guò)程中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢(shì)，積極采用數(shù)字化方式，可以突破時(shí)間和空間的局限性，超過(guò)館藏資源，實(shí)現(xiàn)充分的信息資源共享。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作要點(diǎn)

3.1 鑒選檔案

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理工作進(jìn)行中，檔案鑒選是第一步工作內(nèi)容，其中需要持續(xù)投入大量的資金和人力、物力。鑒選工作實(shí)施環(huán)節(jié)，需要遵守以下工作原則：首先，堅(jiān)持有效性原則。高度重視紙質(zhì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性，在確保內(nèi)容真實(shí)的前提條件下，不論原件、復(fù)制件，都應(yīng)該作為數(shù)字化處理的鑒選范圍。其次，以利用作為重要鑒選標(biāo)準(zhǔn)，選擇那些具有較高利用價(jià)值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化處理工作，盡可能給使用人員提供更為便捷高效的服務(wù)。而如果紙質(zhì)檔案的使用頻率較低，則可以適當(dāng)暫緩數(shù)字化轉(zhuǎn)換。再者，需要堅(jiān)持搶救性保護(hù)的原則。紙質(zhì)檔案數(shù)字化歸根結(jié)底就是保護(hù)檔案資料，因而在開展數(shù)字化處理工作的過(guò)程中，需要注重及時(shí)搶救那些形成時(shí)間較長(zhǎng)、歷史價(jià)值較高的紙質(zhì)檔案，做好優(yōu)先處理工作。最后，要堅(jiān)持好系統(tǒng)性的原則。做好系統(tǒng)性、完整性的數(shù)字處理工作，要確保紙質(zhì)檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性和邏輯性。

3.2 合理選擇檔案存儲(chǔ)格式

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過(guò)程中，需要做好各類文件的掃描工作，其中圖像文件會(huì)表現(xiàn)出多種存儲(chǔ)格式。1）JPEG格式。這是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)上常用的圖像格式，可以針對(duì)文件加以壓縮，使其成為最小化格式類型。但是不容忽視的是，這是有損壓縮方式，會(huì)容易丟失一些重復(fù)或者不重要的資料，從而損傷圖像數(shù)據(jù)，當(dāng)壓縮比較大的時(shí)候，壓縮品質(zhì)也就越低。同樣JPEG格式的運(yùn)用所擁有的壓縮率較高，且可以展現(xiàn)出豐富的圖像效果，再加上其文件尺寸較小，實(shí)際下載的速度十分之快，因而受到歡迎度較廣。2）JPEG2000是JPEG格式的升級(jí)版，優(yōu)勢(shì)也更為明顯，可以采用有損壓縮和無(wú)損壓縮的方式，且兼容性較高，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化持續(xù)發(fā)展的過(guò)程中，這一格式也可以成為重要的標(biāo)準(zhǔn)格式。3）TIFF格式。這種圖像文件格式主要存儲(chǔ)藝術(shù)圖和照片形式，可以形成較高質(zhì)量的圖像形式，在出版印刷方面應(yīng)用效果較好。TIFF格式本身屬于無(wú)損壓縮文件形式，壓縮率較低，所占用的空間也較大，畫質(zhì)卻高于普通的JPEG格式，為有效數(shù)字化處理好珍貴檔案提供良好前提。4）CEB格式。這一格式應(yīng)用過(guò)程中可以最大限度保持紙質(zhì)檔案文件的原有樣式，在當(dāng)前一些政府機(jī)關(guān)處理電子政務(wù)公文方面應(yīng)用程度較高。5）PDF格式。這一格式應(yīng)用中可以針對(duì)打印的顏色和效果加以充分保障，能夠良好還原出原本文件的顏色、圖像和具體字符情況，且不會(huì)受到操作系統(tǒng)平臺(tái)的影響，因而其在當(dāng)前紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過(guò)程中發(fā)揮著積極作用。有效開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理工作的環(huán)節(jié)，需要結(jié)合具體文件的用途，選擇到合適的存儲(chǔ)方式，服務(wù)于數(shù)字化管理工作[1]。

3.3 檔案著錄

開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理工作，需要科學(xué)編制好檔案的目標(biāo)，其中檔案著錄是最為基本的要求。很多紙質(zhì)檔案原本文件的著錄缺乏事實(shí)依據(jù)，存在著著錄內(nèi)容不夠全面準(zhǔn)確，標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一的情況，給數(shù)字化工作造成一定的阻礙，會(huì)容易導(dǎo)致數(shù)字化成果檢索不夠充分，無(wú)法實(shí)現(xiàn)良好的數(shù)據(jù)資源共享。對(duì)此，實(shí)際實(shí)施檔案著錄工作的過(guò)程中，首先，需要全面控制好各個(gè)著錄字段和項(xiàng)目?jī)?nèi)容，包含檔號(hào)、全宗號(hào)、單位名稱、責(zé)任者、文件題名、目錄號(hào)等一系列內(nèi)容，科學(xué)統(tǒng)計(jì)好字段內(nèi)容，并事先預(yù)留出一定的信息字段，如控制使用、檔案鑒定、廢止失效等，便于后續(xù)檔案管理工作的有效開展。其次，需要按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開展檔案著錄活動(dòng)。檔案著錄過(guò)程中要確保其準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)化，其中重點(diǎn)控制好著錄項(xiàng)目的內(nèi)容，確保其擁有較高的完整度，準(zhǔn)確規(guī)范使用各項(xiàng)規(guī)范性符號(hào)，采用統(tǒng)一的選錄標(biāo)準(zhǔn)，使得錄入文件編號(hào)和責(zé)任人之間一一對(duì)應(yīng)[2]。

3.4 強(qiáng)化信息安全

信息安全是紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過(guò)程中的重要考量問題，具體實(shí)施過(guò)程中，要充分保護(hù)各項(xiàng)數(shù)字化檔案信息內(nèi)容，避免其出現(xiàn)泄漏的問題。檔案管理單位或者部門要結(jié)合自身實(shí)際，制定出科學(xué)可行的規(guī)章制度和技術(shù)規(guī)范，從紙質(zhì)檔案信息價(jià)值入手評(píng)估檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)要始終堅(jiān)持原始檔案的保密性，采用脫機(jī)備份的方式處理好重要核心檔案，減少數(shù)據(jù)泄密情況的出現(xiàn)。如果紙質(zhì)檔案在數(shù)字化處理中采用委托加工方式，需要和承包單位事先簽訂好相應(yīng)的保密協(xié)議，強(qiáng)化數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)方面的安全管理，減少檔案信息外流情況的出現(xiàn)。而在實(shí)際利用紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理后的副本時(shí)，需要憑借用戶的訪問權(quán)限，準(zhǔn)確設(shè)定好相應(yīng)的操作權(quán)限。此外，要加強(qiáng)數(shù)字檔案的備份工作，提升其可恢復(fù)性，多方位保障檔案安全性[3]。

4 結(jié)束語(yǔ)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作的穩(wěn)步開展，充分體現(xiàn)出科學(xué)技術(shù)的優(yōu)越性，該項(xiàng)工作能夠持續(xù)深化檔案工作改革，服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展需求。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作實(shí)際開展過(guò)程中，要科學(xué)準(zhǔn)確鑒選檔案，合理選擇檔案存儲(chǔ)格式，同時(shí)還要控制好檔案著錄實(shí)施效果，并切實(shí)強(qiáng)化信息安全。

參考文獻(xiàn)

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