人事檔案管理若干問題研究

周麗艷

摘 要：在一個人的成長過程中，人事檔案管理見證和記錄了一個人不同階段不同時期的人生軌跡，也是企事業(yè)單位、政府機關(guān)考核和監(jiān)管居民身份、各種經(jīng)歷和行為的證據(jù)材料，對個人和社會都具有重要意義。目前人事檔案管理因為管理權(quán)、所有權(quán)、人權(quán)保障等方面存在責任不到位、管理不到位、維護不到位等種種問題，給國家人事檔案管理工作造成了很多麻煩，需要對制度、管理模式、監(jiān)管機構(gòu)進行改革和調(diào)整，從而提高人事檔案管理水平，使其更加規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;創(chuàng)新管理;人權(quán)保障

人事檔案管理是將人事檔案進行收集、鑒別、整理、利用及轉(zhuǎn)遞的過程及活動，是個人展示人生經(jīng)歷、學習生涯、人際關(guān)系、社會交往、工作經(jīng)驗的資料，是用人單位歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據(jù)。規(guī)范人事檔案管理工作是適應(yīng)國家社會主義事業(yè)的需要，是簡政放權(quán)、提高辦事效率、便捷人民生活的需求。

1 人事檔案管理的所有權(quán)問題

人事檔案管理所有權(quán)是人事檔案管理的重要內(nèi)容，但我國目前對于該問題還沒有明確的規(guī)定，導致出現(xiàn)了部分企業(yè)私扣檔案、職工私改篡改的現(xiàn)象，人事檔案的準確性、客觀性、公正性得不到保證。一種說法是人事檔案管理的所有權(quán)歸企業(yè)單位所有，即員工在崗位上工作、活動的經(jīng)歷、過程、結(jié)果由單位記錄記載，是個人在單位活動的所形成的可供查閱考證的歷史證據(jù)，所以所有權(quán)理應(yīng)歸工作單位所有，但是當員工不論以何種理由與工作單位解除工作關(guān)系時，單位不得出于維護企業(yè)利益的目的而以人事檔案為威脅，克扣員工正當合法應(yīng)得的利益，理應(yīng)在勞動關(guān)系解除時轉(zhuǎn)出個人檔案，也就是說單位對人事檔案管理的所有權(quán)并不是永久的，而是暫時的。另一種說法是人事檔案的所有權(quán)完全歸個人所有，從人事檔案的內(nèi)容上來看，是對個人人生階段、社會關(guān)系、學習經(jīng)歷的記載，是完全屬于個人隱私性的物質(zhì)，也是一個人在社會上的信用憑證，所以有很多人會為了方便省事，或者是節(jié)省人事檔案保管的費用， 便將個人檔案自己保管。 然而這種歸個人所有的檔案，在法律法規(guī)上是明令禁止的，企業(yè)職工管理中指明檔案的轉(zhuǎn)移必須通過機要交通或者專人取送，禁止個人私自保存他人的檔案。個人保管檔案固然省事省錢，但因為檔案是直接與個人利益掛鉤的，私自占有無法保證檔案的絕對真實性和有效性，失去了真實性個人檔案也就失去了使用價值，所以人事檔案管理的所有權(quán)不歸個人所有。

2 人事檔案管理的人權(quán)保障

所謂“人權(quán)”是指“人，因其為人而應(yīng)當享有的各種權(quán)利”，每個人都應(yīng)該受到合乎人權(quán)的對待，具有普適性和道義性，人權(quán)保障一直以來都是社會的焦點。在人事方案管理方面上，由于體制機制不健全、責任擔當不明確等原因，出現(xiàn)了多部門共管或者無人管理的局面，管理源頭的不明確導致許多部門、單位私自管理人事檔案，國企、私企、行政單位都存在著為追求自身利益最大化而故意扣留下屬檔案的現(xiàn)象，許多員工努力通過考試或是其他方式尋找到了待遇更優(yōu)厚、更有利于實現(xiàn)人生價值的工作崗位，卻因為原有單位不允許轉(zhuǎn)出、調(diào)動人事檔案而不得不放棄目標繼續(xù)從事自己討厭的職業(yè)，員工的人權(quán)失去了合法維護和保障;又比如個人檔案所在的部門，因為管理不當、存放不當，受自然災(zāi)害的影響，出現(xiàn)了字跡模糊、紙張殘缺的現(xiàn)象，眾所周知，人事檔案一經(jīng)破壞后很難恢復，很難再實現(xiàn)從出生、入學、畢業(yè)、工作全階段的二次記錄，給個人信息所有者完成了很大麻煩和困擾，不利于人民向勞動部門或機關(guān)單位提供身份證明;另外檔案管理部門存在監(jiān)管不到位的情況，給了那些惡意修改檔案內(nèi)容的不法分子可乘之機，檔案的真實性、公正性無法得到保障，或是部分部門較為落后，無法實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)記錄和管理，被管理信息的當事人的知情權(quán)與信息管理、保存出現(xiàn)無法挽回的偏差。

3 改革措施

3.1 明確所有權(quán)

在前文中可以得知人事檔案管理的所有權(quán)不能單一的歸個人、企業(yè)或服務(wù)機構(gòu)所有，為了保證個人檔案的絕對真實和動態(tài)管理，應(yīng)當明確所有權(quán)歸國家所有，無論是保存在國家機構(gòu)的干部領(lǐng)導的人事檔案，還是保存在人才服務(wù)機構(gòu)的非國企等其他企業(yè)的個人檔案，都屬于國家人事檔案管理機構(gòu)的有機組成部分，人才服務(wù)機構(gòu)以及人事管理部門都只能是暫時享有記錄記載個人信息、管理個人社會經(jīng)歷的權(quán)利，其國家對于人事檔案管理的高度所有權(quán)不能隨人員流動造成的檔案轉(zhuǎn)移而轉(zhuǎn)移，必須始終堅持國家對于人事檔案管理的所有權(quán)。

3.2 改革管理制度

針對人事檔案管理存在的若干問題，必須對管理制度進行改革。首先需要將管理與互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)相連接，及時將動態(tài)信息完整記錄在案，保證信息的完整性和實時有效性，不得出現(xiàn)漏刪添改信息;第二要加強對企事業(yè)人力資源部門的監(jiān)管監(jiān)察，成立人事檔案管理小組，監(jiān)督企業(yè)為強制性留住人才、維護企業(yè)利益、實現(xiàn)利益最大化而出現(xiàn)的私扣個人檔案、抹黑個人信息等現(xiàn)象，用法律法規(guī)維護每一位公民的人權(quán)和利益;第三要增強公民的知情權(quán)，可以開設(shè)電子檔案通過個人身份驗證的方式方便公民查找個人信息，減免不必要的個人信息審閱的費用和程序，保障公民準確及時了解個人記錄在檔案信息的內(nèi)容和動態(tài)，另外還要虛心接受公民對于個人信息管理的建議。

4 結(jié)論

人事檔案管理是一個宏大的項目，保證人事信息保存的真實有效性和社會價值是檔案管理的重點內(nèi)容，國家相關(guān)機構(gòu)部門要針對人事檔案管理存在的具體問題具體分析，根據(jù)國家、人民需求提出解決方案和改革措施，保障我國人民的合法權(quán)益不受侵害，更好的為社會主義建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

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