數(shù)字化檔案館建設(shè)之淺見

劉志華 宋中華 王欽璞 姜軍

摘 要：檔案的數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)和核心，檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的必要條件和有效平臺(tái)，檔案館的人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)系到數(shù)字檔案館如何發(fā)展的關(guān)鍵，具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的體系是數(shù)字化檔案館建設(shè)的根本保證。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;建設(shè)

數(shù)字化檔案館是一個(gè)可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)，是一種環(huán)境，它提供一系列的方法和手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的數(shù)字化，運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，收集管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)。包括兩部分含義：一方面，它具備傳統(tǒng)檔案館收集、管理、利用檔案等基本功能。另一方面，與傳統(tǒng)檔案館又有著明顯的區(qū)別，它收集、管理和提供利用的對(duì)象不再是傳統(tǒng)意義上的檔案，而是數(shù)字化檔案信息。其功能涵蓋對(duì)檔案的數(shù)字化加工、數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、歸檔、組織、發(fā)布、利用和數(shù)字管理全過(guò)程。該系統(tǒng)包括多個(gè)分布式的 、超大規(guī)模的、具有可互操作的異構(gòu)電子文件資源庫(kù)。能通過(guò)城域網(wǎng)處理檔案館所有的檔案管理業(yè)務(wù)，并交換檔案（即電子歸檔，包括管理信息、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案）;通過(guò)政府網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)基層機(jī)關(guān)單位用戶提供高效跨庫(kù)、在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案業(yè)務(wù)管理等信息服務(wù)。通過(guò)Internet平臺(tái)向外發(fā)布公共信息。系統(tǒng)將傳統(tǒng)的以紙張、錄像帶、縮微膠片為存儲(chǔ)介質(zhì)的原始檔案資料，通過(guò)技術(shù)處理，集中存儲(chǔ)于服務(wù)器的存儲(chǔ)介質(zhì)上。并可通過(guò)各種方便的手段迅速地檢索出所需要的檔案資料。以上形成的數(shù)字化檔案資料可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。

數(shù)字化檔案館和傳統(tǒng)檔案館各自的主要功能不同，各自具備適應(yīng)社會(huì)的某種需求的特殊優(yōu)勢(shì)，決定了數(shù)字化檔案館和傳統(tǒng)檔案館將長(zhǎng)期共存，它們之間是一種互為補(bǔ)充和互相依賴的關(guān)系。因此，數(shù)字化檔案館是將現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案數(shù)字化技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，為社會(huì)提供方便快捷的檔案信息服務(wù)。

1 數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性和緊迫性

1）建設(shè)數(shù)字化檔案館是時(shí)代發(fā)展的需要。人類進(jìn)入信息社會(huì)，各國(guó)都十分重視本國(guó)信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，并投入大量人力、物力，發(fā)展信息產(chǎn)業(yè)，建設(shè)國(guó)家信息高速公路。計(jì)算機(jī)、因特網(wǎng)已進(jìn)入社會(huì)生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會(huì)發(fā)展之外。由于眾多的原因，檔案館使用計(jì)算機(jī)還只處于部分檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)等方面，并沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，更談不上建設(shè)數(shù)字化檔案。

2）建設(shè)數(shù)字化檔案館是參與建設(shè)國(guó)家信息高速公路的具體體現(xiàn)。建設(shè)數(shù)字化檔案館是社會(huì)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源屬于國(guó)家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使得數(shù)字化檔案館可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯(lián)網(wǎng)上中文信息缺乏的局面。對(duì)于弘揚(yáng)中華文化，搶占因特網(wǎng)上的中文信息基地具有重要的意義。

3）建設(shè)數(shù)字化檔案館為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)。數(shù)字化檔案館以其對(duì)信息的加工整理和有序組織，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，最大限度地滿足用戶對(duì)檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過(guò)各種方式作用于兩個(gè)文明建設(shè)，最終會(huì)成為科教興國(guó)的源泉和動(dòng)力。同時(shí)，檔案信息可以說(shuō)是前人實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對(duì)于國(guó)民素質(zhì)的提高將會(huì)產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。

2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容

數(shù)字化檔案館系統(tǒng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：電子文件管理系統(tǒng)（流轉(zhuǎn)和歸檔）;虛擬電子檔案室業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng);檔案館藏業(yè)務(wù)管理系統(tǒng);檔案局辦公自動(dòng)化系統(tǒng);檔案門戶（包括現(xiàn)行文件中心查閱等）;檔案數(shù)字化影像加工系統(tǒng);全文檢索系統(tǒng)。

根據(jù)對(duì)數(shù)字化檔案館的認(rèn)識(shí)?？梢哉J(rèn)為數(shù)字化檔案館建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在采取必要的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)以及其它相關(guān)技術(shù)能夠?qū)磳⒁平贿M(jìn)館的數(shù)字檔案實(shí)施有效管理。這就要求檔案工作人員對(duì)本地區(qū)目前已經(jīng)形成的數(shù)字檔案和可能形成的數(shù)字檔案的種類、管理方式等有一個(gè)全面、系統(tǒng)的調(diào)查和了解，為相關(guān)技術(shù)人員研制數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、購(gòu)置硬件設(shè)備等提供科學(xué)依據(jù)。對(duì)現(xiàn)有館藏檔案如紙質(zhì)檔案、照片檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化工作，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

數(shù)字化檔案館的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是：1）館藏資源數(shù)字化。數(shù)字化檔案館的館藏是以數(shù)字化信息為主，能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，分為機(jī)讀型和網(wǎng)絡(luò)型。機(jī)訪型是由單臺(tái)計(jì)算機(jī)處理的信息;網(wǎng)絡(luò)型是通過(guò)因特網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞的論息。2）空間的虛擬化。數(shù)字化檔案館是一個(gè)開放的檔案館，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)建設(shè)虛擬資源，資源共享，每個(gè)數(shù)字化檔案館都是全球網(wǎng)絡(luò)檔案館的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，從一定意義上說(shuō)數(shù)字化檔案館的館藏可以無(wú)限擴(kuò)大。3）信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)因特網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時(shí)間和空間的限制，提高信息利用率。4）信息檢索智能化。通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5）用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息。

3 如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館

數(shù)字化檔案館的建設(shè)既要考慮信息時(shí)代的要求，又要考慮充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，要從實(shí)際出發(fā)，采取傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化和文書處理部門、檔案館（室）同時(shí)開展數(shù)字化工作兩條腳走路的方針來(lái)構(gòu)建我國(guó)的數(shù)字化檔案館，是切實(shí)可行的。

首先，各檔案館對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，即通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)產(chǎn)品將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，同時(shí)為非數(shù)據(jù)化的信息編制機(jī)讀目錄和索引等二次信息，并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。在數(shù)字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案，一是印刷型的紙質(zhì)檔案，原有的無(wú)需實(shí)現(xiàn)數(shù)字化或來(lái)不及進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案;二是視聽型的錄音錄像檔案;三是數(shù)字型的電子檔案，對(duì)原有的印刷型、視聽型檔案數(shù)字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數(shù)字型檔案。

第二，文書處理部門在處理各種文書過(guò)程中對(duì)所處理的文書信息進(jìn)行數(shù)字化的規(guī)定，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和數(shù)據(jù)化;各行業(yè)主管部門制定本行業(yè)業(yè)務(wù)工作信息數(shù)字化的規(guī)定，逐步使業(yè)務(wù)工作信息也數(shù)字化，從而使國(guó)家管理的信息都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。這些數(shù)據(jù)化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進(jìn)行管理。

第三，機(jī)關(guān)檔案室的各類檔案最終交由各級(jí)檔案館保存，檔案館要對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分析鑒定，能公開的及時(shí)上網(wǎng)公布，對(duì)非數(shù)字化的信息要盡可能使其數(shù)字化，并進(jìn)行分析鑒定。盡可能以數(shù)字化信息的形式提供給用戶。

各地檔案館通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，既實(shí)現(xiàn)相互聯(lián)網(wǎng)，達(dá)到信息資源共享，又能支持各檔案用戶下我所需要的信息，從而形成全國(guó)范圍的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

數(shù)字化檔案館是一種實(shí)體概念，是全方位實(shí)現(xiàn)信息化的新型檔案館，它包括服務(wù)數(shù)字化和檔案館其他業(yè)務(wù)職能的信息化。實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化館藏的存儲(chǔ)、維護(hù)、傳輸和提供利用，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了文檔接收、征集、整理、著錄、鑒定、編研、維護(hù)、保管、遷移等各項(xiàng)工作的信息化。它突破了館與館之間的物理界限，將分散在不同物理位置、不同載體上的信息聯(lián)接起來(lái)，向用戶提供方便快捷的在線信息服務(wù)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，基于本館信息化的數(shù)字化檔案館和基于信息共享的數(shù)字化檔案館將成為數(shù)字化檔案館的主要形式。而且實(shí)踐將說(shuō)明，未來(lái)應(yīng)該看到基于“信息化充分發(fā)展的檔案館”的信息共享空間。

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