對(duì)企業(yè)設(shè)備檔案管理的一些思考

賴文俊

摘 要：本文簡(jiǎn)要闡述了企業(yè)設(shè)備檔案管理的特點(diǎn)，提出了當(dāng)前企業(yè)設(shè)備檔案管理中存在的一些問題，并在此基礎(chǔ)上，就如何提升企業(yè)設(shè)備檔案管理水平進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：設(shè)備檔案;檔案管理;企業(yè)檔案

生產(chǎn)設(shè)備是現(xiàn)代企業(yè)重要的生產(chǎn)資料，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)效率具有至關(guān)重要的影響。隨著現(xiàn)代企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備的種類、數(shù)量日益增多，尤其是一些大型生產(chǎn)設(shè)備，在企業(yè)中的應(yīng)用不斷增多，設(shè)備管理也成為企業(yè)生產(chǎn)管理的重要內(nèi)容。設(shè)備檔案是指作為企業(yè)固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備，在其購(gòu)置、調(diào)試、驗(yàn)收、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)過程中，直接形成的具有保存利用價(jià)值文件材料，是企業(yè)科技檔案的重要組成部分，對(duì)企業(yè)設(shè)備管理具有重要的參考價(jià)值。本文基于當(dāng)前企業(yè)設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀，就其存在的一些問題進(jìn)行探討。

1 企業(yè)設(shè)備檔案管理的特點(diǎn)

企業(yè)設(shè)備檔案管理的特點(diǎn)主要包括以下三個(gè)方面，即動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)、綜合性特點(diǎn)以及多樣性特點(diǎn)。

企業(yè)設(shè)備檔案管理的動(dòng)態(tài)性是指企業(yè)各類設(shè)備的狀態(tài)總是處于不斷變化的狀態(tài)，由此形成的檔案材料也具有連續(xù)變化的特點(diǎn)，可以說，除非設(shè)備壽命終結(jié)，進(jìn)入報(bào)廢狀態(tài)，否則在設(shè)備的使用過程中，總是會(huì)不斷生成新的檔案材料。

企業(yè)設(shè)備檔案管理的綜合性特點(diǎn)是指企業(yè)的生產(chǎn)設(shè)備管理往往涉及多個(gè)不同的企業(yè)生產(chǎn)部門，只有實(shí)行綜合性的管理，才能確保設(shè)備檔案材料收集歸檔的完整性與真實(shí)性。

設(shè)備本身的豐富性和復(fù)雜性決定了設(shè)備檔案具有多樣性特點(diǎn)。隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及生產(chǎn)流程的日趨復(fù)雜，企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備的種類、型號(hào)也日趨繁雜，來源也多種多樣，這使得企業(yè)設(shè)備檔案管理也隨著呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)。

綜上所述，設(shè)備檔案管理的動(dòng)態(tài)性、綜合性和多樣性特點(diǎn)，會(huì)給實(shí)際工作帶來許多具體問題，認(rèn)識(shí)這些特點(diǎn)的目的是更深刻地了解設(shè)備檔案的本質(zhì)特征，以便在管理實(shí)踐中增強(qiáng)針對(duì)性，減少盲目性。

2 企業(yè)設(shè)備檔案管理中存在的問題

2.1 設(shè)備檔案分散保管，檔案資料多有散失

企業(yè)設(shè)備管理主要分為四個(gè)階段，即設(shè)備規(guī)劃、選購(gòu)及調(diào)試階段;設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)階段;設(shè)備檢修階段;設(shè)備的改造升級(jí)及更新階段。在企業(yè)設(shè)備管理的不同階段會(huì)生成不同的檔案文件，除設(shè)備規(guī)劃、選購(gòu)及調(diào)試階段生成的檔案文件具有穩(wěn)定性，生成之后一般不會(huì)發(fā)生變化外，其它三個(gè)階段的檔案文件會(huì)隨著設(shè)備狀態(tài)的變化而發(fā)生變化，具有連續(xù)性且是動(dòng)態(tài)變化的。由于企業(yè)設(shè)備管理的四個(gè)階段涉及不同的管理部門，各個(gè)部門在設(shè)備的使用過程中往往會(huì)將經(jīng)常用到的設(shè)備檔案資料保留在本部門，以備隨時(shí)查閱，這就使得企業(yè)檔案部門對(duì)設(shè)備檔案的收集變得困難，收集到的檔案資料往往是不齊全、不完整的，而設(shè)備檔案的動(dòng)態(tài)性特征也使得收集工作需要多個(gè)部門間協(xié)調(diào)配合才能有效完成，這在一定程度上增加了檔案收集工作的難度。設(shè)備檔案分散保管于企業(yè)的多個(gè)部門，缺乏統(tǒng)一的收集保管機(jī)制，使得檔案資料散失風(fēng)險(xiǎn)加大。

2.2 企業(yè)設(shè)備檔案管理意識(shí)不足，歸檔材料不完整

由于企業(yè)設(shè)備管理各個(gè)階段分屬不同的部門管轄，檔案資料的接收、生成過程參與人數(shù)較多，管理人員檔案意識(shí)參差不齊，使得檔案材料在生成階段存在諸多漏洞，設(shè)備檔案材料不完整現(xiàn)象較為普遍。如在設(shè)備采購(gòu)階段，很多企業(yè)的采購(gòu)人員對(duì)于設(shè)備采購(gòu)合同不夠重視，存在以傳真件、復(fù)印件代替原件歸檔的現(xiàn)象;也有一些企業(yè)設(shè)備運(yùn)行管理人員，對(duì)于設(shè)備的日常維護(hù)、檢修工作記錄不重視，亂丟亂放，不及時(shí)保存歸檔問題也是屢見不鮮;此外，一些企業(yè)設(shè)備管理人員在進(jìn)行設(shè)備改造時(shí)，不重視設(shè)備改造驗(yàn)收文件的審核、審查，也使得企業(yè)設(shè)備改造、更新檔案不完整、不規(guī)范，存檔資料很難全面反映企業(yè)設(shè)備的真實(shí)狀況。

2.3 企業(yè)設(shè)備檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，歸檔資料的開發(fā)利用服務(wù)滯后

對(duì)于很多大型工業(yè)企業(yè)來說，設(shè)備種類豐富多樣，設(shè)備檔案多樣性特征明顯。在設(shè)備檔案管理過程中，由于缺乏統(tǒng)一的設(shè)備檔案收集整理、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，使得設(shè)備檔案的歸檔保存不夠科學(xué)規(guī)范，一定程度上使得企業(yè)設(shè)備檔案的利用服務(wù)效率不盡如人意。造成這一問題的原因是多方面的，最主要的原因是企業(yè)設(shè)備檔案的分散保管在很大程度上制約了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的實(shí)行，企業(yè)檔案部門往往只是對(duì)一些文書類的設(shè)備檔案如設(shè)備采購(gòu)合同、售后保障協(xié)議、設(shè)備驗(yàn)收清單等進(jìn)行統(tǒng)一的管理，而對(duì)于一些過程性的檔案文件如檢修日志、改造方案、改造效果評(píng)估文件等不夠重視，大多保存于相關(guān)設(shè)備運(yùn)營(yíng)部門，很大程度上使得企業(yè)檔案部門設(shè)備檔案的開發(fā)利用服務(wù)滯后于企業(yè)的實(shí)際需求。

3 提高企業(yè)設(shè)備檔案管理水平的相關(guān)對(duì)策

3.1 對(duì)企業(yè)設(shè)備檔案實(shí)行全過程統(tǒng)一管理

企業(yè)設(shè)備檔案的分散保管雖然一定程度上有利于設(shè)備運(yùn)行管理等部門的檔案利用，但從全局整體的角度而言卻是弊大于利，很難在設(shè)備全壽命周期內(nèi)客觀的反映設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，也不利于企業(yè)對(duì)設(shè)備的更新改造進(jìn)行決策判斷。因此，提升企業(yè)設(shè)備檔案管理的水平、效率，首先應(yīng)對(duì)企業(yè)設(shè)備檔案實(shí)行全過程的統(tǒng)一管理，即將企業(yè)設(shè)備管理的各個(gè)階段所形成的檔案文件，統(tǒng)一由企業(yè)檔案部門進(jìn)行管理，企業(yè)設(shè)備日常運(yùn)行、維護(hù)、檢修、升級(jí)改造需要利用設(shè)備檔案文件的，由檔案部門進(jìn)行協(xié)調(diào)配合提供，從而確保企業(yè)設(shè)備檔案的完整性與安全性，也有利于檔案部門運(yùn)用科學(xué)的方法對(duì)企業(yè)設(shè)備檔案進(jìn)行分類整理存檔。

3.2 加強(qiáng)企業(yè)設(shè)備檔案收集的及時(shí)性與完整性

加強(qiáng)企業(yè)設(shè)備檔案的收集工作，最關(guān)鍵的是明白企業(yè)的設(shè)備管理在不同階段所具有的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，即企業(yè)設(shè)備管理的四個(gè)階段所生成的檔案文件并不是毫不相干、完全獨(dú)立的，而是具有很強(qiáng)的相關(guān)性，是設(shè)備檔案“成套”必不可少的組成。基于此，企業(yè)應(yīng)做好設(shè)備管理各個(gè)部門的協(xié)調(diào)工作，在檔案文件生成后及時(shí)移交企業(yè)檔案部門，尤其是設(shè)備運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、檢修等相關(guān)管理部門，一定要做好設(shè)備檔案移交的及時(shí)與完整，使檔案部門接收到的檔案文件能夠客觀及時(shí)反映設(shè)備的動(dòng)態(tài)變化。對(duì)于檔案管理部門來說，也不能坐等檔案上門，要與其它設(shè)備管理部門建立順暢的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，在設(shè)備檔案更新時(shí)，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門及時(shí)移交，對(duì)于常用設(shè)備文件，可在部門保留復(fù)印件以便隨時(shí)使用。

3.3 完善企業(yè)設(shè)備檔案管理制度

制度約束人的行為，要提高企業(yè)設(shè)備檔案管理的水平，完善設(shè)備檔案管理制度是必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)設(shè)備管理的全過程涉及多個(gè)部門的銜接配合，相應(yīng)的設(shè)備檔案管理也不應(yīng)是檔案管理部門一個(gè)部門的責(zé)任，而應(yīng)是企業(yè)各個(gè)部門能力合作方能取得實(shí)質(zhì)性的成效。因此，建立并完善企業(yè)設(shè)備檔案管理制度，針對(duì)企業(yè)各個(gè)部門在設(shè)備管理中所處的位置制定具有針對(duì)性的規(guī)章制度，以企業(yè)檔案管理部門為核心，以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，促使企業(yè)各個(gè)部門通力協(xié)作配合，使企業(yè)設(shè)備檔案管理水平與能力得到有效提升。

參考文獻(xiàn)

[1]趙艷.企業(yè)設(shè)備檔案管理優(yōu)化對(duì)策研究[J].黑龍江檔案，2018（06）：103-104.

[2]呂志芳，史梅云，李勁松.企業(yè)如何做好設(shè)備檔案管理[J].中國(guó)設(shè)備工程，2014（02）：32-33.

[3]王璐.企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的常見問題及應(yīng)對(duì)策略[J].黑龍江史志，2013（09）：82.