淺析檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

馮西

摘 要：本文針對檔案管理歸檔管理的操作方法進(jìn)行研究，對如何做好檔案管理提出合理的分析。將科學(xué)合理的操作方法在整體的管理和歸檔整理過程中進(jìn)行合理的利用，提高整體檔案管理歸檔整理的工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔整理;方法;技巧

我國社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，對企業(yè)人力資源管理越來越得到重視。檔案管理和歸檔整理人力資源管理重要手段之一，因此對于檔案管理合理的操作方法和技巧分析能夠加大相關(guān)管理工作的效率。

1 檔案整理歸檔存在的問題

1）對檔案的重視程度不高。根據(jù)目前的調(diào)查情況來看，檔案的管理在整體工作中屬于服務(wù)性的工作。因此由于工作的性質(zhì)問題，多數(shù)的檔案工作人員在整理檔案的過程中，所以出現(xiàn)到歸檔不夠重視的現(xiàn)象。由于工作性質(zhì)有的相關(guān)工作人員在日常工作中，對于工作容易出現(xiàn)惰性。不僅如此，相關(guān)管理人員對于檔案整理崗位來說，有充分的認(rèn)識檔案管理的重要性。多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為檔案整理崗位只是簡單的對檔案進(jìn)行登記分類管理，認(rèn)為這些簡單的工作隨便一個人都能執(zhí)行了。因此在招錄檔案管理人員的過程中對其專業(yè)技能沒有進(jìn)行限定，導(dǎo)致了檔案管理負(fù)責(zé)人員不具備相關(guān)的專業(yè)能力。這些都嚴(yán)重的影響了檔案整理和檔案歸檔過程中工作的質(zhì)量，由此可見對于大的重視程度仍然存在不足。

2）檔案管理制度不夠健全。由于受到領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理工作重視程度的影響，導(dǎo)致管理制度不夠健全。在整個檔案資料非常管理工作中，沒有一個完整的檔案管理制度對工作進(jìn)行指導(dǎo)。在檔案管理工作過程中，不健全主要表現(xiàn)在檔案資料管理混亂的現(xiàn)象。因此要加大力度建立更加完善的檔案管理制度，對老舊的檔案管理和整理制度進(jìn)行及時(shí)更新。根據(jù)現(xiàn)代科學(xué)的不斷進(jìn)步，把現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到整個檔案管理過程中，制定科學(xué)有效的檔案管理制度。在執(zhí)行的過程中，對于檔案管理工作的監(jiān)管部門監(jiān)管力度不夠，檔案管理制度流于形式整個你管理和歸檔的工作中整體效率質(zhì)量都有所下降，檔案資料管理制度不能夠在相關(guān)工作中發(fā)揮起應(yīng)有的作用。

2 檔案管理和歸檔的方法和技巧

1）資料采集。對于檔案的管理來說，資料采集是在整理歸檔過程中的最基礎(chǔ)工作。對于檔案資料整理來說，日常工作中針對對應(yīng)的資料進(jìn)行采集能夠還原整體檔案的真實(shí)性有效記錄。因此在對進(jìn)行檔案管理的過程中對于前期資料進(jìn)行采集，但有效地提供管理工作的實(shí)際效率，同時(shí)能為其他相關(guān)管理工作提供對應(yīng)的資料參考，在建立個人檔案管理的工作過程中資料的采集能夠保證檔案的完整度。在資料的采集過程中，建立采集工作管理制度對資料進(jìn)行收發(fā)文登記，保證檔案在管理過程中的來龍去脈以及流轉(zhuǎn)有登記確保檔案的準(zhǔn)確性。

2）資料整理的判斷。資料管理對于對應(yīng)的檔案進(jìn)行歸檔的時(shí)候，根據(jù)國家規(guī)定的相關(guān)文件資料但按規(guī)定，以及國家但絕對當(dāng)管理的相關(guān)規(guī)定細(xì)則，對資料進(jìn)行整理和篩選。根據(jù)規(guī)定對符合相關(guān)規(guī)定的材料進(jìn)行整理，并對其做出對應(yīng)的措施。整理的過程中，對于不符合明文規(guī)定的相關(guān)答案做出刪除的決定，當(dāng)材料整理歸檔的過程中，對重復(fù)的說發(fā)文資料、權(quán)責(zé)之外的資料非本節(jié)或本單位的相關(guān)辦理的文件材料，機(jī)關(guān)工作人員的文件資料以及工作所需的參考資料等、對一些未生效的資料，以及一些你定位生效和未發(fā)表的文件不需要進(jìn)行整理歸檔。在對答案資料進(jìn)行整理歸檔的過程中，嚴(yán)格按照國家檔案局明文規(guī)定以及自身對于資料和材料的需求，進(jìn)行進(jìn)一步的判斷和整理。將符合規(guī)定和需求的資料進(jìn)行歸檔處理，其余不需要進(jìn)行整理歸檔的資料進(jìn)行銷毀紙質(zhì)資料刪除電子檔資料。

3）資料的裝訂。相關(guān)檔案整理的規(guī)定對需要進(jìn)行歸檔的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂的過程中我明確的標(biāo)明檔案資料的常用單位以及資料那所屬的類型。整理單位關(guān)系較為緊密的資料和文件進(jìn)行合并，針對同一事件的相關(guān)文件和資料可以進(jìn)行單獨(dú)裝訂。現(xiàn)在裝訂的過程中必須符合對應(yīng)的資料裝訂規(guī)律，在整個文件的裝訂過程中應(yīng)文件的正文在前、附件在后，原件在前，復(fù)印件在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后等等相關(guān)裝訂順序?qū)ζ溥M(jìn)行裝訂。同時(shí)在裝訂的過程中應(yīng)注意資料的整體對齊，保持資料的平整度，并在裝訂過程中利用不銹鋼釘裝訂，防止檔案在裝訂的過程中受到一些不必要的破壞。針對檔案裝訂的方法有很多，可以根據(jù)檔案的實(shí)際情況，選擇不同類型的裝訂方法進(jìn)行裝訂。有檔案校少的資料可以用不銹鋼釘進(jìn)行直接裝訂，檔案較多的資料，則可用三孔一線的裝訂方法進(jìn)行裝訂，還有一些檔案不方便進(jìn)行鋼釘和打孔方式裝訂的利用檔案盒進(jìn)行分類歸檔。

4）檔案歸檔的分類。一般情況下但歸檔分類以檔案的時(shí)間為準(zhǔn)，利用時(shí)間軸將資料進(jìn)行按順序排列。進(jìn)行歸檔分類的過程中，需要嚴(yán)格按照對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。首先以時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類必須使用的是檔案最終的落款時(shí)間為準(zhǔn)，其次針對一些跨年和維持時(shí)間較長的一些資料進(jìn)行整理的過程中應(yīng)按照整體資料和事件的完成時(shí)間為準(zhǔn)，對每一份資料應(yīng)該按照其第一份的資料時(shí)間為準(zhǔn)，對于會議資料的整理應(yīng)按照會議的開會時(shí)間為準(zhǔn)，針對一些沒有明確標(biāo)明時(shí)間的資料可以對資料內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步分析，根據(jù)相關(guān)總體年份進(jìn)行分類。其次在對時(shí)間進(jìn)行分類的基礎(chǔ)上，對檔案資料應(yīng)從內(nèi)容和其屬性上進(jìn)行再次分類，但分成文件類，會議類，資料類，對應(yīng)的公開文件和保密文件，在不同文件屬性進(jìn)行分類按照時(shí)間順序進(jìn)行嚴(yán)格歸檔管理。這樣的管理方法能夠?qū)θ蘸筮M(jìn)行檔案的調(diào)查和調(diào)取更加的便捷。

5）資料的歸檔排列。將檔案在歸檔前進(jìn)行分類處理之后，根據(jù)對應(yīng)的類別將但按以時(shí)間順序進(jìn)行排列。注意檔案的保管期限，在歸檔整理的過程中，針對到期的檔案應(yīng)做出銷毀的處理。吃，在排練的過程中保持時(shí)間順序這樣有效的為日后的檔案整體管理帶來極大的工作效率。

6）檔案的編號。編號的制定是為了對檔案的整體管理更加的系統(tǒng)化，檔案管理和圖書館里有異曲同工之妙，通過對檔案資料進(jìn)行編號使得分類排序更加明顯。在日后對檔案進(jìn)行管理的過程中，我通過檔案的編號更加準(zhǔn)確的知道當(dāng)然資料所在的位置，這樣的方法類似于圖書館的圖書整理方法。通過編號可以為今后檔案管理提供更加便利的手段，在編號的過程中，可以根據(jù)對應(yīng)的時(shí)間，分類，等的相關(guān)資料在編號上進(jìn)行顯示。這樣能夠通過對的現(xiàn)代化技術(shù)的系統(tǒng)對具體資料的相關(guān)歸檔情況進(jìn)行嚴(yán)格的管理，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對應(yīng)的編號和檔案進(jìn)行綁定，更偉大管理提供更加便捷和高效的管理效果。

7）資料的檢索。根據(jù)計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)可以對檔案管理進(jìn)行對應(yīng)的系統(tǒng)建設(shè)，針對檔案資料的歸檔過程中對應(yīng)的編號和資料的基礎(chǔ)信息可以在系統(tǒng)中進(jìn)行錄入。這樣方便日后對資料進(jìn)行檢索，做的過程中完全通過計(jì)算機(jī)的技術(shù)輸入對應(yīng)的資料類型或者是資料的編號，則可以直接通過計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)搜索功能在整體的系統(tǒng)中對檔案資料進(jìn)行檢索。檢索功能結(jié)構(gòu)對于檔案管理來說，能夠提高其管理的基本效率為其調(diào)檔案帶來了極大的方便，同時(shí)也為工作人員減輕了不少工作負(fù)擔(dān)。由此可見，建立資料的檢索系統(tǒng)能夠使得檔案管理更加智能化。

3 結(jié)束語

綜上所述，針對于檔案整理和管理過程中仍然存在的不少問題。但是針對于問題總有解決方法，對此針對檔案管理以及檔案歸檔的相關(guān)方法和技巧進(jìn)行結(jié)合分析。本文所呈現(xiàn)的方法和技巧對于日后檔案人類的發(fā)展提供了一定的參考價(jià)值，同時(shí)根據(jù)對我國檔案整理管理和過程進(jìn)行調(diào)查，可以輕松的發(fā)現(xiàn)目前隨著計(jì)算機(jī)和智能化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的管理有現(xiàn)代化科技的手段加快檔案管理智能化建設(shè)已經(jīng)成為了檔案管理和歸檔未來的發(fā)展趨勢。同時(shí)針對我國檔案管理的相關(guān)現(xiàn)在來看，對其的重視應(yīng)從主觀上進(jìn)行對應(yīng)的改變，我國檔案管理在未來的發(fā)展過程中取得更加明顯的作用。

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