關(guān)于中學(xué)檔案管理安全措施的探討

呂愛(ài)國(guó)

摘 要：在最近幾年來(lái)，由于國(guó)家對(duì)于檔案管理的重視力度越來(lái)越大，相應(yīng)的檔案管理安全性問(wèn)題也逐漸得到了全社會(huì)的關(guān)注。中學(xué)檔案安全管理工作亦是如此。

關(guān)鍵詞：中學(xué);檔案管理;安全管理措施

檔案已經(jīng)成為一種重要的社會(huì)信息資源，逐步得到人們的關(guān)注。從整體來(lái)說(shuō)，檔案是黨和國(guó)家活動(dòng)的原始記錄，是寶貴的文化財(cái)富;體來(lái)看，檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、音像和其他各種方式的載體的歷史記錄。然而，隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數(shù)量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也頻頻發(fā)生。

同樣，學(xué)校將各種資料整理、歸檔、立卷，使得這些資料既可以為大眾服務(wù)，也可以使檔案得到科學(xué)合理的利用。根據(jù)這些資料，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以制定出科學(xué)合理的決策，促進(jìn)學(xué)校的更好發(fā)展。因此，在學(xué)校教育管理工作中，做好檔案的安全性保管工作十分重要。

1 定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理工作者素質(zhì)和安全管理意識(shí)

根據(jù)現(xiàn)實(shí)狀況制定可行的建設(shè)計(jì)劃，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平和檔案管理的安全性措施。有效推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，必須從根本上提高和改變檔案工作者專(zhuān)業(yè)能力、知識(shí)素養(yǎng)，改變錯(cuò)誤的思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和必要性。通過(guò)這樣的方式，才能做好管理工作，使檔案信息更好的為人所利用，創(chuàng)造出更大的價(jià)值。因此，檔案管理工作人員必須熟悉檔案，了解和研究利用者的需要，進(jìn)行有效的宣傳。

1）加大法制宣傳力度，提高全體師生的安全應(yīng)用檔案觀念。在我國(guó)《檔案法》和《保密法》已修訂得相當(dāng)完善，學(xué)校應(yīng)該加大安全應(yīng)用檔案的宣傳，強(qiáng)化師生檔案管理工作的意識(shí)。學(xué)?？梢钥衫眯０鍒?bào)、校園文化走等大力宣傳相關(guān)的檔案知識(shí)。互聯(lián)網(wǎng)普及的今天，學(xué)校也可以利用QQ、微信等宣傳手段，使全體師生都能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。

2）定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)其的職業(yè)教育。檔案管理及其安全性保管工作的順利開(kāi)展需要一支專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員隊(duì)伍。為了加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，學(xué)校應(yīng)該進(jìn)行崗前知識(shí)培訓(xùn)，然后進(jìn)行考核，只有通過(guò)崗前考核的人員方可持資格證上崗，還要定期地對(duì)上崗人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、技能和職業(yè)道德進(jìn)行培訓(xùn)。進(jìn)而提高檔案管理工作的規(guī)范化，使得學(xué)校檔案管理工作健康的發(fā)展。

3）學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案安全性保管工作的意識(shí)，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，是學(xué)校整體工作的一部分，但是在我國(guó)很多學(xué)校這部分工作是被學(xué)校忽視的，這樣使得我國(guó)檔案工作存在很多問(wèn)題，例如部分案卷保管不完善，在查閱時(shí)資料不全面，甚至需要的資料找不到、丟失等。為了避免這些情況，校方應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任小組，由校長(zhǎng)或者副校長(zhǎng)擔(dān)任該小組的組長(zhǎng)，其他成員必須選用素質(zhì)能力和業(yè)務(wù)能力較高的檔案管理人員擔(dān)任，建立完善的檔案管理《檔案室工作職責(zé)》、《檔案利用制度》等工作制度，建立起完善的檔案管理機(jī)制，使得學(xué)校檔案管理工作更加健康有序的發(fā)展。

4）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展也日益成熟。利用現(xiàn)代化高科技手段完善檔案管理安全工作的現(xiàn)代化，檔案的作用在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，這是就需要檔案管理者通過(guò)一定的手段將檔案資源及時(shí)提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。利用現(xiàn)代科技實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化不斷提高了資料利用率，更使得校方通過(guò)檔案資料的使用過(guò)程，使得他們更加重視檔案管理工作。

5）緊跟時(shí)代發(fā)展，將檔案管理工作與校園文化建設(shè)相結(jié)合。學(xué)校檔案工作應(yīng)該以廣闊的社會(huì)文化為背景，結(jié)合自身學(xué)校的發(fā)展特色，不斷地改革創(chuàng)新，緊跟時(shí)代潮流，建立獨(dú)具本校特色的文化氛圍，再通過(guò)學(xué)校文化走廊、校報(bào)等進(jìn)行校園文化的宣傳。

2 我國(guó)檔案管理工作的安全管理措施

日常我們要對(duì)檔案的全面完整性、真實(shí)性、時(shí)效性以及規(guī)范性進(jìn)行維護(hù)，這是檔案管理最起碼的基本要求，完整有效規(guī)范的檔案才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。全面完整性：主要是指三個(gè)方面，第一是數(shù)量的完整，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。第二是質(zhì)量意義上的完整，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在檔案的保管和利用過(guò)程中，因各種理化因素或有害生物對(duì)各種檔案制成材料產(chǎn)生不同程度的損害，一旦發(fā)生這些情況，為了使這些破損檔案恢復(fù)原貌，繼續(xù)發(fā)揮作用，必須由專(zhuān)業(yè)人員對(duì)破損檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)。檔案的安全防護(hù)主要有兩方面，一是力求檔案本身不受損壞，切實(shí)做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉工作，延長(zhǎng)檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全;二是要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用的電腦及數(shù)字檔案需進(jìn)行加密處理，檔案室內(nèi)需安裝360度無(wú)死角攝像頭，同時(shí)還需做到人離鎖落、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查清點(diǎn)等。在檔案管理工作中，先進(jìn)的技術(shù)、配套的設(shè)備、專(zhuān)業(yè)的知識(shí)、熟練的操作缺一不可。但大多數(shù)單位都因資金投入力度不夠而不能盡數(shù)完備。再者，我國(guó)學(xué)校檔案管理意識(shí)淡薄，造成檔案管理工作中存在“重保密輕利用”的現(xiàn)象。怎樣將檔案管理工作的安全管理措施與利用做到良好的結(jié)合？

1）檔案管理人員要做到“兩勤一查”。檔案管理工作人員要做好定期的宣傳工作，利用校報(bào)、宣傳走廊、QQ群等，向全體師生宣傳《檔案法》《保密法》及查閱檔案資料的規(guī)章制度，使檔案使用者可以科學(xué)合理的使用檔案資源。在平常的工作中做好觀察，實(shí)時(shí)對(duì)監(jiān)控錄像進(jìn)行監(jiān)看，防止出現(xiàn)檔案被閱讀者偷撕、涂改甚至損壞。在閱讀者歸還檔案資料時(shí)，管理人員也要做好檔案是否完好的檢查，如若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，管理人員應(yīng)該及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行匯報(bào)，在問(wèn)題出現(xiàn)的第一時(shí)間做到問(wèn)題的檢查。

2）做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作。學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作，提高開(kāi)放案卷的內(nèi)在質(zhì)量。要根據(jù)檔案的原有存放規(guī)律，將檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、組卷、編目、排列。在做好這一系列工作后，要對(duì)珍貴、重要的檔案進(jìn)行復(fù)印、掃描進(jìn)行復(fù)制，做好檔案副本，進(jìn)而延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

3）做好檔案的解密工作。部分檔案還是屬于“保密”檔案，而檔案保密是有時(shí)效性的，根據(jù)《保密法》的規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三個(gè)等級(jí)。這就要求檔案管理者應(yīng)該及時(shí)對(duì)保密期滿的檔案進(jìn)行清理和劃分，將這些文件進(jìn)行公開(kāi)，使得師生可以借閱。

3 總結(jié)

綜上所述，檔案安全管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的艱巨的工作，也是尤為重要的工作。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理工作的重視程度，結(jié)合學(xué)校的工作實(shí)際，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，轉(zhuǎn)變檔案管理工作思路，創(chuàng)新檔案管理方法，定期對(duì)檔案管理者進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員檔案保密安全管理的培訓(xùn)，這樣可以促進(jìn)檔案管理工作健康、有序的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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