淺析基層事業(yè)單位檔案管理信息化實現(xiàn)探索

魏乾

摘 要：對于基層事業(yè)單位來說，檔案中儲存了大量與單位發(fā)展息息相關(guān)的資源信息，因此具有非常大的保存價值。但是，我國絕大多數(shù)基層事業(yè)單位的檔案管理水準都相對落后，檔案的損毀可能為事業(yè)單位帶來最大損失。近幾年來，機關(guān)事業(yè)單位正在探索信息化檔案管理之路。我國基層事業(yè)單位檔案管理目前正處于向信息化的探索階段，相關(guān)事業(yè)單位必須重視信息化管理的一些不足，制定出相應(yīng)解決措施。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;信息化;探索

將信息化技術(shù)運用到事業(yè)單位的檔案管理中是近些年來才提出來的一種理念。如果能將信息化技術(shù)應(yīng)用得當，那么不僅檔案管理的工作效率會顯著提高，檔案信息的安全性也會有所保障。但是，由于事業(yè)單位內(nèi)部的信息化檔案管理處于起步階段，信息化建設(shè)水平有限，信息化專業(yè)人員匱乏，我國基層事業(yè)單位的檔案管理信息化道路依舊任重而道遠。

1 事業(yè)單位推進檔案信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位綜合管理工作的重要組成部分，在助力事業(yè)單位綜合發(fā)展方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，合理發(fā)揮檔案資源的重要作用，能為事業(yè)單位管理決策的制定提供有效的支持。所以在傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位檔案管理需求的情況下，十分有必要結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用推進檔案信息化建設(shè)，為事業(yè)單位的檔案資源的優(yōu)化利用提供支持。

2 檔案管理信息化的現(xiàn)存不足

與大數(shù)據(jù)時代進程相適應(yīng)的，是基層事業(yè)單位檔案管理的信息化水平不斷地提升，使得新時期的事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)出新的特點：一方面，信息化的檔案管理提升了無紙化辦公的水平，不僅使得檔案管理的成本費降低，也大大提高了工作效率，錄入、檢索等多種功能的適用也變得簡便;另一方面，適用信息化的方式進行檔案管理，也有利于加強與其他部門的溝通和交流，便于不同部分之間的協(xié)作。當然，目前基層事業(yè)單位的信息化檔案管理仍是一種新興的檔案管理模式，因此，還存在著諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1）信息技術(shù)應(yīng)用層次淺。信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的運用是近幾年來才興起的，檔案管理人員還在不斷對這項技術(shù)的應(yīng)用進行摸索，還未將其功能發(fā)揮到極致，也就是說，檔案管理人員還不能夠完全將信息技術(shù)的便利性為己所用。

2）檔案信息資源開發(fā)不到位。檔案信息資源的應(yīng)用價值不言而喻，但是我國對檔案信息資源的開發(fā)使用狀況并不容樂觀。一方面，許多檔案管理人員認為檔案信息記錄的無非是機關(guān)事業(yè)單位過去一段時間內(nèi)發(fā)生的大事小情，與單位未來的發(fā)展沒有實用價值。另一方面，我國的基層事業(yè)單位始終對檔案資料持有保守態(tài)度，對這些內(nèi)部資料不會輕易開放，這就導致很多有使用價值的檔案資料被封存在檔案室中，未發(fā)揮其應(yīng)有的價值。歸根結(jié)底，檔案信息資源利用率低下是我國基層單位必須正視的問題。倘若這一問題長期得不到解決，各個事業(yè)單位之間的資源共享無法實現(xiàn)，基層事業(yè)單位的建設(shè)將會受阻。

3）檔案檢索效率低。在檢索檔案信息時，現(xiàn)階段基層單位普遍使用人工檢索和計算機檢索兩種方式。由于計算機的檢索效率相對較高，檔案管理人員很容易產(chǎn)生一種檢索效率和計算機數(shù)量成正比的錯覺。因此，很多事業(yè)單位為了提高檔案檢索的效率，為檔案管理工作配備了多臺計算機。然而，多部計算機共同進行檢索工作的成效卻并不是累加的，或者說檔案檢索效率低的背后，隱藏的其實是工作人員計算機常識掌握不充分以及事業(yè)單位缺乏專業(yè)配備的問題。這些問題都亟待解決。

4）安全隱患問題突出。新時期的信息技術(shù)在飛速發(fā)展，但是基層事業(yè)單位的檔案管理卻在緩慢推進。部分管理人員也想努力加快檔案的信息化管理進程，但是急于求成的心態(tài)、不完善的檔案管理制度，以及技術(shù)的迅速更新?lián)Q代反而會導致檔案管理安全隱患問題頻出。如果檔案管理的這些漏洞被不法分子有心利用，那么事業(yè)單位的自身利益將會受到嚴重影響，甚至有損單位形象。在信息技術(shù)的使用過程中，大多數(shù)檔案管理人員仍舊停留在信息化檔案管理的學習階段。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位會因辦公經(jīng)費限制，辦公人員在使用計算機辦公時往往會有“一機多用”的現(xiàn)象。由于缺乏專業(yè)培訓，基層辦公人員對于網(wǎng)絡(luò)安全缺乏基本的常識及經(jīng)驗，這樣就很容易讓不法分子鉆了空子，使基層事業(yè)單位的榮譽受損，使人民大眾的自身利益受損，甚至還有可能會損害到國家的利益。

3 解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的措施

1）全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，能夠減少檔案管理人員的工作量，同時使得檔案管理具有更高的效率與質(zhì)量，這就是科學技術(shù)造福于人類的體現(xiàn)，無論是事業(yè)企業(yè)本身，還是相應(yīng)的檔案管理人員，都會通過信息技術(shù)來相互提供幫助。因此，為了使得在進行檔案管理的時候，能夠?qū)π畔⒒夹g(shù)進行更加合理地利用，需要事業(yè)單位加強對信息化人才的培養(yǎng)。不僅要定期組織相應(yīng)的培訓和考核，同時還要積極引起高素質(zhì)、高技術(shù)的信息化人才，最終確保事業(yè)單位的檔案管理工作能夠做得更好。

2）對檔案信息資源進行合理開發(fā)。由信息化技術(shù)應(yīng)用的現(xiàn)狀可知，檔案信息資源的有效共享還沒有實現(xiàn)，并且受到多種因素的限制，而且這些制約因素還不容易解決。由于一些事業(yè)單位的檔案管理信息較為重要，屬于保密性的檔案信息資源不易進行共享。然而還有一些可以被利用開發(fā)的檔案信息資源，由于條件的限制也很難實現(xiàn)資源的共享。為了更好地解決這一問題，可以將云計算引入到檔案管理的過程中，從而實現(xiàn)資源的共享。云計算儲存了大量的數(shù)據(jù)，真正是這個大數(shù)據(jù)時代的產(chǎn)物，它擁有的龐大的數(shù)據(jù)庫采用了集中儲存的方式，有專業(yè)的高科技人員進行數(shù)據(jù)庫的分析與管理工作，緊密結(jié)合國際尖端科技，提升數(shù)據(jù)資源安全性和利用效率，跟隨時代的發(fā)展與進步，不斷地創(chuàng)新。并且云計算跨越了設(shè)備和平臺的限制，在不同用戶終端之間實現(xiàn)了資源共享。

3）加強信息技術(shù)應(yīng)用的安全性。（1）預(yù)警和保護措施。為了確保信息技術(shù)應(yīng)用的安全，預(yù)警是其較為重要的依據(jù)，即所謂的防患于未然，它是作為體系構(gòu)建的首要環(huán)節(jié)而存在，因此而具備重要的意義，起到了預(yù)見性的作用，它通常是在分析網(wǎng)絡(luò)安全性和整個網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的過程中，將精確、科學的評估和預(yù)測提供給信息安全保護體系，為了順利完成終極保護任務(wù)，在整個計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中，就需要確保每一個組成部分之間都能夠相互配合，降低網(wǎng)絡(luò)信息風險的途徑就是彌補安全漏洞，檢查系統(tǒng)的安全設(shè)置，積極采取防御手段來防范惡意入侵，以期提高計算機網(wǎng)絡(luò)安全性能。（2）檢測和響應(yīng)措施。檢測是及時發(fā)現(xiàn)入侵行為，響應(yīng)是及時處理入侵行為，有效防止入侵的根本途徑就是設(shè)立安全監(jiān)控中心，有效檢測并形成一個整體策略，可利用防火墻技術(shù)，實現(xiàn)互聯(lián)互動、互動互防，及時做出準確的響應(yīng)來應(yīng)對入侵行為。

4 結(jié)束語

總而言之，在信息化技術(shù)發(fā)展如此之快的今天，在進行事業(yè)單位檔案管理的時候，將信息化技術(shù)合理地應(yīng)用其中意義重大。因此首先需要對檔案管理信息化的建設(shè)工作給予足夠的重視，并不斷提高檔案管理人員的信息化水平，從而為我國檔案信息化的建設(shè)與管理工作的更好進行打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]陳冰源，史俊利.淺析基層事業(yè)單位檔案管理信息化實現(xiàn)探索[J].西部資源，2019（05）：194-195.

[2]吳桂琴.基層單位檔案管理信息化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：46+50.

[3]張瑞祥.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：42.

[4]王巖.論基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2018，39（17）：70-71.

[5]王巖.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施分析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2018，39（16）：65-66.