檔案管理信息化建設(shè)的問題及對策淺析

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)正在逐漸成為建設(shè)發(fā)展的主要技術(shù)方向，對于我國的整體建設(shè)具有極為重要的意義。而在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，檔案管理工作正在快速的變革，傳統(tǒng)的檔案管理形式，正在不斷地被新型的信息化管理形式所取代，管理更加高效，檔案管理質(zhì)量更高。但在信息化檔案管理建設(shè)的過程中，也出現(xiàn)了很多不同的問題，對于信息化檔案管理工作的發(fā)展造成了嚴(yán)重的影響。本文將針對檔案管理信息化建設(shè)的問題進(jìn)行深入分析，并提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;對策

自改革開放以來，我國的科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，信息化技術(shù)正在逐步與各行業(yè)的建設(shè)發(fā)展相融合，對我國的整體建設(shè)做出了重要的推動(dòng)。檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作，通過信息化建設(shè)，將檔案信息交由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，不僅極大的提升了檔案管理工作的效率，還降低了資源的消耗，為相關(guān)部門的管理工作帶來了極大的便利。

1 檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)概念

1）檔案管理。檔案管理，也叫檔案工作，是檔案室直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)工作的總稱。檔案管理工作，是將相關(guān)單位的檔案信息進(jìn)行記錄和管理，并保障檔案信息的完整性，以便于在使用時(shí)，能夠及時(shí)調(diào)取。檔案信息對于很多工作都是非常重要的。通常情況下，對于一些部門能調(diào)查、變動(dòng)等需要進(jìn)行重點(diǎn)的記錄，并且，為很多工作提供信息基礎(chǔ)，保障工作的順利推進(jìn)。

2）信息化建設(shè)。信息化建設(shè)，是我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，所進(jìn)行的一項(xiàng)全面的工作。將傳統(tǒng)的工作體系，與信息技術(shù)進(jìn)行融合，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是工作變得更加高效、快捷。而且信息化建設(shè)不僅能夠，對原有的工作體系進(jìn)行改變，還能夠?qū)⒁恍n案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，然后利用大數(shù)據(jù)分析，對發(fā)展形勢、發(fā)展方向等進(jìn)行詳細(xì)的分析，讓建設(shè)發(fā)展能夠更加科學(xué)化的推進(jìn)。

2 檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題

1）系統(tǒng)化建設(shè)薄弱。在我國當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)中過程，由于建設(shè)發(fā)展的時(shí)間較短，相應(yīng)的科學(xué)化研究分析，較為缺乏，因此，缺少系統(tǒng)化的建設(shè)管理。主要表現(xiàn)為：在檔案管理的信息化系統(tǒng)中，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)缺少系統(tǒng)化的建設(shè)方向，系統(tǒng)建設(shè)隨心所欲，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)整體混亂[1]。檔案管理工作缺少系統(tǒng)化的制度，由于大部分檔案的使用頻率較低，因此，檔案管理的重視程度較低，因此，檔案管理體系混亂，對于檔案的整理程度差，相關(guān)的資源利用率極低，使檔案的信息化建設(shè)工作，難以有效的開展。

2）信息資源的整合不足。目前，我國已經(jīng)有很多機(jī)關(guān)部門，完成了檔案管理的信息化建設(shè)，但由于檔案管理的信息化建設(shè)時(shí)間較短，很多機(jī)關(guān)部門缺少詳細(xì)的管理規(guī)劃，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，相關(guān)信息資源的整合效果極差，而且，信息整合效率低，缺少簡單、高效的工作體系，對檔案管理的信息化建設(shè)造成了嚴(yán)重的影響。而在一些機(jī)關(guān)部門中，檔案管理工作要保障其高效性和便捷性等，信息資源整合不足，很可能會(huì)導(dǎo)致工作流程出現(xiàn)冗余，造成工作效率不增反降，同時(shí)，檔案的準(zhǔn)確性也難以有效的保障。

3）檔案信息的安全難以保障。由于檔案管理的信息化建設(shè)時(shí)間較短，相應(yīng)的匹配技術(shù)尚不成熟。很多檔案信息管理系統(tǒng)在完成建設(shè)后，雖然管理質(zhì)量和工作效率有了極大的提升，但是由于關(guān)鍵技術(shù)不夠成熟，導(dǎo)致檔案信息的安全性難以保障。大部分機(jī)關(guān)單位中，沒有自己的成熟數(shù)據(jù)庫，都會(huì)選擇租賃數(shù)據(jù)庫的形式，而自身的通過系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行常規(guī)關(guān)聯(lián)[2]。部分機(jī)關(guān)部門中，會(huì)單獨(dú)整理一臺計(jì)算機(jī)，作為整體系統(tǒng)的主機(jī)數(shù)據(jù)庫，而為了保障系統(tǒng)的運(yùn)行速度，以及數(shù)據(jù)的存取管理效率，不會(huì)單獨(dú)為計(jì)算機(jī)做安全防護(hù)處理。這些情況都為系統(tǒng)的安全帶來了極大的安全隱患，一旦出現(xiàn)安全問題，那么很可能會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)整體崩塌，系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)難以保障。

4）檔案管理工作人員的整體素質(zhì)較弱。檔案管理工作的整體改革，對于檔案工作人員的素質(zhì)，提出了更高的要求，檔案管理信息化建設(shè)中，要求工作人員不僅要具有較強(qiáng)的，檔案管理能力，還要有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。而在當(dāng)前的機(jī)關(guān)部門中，檔案管理工作人員大部分都只具備一定程度的檔案管理能力，而不具備完善的計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理能力，甚至部分機(jī)關(guān)檔案員是兼職，這對檔案管理工作帶來了極大的制約，也為檔案管理的信息化建設(shè)，帶來了嚴(yán)重的影響。

3 檔案管理信息化建設(shè)的策略

1）完善檔案管理的系統(tǒng)化建設(shè)。檔案管理，是一項(xiàng)長期的、極為重要的工作。檔案管理的信息化建設(shè)，是檔案管理工作的重要發(fā)展方向，而且，檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作的一項(xiàng)重要改革。為了保障檔案管理工作的信息化建設(shè)質(zhì)量，對信息化檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)化建設(shè)，是十分必要的。首先，要針對機(jī)關(guān)部門的特性進(jìn)行分析，在不同的相關(guān)部門中，檔案管理的重要性和管理形式都存在著一定的差別，結(jié)合分析結(jié)果，以及相關(guān)的檔案管理制度，建立一個(gè)完善的系統(tǒng)化的信息化檔案管理制度。在制度推行的過程中，一定要嚴(yán)格落實(shí)相應(yīng)的管理制度，保障檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行。與此同時(shí)，要對檔案管理系統(tǒng)的工作人員，進(jìn)行定期的評估，對評估結(jié)果較差的進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P，并要求其完成相應(yīng)的學(xué)習(xí)，為檔案管理的信息化建設(shè)，做出重要的保障。

2）數(shù)字化技術(shù)推動(dòng)信息資源整合。為了保障檔案管理工作的長期穩(wěn)定，信息化檔案管理工作，應(yīng)盡可能的保障檔案信息的資源整合能力。因此，在信息化檔案管理工作中，應(yīng)注重引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，通過先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，來保障系統(tǒng)中不同終端，對檔案管理系統(tǒng)的資源整合效率，完善檔案信息的資源質(zhì)量，逐步的構(gòu)建完善的檔案資源管理體系和專業(yè)化的整理體系，提升檔案管理的工作效率[3]。

3）提升檔案數(shù)據(jù)的安全意識和技術(shù)。在檔案信息的管理系統(tǒng)中，檔案信息的安全性，已經(jīng)成為了檔案管理系統(tǒng)的重要難題。為了保障檔案信息的安全，降低安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)全面提升檔案管理的安全規(guī)制。首先，做好檔案管理的數(shù)據(jù)庫安全防護(hù)，建設(shè)自身專用的數(shù)據(jù)庫，并為數(shù)據(jù)庫安裝先進(jìn)的防火墻，保障數(shù)據(jù)庫的安全。對檔案管理的權(quán)限進(jìn)行分層級管理，重點(diǎn)區(qū)分管理員權(quán)限、領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限、和普通權(quán)限，并對檔案管理系統(tǒng)的工作日志，進(jìn)行定期的檢查，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)，保障檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

4）加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)建設(shè)。檔案管理工作，對于一個(gè)政府機(jī)關(guān)來說，是一項(xiàng)非常重要的工作，而信息化檔案管理工作，是檔案建設(shè)管理的重要方向，為了保障信息化檔案管理工作的順利發(fā)展，必須加強(qiáng)相關(guān)工作人員的，專業(yè)素質(zhì)建設(shè)，全面提升工作人員的專業(yè)技術(shù)水平，讓工作人員能夠更好的適應(yīng)系統(tǒng)的建設(shè)發(fā)展。應(yīng)盡量培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理信息化技術(shù)人員，要求工作人員在使用檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，能夠?qū)n案管理系統(tǒng)的一些常見問題，進(jìn)行快速處理等。全面提升檔案管理工作人員的，信息化技術(shù)水平，保障檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定推進(jìn)。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理工作邁出的重要一步，為了保障信息化檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，必須對檔案管理工作進(jìn)行全面的優(yōu)化，包括系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全，以及工作人員的專業(yè)水平等，為信息化檔案管理建設(shè)作出重要的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]趙燕平.檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀問題及對策[J].信息系統(tǒng)工程，2019，12（04）：143.

[2]鄭海榮.檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].青海教育，2019，4（01）：53.

[3]劉波.檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，4（19）：58.

作者簡介

許妍（1980-），女，江蘇省無錫市，助理館員，大學(xué)，研究方向：檔案工作。