財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)路徑探討

王朝霞

摘 要：近年來財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化、數(shù)字化管理水平不斷提升，為檔案查詢、統(tǒng)計(jì)分析與制作報(bào)表等創(chuàng)造了有利條件，讓財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案能夠得到充分的利用。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案要實(shí)行信息化管理，才能提升檔案管理的效率，確保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案得到充分利用。本文將簡(jiǎn)述信息化環(huán)境下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)，然后分析了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的問題，并有針對(duì)性提出了解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì);檔案管理;信息化

進(jìn)入信息化時(shí)代后，會(huì)計(jì)電算化也越來越普及，各行各業(yè)也大力推動(dòng)信息化建設(shè)，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中信息技術(shù)將發(fā)揮著日益重要的作用。通過將信息技術(shù)應(yīng)用到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中，能夠進(jìn)行無紙化辦公，并利用電子憑證、數(shù)字檔案取代傳統(tǒng)的手工記賬憑證。在此背景下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作也要加快信息化檢核步伐，確保及時(shí)收集、整理形成的珍貴財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件資料，也為今后查閱與利用創(chuàng)造有利條件，確保單位各項(xiàng)工作順利開展。

1 信息化環(huán)境下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)

在信息化背景下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理過程中，也面臨著各種安全問題，若是缺乏有力保護(hù)措施，將極易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、泄密與篡改等問題。因?yàn)槔糜?jì)算機(jī)硬盤等介質(zhì)存儲(chǔ)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息，這樣感染病毒的幾率就大大提升，若是出現(xiàn)安全問題將難以保證檔案信息的完整性，為單位造成一定的影響[1]。在信息化時(shí)代下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息變得越來越集中，為不法人員惡意竊取檔案信息提供了可乘之機(jī)，數(shù)據(jù)被篡改后很難找到痕跡，數(shù)據(jù)恢復(fù)的難度也比較大。這就要求我們結(jié)合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的新要求，既要積極引入新的技術(shù)與手段，也要做好風(fēng)險(xiǎn)控制工作，讓電子檔案更加完整與安全，能夠提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的利用率，將檔案的最大價(jià)值充分體現(xiàn)出來。

2 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的問題

當(dāng)前財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)還有不利的因素，具體來說包括以下幾點(diǎn)：第一，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理水平不高，這是因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)起步較晚，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)還不夠完善。在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息化過程中，要想讓檔案資料查詢更加便利，存放也變得有序，必須規(guī)范電子計(jì)算機(jī)操作，加大網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)力度，高效進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的記錄與整理。很多單位通過長(zhǎng)期的優(yōu)化與管理，在信息化建設(shè)中逐步增加了人力、物力的投入，然而因?yàn)橹贫燃s束的不足，導(dǎo)致財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的可靠性與安全性有待提升。第三，資金投入較少。在當(dāng)前財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)過程中，各單位普遍有著缺少專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的情況。也有的單位管理人員思想認(rèn)識(shí)存在偏差，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理缺乏應(yīng)有的關(guān)注，造成已有的專項(xiàng)資金得不到科學(xué)合理的利用[2]。第三，檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)，尤其是信息化素養(yǎng)不高，無法熟練的操作計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。同時(shí)很多單位也存在著一人身兼數(shù)職的情況，財(cái)務(wù)管理人員也負(fù)責(zé)檔案工作，隨著近年來財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量的不斷增加，這些人員疲于應(yīng)付日常工作，也導(dǎo)致財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理效率偏低，無法真正將信息化技術(shù)的作用發(fā)揮出來。

3 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 完善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度

在我國現(xiàn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理法律法規(guī)中，主要包括《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等，但是缺乏與單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的法律規(guī)范，從而難以達(dá)到實(shí)際要求。對(duì)此各單位應(yīng)該充分考慮到現(xiàn)實(shí)因素，不斷對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，不斷提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案收集、整理、歸檔和保存等工作的規(guī)范化水平，尤其是要發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用，保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理更加科學(xué)與高效。此外，也要在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查閱、銷毀和移交等環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，在信息化建設(shè)中保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案更加完整。通過制度的制定與落實(shí)，能夠?qū)⒇?cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員的職責(zé)明確下來，將獎(jiǎng)懲制度嚴(yán)格落實(shí)。這樣才能有效激發(fā)檔案管理人員工作熱情，讓他們的行為得到有力約束，保證其全身心投入到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)中。

3.2 夯實(shí)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)

信息技術(shù)的應(yīng)用讓財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案載體有了翻天覆地的變化，但是現(xiàn)階段仍然有很多單位在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中以紙質(zhì)文件為主，很少通過磁性介質(zhì)、光盤等存儲(chǔ)電子檔案。對(duì)電子檔案信息與紙質(zhì)檔案來說，兩者在利用過程中差異很大，在存放環(huán)境上也有極高要求。這就凸顯了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的重要性，必須盡快將各種軟硬件設(shè)施配置齊全，確保更好的滿足財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的要求[3]。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理過程中，既要利用計(jì)算機(jī)、掃描儀和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等，也離不開計(jì)算機(jī)軟件、軟件系統(tǒng)和檔案存放地點(diǎn)等，這關(guān)系著最終財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的高效性。在信息化環(huán)境下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中要發(fā)揮出計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的作用，并通過電子檔案查詢系統(tǒng)獲取所需信息，便于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員在最短時(shí)間內(nèi)調(diào)取原始檔案，也有效提升了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的利用率。

3.3 建立有效的風(fēng)險(xiǎn)防范體系

在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)中，必須將防火墻技術(shù)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，解決計(jì)算機(jī)硬件上出現(xiàn)的安全隱患，為系統(tǒng)安全、可靠運(yùn)行提供可靠保障。要在工作流程、文件信息和信息保管上加大管理力度，讓財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息始終處于安全、高效的運(yùn)行狀態(tài)。一般來說由系統(tǒng)管理人員承擔(dān)流程的監(jiān)管工作，確保系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與穩(wěn)定性，讓系統(tǒng)形成的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案的齊全性、真實(shí)性和原始性不受影響。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理中，通常需要進(jìn)行梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件等處理流程，在具體工作流程中納入檔案處理的內(nèi)容，統(tǒng)一管理形成的檔案。這就要求各單位不斷完善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案安全保障體系，打造電子檔案數(shù)據(jù)中心，并形成相配套的權(quán)限體系，并通過網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機(jī)熱備份等手段，為數(shù)據(jù)安全提供可靠保障，安排專人進(jìn)行日常維護(hù)與管理工作。

3.4 提升管理人員信息化素養(yǎng)

檔案管理人員的素質(zhì)與能力，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理效果影響很大，這需要各單位加大對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)力度，促使他們專業(yè)技能不斷提升，盡快打造一支高水平的檔案管理人才隊(duì)伍[4]。檔案管理人員在參與信息技術(shù)培訓(xùn)中，能夠更加熟悉計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，并真正意識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的意義，能夠在認(rèn)知上實(shí)現(xiàn)提升，積極學(xué)習(xí)與實(shí)踐，獲得與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理相適宜的技能。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到形勢(shì)要求，主動(dòng)參與到單位組織的各項(xiàng)培訓(xùn)教育活動(dòng)中，認(rèn)真學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷提升自己的現(xiàn)代化操作技能，對(duì)信息化背景下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)與規(guī)律有正確的把握，積極改變工作方法，推動(dòng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

4 結(jié)語

總之，進(jìn)入信息化時(shí)代后，各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)步伐，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案也要積極應(yīng)用信息技術(shù)，通過信息技術(shù)提升檔案管理工作效率。但是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)時(shí)一個(gè)長(zhǎng)期、復(fù)雜的過程，需要各單位結(jié)合其中存在的問題，在人力、物力和財(cái)力上給予更多的支持。只有提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理水平，才能保證已有資源的充分利用，為單位各項(xiàng)工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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