數(shù)碼照片檔案的創(chuàng)新管理研究

葉運強

摘 要：近年來，隨著數(shù)碼相機的使用、信息技術(shù)的發(fā)展，形成了大量記錄企業(yè)生產(chǎn)、管理、科研等活動的照片，并逐漸成為檔案管理的重要組成。然而，數(shù)碼照片檔案管理中尚存在各種問題，不利于用戶使用和體現(xiàn)價值。本文首先分析了數(shù)碼照片的概述，然后分析了數(shù)碼照片檔案管理的問題，最后探討了相關(guān)的解決措施，供相關(guān)人員借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片;檔案管理;問題;措施

在數(shù)碼相機廣泛普及的背景下，各領(lǐng)域的工作都形成了數(shù)碼照片，為檔案資源的豐富創(chuàng)造了條件。現(xiàn)階段，檔案管理部門并未制定有效措施管理數(shù)碼照片檔案，管理效果不如人意。和其他檔案相比，數(shù)碼照片檔案管理起步晚，但是由于數(shù)碼照片發(fā)展快，導(dǎo)致其的管理相對滯后。對此，需要深入了解數(shù)碼照片檔案的管理問題，并選用合適措施進(jìn)行解決，進(jìn)而提高數(shù)碼照片檔案的管理水平。

1 數(shù)碼照片的概述

數(shù)碼照片是用數(shù)碼相機拍攝或掃描儀掃描，用數(shù)碼的形式存儲于硬盤、存儲卡、光盤等載體，借助計算機系統(tǒng)處理和閱讀，并在網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。若此照片有保存價值，則稱為數(shù)碼照片檔案，具有這樣幾個特點：

第一，易形成海量數(shù)據(jù)，安全性受到威脅。數(shù)碼照片的獲取成本低，使用方便，相同場景的照片多，若不科學(xué)鑒定和篩選歸檔照片，就會形成大量的數(shù)據(jù)，降低照片的存儲價值。在安全方面，電子文件易被刪除和更改，若不及時歸檔或保護(hù)，就會丟失數(shù)據(jù)，影響數(shù)碼照片檔案的安全性。

第二，由檔案人員、拍攝人員共同完成歸檔工作。如若數(shù)碼照片被認(rèn)定為屬于歸檔照片，需要安排專人明確歸檔號，再由拍攝人員詳細(xì)說明[1]。和文書管理不同，數(shù)碼照片檔案必須由拍攝人員闡述，不在場的人員是不能準(zhǔn)確寫出照片背景、時間、人物等要素的。

第三，文字說明和照片共同組成照片檔案。和紙質(zhì)檔案不同，照片檔案表現(xiàn)的只是事件的某個瞬間，能夠說明和反映事實的局限性，需要對照片的多個要素進(jìn)行文字注解。若缺少文字說明，就無法詳細(xì)了解照片內(nèi)容，降低檔案的利用價值。文字說明、數(shù)碼照片是不同的載體，兩者密不可分，但是其載體形式又具備分離性。

2 數(shù)碼照片檔案管理的問題

1）數(shù)碼照片檔案管理制度不完善。現(xiàn)如今，各單位在開展數(shù)碼照片檔案管理工作時，執(zhí)行著國家的相關(guān)規(guī)范，也結(jié)合單位情況制定了管理機制。但是從實際來看，很多單位在管理照片檔案時，仍處于一種無章可循的狀態(tài)，嚴(yán)重影響著管理工作的進(jìn)行。另一方面，個別單位制定了和數(shù)碼照片相關(guān)的使用、歸檔規(guī)范，然而部分描述比較空泛，可行性不強，具體表現(xiàn)為：（1）數(shù)碼照片的信息載體為紙質(zhì)，文字說明和照片相分離，影響著使用者對照片完整性、真實性的判斷。（2）未詳細(xì)說明照片的存儲和整理，多憑借經(jīng)驗開展工作，嚴(yán)重影響著數(shù)碼照片的有效管理[2]。

2）缺乏管理意識，收集歸檔困難。數(shù)碼照片檔案管理起步晚，處于檔案管理的配角地位，檔案部門和歸口部門不夠重視此工作，缺乏管理意識。歸口部門更加重視拍攝完成度，忽視對照片的歸檔，表現(xiàn)為：（1）缺乏歸檔意識，造成檔案資料流失。（2）未及時整理、描述照片信息，不利于后續(xù)工作的開展。（3）忽視照片的篩選，統(tǒng)一歸檔清晰度低、重復(fù)性高的照片，影響檔案的使用。

3）漏歸、損失現(xiàn)象嚴(yán)重。分析得知，數(shù)碼照片檔案管理出現(xiàn)損失、漏歸的原因為：（1）數(shù)碼照片的存在多依賴于計算機、儲存設(shè)施，一旦這些介質(zhì)出現(xiàn)故障，就會造成照片丟失。（2）計算機感染病毒后，會破壞數(shù)碼照片，甚至導(dǎo)致照片丟失。（3）數(shù)碼照片形成困難，除拍攝人員外，其他人很難了解到拍攝的具體情況，最終出現(xiàn)照片漏歸問題。（4）拍攝人員、管理人員工作繁重，且沒有明確的分工，這是導(dǎo)致數(shù)碼照片流失的主要原因。

3 數(shù)碼照片檔案的創(chuàng)新管理

1）健全數(shù)碼照片檔案管理制度。作為聲像檔案的一種，數(shù)碼照片雖然具備電子文件特征，但是其保存方式、管理方法仍和其他檔案的管理有區(qū)別，體現(xiàn)著電子文件的屬性。要想做好數(shù)碼照片檔案的管理工作，首先就要制定完善的管理制度，明確數(shù)碼照片檔案的保管、收集、使用、整理等工作要求和內(nèi)容，確保管理工作有章可循;理順檔案部門、歸口部門的職責(zé)和關(guān)系，減少重復(fù)勞動[3]。其次，定期對照片產(chǎn)生部門進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，形成工作責(zé)任制，確保檔案資料的完整收集。最后，注意照片的形成標(biāo)準(zhǔn)，對其的分辨率、格式等提出要求，保證成片質(zhì)量，提高管理效率。

2）轉(zhuǎn)變管理理念，完善收集歸檔工作。為了更好的開展數(shù)碼照片檔案管理工作，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，提高單位每位員工對照片檔案的重視程度，使其自覺參與到數(shù)碼照片檔案管理中。數(shù)碼照片檔案的源頭是收集歸檔照片檔案，負(fù)責(zé)人為歸口部門的照片拍攝人員，檔案部門則負(fù)責(zé)指導(dǎo)收集歸檔工作，監(jiān)督歸口部門按要求拍攝，做好數(shù)碼照片的整理和移交，減少重復(fù)操作，具體包括[4]：（1）甄選歸檔照片，剔除場景相近、質(zhì)量差、內(nèi)容重復(fù)的照片。（2）歸檔格式為RAW、JPEG等，分辨率不低于1024*768。（3）按事由分類，同組照片由一部數(shù)碼相機拍攝。（4）詳細(xì)填寫照片的歸檔說明，描述每張或每組照片的信息。（5）在檔案館接收照片時，要對其進(jìn)行初步的鑒定。鑒定過程中，確保圖文相符、信息齊全。（6）數(shù)碼照片的檔號使用全宗號、期限代碼、年度、反映問題、拓展名。舉例，某單位2015年的全宗號89，拍攝的照片為本年第一組照片，保存時間為永久，格式為jpg。那么，該組照片的文件名為89-YJ-2015-XX-000.jpg。

3）重視照片檔案的長期保管。由于數(shù)碼照片檔案的保存條件、存儲介質(zhì)不同，保存時間也存在一定的差異。通常情況下，多使用光盤、硬盤保存，可單獨建立特藏室，按載體要求調(diào)整溫濕度，便于長時間保存照片檔案;制定多套備份制，一套異地備份，一套保存，一套使用，每3年抽檢一次，一旦發(fā)現(xiàn)讀取不清，需要及時復(fù)制備份。同時，借助數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換形式，將數(shù)碼照片檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭s微膠片儲存;每周檢查一次服務(wù)器的備份情況，發(fā)現(xiàn)問題后即刻聯(lián)系管理部門處理。

4）建立照片檔案數(shù)據(jù)庫。通常情況下，數(shù)碼照片檔案分為掃描件、原創(chuàng)性照片兩種，其中掃描件通過掃描儀掃描形成，原創(chuàng)性照片則由相機直接拍攝形成。檔案信息化是指通過建立數(shù)碼照片檢索庫，打破傳統(tǒng)載體的界限，滿足一體化檢索和使用檔案信息的要求。對于數(shù)碼照片檔案的信息，可在無效部分編寫，其標(biāo)號可在名稱中標(biāo)注，這樣一來，不但能提高數(shù)碼照片檔案管理水平，還能實現(xiàn)信息化的管理目標(biāo)[5]。

4 小結(jié)

綜上所述，由于當(dāng)前的數(shù)碼照片檔案管理仍處于初級階段，因此多存在管理制度不完善、收集歸檔困難、損失和漏歸嚴(yán)重等問題，影響著數(shù)碼照片檔案的使用和作用的發(fā)揮。對此，檔案部門應(yīng)主動探索數(shù)碼照片檔案管理特征，轉(zhuǎn)變管理理念，健全管理制度。同時，完善數(shù)碼照片檔案的收集和歸檔工作，重視對其的長期保管，建立數(shù)據(jù)庫，不斷提升數(shù)碼照片檔案管理水平，充分發(fā)揮數(shù)碼照片檔案的實用價值。

參考文獻(xiàn)

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[5]戴建華.探析數(shù)碼照片檔案管理辦法[J].卷宗，2017，20（5）：36-37.