基于信息技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新路徑

阿尼亞·海沙

摘 要：本篇文章首先對(duì)檔案信息化管理的意義進(jìn)行闡述，從檔案管理中應(yīng)用、檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用、檔案?jìng)浞莼謴?fù)中應(yīng)用三個(gè)方面，對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用要點(diǎn)進(jìn)行解析，并以此為依據(jù)，提出基于信息技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;創(chuàng)新路徑

在當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下，檔案管理信息量不斷增多，檔案管理內(nèi)容逐漸繁瑣，社會(huì)化生產(chǎn)也由之前勞動(dòng)密集型逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)密集型，給檔案管理信息化提出新的標(biāo)準(zhǔn)。把信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，通過(guò)發(fā)揮智能化優(yōu)勢(shì)，便于提升檔案管理水平，節(jié)約各項(xiàng)資源投放，讓檔案管理在形成、管理、保存和應(yīng)用等功能上發(fā)生變化，提升檔案管理水平和質(zhì)量。

1 檔案信息化管理的意義

從檔案信息化管理角度來(lái)說(shuō)，也就是通過(guò)引進(jìn)信息技術(shù)，以更高更快的效率完成檔案信息采集、整合及管理等工作。具體來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)，能夠促進(jìn)檔案管理水平的提高，并且簡(jiǎn)化檔案管理流程，讓檔案管理更具簡(jiǎn)便化和高效化。利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠促進(jìn)檔案信息傳遞和共享[1]。在當(dāng)前社會(huì)背景下，信息資源占據(jù)重要位置，因此，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不斷提升的環(huán)境下，檔案管理也應(yīng)具有信息化特點(diǎn)，利用信息技術(shù)給其提供服務(wù)，給各個(gè)部門(mén)工作開(kāi)展提供便捷條件。由此可見(jiàn)，從某種角度來(lái)說(shuō)，檔案信息化管理在整個(gè)管理活動(dòng)中發(fā)揮著重要意義。

2 信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用要點(diǎn)

1）檔案管理中應(yīng)用。要想全面提升工作水平和效率，可以把信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理活動(dòng)中，其中包含檔案文件目錄保存、檢查和復(fù)制;檔案內(nèi)容錄入和整理;檔案文件編制和檢索;檔案信息查詢和應(yīng)用;檔案文件編目和統(tǒng)計(jì)等。

2）檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用。檔案管理作為一個(gè)包含內(nèi)容比較多的工作，涉及工作流程比較繁瑣，所以在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該保證檔案信息的統(tǒng)一性和完整性。通過(guò)把信息技術(shù)引入到檔案管理中，建設(shè)完善的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)及時(shí)采集和整合。與此同時(shí)，促進(jìn)各個(gè)環(huán)節(jié)信息連接，形成統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)。把信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理系統(tǒng)中，對(duì)檔案信息整合和處理有著重要作用，并獲取理想檔案管理效果。

3）檔案?jìng)浞莼謴?fù)中應(yīng)用。要想保障檔案信息安全，應(yīng)做好檔案信息備份工作，避免在檔案信息丟失以后，給人們應(yīng)用和檔案信息完整性帶來(lái)直接影響。所以，信息技術(shù)已經(jīng)是檔案?jìng)浞葜袕V泛應(yīng)用的一種技術(shù)。通過(guò)及時(shí)采集和整合檔案信息，將其保存到對(duì)應(yīng)的硬盤(pán)中，即便在后期檔案管理過(guò)程中，如果出現(xiàn)檔案信息丟失等狀況，也能有效保障檔案信息的完整性[2]。此外，檔案信息將會(huì)受到外界等因素影響，一旦受到干擾，將會(huì)造成重要檔案信息丟失，使得檔案信息完整性受到影響。要想將該問(wèn)題處理，需要對(duì)檔案信息系統(tǒng)及時(shí)檢查和維護(hù)。信息技術(shù)作為一項(xiàng)應(yīng)用范疇比較廣泛的技術(shù)，自身功能比較強(qiáng)大，對(duì)電子檔案恢復(fù)起到了直接的效果，這也是確保檔案信息安全、完整的重要方式。

3 基于信息技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新路徑

1）轉(zhuǎn)變檔案管理模式。要想將信息技術(shù)順利的運(yùn)用到檔案管理工作中，相關(guān)工作人員需要從思想上轉(zhuǎn)變?cè)脊芾響B(tài)度，不斷學(xué)習(xí)和積累現(xiàn)代化管理方式，只有這樣，才能促進(jìn)信息技術(shù)更好服務(wù)于檔案管理，提升檔案管理水平和質(zhì)量。與此同時(shí)，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理方式，利用信息技術(shù)自身優(yōu)勢(shì)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，將信息技術(shù)應(yīng)用功能全面發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的科學(xué)管理，提高檔案管理信息化水平。

2）完善統(tǒng)籌規(guī)劃方案。為了更好利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合檔案管理要求，制定完善的統(tǒng)籌規(guī)劃方案，并根據(jù)自身發(fā)展情況和特點(diǎn)，編制規(guī)劃內(nèi)容，優(yōu)化管理方式。通常來(lái)說(shuō)，在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，信息量比較多，是一項(xiàng)比較繁瑣且系統(tǒng)的工作。因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)該結(jié)合單位實(shí)際情況，制定規(guī)范的信息技術(shù)應(yīng)用方案，做好全面規(guī)劃。例如，在館藏情況排查過(guò)程中，應(yīng)對(duì)原始檔案實(shí)際情況、載體特點(diǎn)以及檔案類(lèi)型等有所了解，并且保證檔案信息的真實(shí)性，做好摸底工作，在掌握原始狀況的基礎(chǔ)上，采取篩選信息技術(shù)方式進(jìn)行處理[3]。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提升檔案管理效率，也可以把掃描機(jī)、投影儀等設(shè)備運(yùn)用其中，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理模式改革創(chuàng)新，形成統(tǒng)一規(guī)范的管理體系。在檔案管理過(guò)程中，需要根據(jù)檔案類(lèi)型處理，掌握特殊工作要點(diǎn)，通過(guò)信息技術(shù)評(píng)估分析，形成數(shù)字化管理模式。

3）引進(jìn)數(shù)字化管理技術(shù)。在把信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理活動(dòng)中時(shí)，要想提升檔案管理水平，還要科學(xué)構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系，征集整合各項(xiàng)檔案信息，提高檔案管理工作效率。管理部門(mén)應(yīng)該秉持高效性工作要求，促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，提升管理效果，增強(qiáng)檔案管理的有效性和便利性。例如，在紙張載體掃描過(guò)程中，將會(huì)面臨各種因素帶來(lái)的影響，使得掃描參數(shù)缺少精準(zhǔn)性，圖像質(zhì)量不高?；诖耍Y(jié)合數(shù)字化發(fā)展情況，實(shí)施檔案管理模式創(chuàng)新優(yōu)化，提高整體管理效率和質(zhì)量。

4）實(shí)現(xiàn)資源分類(lèi)采集應(yīng)用。為了更好推進(jìn)檔案管理工作，在把信息技術(shù)運(yùn)用到管理活動(dòng)中時(shí)，應(yīng)該建設(shè)分類(lèi)采集和整合模式，做好歸檔檔案熟悉化管理工作。例如，在應(yīng)用掃描機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)，通過(guò)圖片方式將其傳入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，把紙張內(nèi)容變化成電子圖片，提升數(shù)據(jù)采集整合效率。并且，把數(shù)值信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，不但可以節(jié)約成本和時(shí)間，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)重要檔案信息的科學(xué)儲(chǔ)存。與此同時(shí)，把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)各種，通過(guò)建立完善的管理體系，結(jié)合檔案管理要求，妥善處理。利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案信息采集整合，將會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)因素的影響，使得檔案數(shù)據(jù)丟失，安全性比較差，影響檔案管理效果[4]。因此，要想順利把信息技術(shù)運(yùn)用進(jìn)來(lái)，在信息技術(shù)科學(xué)應(yīng)用的環(huán)境下，建立防火墻系統(tǒng)，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒清理，保護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全運(yùn)行。也可以給檔案管理人員設(shè)定專(zhuān)業(yè)的密碼，在登陸系統(tǒng)過(guò)程中，只有輸入正確的密碼以后才能操作，這樣可以避免遭受不法人員的攻擊和入侵，保證檔案信息安全。

5）建立信息共享平臺(tái)。在信息化背景下，記錄于檔案的信息資源數(shù)量比較多，種類(lèi)繁雜，為了人們能夠及時(shí)獲取和應(yīng)用所需信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞和共享，需要科學(xué)構(gòu)建信息化檔案資源共享平臺(tái)。我國(guó)當(dāng)前現(xiàn)有的檔案信息共享平臺(tái)有待進(jìn)一步改革和優(yōu)化。通過(guò)把信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用其中，能夠把龐大的檔案信息集中整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)平臺(tái)功能的完善，讓人們可以利用該平臺(tái)獲取所需信息，提供信息應(yīng)用便利。針對(duì)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息，應(yīng)該及時(shí)將其整合到共享平臺(tái)中，促進(jìn)共享平臺(tái)信息資源進(jìn)一步完善。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，需要從各個(gè)方面入手，加強(qiáng)檔案信息管理，提升檔案信息水平。有關(guān)部門(mén)應(yīng)該給予檔案信息化管理高度注重，結(jié)合實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，制定完善統(tǒng)籌規(guī)劃方案，把數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用其中，建立信息共享平臺(tái)，根據(jù)檔案管理信息化不完善的位置，采取措施及時(shí)處理，在提升檔案管理信息化水平的同時(shí)，給檔案管理信息化快速發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[3]劉芳.大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代檔案信息管理思維與方式的變革[J].中國(guó)管理信息化，2019，22（16）：181-182.

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