馬培紅

摘要：會計(jì)分錄的正確與否，直接影響到賬戶的記錄，乃至影響到會計(jì)信息的質(zhì)量。但費(fèi)用沖減、賬內(nèi)調(diào)整等事項(xiàng)，這些會計(jì)分錄的編制在電算化會計(jì)中需要引起足夠的注意。

關(guān)鍵詞：實(shí)務(wù);電算化;分錄

會計(jì)分錄是每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)列示其應(yīng)借記和應(yīng)貸記的賬戶及其金額的一種記錄。會計(jì)分錄的正確與否，直接影響到賬戶的記錄，乃至影響到會計(jì)信息的質(zhì)量。會計(jì)分錄是記賬的直接依據(jù)，根據(jù)會計(jì)分錄登記賬簿時(shí)，會計(jì)實(shí)務(wù)要求做到賬證相符。現(xiàn)就幾個(gè)方面舉例：

一、費(fèi)用類賬戶

會計(jì)上，費(fèi)用類賬戶一般是多欄式明細(xì)賬，平時(shí)發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)登記到借方，只有到結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用賬戶時(shí)，才從貸方轉(zhuǎn)出，結(jié)平貸方發(fā)生額。例如：“壞賬準(zhǔn)備”是按照“應(yīng)收賬款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞賬準(zhǔn)備”期末貸方余額大于按照“應(yīng)收賬款”期末借方余額的一定比例提取時(shí)，就要將其差額沖減“資產(chǎn)減值損失”，傳統(tǒng)手工會計(jì)分錄如下：

借：壞賬準(zhǔn)備xxx

貸：資產(chǎn)減值損失xxx

會計(jì)人員根據(jù)這個(gè)會計(jì)分錄登記“資產(chǎn)減值損失”明細(xì)賬時(shí)，由于“資產(chǎn)減值損失”是借方分析式多欄賬巨平時(shí)不出現(xiàn)貸方發(fā)生額，會計(jì)人員必須經(jīng)過人腦分析，用紅字（分錄本身是藍(lán)字）登記到“資產(chǎn)減值損失”相應(yīng)明細(xì)賬戶的借方，從而造成賬證方向不一致。而在電算化會計(jì)中，計(jì)算機(jī)記賬則會登記到“資產(chǎn)減值損失”相應(yīng)明細(xì)賬戶的貸方，從而造成手工與機(jī)器登記的資產(chǎn)減值損失借貸方發(fā)生額不等，影響會計(jì)報(bào)表編制的正確性（計(jì)算機(jī)自動編表一般是用“資產(chǎn)減值損失”賬戶的借方發(fā)生額編表，而不用借貸方發(fā)生額差額，即凈發(fā)生額編表）。會計(jì)人員應(yīng)適應(yīng)這種變化，將會計(jì)分錄變換成如下分錄，就不會出現(xiàn)上述問題。

借：資產(chǎn)減值損失xxx（紅字）

貸：壞賬準(zhǔn)備xxx（紅字）

二、實(shí)務(wù)中，還有一種編制會計(jì)分錄的做法也需要加以規(guī)范

例如：某采購員出差借款2000元，采購回來報(bào)銷，差旅費(fèi)及補(bǔ)助等共支出1600元。假設(shè)借款時(shí)已作其他應(yīng)收款處理，該采購員所花的費(fèi)用記入“管理費(fèi)用”。傳統(tǒng)會計(jì)實(shí)務(wù)通常編制一張收款憑證作如下會計(jì)分錄：

借：現(xiàn)金400

管理費(fèi)用1600

貸：其他應(yīng)收款2000

這樣在計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中，若定義的憑證類型是收、付、轉(zhuǎn)形式，以收款憑證錄入該憑證，也會產(chǎn)生問題，正確的做法是編制兩張記賬憑證：一張收款憑證（400）和一張轉(zhuǎn)賬憑證（1600），會計(jì)分錄如下：

（1）借：現(xiàn)金400

貸：其他應(yīng)收款400

（2）借：管理費(fèi)用1600

貸：其他應(yīng)收款1600

筆者認(rèn)為第一種做法的前提條件是該單位采用的是記賬憑證不分類且記賬憑證格式統(tǒng)一。如果記賬憑證分為收、付、轉(zhuǎn)三類的話，那么這張記賬憑證只能是付款憑證格式（貸記現(xiàn)金）。但目前有的單位仍然要求出納每天手工登記現(xiàn)金日記賬，根據(jù)這張付款憑證登記現(xiàn)金日記賬，是登記到借方（藍(lán)字）還是登記到貸方（紅字）呢？登記到借方，導(dǎo)致賬證方向不一致;登記到貸方，表示現(xiàn)金的減少，雖然是紅字，也讓人難以理解。怎么辦？本人認(rèn)為，可以引入過渡科目進(jìn)行處理。

三、會計(jì)實(shí)務(wù)中，賬戶間調(diào)整需要編制相應(yīng)的會計(jì)分錄

如將“制造費(fèi)用——折舊費(fèi)”調(diào)整到“生產(chǎn)成本——折舊費(fèi)”中去。傳統(tǒng)手工會計(jì)實(shí)務(wù)的做法有兩種，一種是：

借：生產(chǎn)成本——折舊費(fèi)xxx

貸：制造費(fèi)用——折舊費(fèi)xxx

因?yàn)椤爸圃熨M(fèi)用”為借方分析多欄式賬，分錄中的貸方必然會出現(xiàn)上述賬證不一致的問題。為了保證賬證相符，則編制如下的會計(jì)分錄：

借：制造費(fèi)用——折舊費(fèi)xxx（紅字）

生產(chǎn)成本——折舊費(fèi)xxx

貸：任意科目0

這種做法與上述第二種做法類似，由于貸方賬戶發(fā)生額為零.這種做法至少存在兩個(gè)問題：（1）它違背了借貸記賬法的記賬規(guī)則，有借無貸方;（2）違背了財(cái)政部1994年6月30日發(fā)布的《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第十五條的第（四）款，即“正在輸入的記賬憑證有借方會計(jì)科目而無貸方會計(jì)科目或者有貸方會計(jì)科目而無借方會計(jì)科目的，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行”，因此在電算化會計(jì)中不能編制僅有借方或僅有貸方的會計(jì)分錄，但可以編制借方或貸方為任意會計(jì)科目，同時(shí)金額為零的會計(jì)分錄。計(jì)算機(jī)記賬是根據(jù)科目編碼記賬的，所以“任意科目”明細(xì)賬必然記載有金額為零的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，這種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在會計(jì)上是沒有存在必要的。

為了避免這種情況的發(fā)生，作者本人認(rèn)為正確的做法是借用一個(gè)過渡賬戶，如“其他應(yīng)付款——過渡”賬戶，通過編制兩張記賬憑證來解決。這樣登賬時(shí)，“制造費(fèi)用”、“生產(chǎn)成本”賬戶無問題，過渡賬戶貸方也立即抵銷，只是增加了記賬憑證的數(shù)量。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)電算化會計(jì)以后，企業(yè)的會比人員在編制會計(jì)分錄時(shí)，既要遵循會計(jì)理論本身要求，又要考慮電算化會計(jì)軟件的要求，這些要求往往同手工習(xí)慣做法不一樣，會計(jì)人員需要結(jié)合會計(jì)理論和電算化會計(jì)的知識進(jìn)行修正，以適應(yīng)不斷發(fā)展的會計(jì)信息化的需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]《會計(jì)電算化》河南科學(xué)技術(shù)出版社

[2]《會計(jì)電算化初級知識》河南省財(cái)政廳