高等院校干部人事檔案信息化建設(shè)初探

賀慶琳　龍學(xué)文

【摘 要】干部人事檔案整理與保管工作是高等院校管理的重要工作之一，做好干部檔案人事管理具有重要意義。黨的十八大以來(lái)，隨著我國(guó)人事制度改革的不斷推進(jìn)，紙質(zhì)人事檔案管理方式已無(wú)法滿足新時(shí)代人事檔案管理的需求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理亟須改革。人事檔案信息化管理已經(jīng)成為未來(lái)人事檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。本文從高校人事檔案信息化改革的必要性出發(fā)，提出了做好高校人事檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的幾點(diǎn)措施。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;信息化

中圖分類號(hào)： G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2019）30-0190-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.30.097

A Preliminary Study on the Informationization Construction of Cadre Personnel Files in Colleges and Universities

HE Qing-lin LONG Xue-wen

（Hunan huaihua college， Huaihua Hunan 418008， China）

【Abstract】The collation and preservation of personnel files is one of the important tasks in the management of colleges and universities. It is of great significance to do a good job in the management of personnel files. Since the Eighteenth National Congress of the Communist Party of China， with the continuous advancement of personnel system reform in China， the paper-based personnel archives management mode has been unable to meet the needs of personnel archives management in the new era， and the traditional paper-based personnel archives management urgently needs reform. Personnel archives information management has become the inevitable trend of future personnel archives management. Starting from the necessity of the informationization reform of personnel archives in Colleges and universities， this paper puts forward some measures for the informationization of personnel archives management in Colleges and universities.

【Key words】Personnel files; Informationization

0 引言

高等院校人事檔案是教職工職稱晉升、工資晉級(jí)、工齡計(jì)算、工作調(diào)動(dòng)及各種社會(huì)保險(xiǎn)辦理等項(xiàng)目的重要依據(jù)。同時(shí)，人事檔案也是國(guó)家和單位選拔人才的重要依據(jù)。干部人事檔案管理是高校管理工作的一個(gè)重要組成部分，人事檔案管理水平的高低無(wú)疑會(huì)對(duì)高校的管理及發(fā)展產(chǎn)生比較大的影響。由于人事檔案管理非常重要，因此必須著力加強(qiáng)人事檔案管理建設(shè)，提高人事檔案的管理水平。目前我國(guó)高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，前景廣闊。隨著我國(guó)高等教育迅速發(fā)展和人才需求劇增，因傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，很多工作需要靠手工完成，效率低下，已不能滿足新時(shí)期高等院校人事檔案管理的需要。為適應(yīng)高等院?？焖侔l(fā)展發(fā)展對(duì)人才管理提出的新要求，人事檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。本文從人事檔案管理信息化數(shù)字化建設(shè)出發(fā)，提出了人事檔案管理信息化數(shù)字化建設(shè)的基本要求、措施和建議。

1 人事檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的必要性

人事檔案作為重要的文件資料需要占用大量的空間存儲(chǔ)。一般各單位都會(huì)把檔案集中存放在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)。庫(kù)房要防火、防潮、防蟲(chóng)和防盜。紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響，高溫、潮濕、蟲(chóng)蛀、有害氣體都會(huì)使紙張壽命變短，從而造成人事檔案不同程度的損毀。另外，我們常常會(huì)遇到由于保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，字跡發(fā)生擴(kuò)散、模糊的現(xiàn)象。這些都給紙質(zhì)人事檔案的完整性帶來(lái)巨大的威脅。日常工作中，要定期整理、清點(diǎn)和加入新材料，如果遇到變動(dòng)，檔案還需要改變存放地點(diǎn)，或通過(guò)機(jī)要投遞到其他單位，不僅工作量大增加，還會(huì)增加人事檔案丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)?？傊堎|(zhì)人事檔案的管理需要耗費(fèi)檔案管理者大量的精力和勞力。由于社會(huì)的進(jìn)步，信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案的使用受到了一定程度的沖擊，各種資料采用電子文檔備份和貯存，辦公無(wú)紙化是一種必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化信息化后，優(yōu)勢(shì)十分明顯的。首先，電子檔案方便檔案查找。電腦及相應(yīng)軟件具有查找搜索功能，不僅查找速度快，而且查找得非常徹底，不會(huì)有任何遺漏。人事檔案數(shù)字化信息化之后，可以方便地川用“搜索”功能來(lái)進(jìn)行查找，因此能大大地提高人事檔案管理的工作效率。再者，隨著高等院校的快速發(fā)展，院校間的交流、人才的流動(dòng)日益頻繁，人事檔案的轉(zhuǎn)移越來(lái)越多。數(shù)字化的人事檔案即查即用、傳輸方便，因而人事檔案信息化建設(shè)有助于不同單位間人事檔案資源的快速傳遞，有助于提高檔案資源的利用率，有助于工作效率的提高。最后，電子化檔案便于存儲(chǔ)、節(jié)約空間。電子化檔案可做備份，不易丟失、不易損毀。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)

人事檔案信息化建設(shè)是指用掃描設(shè)備和數(shù)碼設(shè)備把紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化，將其保存在可以被電腦識(shí)別的磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，是一種圖像與文字?jǐn)?shù)字化的加工過(guò)程。信息化建設(shè)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員提出了新的要求，不僅要保證紙質(zhì)檔案存放的安全性，更要增強(qiáng)數(shù)字檔案管理的能力，兩手都要硬。

2.1 檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的軟硬件基礎(chǔ)

人事檔案管理信息化需要一定的人力和物力，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持和配合。首先要按計(jì)劃完成電腦及信息化設(shè)備的采購(gòu)、網(wǎng)絡(luò)的組建、軟硬件的調(diào)試等一系列前期工作。另一方面要調(diào)配人手或請(qǐng)有相關(guān)資質(zhì)的專業(yè)公司掃描人事檔案，進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。在此過(guò)程中，單位一定要保證資金到位，要積極購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，積極更新原有的落后設(shè)施，積極調(diào)配人手。

2.2 信息化檔案管理人員的培養(yǎng)

要實(shí)現(xiàn)高校人事檔案向信息化數(shù)字化轉(zhuǎn)型，就要求高校人事檔案管理人員具有較高的專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)能力，即要求其既要掌握新時(shí)代人事檔案管理知識(shí)，又要擁有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)和信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)操作處理能力。由于高等院校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型正處于起步階段，部分高校人事檔案管理工作人員尚且不具備這種能力，部分管理人員甚至抵觸計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，也不愿意了解數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，這些都影響了高校人事檔案信息化數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效果。各個(gè)高?？梢圆扇∫M(jìn)和培養(yǎng)相結(jié)合的方法。一方面要主動(dòng)出擊網(wǎng)羅人才，既可以從本校相關(guān)部門(mén)或校外引進(jìn)綜合素質(zhì)較高、特別是具有檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，具有良好計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)背景的人才。另一方面要深挖自身潛力，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員開(kāi)展計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等方面的培訓(xùn)。從而建立一支素質(zhì)過(guò)硬、覺(jué)悟高的人事檔案管理隊(duì)伍。

2.3 加大管理力度強(qiáng)化保密意識(shí)

人事檔案內(nèi)容具有保密性，要抽調(diào)政治覺(jué)悟高、原則性強(qiáng)、工作細(xì)致的黨員專門(mén)從事檔案信息數(shù)字化工作，也可以參照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求，外包給其他企業(yè)或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。采用外包方式開(kāi)展數(shù)字化工作的，人事檔案數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)的單位。要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的安全保密管理，數(shù)字檔案的密級(jí)等同于相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案的保管保護(hù)和系統(tǒng)的使用維護(hù)等必須符合相應(yīng)密級(jí)的安全保密要求。

3 結(jié)論

綜上所述，隨著我國(guó)高等教育迅速發(fā)展和人才需求劇增，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已不能滿足需要，人事檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。人事檔案管理信息化建設(shè)需要硬件設(shè)施的升級(jí)和完善、人員觀念的轉(zhuǎn)變和專業(yè)技術(shù)能力的提升。只有這些因素共同作用，才能真正做好高校人事檔案信息化數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

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