物流基地工程檔案智能管理 信息化建設(shè)思路與設(shè)計(jì)

樊科梅

【摘 要】物流基地工程檔案是物流企業(yè)戰(zhàn)略資產(chǎn)，工程檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。本文分析了傳統(tǒng)物流基地工程檔案手工管理的問(wèn)題與機(jī)遇，提出“以物流基地工程檔案智能管理系統(tǒng)建設(shè)為切入點(diǎn)，以系統(tǒng)建設(shè)帶動(dòng)體系建設(shè)，以體系建設(shè)規(guī)范、提升業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化”的建設(shè)思路。以中海油惠州物流基地工程檔案智能管理系統(tǒng)為例，分析了項(xiàng)目建設(shè)的內(nèi)容與架構(gòu)，并提出了建議。

【關(guān)鍵詞】物流基地;檔案管理;智能管理系統(tǒng);檔案信息化建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)： G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A文章編號(hào)： 2095-2457（2019）29-0224-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.29.107

Ideas and Design of Informationization Construction of Intelligent Management of Project Files in Logistics Base

——Taking cnooc huizhou logistics base project file intelligent management system as an example

FAN Ke-mei

（Cnooc （huizhou） logistics co.， LTD.， Huizhou Guangdong 516082， China）

【Abstract】Engineering archives of logistics base are strategic assets of logistics enterprises， so it is imperative to construct engineering archives informatization.This paper analyses the problems and opportunities of manual management of Engineering Archives in traditional logistics base， and puts forward the construction idea of “taking the construction of intelligent management system of Engineering Archives in logistics base as the breakthrough point， driving system construction， standardizing system construction， improving business level， and realizing standardization and scientificalization of archives management”. Road. Taking CNOOC Huizhou Logistics Base Project Archives Intelligent Management System as an example， this paper analyses the content and structure of the project construction， and puts forward some suggestions.

【Key words】Logistics base; Archives management; Intelligent management system; Information construction of archives

0 引言

物流基地工程檔案是物流企業(yè)戰(zhàn)略資產(chǎn)。傳統(tǒng)的物流基地工程檔案管理工作管理方法與管理技術(shù)的落后，導(dǎo)致檔案難以長(zhǎng)久保存、價(jià)值難以轉(zhuǎn)化[1-2]。安先輝[3]認(rèn)為工程項(xiàng)目建立信息平臺(tái)可提高工作效率，有助于工程項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。高大偉[4]認(rèn)為建設(shè)工程檔案信息技術(shù)應(yīng)用滯后。廖玉玲[5]、羅廣國(guó)[6]分別從云計(jì)算和質(zhì)量控制的角度研究工程檔案的信息化建設(shè)。目前，針對(duì)物流企業(yè)工程檔案信息化建設(shè)研究較少。本文以中海油惠州物流基地工程檔案智能管理系統(tǒng)為例，分析了物流基地工程檔案智能系統(tǒng)的問(wèn)題和機(jī)遇、基本思路以及系統(tǒng)設(shè)計(jì)。

1 物流基地工程檔案管理工作存在問(wèn)題與機(jī)遇

傳統(tǒng)物流基地工程檔案工作管理落后?；跉v史和現(xiàn)實(shí)的諸多原因，檔案的收管用仍處于手工管理階段。檔案接收易錯(cuò)、漏，責(zé)任不清;檔案實(shí)體保管受環(huán)境影響較大，全程監(jiān)控、分類(lèi)保管不足;用戶(hù)體驗(yàn)差，查檔繁瑣，價(jià)值轉(zhuǎn)化不高。

政策是物流基地工程檔案信息化建設(shè)的外部動(dòng)因。近年來(lái)，國(guó)家及省市檔案局、國(guó)資委、各省市辦公廳都相繼發(fā)文，對(duì)檔案信息化建設(shè)提出明確要求。如2012年，國(guó)家成立了電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室。而企業(yè)需求是物流基地工程檔案信息化建設(shè)的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)力。物流企業(yè)檔案信息化建設(shè)主要目標(biāo)就是提高效率與質(zhì)量。因此，物流基地工程檔案信息化建設(shè)是物流企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向。通過(guò)信息化建設(shè)可實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)與自動(dòng)歸檔效果，實(shí)現(xiàn)高效管理。

2 物流基地工程檔案信息化建設(shè)的思路

物流基地工程檔案信息化建設(shè)的基本思路為：以物流基地工程檔案智能管理系統(tǒng)建設(shè)為切入點(diǎn)，以系統(tǒng)建設(shè)帶動(dòng)體系建設(shè)，以體系建設(shè)規(guī)范、提升業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。

具體來(lái)講：完善建立健全檔案管理制度。根據(jù)物流企業(yè)檔案管理的需要及上級(jí)行政管理部門(mén)的要求，建立健全現(xiàn)行檔案管理制度，規(guī)范、提升檔案管理水平，確保檔案收集完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。借助物流基地信息化基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及檔案軟件的網(wǎng)絡(luò)化部署模式，實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線(xiàn)查閱和利用服務(wù)。通過(guò)檔案信息化建設(shè)，明晰檔案管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理流程。建設(shè)檔案集成管理平臺(tái)：檔案系統(tǒng)與智能密集架系統(tǒng)集成，支持溫控、門(mén)禁系統(tǒng)的數(shù)據(jù)寫(xiě)入接口，支持消防、監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)用頁(yè)面的鏈接引用。總之，物流基地工程檔案信息化建設(shè)要改變以往手工管理的模式，通過(guò)系統(tǒng)與管理制度相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)歸檔、長(zhǎng)久保存、有效利用。

3 中海油惠州物流基地工程檔案智能管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 項(xiàng)目簡(jiǎn)介

中海油惠州物流公司成立以來(lái)，已經(jīng)積累了很多重要且寶貴的檔案資源。這些資源具備長(zhǎng)期保存利用價(jià)值，不但具備重要的歷史價(jià)值，而且能夠輔助企業(yè)發(fā)展和決策。但目前的檔案管理限于傳統(tǒng)的手工管理模式，信息共享不暢，價(jià)值轉(zhuǎn)化難，檔案信息化建設(shè)之路勢(shì)在必行。

3.2 項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容

中海油惠州物流基地工程檔案智能管理信息系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容主要包括：

（1）按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)范》要求，建立物流基地統(tǒng)一的數(shù)字檔案資源管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)基地檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化收集、管理、存儲(chǔ)和利用。

（2）建立與用戶(hù)需求相適應(yīng)的歸檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)架構(gòu)。對(duì)歸檔的電子源文件進(jìn)行格式歸一化轉(zhuǎn)換，歸集到統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)上，并保證歸檔的電子原文及轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)便于遷移和環(huán)境升級(jí)。

（3）通過(guò)系統(tǒng)權(quán)限配置、歸檔文件安全封裝、安全控件瀏覽、文檔水印，安全管理等多種手段確保檔案實(shí)體與信息的安全。

（4）實(shí)現(xiàn)APP智能終端管理，提供檔案利用、管理互動(dòng)、信息主動(dòng)提示等功能，提升服務(wù)價(jià)值。利用智能監(jiān)控技術(shù)，實(shí)現(xiàn)工程檔案智能管理。

3.3 項(xiàng)目設(shè)計(jì)

3.3.1 系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)采用BS瀏覽器服務(wù)器模式運(yùn)行，基于Java EE架構(gòu)開(kāi)發(fā)，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)采用Oracle11g作為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，電子文件以實(shí)體形式存儲(chǔ)在操作系統(tǒng)中。功能包括檔案移交歸檔、檔案管理、檔案利用、庫(kù)房管理、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理、檔案門(mén)戶(hù)、APP管理等主要功能，外部接口有與智能密集架系統(tǒng)接口、溫濕度系統(tǒng)接口以及對(duì)外提供的Web Service數(shù)據(jù)歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

圖1 中海油惠州物流基地工程檔案智能管理系統(tǒng)

3.3.2 網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

中海油惠州公司各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)服務(wù)器均可以通過(guò)局域網(wǎng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，內(nèi)網(wǎng)用戶(hù)可以直接通過(guò)局域網(wǎng)訪問(wèn)系統(tǒng)，如需互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)訪問(wèn)，需要經(jīng)過(guò)專(zhuān)用防火墻過(guò)濾后訪問(wèn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

圖2 中海油惠州物流基地?cái)?shù)字檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

3.3.3 系統(tǒng)功能架構(gòu)

數(shù)字檔案館系統(tǒng)包括檔案管理與利用子系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理子系統(tǒng)。如圖3所示：

圖3 數(shù)字檔案館系統(tǒng)系統(tǒng)功能架構(gòu)

數(shù)字檔案管理與利用子系統(tǒng)包括檔案移交歸檔平臺(tái)、檔案管理平臺(tái)、庫(kù)房管理平臺(tái)、檔案利用平臺(tái)以及系統(tǒng)維護(hù)平臺(tái)、APP智能終端管理平臺(tái)。檔案移交歸檔平臺(tái)完成各個(gè)部門(mén)以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的移交、審核、歸檔操作，歸檔后的數(shù)據(jù)進(jìn)入正式檔案庫(kù);檔案管理平臺(tái)完成檔案的日常管理工作，包括檔案數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、銷(xiāo)毀鑒定、公開(kāi)鑒定、多媒體文件管理等模塊;庫(kù)房管理平臺(tái)包括庫(kù)房視圖、溫濕度監(jiān)控、消防報(bào)警系統(tǒng)展示、監(jiān)控系統(tǒng)展示、門(mén)禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成。檔案利用平臺(tái)包括檔案資源的檢索、借閱、專(zhuān)題推送等功能模塊;系統(tǒng)維護(hù)平臺(tái)完成系統(tǒng)初始化相關(guān)功能，包括組織機(jī)構(gòu)維護(hù)、權(quán)限管理、日志審計(jì)、流程管理、參數(shù)配置;APP智能終端管理平臺(tái)使基地內(nèi)檔案庫(kù)的信息可以異地遠(yuǎn)程的、在同一個(gè)應(yīng)用界面上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查詢(xún)、對(duì)檔案三維圖像資料進(jìn)行核對(duì)，與此同時(shí)為了提高以上工作的效率和有效性，在傳遞的數(shù)據(jù)和圖像信息中，實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程檔案信息管理的無(wú)礙化溝通， 利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行智能化檔案管理（廣域范圍的信息資料共享，可以利用智能終端進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問(wèn);可以遠(yuǎn)程對(duì)檔案資料室的各類(lèi)設(shè)備和參數(shù)進(jìn)行監(jiān)控。）

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理子系統(tǒng)完成對(duì)數(shù)據(jù)的處理，包括文件PDF格式封裝、文件FLV格式封裝、OCR識(shí)別、全文索引。

3.4 管理輔助實(shí)現(xiàn)

實(shí)現(xiàn)工程檔案管理分類(lèi)及編碼管理，是本項(xiàng)目的一大特點(diǎn)，有利于實(shí)現(xiàn)本項(xiàng)目涉及系統(tǒng)的智能管理。在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了工程模板數(shù)據(jù)庫(kù)，在工程建設(shè)期間（從立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收全過(guò)程）使用該系統(tǒng)來(lái)同步協(xié)助工程項(xiàng)目文檔的形成、收集、管理、移交的全過(guò)程管控，確保工程項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目文檔數(shù)字化交付的目的，為企業(yè)將來(lái)數(shù)字化工廠和智能化工廠的建設(shè)提供資料方面的基礎(chǔ)保障。

4 物流基地工程檔案智能管理信息化建設(shè)的建議

4.1 建立完善的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，形成統(tǒng)一高效的檔案智能管理平臺(tái)

完善的數(shù)據(jù)系統(tǒng)是推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的重要手段。檔案信息化建設(shè)中，基于互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)的檔案管理系統(tǒng)是管理工作的基礎(chǔ)。中海油惠州物流基地建設(shè)的系統(tǒng)采用BS瀏覽器服務(wù)器模式運(yùn)行，基于Java EE架構(gòu)開(kāi)發(fā)，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)采用Oracle11g作為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，電子文件以實(shí)體形式存儲(chǔ)在操作系統(tǒng)中。功能包括檔案移交歸檔、檔案管理、檔案利用、庫(kù)房管理、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理、檔案門(mén)戶(hù)等主要功能，外部接口有與智能密集架系統(tǒng)接口、溫濕度系統(tǒng)接口以及對(duì)外提供的Web Service數(shù)據(jù)歸檔標(biāo)準(zhǔn)接口，建立形成了完善統(tǒng)一的檔案只能管理平臺(tái)。

4.2 保障管理權(quán)限配置，明確檔案管理責(zé)任

檔案管理責(zé)任的明確也是管理工作的重點(diǎn)。檔案的管理應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員與管理人員權(quán)限的限制與劃分，明確不同檔案管理的責(zé)任。此外，在管理權(quán)限配置合理與檔案管理責(zé)任明確的情況下，可以保障檔案實(shí)體的安全，避免人為因素造成的檔案管理問(wèn)題。比如說(shuō)在中海油惠州物流基地的各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)服務(wù)器建設(shè)中，服務(wù)器均可以通過(guò)局域網(wǎng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，內(nèi)網(wǎng)用戶(hù)可以直接通過(guò)局域網(wǎng)訪問(wèn)系統(tǒng)，如需互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)訪問(wèn)，需要經(jīng)過(guò)專(zhuān)用防火墻過(guò)濾后訪問(wèn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，確保了安全性。同時(shí)，權(quán)限設(shè)置是基于角色的權(quán)限管理，將用戶(hù)加入角色并賦權(quán)，包括功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。

4.3 信息化過(guò)程中始終注意資源的采集與利用

在信息化發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作要始終做好對(duì)資源的采集與利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的全面、規(guī)范、自動(dòng)化采集歸檔。檔案資源的保存和利用要采取有效的安全措施，搭建符合要求的安全防護(hù)平臺(tái)。查詢(xún)利用也需提供綜合性、可追溯、符合業(yè)務(wù)習(xí)慣的檔案資源。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，領(lǐng)導(dǎo)重視、建設(shè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)系統(tǒng)、形成高效的檔案智能管理平臺(tái)、規(guī)范檔案管理是物流基地工程檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵。有針對(duì)性的開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)文化與企業(yè)效率的提升，推動(dòng)物流企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化快速發(fā)展。

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