論博物館文物藏品檔案管理工作

文物藏品的數(shù)量與質(zhì)量對(duì)于博物館事業(yè)發(fā)展來說是至關(guān)重要的。如果一座博物館能夠擁有相當(dāng)數(shù)量、價(jià)值較高的文物藏品，那么就為其事業(yè)發(fā)展提供了良好的運(yùn)行基礎(chǔ)和開放條件。文博工作者在立足本職崗位，做好文物藏品的征集、保護(hù)、研究、陳列、利用等一系列基礎(chǔ)性工作的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分借鑒檔案管理工作機(jī)制，加強(qiáng)以文物藏品為主要對(duì)象的博物館實(shí)物檔案科學(xué)管理領(lǐng)域的研究，進(jìn)一步提高博物館文物藏品業(yè)務(wù)工作水平。

一、博物館文物藏品檔案管理工作的必要性

在博物館工作領(lǐng)域，對(duì)于擁有一定數(shù)量和較高價(jià)值的文物藏品，其實(shí)物檔案管理工作應(yīng)該更加謹(jǐn)慎和嚴(yán)格。這就需要對(duì)文物藏品相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，強(qiáng)化文物藏品管理工作環(huán)節(jié)的監(jiān)督，切實(shí)保障每一個(gè)環(huán)節(jié)不出紕漏。在進(jìn)行文物藏品檔案管理工作時(shí)，最需要注意的就是文物藏品檔案的合理性問題。博物館建立文物藏品檔案就是為了能夠方便對(duì)文物藏品進(jìn)行集中保護(hù)和管理，針對(duì)文物藏品檔案具有較強(qiáng)的可操作性和規(guī)范性，文博工作者在查詢文物藏品相關(guān)信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確的查詢。其次，對(duì)于文物藏品檔案存在的實(shí)效性問題，博物館文物藏品的歷史性決定了檔案管理工作必須著眼實(shí)際、長期進(jìn)行。文物藏品檔案具有較強(qiáng)的時(shí)效性，應(yīng)當(dāng)長期穩(wěn)定的保存下去，能夠隨著歷史發(fā)展而不變質(zhì)。最后就是涉及檔案工作程序和有關(guān)人員的監(jiān)管問題。文物藏品檔案的建立要注意保密性，這就要求工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)自身的管理，對(duì)于不能外泄的內(nèi)容要嚴(yán)格保密，與此同時(shí)，博物館應(yīng)當(dāng)建立健全審查制度，從外部環(huán)境對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行監(jiān)督管理，加強(qiáng)對(duì)其審查和約束。

博物館不僅是文物藏品檔案存放和展出的場所，對(duì)于中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化、紅色革命文化以及社會(huì)主義核心價(jià)值觀的傳播和弘揚(yáng)更是發(fā)揮著極為重要的作用。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一是博物館的選址問題，因?yàn)椴┪镳^的地理位置也就決定了文物藏品及其檔案所在的地理位置。博物館選址和項(xiàng)目用地是否科學(xué)合理，對(duì)于文物藏品檔案的收集、保護(hù)、展出和利用有著關(guān)鍵性的影響，關(guān)系到社會(huì)公眾能否充分享受博物館文物藏品檔案所蘊(yùn)含的精神文化財(cái)富，亦有助于博物館的良好運(yùn)行。第二是博物館對(duì)文物藏品檔案的展出方式和陳列布局，涉及的領(lǐng)域較為寬泛，對(duì)于博物館內(nèi)的文物藏品檔案，需要進(jìn)行合理的布局和規(guī)劃，這也就要求相關(guān)的工作人員對(duì)于文物藏品的性質(zhì)、類別、特征有大致的了解和掌握，對(duì)于不同歷史時(shí)期、不同社會(huì)背景的文物藏品要嚴(yán)格區(qū)分開來，這樣不僅能夠推動(dòng)博物館文物藏品管理工作，也為公眾的觀賞提供了諸多便利，加深了公眾對(duì)博物館文物藏品的了解。

二、博物館文物藏品檔案管理工作機(jī)制研究

（一）建立文物藏品檔案管理機(jī)制的意義

我國各個(gè)地區(qū)都擁有不同性質(zhì)、不同類別的文博場館。隨著博物館的數(shù)量愈來愈多，文物藏品檔案的管理問題也會(huì)接踵而至。因?yàn)椴┪镳^文物藏品檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且龐大的工程，會(huì)耗費(fèi)管理者大量的時(shí)間和精力，這就意味著博物館需要投入大筆資金才能夠逐步建立起文物藏品檔案，這對(duì)于為數(shù)眾多的中小型博物館、行業(yè)和民營性質(zhì)的博物館而言，具有相當(dāng)程度的操作困難。文博工作者若想解決這個(gè)難題就必須追本溯源，查找文物藏品檔案管理的難點(diǎn)，予以對(duì)癥下藥式的解決。博物館開展文物藏品檔案管理工作，通常由文物藏品管理部門負(fù)責(zé)人將任務(wù)分配給相關(guān)保管員執(zhí)行。博物館應(yīng)明確劃分文物藏品檔案工作責(zé)任范圍和相關(guān)領(lǐng)域，制定具體的管理規(guī)范，做到事事有規(guī)范可依，讓從事文物藏品檔案管理工作的員工都能夠按照規(guī)范行事，同時(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)相關(guān)部門人員的監(jiān)管，建立相應(yīng)的考察和審核制度，并根據(jù)員工的表現(xiàn)給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)或懲處，推動(dòng)博物館文物藏品檔案管理機(jī)制的建立。

（二）文物藏品檔案管理機(jī)制的要求

博物館文物藏品數(shù)量眾多，通常多達(dá)幾萬件少則幾千件、幾百件，若要使文物藏品檔案得到妥善保管和展出，就必須建立健全文物藏品檔案管理機(jī)制，需要文物藏品管理部門的工作人員對(duì)文物藏品檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)、全面的記錄。在記錄檔案信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)依照一定的原則和規(guī)則進(jìn)行登記，可以根據(jù)文物藏品的外觀形態(tài)登記，也可以根據(jù)其歷史背景和產(chǎn)生的時(shí)間順序進(jìn)行登記，總而言之，登記文物藏品檔案信息要有一定的規(guī)律。這樣既能節(jié)省員工的時(shí)間，還能夠方便今后的查閱和管理。如果文物藏品檔案發(fā)生損壞的情況需要及時(shí)修護(hù)，此時(shí)合理有序的文物藏品檔案管理的優(yōu)勢就會(huì)立刻顯現(xiàn)。進(jìn)行檔案信息登記時(shí)，要做到字跡清晰，符合國家有關(guān)規(guī)定與要求。實(shí)施登記的人員應(yīng)具有相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，能夠熟練掌握檔案登記的相關(guān)規(guī)定，這就需要博物館加強(qiáng)對(duì)文物藏品檔案管理人員的培訓(xùn)和監(jiān)管力度，全面提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，為建立合理有序的檔案管理體系提供基礎(chǔ)性保障。

（三）文物藏品檔案的合理區(qū)分

博物館內(nèi)的各類文物藏品具有不同的收藏價(jià)值以及研究展示價(jià)值，這時(shí)就需要管理者對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)有效的區(qū)分管理，根據(jù)不同的區(qū)分原則和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行劃分，構(gòu)建起合理有序的文物藏品檔案管理體系。建立文物藏品管理體系時(shí)，可以根據(jù)文物藏品的價(jià)值加以區(qū)分，對(duì)于不同價(jià)值的文物藏品要運(yùn)用不同的方法進(jìn)行監(jiān)管，譬如要著重管理歷史價(jià)值較大的文物藏品，對(duì)于時(shí)代久遠(yuǎn)的文物藏品要實(shí)施更加精準(zhǔn)細(xì)致的收藏和管理，保證文物藏品的細(xì)節(jié)不被損壞，保障文物藏品的價(jià)值能夠被完整的挖掘出來。這項(xiàng)工作的開展需要國家以及相關(guān)管理部門的配合和協(xié)助，對(duì)于價(jià)值巨大的文物藏品檔案，博物館需要上交給國家規(guī)定的有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行妥善保管。

（四）責(zé)任細(xì)化和責(zé)任分配

博物館文物藏品檔案管理工作不是某一個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)能夠獨(dú)立完成的，其耗時(shí)巨大，并且需要一定的技術(shù)支持。故在進(jìn)行相關(guān)工作時(shí)應(yīng)將責(zé)任細(xì)化到博物館每一個(gè)部門、每一位同仁，落實(shí)責(zé)任當(dāng)擔(dān)責(zé)任，保證文物藏品檔案管理工作的正常運(yùn)行。

1.進(jìn)行文物藏品檔案信息相關(guān)記錄

博物館文物藏品檔案管理工作的第一步是對(duì)文物藏品進(jìn)行記錄，對(duì)其的形態(tài)、裝飾、時(shí)代背景等相關(guān)的信息進(jìn)行記錄，做到每一件文物藏品都能夠找到與之相對(duì)應(yīng)的檔案記錄。在進(jìn)行記錄的時(shí)候，登記在冊(cè)的信息需要涉及到各個(gè)方面，需要注意的是要依據(jù)檔案冊(cè)的格式，該格式符合國家有關(guān)部門的規(guī)定或者要求，登記所用的工具也是符合行業(yè)規(guī)定或要求的。在進(jìn)行實(shí)際登記時(shí)，要盡一切可能做到清晰明白，細(xì)節(jié)部分也要把握，注重特征記錄，方便以后查閱。在登記結(jié)束，還要建立相關(guān)的審核小組，對(duì)業(yè)已完成的文物藏品檔案冊(cè)進(jìn)一步審查，要做到細(xì)致入微，避免遺漏。

2.加強(qiáng)文物藏品檔案管理工作

進(jìn)行文物藏品檔案冊(cè)匯編時(shí)，要根據(jù)相關(guān)原則或者規(guī)則進(jìn)行，這就意味著文物藏品檔案冊(cè)是有條理的、有規(guī)律的。進(jìn)行文物藏品檔案冊(cè)的匯編需要注意兩個(gè)方面的內(nèi)容，第一個(gè)方面是相關(guān)人員在進(jìn)行匯編時(shí)要注意目錄的編纂，目錄是檔案冊(cè)的開頭部分，這部分對(duì)于檔案冊(cè)的匯編工作具有重要的指導(dǎo)意義。眾所周知，目錄是檔案冊(cè)最核心也是最關(guān)鍵的部分，檔案冊(cè)的精華都集中與此，這對(duì)于目錄編纂工作是十分重要的，它能起到引領(lǐng)文物藏品檔案冊(cè)的作用，決定了文物藏品檔案冊(cè)的大方向和總體布局，這對(duì)于文物藏品管理工作具有積極的實(shí)踐意義。如果文物藏品檔案冊(cè)的目錄能夠匯編清晰的話，查找起來就會(huì)便利很多，這也方便了文物藏品的收藏和管理。第二個(gè)方面是對(duì)于書簽的制定工作，進(jìn)行文物藏品檔案冊(cè)匯編之時(shí)，由于文物藏品眾多，即使在目錄處已經(jīng)做出了詳細(xì)的匯編，在實(shí)際查找過程中還是會(huì)遇到種類繁多所帶來的查找不便的情況。這就需要文物藏品檔案管理匯編人員對(duì)其進(jìn)行細(xì)致劃分，不論是按照何種方法和原則，都可以在目錄匯編的基礎(chǔ)上進(jìn)一步編纂，同時(shí)還要靈活運(yùn)用書簽的作用，通過給文物藏品檔案冊(cè)添加書簽，可以大大減少搜集信息的時(shí)間，查閱者想要查找某一個(gè)年代的文物藏品，可以先根據(jù)目錄的條例進(jìn)行一個(gè)大致的篩查，確定大致的方向和范圍，在確定好大致的區(qū)域之后，再進(jìn)行更加細(xì)化的查找，這時(shí)候，就要充分利用書簽的便利性，根據(jù)書簽提示的內(nèi)容，對(duì)應(yīng)相關(guān)的頁數(shù)進(jìn)行翻閱。目錄和書簽的設(shè)計(jì)大大加快了查閱文物藏品檔案的過程，使得翻閱檔案冊(cè)變得快捷有序，有利于博物館相關(guān)部門各項(xiàng)工作的加快和推動(dòng)，對(duì)于文博事業(yè)發(fā)展做出了積極貢獻(xiàn)。

（五）構(gòu)建合理有序的文物藏品檔案管理系統(tǒng)

建立合理有序的文物藏品檔案管理體系不僅是對(duì)博物館的開放和運(yùn)行有著積極影響，更是對(duì)于民族和國家的精神文明建設(shè)，對(duì)于文博事業(yè)的開拓和發(fā)展具有重要的作用。構(gòu)建合理有序的博物館文物藏品檔案管理體系的辦法有：

1.匯編文物藏品檔案冊(cè)

博物館的文物藏品眾多，這為博物館的發(fā)展帶來優(yōu)勢地位同時(shí)，也為博物館的發(fā)展帶來了一系列的負(fù)面影響，這主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一個(gè)方面是對(duì)于博物館的管理工作帶來了一定程度上的難度，文物藏品數(shù)量的增加，意味著相關(guān)的管理人員需要進(jìn)行繁重的管理工作，而文物數(shù)量的增多還會(huì)伴隨著文物損壞風(fēng)險(xiǎn)的加大，這也意味著管理人員需要進(jìn)行更為繁重的文物監(jiān)管工作，這對(duì)于博物館的工作人員來說無疑是又一大難題。在進(jìn)行相關(guān)管理工作的實(shí)施時(shí)，要注重對(duì)文物的監(jiān)督管理，要盡力保存好文物的完整形態(tài)，在進(jìn)行文物藏品檔案冊(cè)的匯編時(shí)，要注意盡力還原藏物的真實(shí)形態(tài)，減小失誤，盡量避免誤差，做到百分百完整記錄。對(duì)于文物藏品檔案冊(cè)的記錄和管理，還要注意記錄格式的正確與否以及記錄內(nèi)容是否符合相關(guān)行業(yè)要求的規(guī)范。最后一點(diǎn)是還要注意文物藏品檔案冊(cè)的保管，避免文物藏品檔案冊(cè)內(nèi)容的損壞或者丟失。對(duì)于已經(jīng)記錄在冊(cè)的內(nèi)容，還要注意適時(shí)的查看和更新，避免檔案冊(cè)的內(nèi)容與實(shí)際情況相悖，要注意及時(shí)的更新檔案冊(cè)。

2.相關(guān)事項(xiàng)的監(jiān)管

對(duì)于保存文物藏品檔案冊(cè)的區(qū)域，要注意是否符合相關(guān)規(guī)定和政策的要求。對(duì)于不達(dá)標(biāo)之處要及時(shí)進(jìn)行改正，對(duì)于規(guī)定中著重強(qiáng)調(diào)的地方也要著重注意。還要安排專門的監(jiān)察小組對(duì)文物藏品檔案室進(jìn)行定期的監(jiān)察和管理，對(duì)于不合格的地方及時(shí)提出批評(píng)和修改建議，并且要監(jiān)督相關(guān)的部門進(jìn)行改正，確保文物藏品檔案室的整潔有序。另一個(gè)方面是檔案室的安全問題，檔案室存放著博物館內(nèi)幾千件甚至是幾萬件文物的相關(guān)信息，對(duì)于博物館的發(fā)展至關(guān)重要。這就要求管理部門能夠加強(qiáng)對(duì)文物藏品檔案室的監(jiān)管和審查，加強(qiáng)相關(guān)的應(yīng)急措施，定期安排專門的人員對(duì)的方案是進(jìn)行全面的清潔和檢查。

3.建立現(xiàn)代化的檔案室

隨著經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的建設(shè)都需要信息技術(shù)的參與，博物館在文物藏品建檔方面也不例外。文物文物藏品建檔過程中，急需信息技術(shù)的參與，通過建立全面的信息化、數(shù)字化、高新技術(shù)化的檔案管理室，能夠有效的提高管理效率并且進(jìn)一步減少管理的難度和時(shí)間。隨著高新技術(shù)的參與，管理規(guī)模宏大的檔案室也不再是充滿困惑的事情，建立信息化的文物藏品檔案管理室不僅僅對(duì)文物藏品檔案的管理提供了便利，而且還在一定程度上節(jié)省了人力以及物力，這為推動(dòng)博物館運(yùn)營管理水平的提升做出了不容忽視的貢獻(xiàn)。

眾所周知，博物館為社會(huì)和社會(huì)發(fā)展做出了巨大貢獻(xiàn)，影響深遠(yuǎn)。這不僅體現(xiàn)在歷史文明傳播傳承方面，其與當(dāng)代信息領(lǐng)域的深度融合也是顯而易見的。博物館引進(jìn)高新技術(shù)建設(shè)文物藏品檔案室，成為推動(dòng)文物藏品及其檔案與高新技術(shù)深度融合的有力見證，同時(shí)加快了博物館信息化的服務(wù)進(jìn)程。以方興未艾的數(shù)字博物館為例，其使社會(huì)公眾在欣賞傳統(tǒng)文化、體悟歷史發(fā)展軌跡的進(jìn)程中真切感受到現(xiàn)代科技帶來的便利。信息化文物藏品檔案室的建設(shè)不僅僅對(duì)于博物館自身的發(fā)展具有積極地正向影響，還對(duì)建立方便、快捷、高效的觀感體驗(yàn)具有深遠(yuǎn)意義?！巴ㄟ^種種高新技術(shù)手段的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的檔案管理領(lǐng)域發(fā)生了巨大的革新，生產(chǎn)管理效率在不斷提高，管理體系也在不斷完善，這對(duì)于檔案管理領(lǐng)域具有劃時(shí)代的歷史意義”[1]構(gòu)建系統(tǒng)的信息化、技術(shù)化檔案室對(duì)于推進(jìn)檔案管理工作具有深遠(yuǎn)意義，這也在一定程度上預(yù)示著檔案管理工作的發(fā)展方向。

隨著信息技術(shù)的介入，博物館的文物藏品檔案室逐步朝著高新技術(shù)領(lǐng)域發(fā)展，這也為今后的博物館文物藏品檔案管理領(lǐng)域傳遞著這樣一個(gè)訊號(hào)：高新技術(shù)融合是博物館文物藏品檔案管理發(fā)展的大趨勢和大方向。各部門之間因?yàn)楦咝录夹g(shù)的參與將會(huì)與社會(huì)公眾進(jìn)行更加及時(shí)有效的溝通，檢索和查閱文物文物藏品的相關(guān)信息也變得簡便和快捷起來，這對(duì)推進(jìn)檔案管理領(lǐng)域的技術(shù)革新帶來了前所未有的影響。