事業(yè)單位綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)化途徑

周瀟 張亞

摘 要：本文以筆者單位為例，利用層次分析法定量分析，探討事業(yè)單位體制下辦公輔助系統(tǒng)升級(jí)優(yōu)化的途徑和設(shè)計(jì)思路，為其他事業(yè)單位優(yōu)化升級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;辦公輔助;優(yōu)化

一、背景與概述

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，又叫OA（Office Automation）系統(tǒng)，可改變傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公具有資源浪費(fèi)、效率低下、業(yè)務(wù)操作不規(guī)范、人為失誤較多等缺點(diǎn)，避免違規(guī)操作，使職責(zé)權(quán)限分明便于問責(zé)，實(shí)現(xiàn)異地辦公，便于查詢統(tǒng)計(jì)分析，提升管理水平和業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。我單位為公益性質(zhì)事業(yè)單位，2017年9月，單位OA系統(tǒng)經(jīng)歷一年的研發(fā)正式上線運(yùn)行。系統(tǒng)整合單位人、財(cái)、物和信息資源，結(jié)合事業(yè)單位財(cái)政撥款實(shí)際情況，在強(qiáng)調(diào)擴(kuò)展性、保密性、安全性、靈活性等因素基礎(chǔ)上強(qiáng)化內(nèi)控管理，建立較為科學(xué)合理的辦公輔助系統(tǒng)。

二、系統(tǒng)架構(gòu)的選配原則

系統(tǒng)搭建之初研訪了北大青鳥開發(fā)OA系統(tǒng)、中廣電設(shè)計(jì)院OA系統(tǒng)和農(nóng)業(yè)銀行辦公系統(tǒng)這三種具代表性的辦公系統(tǒng)。依據(jù)其各自特點(diǎn)，總結(jié)出適合我單位體量、體制的設(shè)計(jì)思路：（1）實(shí)現(xiàn)對(duì)政務(wù)、人員信息的電子化存儲(chǔ)管理;實(shí)現(xiàn)管理信息的透明化、業(yè)務(wù)辦理的公開化和業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化。（2）可實(shí)現(xiàn)即時(shí)通訊、協(xié)同工作，具備完善的工作流控制、數(shù)據(jù)庫復(fù)制技術(shù)和完善可靠的安全機(jī)制。（3）適合處理各種非結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)。（4）可網(wǎng)頁訪問系統(tǒng)，也可升級(jí)客戶端訪問，支持遠(yuǎn)程操作。同時(shí)，設(shè)計(jì)中規(guī)避了以下設(shè)計(jì)缺陷和不適應(yīng)性：（1）瀏覽器適應(yīng)性受限，界面不友好、操作體驗(yàn)差，不支持流程審核角色的配置變更，不支持遠(yuǎn)程登錄，沒有實(shí)時(shí)功能。（2）系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)以部門劃分，包括職能管理、生產(chǎn)經(jīng)營、分支機(jī)構(gòu)等，設(shè)置較為復(fù)雜，需配備專業(yè)技術(shù)人員隨時(shí)修改程序。（3）主要完成通訊和發(fā)郵件的功能，對(duì)內(nèi)控管理和規(guī)范性操作的維護(hù)需要更多人力成本。

在此基礎(chǔ)上，本單位OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)主要辦公流程24項(xiàng)，包括公文運(yùn)轉(zhuǎn)、合同管理、經(jīng)費(fèi)審批、人事管理、業(yè)務(wù)審批執(zhí)行等各項(xiàng)辦公流程，涉及17個(gè)行政和業(yè)務(wù)部門的主要工作，日常辦公需求已基本全部實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)設(shè)計(jì)，采用先進(jìn)的技術(shù)框架開發(fā)，支持所有主流瀏覽器，較為符合事業(yè)單位對(duì)流程規(guī)范及審批細(xì)節(jié)的要求，但是在構(gòu)建之初也存在需要改進(jìn)并新增功能，缺乏遠(yuǎn)程訪問良好途徑，系統(tǒng)安全還需進(jìn)一步增強(qiáng)。

三、系統(tǒng)升級(jí)改造途徑的確定及驗(yàn)證原則

在確定改造升級(jí)途徑之前，我們將可能導(dǎo)致不同結(jié)果的影響因素總結(jié)為6項(xiàng)指標(biāo)：可行性、自由度、需求、效率、安全、內(nèi)控，用來判斷綜合辦公輔助系統(tǒng)的優(yōu)化是否適合我們工作的實(shí)際需求。可行性是企事業(yè)單位辦公流程信息化的可實(shí)現(xiàn)程度，它受到事業(yè)單位使用資金相關(guān)政策、內(nèi)部決策、公益性質(zhì)、技術(shù)水平等因素影響。自由度是在滿足內(nèi)控要求的情況下，企事業(yè)單位在利用輔助系統(tǒng)執(zhí)行辦公流程時(shí)具有一定的靈活性。需求指企事業(yè)單位根據(jù)自身特點(diǎn)對(duì)辦公流程有別于同類單位的個(gè)體需求。效率是企事業(yè)單位人員完成辦公流程與所用時(shí)間、精力等的比值。安全指企事業(yè)單位辦公輔助系統(tǒng)的信息安全，事業(yè)單位辦公輔助系統(tǒng)的安全主要包括訪問安全、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)備份等。內(nèi)控是企事業(yè)單位為保證經(jīng)營管理活動(dòng)正常有序、合法運(yùn)行，采取對(duì)財(cái)務(wù)、人、資產(chǎn)、工作流程實(shí)行有效監(jiān)管的系列活動(dòng)。

這6項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重對(duì)最終評(píng)價(jià)的影響程度不同，可利用層次分析法來定量分析，使本單位OA系統(tǒng)優(yōu)化途徑更趨合理。采用1-9標(biāo)度方法，數(shù)值1表示相比同等重要，數(shù)值9表示相比極端重要，將6種指標(biāo)依次進(jìn)行兩兩對(duì)比，確定6種指標(biāo)的對(duì)比矩陣，如下所示：

對(duì)該矩陣進(jìn)行一致性檢驗(yàn)，得到隨機(jī)一致性比率CR =0.098866<0.1，符合算法要求，說明對(duì)比矩陣具有一致性。根據(jù)對(duì)比矩陣，分別計(jì)算得出每種指標(biāo)的權(quán)重如下：可行性0.39347、自由度0.02718、需求0.05331、效率0.09903、安全0.20334、內(nèi)控0.22367。指標(biāo)優(yōu)先級(jí)按權(quán)重排列如下：可行性>內(nèi)控>安全>效率>需求>自由度?？梢钥吹?，本單位的升級(jí)于可行范圍內(nèi)在內(nèi)控、安全因素的需求占比更高。如對(duì)這些指標(biāo)有積極影響，起到明顯增益作用，則可以證明該優(yōu)化途徑是合理的。按照指標(biāo)優(yōu)先級(jí)，權(quán)重高的指標(biāo)影響重要于權(quán)重低的指標(biāo)，比如優(yōu)先提高內(nèi)控的途徑要比優(yōu)先提高自由度的途徑更為合理。

四、優(yōu)化改造的實(shí)施體現(xiàn)切合實(shí)際的原則

系統(tǒng)的優(yōu)化改造依據(jù)6大指標(biāo)的指向，改進(jìn)原有流程，開發(fā)新流程，對(duì)系統(tǒng)界面、耗時(shí)較長的功能進(jìn)行再優(yōu)化，增加界面引導(dǎo)性，簡化操作，進(jìn)一步提升系統(tǒng)穩(wěn)定性、安全性。

（一）新增流程

（1）基于制度更新的信息系統(tǒng)改造升級(jí)。根據(jù)2018年轉(zhuǎn)隸后上級(jí)部門著重強(qiáng)調(diào)處級(jí)以上干部請(qǐng)假規(guī)范性，OA系統(tǒng)將請(qǐng)假報(bào)批功能優(yōu)化為根據(jù)不同崗位、級(jí)別進(jìn)行判斷，增加了干部出京請(qǐng)假報(bào)備流程。出京干部可通過系統(tǒng)完成申請(qǐng)、審批及報(bào)備工作，并在得到上級(jí)批復(fù)后得到短信通知。流程還細(xì)化了出國（境）、出京、在京，類別上區(qū)分因公和因私，嚴(yán)格按照內(nèi)控要求對(duì)不同情況進(jìn)行管理，解決了人事檔案管理效率低下、查找困難、難以統(tǒng)籌記錄等問題。（2）新增特殊審批流程?；ú块T和藝術(shù)聯(lián)盟的合同、付款流程與一般合同及經(jīng)費(fèi)的審簽流程相比，需要滿足各自不同流程判斷條件，升級(jí)時(shí)單獨(dú)列出特定部門的合同和付款流程，側(cè)重了可行性指標(biāo)，在所有部門財(cái)務(wù)相關(guān)流程基本相同且只有個(gè)別部門流程不同時(shí)，采用增加該部門流程的優(yōu)化方案，可降低系統(tǒng)改造難度，提高改進(jìn)效率，相比每個(gè)部門單獨(dú)列出各自合同和付款流程可行性更高。（3）添加項(xiàng)目執(zhí)行流程，貫通行政審批與業(yè)務(wù)執(zhí)行各環(huán)節(jié)，利用自動(dòng)化提高項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)業(yè)務(wù)執(zhí)行效力。（4）整合業(yè)務(wù)部公共資源，建立公共資源使用分配流程。（5）增加專屬流程。將紀(jì)檢、黨委具有相對(duì)獨(dú)立報(bào)送渠道的發(fā)文流程單獨(dú)列出。

（二）新增功能

系統(tǒng)以建立內(nèi)部控制大數(shù)據(jù)為目標(biāo)，以信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通為途徑，探索新增功能。（1）在原有功能基礎(chǔ)上進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了工資、考勤導(dǎo)入系統(tǒng)，將日常辦公產(chǎn)生的數(shù)據(jù)保存為即時(shí)查詢數(shù)據(jù)庫。增加公共資源管理查詢、多流程混合檢索、單個(gè)文件的關(guān)聯(lián)查詢以及增加可查詢條目和模糊查詢。公文、人事檔案實(shí)現(xiàn)了歸檔、搜索查詢。（2）細(xì)化審批流程會(huì)簽、協(xié)同功能，繼續(xù)提升流程的自由度。（3）申請(qǐng)人對(duì)審批流程執(zhí)行撤銷、修改的審核功能達(dá)到全覆蓋，既保證內(nèi)控要求又兼顧了自由度。（4）為流程增加新規(guī)則。當(dāng)流程判斷條件不適用于一些特殊情況，在原有頁面中增加多選項(xiàng)條件或特殊情況判斷列表，以實(shí)現(xiàn)不打破原有流程基礎(chǔ)上系統(tǒng)可對(duì)多種復(fù)雜情況進(jìn)行自動(dòng)判斷，并以此原則解決同類問題，如付款流程中三公經(jīng)費(fèi)、常規(guī)繳費(fèi)判斷選項(xiàng)。（5）將待辦事項(xiàng)自動(dòng)生成會(huì)議議程。（6）電話簿功能可查看單位人員所需基本信息，由本人或系統(tǒng)管理員雙向維護(hù)信息，增強(qiáng)群組信息交互，提高需求兼顧自由度指標(biāo)。

（三）優(yōu)化功能

（1）建立功能關(guān)聯(lián)，拓展流程選項(xiàng)，添加設(shè)置指令執(zhí)行時(shí)間并由單個(gè)設(shè)置轉(zhuǎn)為批量處理，增加系統(tǒng)消息自定義自動(dòng)回復(fù)功能。（2）界面優(yōu)化。包括優(yōu)化自動(dòng)適應(yīng)顯示和增加指導(dǎo)性提示語，提高了OA優(yōu)化途徑的效率和需求標(biāo)準(zhǔn)。（3）安全升級(jí)。主要完成了數(shù)據(jù)加密，數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)的重要數(shù)據(jù)均利用了md5加密技術(shù)，增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全指標(biāo)。（4）性能優(yōu)化。優(yōu)化耗時(shí)較長的功能，做到即點(diǎn)即用。

（四）遠(yuǎn)程升級(jí)途徑的實(shí)現(xiàn)

基于移動(dòng)端設(shè)備開發(fā)遠(yuǎn)程和異地訪問系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程、異地辦公。通過移動(dòng)端即時(shí)收到待辦事項(xiàng)和系統(tǒng)消息，并保障數(shù)據(jù)通信安全和服務(wù)器安全。遠(yuǎn)程優(yōu)化在網(wǎng)頁、APP、微信小程序等方案中利用層次分析法對(duì)6項(xiàng)權(quán)重指標(biāo)進(jìn)行評(píng)估，著重考慮用戶在遠(yuǎn)程特別是移動(dòng)設(shè)備上使用的便捷性、遠(yuǎn)程訪問安全性和實(shí)現(xiàn)難易程度等。通過各項(xiàng)指標(biāo)的對(duì)比結(jié)果，總結(jié)出采用開發(fā)遠(yuǎn)程APP的優(yōu)化途徑為最佳選擇，即能快速解決需求和效率問題，還保證滿足事業(yè)單位重視的內(nèi)控要求，也不存在苛刻的開發(fā)技術(shù)條件，具有較高的可行性。

（五）安全升級(jí)

安全升級(jí)優(yōu)化主要以安全訪問和容災(zāi)備份為主要訴求。通過搭建和配置硬件防火墻，對(duì)遠(yuǎn)程和異地請(qǐng)求設(shè)置訪問規(guī)則、數(shù)據(jù)加密以實(shí)現(xiàn)安全訪問。通過搭建災(zāi)備服務(wù)器，使系統(tǒng)在意外停止工作時(shí)，可以切換到災(zāi)備服務(wù)器繼續(xù)正常運(yùn)行。安全升級(jí)主要受內(nèi)控、安全、可行性指標(biāo)影響，實(shí)施前需考慮單位在設(shè)備采購、資金預(yù)算方面的因素，設(shè)備是否符合安全要求以及實(shí)施優(yōu)化后的增益效果。升級(jí)后可改變之前因簡單過濾訪問措施、沒有災(zāi)備能力而造成的數(shù)據(jù)損失風(fēng)險(xiǎn)。安全升級(jí)具體方案的防護(hù)效果和購買的設(shè)備質(zhì)量也有關(guān)。

五、總結(jié)

隨著我國信息化、智能化建設(shè)的發(fā)展普及，事業(yè)單位辦公輔助系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)和先進(jìn)的OA系統(tǒng)管理思想，形成高效便捷的操作平臺(tái)。各單位根據(jù)自身運(yùn)行特點(diǎn)也派生出各具特色的系統(tǒng)構(gòu)建思路。本單位OA系統(tǒng)升級(jí)優(yōu)化方案綜合考慮各方因素，力求制定科學(xué)合理的目標(biāo)，通過對(duì)系統(tǒng)功能的優(yōu)化完善，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享、無紙化辦公、事務(wù)一體化的管理和運(yùn)行，辦公管理水平得到顯著提升。

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