基層生態(tài)環(huán)境部門做好本單位環(huán)境保護(hù)檔案收集工作研究

文/安徽舒城縣環(huán)境監(jiān)測站 吳斌

依據(jù)《中國檔案分類法·環(huán)境保護(hù)檔案分類表》的劃分，環(huán)境保護(hù)檔案分為環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染及其防治、自然保護(hù)、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)境工程基本建設(shè)、設(shè)備儀器、環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)計量和其他共計九大類，基層生態(tài)環(huán)境部門要嚴(yán)格對照《中國檔案分類法·環(huán)境保護(hù)檔案分類表》對本單位環(huán)境保護(hù)檔案進(jìn)行收集。生態(tài)環(huán)境部門檔案管理工作主要有以下幾個環(huán)節(jié)：檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研和統(tǒng)計。檔案收集工作是檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，基層生態(tài)環(huán)境部門應(yīng)做好環(huán)境保護(hù)檔案的收集工作，著重要抓好以下幾個方面。

一、建立管理制度，保障檔案收集工作順利開展

基層生態(tài)環(huán)境部門要根據(jù)單位的具體情況，在檔案收集、移交、管理和使用等方面制定一整套完整的規(guī)章和制度。明確“歸檔范圍”，按照“歸檔制度”要求，對本單位的文件材料進(jìn)行收集整理。研究制定詳細(xì)的可具體操作的《單位收文、發(fā)文制度》《單位檔案管理制度》和《機(jī)關(guān)檔案室管理制度》等規(guī)章制度，確保本單位檔案管理工作有章可循。用制度規(guī)范檔案收集工作，強化單位內(nèi)部各科室（股室）檔案材料收集整理。針對本單位工作特點，制定檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，實行規(guī)范管理，內(nèi)部各科室（股室）要嚴(yán)格對照標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化收集、整理檔案文件材料，努力提高檔案收集工作質(zhì)量。

二、提高思想認(rèn)識，加強對檔案收集工作的領(lǐng)導(dǎo)

單位主管和分管領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步提高思想認(rèn)識，重視本單位檔案收集工作，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組，明確領(lǐng)導(dǎo)組各成員分工，劃分具體職責(zé)。努力做到單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，各業(yè)務(wù)科室（股室）負(fù)責(zé)人要親自抓，具體事項要有專人負(fù)責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)組各成員要經(jīng)常過問檔案管理工作，及時幫助檔案管理人員解決相關(guān)困難和存在的問題。定時召開會議，研究檔案材料收集、管理等相關(guān)事宜。從事檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員要進(jìn)一步端正工作態(tài)度，增強責(zé)任心，確保本單位文件材料收集齊全完整，避免遺失。單位內(nèi)部各職能部門要有大局意識，抓好檔案收集工作是大家共同的任務(wù)，這項工作不是可有可無的，單位每個部門每位同志都要重視和關(guān)心，每個科室（股室）須確定一名同志專門負(fù)責(zé)檔案收集工作。認(rèn)真做好單位內(nèi)部協(xié)調(diào)，在檔案的收集、登記和移交過程中，努力做到責(zé)任明確，職責(zé)分明，防止各部門之間相互推諉、扯皮，不利于工作的正常有序開展。

三、明確歸檔范圍，確保檔案收集工作有序進(jìn)行

文件材料的收集工作不是單位檔案管理部門一個部門的事情，是靠單位辦公室和相關(guān)職能部門的同志共同努力才能完成的。生態(tài)環(huán)境部門內(nèi)部的相關(guān)業(yè)務(wù)科室（股室）在日常工作中產(chǎn)生的環(huán)保文件材料都是屬于環(huán)境保護(hù)檔案范疇，各部門要依據(jù)《中國檔案分類法·環(huán)境保護(hù)檔案分類表》的劃分，及時做好文件材料的收集?；鶎由鷳B(tài)環(huán)境部門文件材料歸檔范圍主要包括：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染及其防治、自然保護(hù)、環(huán)境工程基本建設(shè)、設(shè)備儀器等幾大方面。這里涉及的業(yè)務(wù)部門主要有辦公室、生態(tài)保護(hù)、污染控制、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)保執(zhí)法等科室（股室）和機(jī)構(gòu)，單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)要各司其職，各負(fù)其責(zé)，負(fù)責(zé)收集本科室（股室）業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的環(huán)保檔案文件材料。平時大家在工作中要認(rèn)真做好文件材料的收集工作，處理完畢的文件材料要及時收集登記，及時整理移交，防治遺失，更不能把文件材料據(jù)為己有。

四、注重工作重點，提高檔案材料收集工作質(zhì)量

基層生態(tài)環(huán)境部門任務(wù)重，事情多，日常工作中形成的文字材料繁多，要力求避免“有文必收、凡文必檔”現(xiàn)象的發(fā)生。凡是反映本單位生態(tài)環(huán)境業(yè)務(wù)工作的紙質(zhì)文字材料和其他載體的材料都應(yīng)作為重點內(nèi)容進(jìn)行收集，諸如環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染及其防治、自然保護(hù)、環(huán)境工程、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的文件材料都要予以收集整理，不得有遺漏。凡是與生態(tài)環(huán)境建設(shè)無關(guān)，或與本單位人員和工作無關(guān)的文件材料均不作為收集對象，有些文件雖然有紅頭文字和文件號，但內(nèi)容與生態(tài)環(huán)境工作、與本單位人和事毫無關(guān)系的文件不應(yīng)列入收集范圍。在具體的工作中，單位要根據(jù)內(nèi)部機(jī)構(gòu)“三定”方案設(shè)置的科室（股室）及業(yè)務(wù)范圍，劃定檔案材料收集范圍，做到收集文件材料內(nèi)容準(zhǔn)確，不斷調(diào)高檔案文書收集工作質(zhì)量。

五、適應(yīng)時代發(fā)展，努力做好音像檔案的收集

隨著科學(xué)技術(shù)日新月夜的發(fā)展，電子計算機(jī)等電子設(shè)備的廣泛使用，在生態(tài)環(huán)境工作中出現(xiàn)了大量的音像檔案，真實地記錄著生態(tài)環(huán)境工作各個方面，需要收集和保存。這些音像檔案和紙質(zhì)檔案一樣同等重要，在檔案收集工作中要給予重視。收集音像檔案時，我們要用文字形式加以描述和標(biāo)注，便于查找和利用。處理完畢的音像檔案要及時收集歸檔，避免遺漏；對于零散完成的或需要長時間完成的音像檔案，要和紙質(zhì)文件材料一樣于年終一并收集，承辦人員要做到心中有數(shù)。另外在收集音像檔案時，要注意材料的齊全完整，聽音看像，檢查內(nèi)容與文字說明是否相符，音像效果是否清晰。音像檔案的收集工作也要“以我為主”，凡是反映本單位、本部門工作的音像檔案材料都要列入收集范圍，反之，與本單位工作或人員無關(guān)的一律不予收集，杜絕“凡文必收”現(xiàn)象的發(fā)生，從而提高音像檔案材料收集質(zhì)量。

六、注意相關(guān)問題，認(rèn)真做好檔案收集工作

1.要加強對生態(tài)環(huán)境業(yè)務(wù)材料的收集。生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作專業(yè)性強，在日常工作中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)材料，如環(huán)境統(tǒng)計報表、污染源普查報表、企業(yè)環(huán)保申報材料、環(huán)評報告書（表）、環(huán)境監(jiān)察執(zhí)法記錄、環(huán)境監(jiān)測數(shù)字等都是屬于應(yīng)當(dāng)收集整理歸檔的范圍。由于這部分材料大多是以報表和表格形式存在的，沒有紅頭文字和文件號而被忽視，不能及時收集，常有遺漏現(xiàn)象發(fā)生，因此要特別加以注意和重視。2.單位內(nèi)部辦公室和各科室（股室）需要確定一名專職或兼職人員負(fù)責(zé)收集文件材料。文件材料的收集工作不是單位檔案管理人員一個人的事情，做好檔案收集工作是全體人員共同的責(zé)任。3.無論是專職或兼職人員都要對檔案管理知識有所掌握和了解。檔案管理是門學(xué)問，國內(nèi)許多大學(xué)都專門設(shè)有檔案管理學(xué)專業(yè)，從事檔案管理工作的人員一定要結(jié)合實際，學(xué)好、用好檔案管理知識，確保檔案管理工作能夠高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量完成。4.文件材料收集人員和檔案室工作人員不能由同一個人兼任。按照規(guī)定，單位內(nèi)部的檔案材料的收集人員負(fù)責(zé)文件材料的收集和整理，檔案室工作人員具體負(fù)責(zé)檔案的接收和管理。單位內(nèi)部辦公室和各科室（股室）收集的文件材料經(jīng)過鑒定、分類、裝訂、整理后，要建立文件材料登記簿，一式兩份，日常工作時使用一份，另外一份留作備存。在文件材料移交過程中，要完善檔案移交手續(xù)，以年度為單位制定《檔案移交清冊》，辦公室、各科室（股室）負(fù)責(zé)人和文件材料收集人員與檔案室人員在《檔案移交清冊》上要分別簽字，防止檔案丟失。

七、結(jié)語

檔案收集工作是保障高質(zhì)量、高效率的檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，基層生態(tài)環(huán)境部門內(nèi)部辦公室和各業(yè)務(wù)科室（股室）在日常工作中要有目的地收集積累文件材料，凡是在生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作中產(chǎn)生的文件材料均屬收集范圍，應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料是收集的重點。在具體的工作中，要嚴(yán)格按照歸檔范圍進(jìn)行收集，建立完善的制度，明確具體人員責(zé)任，保證歸檔文件材料齊全完整。