關(guān)于創(chuàng)新建設(shè)系統(tǒng)檔案工作的幾點(diǎn)思考

蔣文平

【摘 要】隨著信息流技術(shù)的飛速發(fā)展，該應(yīng)用領(lǐng)域也在不斷被刷新，如翻轉(zhuǎn)課堂、s3財(cái)務(wù)共享平臺(tái)構(gòu)建等。目前，關(guān)于如何創(chuàng)新并建設(shè)檔案管理的思考中，人們開始對(duì)其進(jìn)行了信息化技術(shù)的融入，即為信息化檔案。

【關(guān)鍵詞】創(chuàng)新檔案系統(tǒng);建設(shè)檔案信息化;信息建設(shè)

一、信息化建設(shè)檔案發(fā)展趨勢(shì)

信息產(chǎn)生價(jià)值的時(shí)代即為信息化時(shí)代。它代表著先進(jìn)生產(chǎn)力，是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大勢(shì)所趨，隨著新技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域不斷壯大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、圖書、圖紙、照片等實(shí)物，逐漸被電子文件、電子書、電子圖像等虛擬影像圖所取代。另外，由于互聯(lián)網(wǎng)的交互性質(zhì)，PC端、移動(dòng)端的搜索引擎已經(jīng)實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)覆蓋的漁網(wǎng)功能，可根據(jù)信息化檔案數(shù)據(jù)庫的查詢功能進(jìn)行便捷、有效的搜索，及時(shí)抓取所需數(shù)據(jù)信息，從而為讀者帶來不限時(shí)空、地域的閱讀服務(wù)。故傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變成信息化檔案的變化，已成為未來檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

（一）前提條件

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，由于電子產(chǎn)品的快速普及，大大降低了該商品的獨(dú)特性私有價(jià)值，從而導(dǎo)致了電子市場(chǎng)的商品價(jià)格逐漸銳減等現(xiàn)象。此環(huán)境下，產(chǎn)品價(jià)格的逐漸降低給需要對(duì)文件進(jìn)行保存和管理的檔案機(jī)構(gòu)提供了有利的條件。另外，檔案室里記錄在冊(cè)的數(shù)據(jù)資料本就無比豐富，紙質(zhì)文件總有發(fā)霉的那一天，為了更好的保存這些數(shù)據(jù)不被歷史掩埋（發(fā)霉），檔案室的工作人員就可以將這筆巨額的數(shù)據(jù)財(cái)富輸入到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存檔，由此可看出建立數(shù)據(jù)庫（數(shù)據(jù)圖書館）的方法十分簡(jiǎn)單，只需要將紙質(zhì)文件上的文字內(nèi)容進(jìn)行輸入保存就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的存檔目的。目前，越來越多的光盤存儲(chǔ)已經(jīng)應(yīng)用于檔案，針對(duì)于全圖紙、整篇幅的數(shù)據(jù)輸入問題，檔案管理員可以借助激光掃描儀的影像功能來進(jìn)行錄入數(shù)據(jù)的工作流程，從而大大減少一定的人工檔案管理成本，提高保存與調(diào)閱檔案的工作效率等?，F(xiàn)在的國民經(jīng)濟(jì)里，大眾早已沒了細(xì)細(xì)查閱資料的耐心，他們習(xí)慣了快消費(fèi)快服務(wù)的生活體驗(yàn)，基于此，信息化檔案得以滿足人們快速閱覽的服務(wù)需求，這些都將為日后系統(tǒng)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)與系統(tǒng)+系統(tǒng)之間的聯(lián)網(wǎng)形成真正的資源共享提供先決條件。

（二）重要擔(dān)保

當(dāng)前，檔案管理軟件的開發(fā)進(jìn)度與開發(fā)水平還跟不上計(jì)算機(jī)硬件的技術(shù)發(fā)展，然而，已經(jīng)形成的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，勢(shì)必會(huì)推進(jìn)該軟件市場(chǎng)開發(fā)的快速成長(zhǎng)，當(dāng)前，針對(duì)于文字、圖紙綜合性管理的開發(fā)軟件，已在應(yīng)用市場(chǎng)上具有一定的市場(chǎng)份額，結(jié)合檔案管理開發(fā)軟件的循序漸進(jìn)等開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，都將成為日后升級(jí)檔案軟件，進(jìn)行設(shè)備開發(fā)的重要基礎(chǔ)。

（三）創(chuàng)新檔案的需求：信息化技術(shù)

（1）檔案信息化是傳統(tǒng)檔案改進(jìn)創(chuàng)新的主要手段。傳統(tǒng)的檔案管理工作是依靠手工進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的，撇開巨額的勞動(dòng)成本不說，還會(huì)因?yàn)橐恍┡既恍缘恼{(diào)閱數(shù)據(jù)等原因出現(xiàn)手忙腳亂的現(xiàn)象。面對(duì)堆積如山的檔案卷宗，即使將檔案數(shù)據(jù)分門別類了，也會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間來對(duì)檔案進(jìn)行查找的工序，從而大大降低查閱文件的工作效率。而有了信息技術(shù)的支持后，只要將這些紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行過電子檔案的輸入事項(xiàng)，工作人員就能通過調(diào)閱者的查詢條件，快速搜索到該卷宗的具體數(shù)據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)不限時(shí)空、地域的資源共享功能。

（2）檔案信息化是創(chuàng)新檔案的主要服務(wù)。目前，中國隸屬于國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，隨著中國加入世界貿(mào)易組織（wto）后，國家政務(wù)包括公眾人民對(duì)世界數(shù)據(jù)的內(nèi)容需求量較大，其相關(guān)內(nèi)容的質(zhì)量指標(biāo)也相對(duì)提高。用戶的數(shù)據(jù)追求是需要同時(shí)具備及時(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用、簡(jiǎn)單等特點(diǎn)的高質(zhì)量信息，而傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)信息已經(jīng)跟不上時(shí)代的信息步伐，服務(wù)方式較為封閉，因此并不能實(shí)現(xiàn)用戶需求，而信息化檔案就能實(shí)現(xiàn)這一閱讀服務(wù)，該檔案的管理工作可以依據(jù)調(diào)閱者所設(shè)立的查詢條件，快速對(duì)其存入的內(nèi)部數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的快捷搜索，自動(dòng)對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、分類、加工、提取等流程，從而呈現(xiàn)在查閱者的PC端或移動(dòng)端內(nèi)，借以及時(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用、簡(jiǎn)便地滿足公眾檔案信息的不同需求。

（3）檔案信息化是創(chuàng)新檔案的主要內(nèi)容。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，越來越多的數(shù)據(jù)卷宗需要記錄在冊(cè)，傳統(tǒng)檔案的記錄方式會(huì)讓內(nèi)容數(shù)據(jù)越積越多，從而大大增加查閱阻力，另外如果是不同地區(qū)的檔案查閱，其所耗時(shí)間不是花在查找上就是花在郵寄時(shí)間上，這大大降低了檔案文件的及時(shí)性，極大可能延遲了調(diào)閱工作的實(shí)際進(jìn)度，面對(duì)檔案工作的卷宗內(nèi)容不斷壯大，實(shí)施信息化檔案的創(chuàng)新策略時(shí)不我待。只有利用信息技術(shù)整合和開發(fā)大量的信息資源，才能為社會(huì)提供新內(nèi)容、全面、高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)源，借以滿足公眾對(duì)檔案信息的內(nèi)容需求。

二、檔案信息化建設(shè)的具體實(shí)施

檔案信息化建設(shè)是將信息化新技術(shù)全面應(yīng)用到檔案管理工作中，綜合里面內(nèi)容信息資源進(jìn)行分析、分類、加工、提取等技術(shù)服務(wù)的方式，從而實(shí)現(xiàn)便捷查找并提取信息的閱讀體驗(yàn)。而傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)型信息化檔案是一項(xiàng)時(shí)代革命，更是傳統(tǒng)檔案更新?lián)Q代的重要標(biāo)志，因此，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的創(chuàng)新檔案計(jì)劃，就是要實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化、公開化、規(guī)范化、服務(wù)化。

（一）現(xiàn)代化

信息化檔案的建立，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理檔案信息的配置機(jī)制，從而促成集成文件、圖像一體化的檔案管理模式，突顯高速信息檢索的功能優(yōu)勢(shì);在對(duì)圖像、文字、視頻、音頻等不同格式的文件進(jìn)行檔案儲(chǔ)存時(shí)，可利用多元化的信息技術(shù)進(jìn)行資源整合，從而利用該技術(shù)的合成加工，將其內(nèi)容資源組合成一類圖文、聲形并茂的內(nèi)容資源，從而豐富閱覽效果的服務(wù)體驗(yàn);采用信息化檔案能夠直接實(shí)現(xiàn)跨地域、空間的無障礙溝通與資源共享，便于滿足隨時(shí)調(diào)閱的公眾需求;信息化檔案具備海量?jī)?chǔ)存的功能特點(diǎn)，全面集資數(shù)據(jù)內(nèi)容等。

（二）規(guī)范化

當(dāng)前，檔案管理工作的規(guī)范要求越來越高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足公眾的社會(huì)信息需求，而信息化檔案可以利用網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)的先天優(yōu)勢(shì)，針對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行資源收集與利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)格式與原紙質(zhì)數(shù)據(jù)格式的規(guī)范要求達(dá)成一致，皆以滿足公眾需求，有效提高用戶對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問的信息質(zhì)量度。面對(duì)圖像、文本、視頻、音頻等多樣性的檔案數(shù)據(jù)，唯有對(duì)其信息技術(shù)的合成加工項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范制度，才能順利保存、管理并合理利用這些檔案多元化信息資源。

（三）公開化

相對(duì)信息化檔案而言，傳統(tǒng)檔案的內(nèi)容信息相對(duì)落后，及時(shí)性不高，其資源存儲(chǔ)量相對(duì)受限，另外，傳統(tǒng)檔案資源的種類繁多，就會(huì)根據(jù)檔案類型設(shè)立專門的獨(dú)立部門，因此所查閱的資料頗為片面，而信息化檔案的建立則直接改變這一現(xiàn)象，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案室的所有文件、圖像進(jìn)行電子收錄，可以幫助調(diào)閱者及時(shí)查看。重要的是信息化檔案可以無視空間、地域進(jìn)行多元化的資源共享。除了能實(shí)現(xiàn)信息的公開性外，該檔案中的信息資源并不會(huì)像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣，出現(xiàn)時(shí)間過長(zhǎng)就會(huì)發(fā)生霉變，造成資源損失，信息化檔案的數(shù)據(jù)資源能實(shí)現(xiàn)完好的保護(hù)效果，并充分利用信息化技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行數(shù)據(jù)配置，從而更好的方便大眾評(píng)閱。

（四）服務(wù)化

基于信息化檔案成立的情況下，其檔案的管理工作就會(huì)從傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)功能轉(zhuǎn)化成信息收集、信息管理和資源共享等服務(wù)功能，科學(xué)地實(shí)現(xiàn)檔案主要發(fā)展目標(biāo)——對(duì)檔案內(nèi)部資源進(jìn)行合理配置與管理，從而為大眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的閱讀體驗(yàn)，即為服務(wù)化。

三、結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)信息需求已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的時(shí)代需求，因此，為了進(jìn)一步提升檔案管理的系統(tǒng)功能，人們必須借助現(xiàn)代信息化的新技術(shù)作為創(chuàng)建支持，才能構(gòu)建出完善的檔案管理機(jī)制。

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