核電企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件自動(dòng)歸檔設(shè)計(jì)

宋吉麗

【摘要】隨著核電企業(yè)信息化的加速開(kāi)展，業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的電子文件，有歸檔保存價(jià)值的電子文件日益增多。實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)歸檔能夠更好保障電子文件的憑證性，有助于企業(yè)降本增效。本文從歸檔范圍、元數(shù)據(jù)、四性檢測(cè)功能、版式化、封裝、歸檔流程等角度闡述企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)歸檔。這對(duì)后續(xù)核電企業(yè)電子文件在線歸檔設(shè)計(jì)有現(xiàn)實(shí)的參考意義。

【關(guān)鍵詞】電子文件;自動(dòng)歸檔;核電檔案

以江蘇核電有限公司為例，2017年公司承接了國(guó)家檔案局電子文件歸檔和電子文件管理試點(diǎn)項(xiàng)目。試點(diǎn)項(xiàng)目將電子文件管理系統(tǒng)（企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)）作為依托實(shí)現(xiàn)平臺(tái)，建立系統(tǒng)接口，對(duì)數(shù)據(jù)封裝、版式化文件、系統(tǒng)認(rèn)證等技術(shù)難點(diǎn)進(jìn)行分析處理，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)歸檔集成，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)鏈系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)電子文件自動(dòng)歸檔到電子文件管理系統(tǒng)。

一、設(shè)計(jì)原則

業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)按保證電子文件憑證性功能要求建設(shè)，在規(guī)劃、需求分析、業(yè)務(wù)流程與功能設(shè)計(jì)階段，將電子文件歸檔與管理的功能嵌入系統(tǒng)，提高管理自動(dòng)化程度，使具有保存價(jià)值的電子文件及其元數(shù)據(jù)得以及時(shí)捕獲，并得到規(guī)范管理。

開(kāi)展業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，文檔人員應(yīng)提前介入，與業(yè)務(wù)部門(mén)共同提出電子文件歸檔需求。需求分析階段，應(yīng)同步梳理業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的各類(lèi)電子文件，明確電子文件產(chǎn)生周期，重要程度及后續(xù)利用需求，明確電子文件歸檔范圍，元數(shù)據(jù)等，設(shè)計(jì)自動(dòng)歸檔功能。

結(jié)合企業(yè)信息化總體管控要求，選擇適宜的軟硬件系統(tǒng)架構(gòu)，采取必要的技術(shù)措施，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。

二、歸檔設(shè)計(jì)

（一）歸檔范圍設(shè)計(jì)。核電企業(yè)參照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》（國(guó)檔局10號(hào)令）、《核電廠質(zhì)量保證記錄制度》（HAD003/04）、

《核電文件檔案管理要求》（EJ/T1225）等建立了較為齊全的紙質(zhì)文件歸檔范圍及保管期限表，并形成了企業(yè)制度。但目前尚無(wú)企業(yè)建立專(zhuān)門(mén)的電子文件歸檔范圍，一般參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍和保管期限執(zhí)行。在業(yè)務(wù)流程信息化過(guò)程中，涉及原有紙質(zhì)文件的電子化以及新的文件類(lèi)型的產(chǎn)生。1.業(yè)務(wù)系統(tǒng)涉及的相應(yīng)紙質(zhì)載體的電子文件，電子文件的收集范圍、保管期限均參照企業(yè)紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)新產(chǎn)生的，有既定格式可輸出文本的，未包含在程序范圍內(nèi)的電子文件，需要業(yè)務(wù)部門(mén)以及文檔管理部門(mén)結(jié)合文件的重要程度以及后續(xù)的利用需求共同協(xié)商確定。3.對(duì)無(wú)相應(yīng)紙質(zhì)或無(wú)法輸出成紙質(zhì)的電子文件，其歸檔范圍和其保管期限，由業(yè)務(wù)部門(mén)、文檔部門(mén)、信息技術(shù)部門(mén)結(jié)合重要程度、利用需求及技術(shù)要求等因素共同協(xié)商確定。

（二）元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)。電子文件的元數(shù)據(jù)是指描述電子文件內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)信息及整個(gè)管理流程的數(shù)據(jù)。在電子文件形成、捕獲、登記、分類(lèi)、存儲(chǔ)、利用、處置、歸檔移交等過(guò)程中，形成各類(lèi)元數(shù)據(jù)，以證明電子文件本身的真實(shí)性、完整性與有效性。元數(shù)據(jù)在核電領(lǐng)域應(yīng)用較廣，現(xiàn)行的可用于核電文檔管理的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)主要包括《核電電子文件元數(shù)據(jù)》（EJ/T1224）、《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》。前者著重描述文檔管理、業(yè)務(wù)過(guò)程描述、權(quán)限控制、空間位置標(biāo)識(shí)和文檔利用，突出業(yè)務(wù)過(guò)程描述和文檔管理功能，后者將元數(shù)據(jù)劃分為文件、機(jī)構(gòu)人員、業(yè)務(wù)、關(guān)系四大實(shí)體，結(jié)構(gòu)化特征明顯。前者雖是核電文檔的主要參考標(biāo)準(zhǔn)，單位對(duì)核電工程項(xiàng)目涉及的責(zé)任者、業(yè)務(wù)流程、文檔對(duì)象進(jìn)行區(qū)分。核電企業(yè)在進(jìn)行元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)從多個(gè)方面考慮。1.基于具體的業(yè)務(wù)流程以及文件歸檔要求來(lái)設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)概念模型。對(duì)業(yè)務(wù)流程，更多的是關(guān)注文件內(nèi)容的元數(shù)據(jù)及審批流程產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)，在電子文件保存、歸檔、利用過(guò)程中更多的是關(guān)注文件、檔案相關(guān)的描述數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)的選擇和確定應(yīng)當(dāng)從確認(rèn)和檢索、著錄描述、資源管理、電子文件的保護(hù)與長(zhǎng)期保存、支持電子文件在不同信息系統(tǒng)之間的交換這幾個(gè)維度進(jìn)行綜合考慮。2.電子文件元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)元數(shù)據(jù)與電子文件管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)系表。業(yè)務(wù)端元數(shù)據(jù)描述側(cè)重于業(yè)務(wù)理解，歸檔到電子文件管理系統(tǒng)時(shí)側(cè)重于標(biāo)準(zhǔn)的文檔元數(shù)據(jù)描述，二者建立映射關(guān)系。如設(shè)計(jì)了電子文件自動(dòng)歸集成案卷/件，應(yīng)同步設(shè)計(jì)檔案相關(guān)元數(shù)據(jù)。3.電子文件元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)考慮關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)（核電電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)M24）。利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)電子文件的關(guān)聯(lián)展現(xiàn)，方便后續(xù)利用，更好地還原業(yè)務(wù)場(chǎng)景。以江蘇核電有限公司試點(diǎn)項(xiàng)目供應(yīng)鏈系統(tǒng)電子文件為例，結(jié)合業(yè)務(wù)與文檔管理實(shí)際，商務(wù)合同電子文件共設(shè)置了文檔信息、形式特征、電子屬性、電子簽名、處置信息5類(lèi)68個(gè)公用元數(shù)據(jù)，以及商務(wù)計(jì)劃編號(hào)、支付憑證號(hào)等4個(gè)關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)。對(duì)于每個(gè)元數(shù)據(jù)，主要從編號(hào)、中文名稱(chēng)、定義、目的、約束性、可重復(fù)性、元素類(lèi)型、數(shù)據(jù)類(lèi)型、編碼修飾體系、值域、缺省值、子元素、信息來(lái)源、相關(guān)元素、注釋等方面進(jìn)行了描述。元數(shù)據(jù)取值根據(jù)設(shè)定規(guī)則從業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)中取值或者默認(rèn)取值，實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集，無(wú)需人工干預(yù)。通過(guò)應(yīng)用關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)不同類(lèi)型文件之間的關(guān)聯(lián)，例如商務(wù)合同關(guān)聯(lián)采購(gòu)計(jì)劃、關(guān)聯(lián)支付憑證等，實(shí)現(xiàn)文檔流與業(yè)務(wù)流融合。

（三）歸檔過(guò)程中的技術(shù)保障。1.“四性”保障。未解決電子文件在移交過(guò)程中容易被刪除、被篡改、被盜竊等問(wèn)題，必須在移交和接收過(guò)程中進(jìn)行“四性”檢測(cè)，主要是保證電子文件的真實(shí)性、有效性、完整性和安全性。為了保障電子文件的“四性”，在制定技術(shù)方案時(shí)，除了在電子文件前后端的業(yè)務(wù)流程上的保障外，還需要綜合評(píng)估采用技術(shù)的難點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，合理規(guī)劃其實(shí)施路線。信息化技術(shù)的應(yīng)用更需要考慮成本與收益的平衡。以電子文件來(lái)源真實(shí)性檢測(cè)為例，通過(guò)對(duì)提交到電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔電子文件中包含的數(shù)字摘要、數(shù)字簽名、電子印章、時(shí)間戳等相關(guān)信息的有效性進(jìn)行驗(yàn)證，可以確認(rèn)電子文件是否被篡改。四性檢測(cè)設(shè)計(jì)可參考《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求》等文件要求、結(jié)合企業(yè)信息化現(xiàn)狀選取四性檢測(cè)手段。江蘇核電有限公司試點(diǎn)項(xiàng)目通過(guò)軟件固有設(shè)計(jì)原理，實(shí)現(xiàn)的檢測(cè)項(xiàng)目有7項(xiàng)，由系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的自動(dòng)檢測(cè)項(xiàng)目包括13項(xiàng)，人工檢測(cè)實(shí)現(xiàn)的為3項(xiàng)。2.版式化設(shè)計(jì)。電子文件形式多樣，為保證顯示效果，長(zhǎng)期可讀，必須選擇通用的、非專(zhuān)用的存儲(chǔ)格式。參考《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47）以及《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》，長(zhǎng)期保存格式選擇依據(jù)為：格式開(kāi)放、不綁定軟硬件、文件自包含、格式自描述、顯示一致性、持續(xù)可解釋、穩(wěn)健、利于存儲(chǔ)、支持技術(shù)認(rèn)證機(jī)制、利于利用。數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)、文字處理系統(tǒng)形成的電子文件一般選用版式為存儲(chǔ)格式。目前主流版式格式為PDF和OFD?？紤]到當(dāng)前公司技術(shù)體系的連續(xù)性，以及對(duì)已采購(gòu)成熟商業(yè)軟件套件的資產(chǎn)保護(hù)，選擇PDF作為電子文件的存檔歸檔格式。項(xiàng)目采用開(kāi)源軟件OpenOffice，自主設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)了版式文件轉(zhuǎn)換服務(wù)，以服務(wù)的形式供外部系統(tǒng)調(diào)用，電子文件歸檔程序根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的具體邏輯，從數(shù)據(jù)庫(kù)中選取對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)并按照要求產(chǎn)生word等文件，再調(diào)用轉(zhuǎn)換服務(wù)以及電子簽章服務(wù)等，生成PDF格式的版式文件。

三、流程設(shè)計(jì)

開(kāi)展歸檔范圍、元數(shù)據(jù)、版式化要求、技術(shù)手段選擇，還應(yīng)對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行完善電子文件管理系統(tǒng)，制定相應(yīng)管理策略，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的在線自動(dòng)、手動(dòng)等方式的收集，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔過(guò)程的安全可控。

企業(yè)應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)的集成。電子文件系統(tǒng)端建立服務(wù)接口，實(shí)現(xiàn)檢測(cè)、封裝電子文件及元數(shù)據(jù)，傳輸歸檔電子文件并等功能，電子文件管理系統(tǒng)端設(shè)計(jì)歸檔接口，實(shí)現(xiàn)接收文件、解析歸檔數(shù)據(jù)包、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)以及與業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔信息交換等功能。江蘇核電有限公司采用FTP和webservice開(kāi)展系統(tǒng)間接口設(shè)計(jì)，接口的提供上，將應(yīng)用服務(wù)器以服務(wù)的形式運(yùn)行，保證服務(wù)的長(zhǎng)期可用，同時(shí)考慮多種系統(tǒng)接入可能，具備充分的開(kāi)放性。后續(xù)有新的業(yè)務(wù)對(duì)象需要?dú)w檔時(shí)，只需遵循相似的接口規(guī)范和開(kāi)發(fā)邏輯，能夠很快實(shí)現(xiàn)功能的推廣復(fù)制。

在開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與文檔系統(tǒng)通用接口的同時(shí)，需建立配套的業(yè)務(wù)制度和標(biāo)準(zhǔn)，并將規(guī)則配置到電子文件管理系統(tǒng)中：（1）電子歸檔范圍與保管期限表。（2）電子檔案分類(lèi)與編號(hào)規(guī)則。（3）元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)（元數(shù)據(jù)字典）。（4）電子文件管理系統(tǒng)權(quán)限控制表。江蘇核電有限公司配套編制了歸檔范圍及保管期限表、電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范、接口技術(shù)規(guī)范、歸檔存檔格式規(guī)范等11份制度，為后續(xù)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔提供了范本。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件同步到企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)，后者可以設(shè)立專(zhuān)門(mén)的電子文件工作臺(tái)或模塊，實(shí)現(xiàn)接收電子文件的跟蹤、統(tǒng)計(jì)。另可根據(jù)歸檔要求采取按件/卷的形式進(jìn)行自動(dòng)邏輯組卷歸檔。系統(tǒng)在設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)時(shí)可同步設(shè)計(jì)檔號(hào)自動(dòng)規(guī)則及檔案相關(guān)的元數(shù)據(jù)，開(kāi)發(fā)歸檔流程時(shí)同步考慮文件與檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，對(duì)于按卷歸檔的電子文件，需考慮不同類(lèi)型電子文件之間的邏輯關(guān)系以及關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)，設(shè)置歸檔節(jié)點(diǎn)，無(wú)需人工干預(yù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)邏輯組卷。以江蘇核電有限公司為例，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的商務(wù)合同文件（立項(xiàng)單、采購(gòu)計(jì)劃、供方審批、合同會(huì)簽單、合同文本、支付表等），生效后同步至電子文件管理系統(tǒng)文件庫(kù)，在合同文本簽訂時(shí)，自動(dòng)創(chuàng)建案卷，將之前形成的文件歸檔，之后該合同形成支付文件，隨時(shí)添加到本合同案卷。

通過(guò)版式化、封裝等形式有助于電子文件長(zhǎng)期保存，但不能保證電子文件的絕對(duì)安全，企業(yè)還應(yīng)對(duì)電子檔案以單份文件（含元數(shù)據(jù)）為存儲(chǔ)單元進(jìn)行離線存儲(chǔ)，進(jìn)一步降低電子檔案長(zhǎng)期保存風(fēng)險(xiǎn)?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）推薦了一次性寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)等離線存儲(chǔ)介質(zhì)。存儲(chǔ)介質(zhì)各有利弊，企業(yè)應(yīng)結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)、企業(yè)現(xiàn)狀選取合適的離線存儲(chǔ)介質(zhì)，并根據(jù)歸檔電子文檔的重要程度選擇合適的備份份數(shù)。江蘇核電有限公司選用藍(lán)光光盤(pán)作為離線備份介質(zhì)，并通過(guò)藍(lán)光光盤(pán)庫(kù)、光盤(pán)檢測(cè)儀、離線光盤(pán)柜等實(shí)現(xiàn)光盤(pán)的系統(tǒng)管理，確保電子文件的安全性。

四、結(jié)束語(yǔ)

核電企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔移交，能夠在最大程度上提升電子文件的安全性，保證文件能夠有效存儲(chǔ)，降低業(yè)務(wù)人員的收集、識(shí)別、整理及文檔人員的檢查歸檔工作量，對(duì)促進(jìn)企業(yè)管理精細(xì)化管理，提升企業(yè)信息資源利用水平，具有積極的實(shí)踐意義。這要求檔案人員改變知識(shí)結(jié)構(gòu)，除了文檔業(yè)務(wù)素養(yǎng)外，還應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)、吸收和掌握信息技術(shù)與技能，從后端的“收管用”，逐步走向前端電子文檔生成控制及過(guò)程控制，提高企業(yè)文檔管理規(guī)范化、現(xiàn)代化水平。

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