事業(yè)單位利用財(cái)務(wù)云平臺(tái)構(gòu)建預(yù)算管理內(nèi)控體系的探索—以山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院生物技術(shù)研究中心為例

梅 琳 趙子卿 王紅錦 郝青山

一、前言

2014 年《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(以下簡(jiǎn)稱《內(nèi)控規(guī)范》）在我國(guó)正式實(shí)施，明確規(guī)定各單位應(yīng)充分利用高科技信息處理方式，加強(qiáng)內(nèi)部控制，以提高內(nèi)控的嚴(yán)謹(jǐn)性、及時(shí)性和高效性。隨著高科技信息技術(shù)的發(fā)展，云平臺(tái)以其低成本高效率的特點(diǎn)，逐步漸入各單位視野，山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院生物技術(shù)研究中心（以下簡(jiǎn)稱生物中心）財(cái)務(wù)以云平臺(tái)為基礎(chǔ)，建立了集中管理核算體系，并以《內(nèi)控規(guī)范》為指導(dǎo)，初步實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)管理內(nèi)部控制的信息化、制度化、規(guī)范化，為預(yù)算管理及項(xiàng)目管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

本文以生物中心為研究對(duì)象，在分析其經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)有的財(cái)務(wù)云平臺(tái)，提出了通過(guò)信息化手段完善內(nèi)部控制的措施，以推動(dòng)生物中心經(jīng)費(fèi)管理更加科學(xué)化、精細(xì)化。

二、生物中心經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀

山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院生物技術(shù)研究中心隸屬于山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，是獨(dú)立核算一類公益農(nóng)業(yè)科研單位，承擔(dān)國(guó)家級(jí)、省部級(jí)等各層次研究項(xiàng)目。

山西云控清舟信息技術(shù)有限公司主要為中小企業(yè)、行政事業(yè)單位提供OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、云服務(wù)、移動(dòng)應(yīng)用等全面的信息化解決方案。

生物中心根據(jù)《中華人民共和國(guó)預(yù)算法》、《內(nèi)部規(guī)范》以及山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院頒布的關(guān)于農(nóng)業(yè)經(jīng)費(fèi)的使用和管理辦法，出臺(tái)了相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理制度、資產(chǎn)管理制度等一系列圍繞經(jīng)費(fèi)預(yù)算、使用、管理的內(nèi)部制度和管理辦法，指導(dǎo)全中心的經(jīng)費(fèi)管理和內(nèi)部控制工作，并于2016 年與山西云控清舟信息技術(shù)有限公司簽訂技術(shù)服務(wù)協(xié)議，搭建了以內(nèi)部控制規(guī)范為基礎(chǔ)的“財(cái)務(wù)集中管理云平臺(tái)”信息化管理系統(tǒng)，該平臺(tái)以IT 技術(shù)為支撐，將傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理流程與云技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理流程的云化處理，將傳統(tǒng)意義上的內(nèi)部控制與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，最大限度彌補(bǔ)主觀意識(shí)造成的內(nèi)部控制短板。

生物中心信息化內(nèi)部控制具體流程如圖所示：

山西省農(nóng)科院生物中心財(cái)務(wù)管理流程圖

三、生物中心經(jīng)費(fèi)管理內(nèi)部控制實(shí)施成果

1.初步形成內(nèi)部控制意識(shí)。內(nèi)部控制是指單位為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，通過(guò)制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控。內(nèi)部控制是以制度為載體的綜合性管理工作，其關(guān)鍵在于增強(qiáng)相關(guān)人員的內(nèi)部控制意識(shí)。

自2016 年生物中心按照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》等要求，建立基于財(cái)務(wù)云平臺(tái)的經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制系統(tǒng)以來(lái)，各個(gè)科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人已基本能夠掌握對(duì)課題的經(jīng)費(fèi)管理需求，實(shí)現(xiàn)了對(duì)經(jīng)費(fèi)詳細(xì)化支出控制，具備了對(duì)項(xiàng)目管理的控制意識(shí)。通過(guò)建立平臺(tái)系統(tǒng)的過(guò)程加強(qiáng)了單位領(lǐng)導(dǎo)層和科研人員的內(nèi)部控制意識(shí)，促進(jìn)了各個(gè)部門之間，領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)、辦公室的協(xié)作和溝通。而且系統(tǒng)的上線運(yùn)行也為課題負(fù)責(zé)人報(bào)銷和預(yù)算執(zhí)行提供了諸多便利，加快了預(yù)算執(zhí)行效率。

2.避免預(yù)算與實(shí)際支出“兩張皮”現(xiàn)象發(fā)生。預(yù)算控制是對(duì)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流與資金流的整合，是控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的重要方法。隨著生物中心云平臺(tái)內(nèi)部控制系統(tǒng)的建立，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人第一時(shí)間就知道課題經(jīng)費(fèi)的支出進(jìn)度，明確各個(gè)項(xiàng)目預(yù)算與實(shí)際支出的差距，便于負(fù)責(zé)人及時(shí)做出調(diào)整。財(cái)務(wù)部門可以通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的管理和隨時(shí)監(jiān)控，掌握項(xiàng)目結(jié)余情況，為下一步項(xiàng)目實(shí)施提供指導(dǎo)意見(jiàn)，使得項(xiàng)目的執(zhí)行者能夠按照項(xiàng)目任務(wù)書的要求完成科研課題的研究。

3.內(nèi)部控制流程完善，更好地促進(jìn)經(jīng)費(fèi)的管理。建立基于財(cái)務(wù)云平臺(tái)內(nèi)部控制管理系統(tǒng)，可以使中心內(nèi)部預(yù)算流程，報(bào)銷流程，監(jiān)管流程重新再造。杜絕了制度管理的漏洞，單位內(nèi)部控制管理職能能夠順利執(zhí)行。將之前分別屬于各個(gè)部門的監(jiān)管責(zé)任整合在平臺(tái)之中，確保中心合理設(shè)置崗位，預(yù)算編制、審批、執(zhí)行、評(píng)價(jià)等不相容崗位相互分離，提高了預(yù)算的執(zhí)行效率，財(cái)務(wù)報(bào)銷更加便捷，促進(jìn)經(jīng)費(fèi)管理更加科學(xué)化，規(guī)范化，流程化。

四、生物中心經(jīng)費(fèi)管理內(nèi)部控制問(wèn)題分析

財(cái)務(wù)云平臺(tái)的經(jīng)費(fèi)管理內(nèi)部控制系統(tǒng)基本具備項(xiàng)目預(yù)算編制、執(zhí)行和考核的功能，但現(xiàn)階段在經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制管理上仍然存在以下問(wèn)題。

1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí)低?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，但是在項(xiàng)目實(shí)施期間，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人具有相對(duì)寬泛的經(jīng)費(fèi)使用權(quán)限，導(dǎo)致出現(xiàn)一些不合理經(jīng)費(fèi)使用，使得項(xiàng)目實(shí)施存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)。以生物中心為例，目前生物中心沒(méi)有無(wú)風(fēng)險(xiǎn)分析團(tuán)隊(duì)，因此無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序，最直接的反映是合同管理和績(jī)效管理缺乏內(nèi)控和評(píng)估程序，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法也無(wú)定量分析，缺乏相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)。

2.云平臺(tái)的預(yù)算執(zhí)行缺乏報(bào)警功能，預(yù)算分析不全面。財(cái)務(wù)云平臺(tái)具備預(yù)算執(zhí)行超額提示功能，但缺乏預(yù)算執(zhí)行報(bào)警功能。在實(shí)際支出過(guò)程中，對(duì)于超額的數(shù)據(jù)，預(yù)算系統(tǒng)還無(wú)法直接拒絕不予支付，只是對(duì)資金超額進(jìn)行紅字提醒，缺乏直接約束。而且平臺(tái)沒(méi)有對(duì)經(jīng)費(fèi)使用數(shù)據(jù)做出一定的數(shù)據(jù)分析，只是簡(jiǎn)單的將預(yù)算數(shù)與結(jié)余數(shù)作對(duì)比，無(wú)法綜合的反映項(xiàng)目執(zhí)行率和支出進(jìn)度，不能為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供直觀、全面的數(shù)據(jù)分析，客觀上影響了內(nèi)部控制的時(shí)效性。

3.云平臺(tái)缺乏項(xiàng)目績(jī)效管理，未將考核指標(biāo)錄入云平臺(tái)。項(xiàng)目結(jié)束需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)題驗(yàn)收，項(xiàng)目績(jī)效目標(biāo)考核。但是目前上級(jí)管理單位和項(xiàng)目執(zhí)行單位之間沒(méi)有共享云平臺(tái)資源，未將績(jī)效考核指標(biāo)錄入云平臺(tái)，對(duì)平臺(tái)的內(nèi)部控制流程和管理效果影響較大。

五、基于財(cái)務(wù)云平臺(tái)的內(nèi)部控制優(yōu)化與改進(jìn)

針對(duì)生物中心經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制管理中存在的問(wèn)題，需要采取必要的措施，在已構(gòu)建的財(cái)務(wù)云平臺(tái)基礎(chǔ)上結(jié)合《內(nèi)控規(guī)范》的目標(biāo)，優(yōu)化內(nèi)部控制流程，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)管理合規(guī)性與科學(xué)性的目標(biāo)。

(一)加強(qiáng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和預(yù)算編制能力，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理控制“前移”

按照《內(nèi)控規(guī)范》要求，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及單位主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行客觀、全面和系統(tǒng)的評(píng)估，同時(shí)，將梳理的結(jié)果和項(xiàng)目預(yù)算編制相結(jié)合，把控項(xiàng)目潛在的風(fēng)險(xiǎn)，研究分析某些因素對(duì)未來(lái)過(guò)程可能產(chǎn)生的影響等。從初始階段實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的前移，做好事前監(jiān)管和控制，為項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(二)提高預(yù)算分析能力，實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行預(yù)警、報(bào)警功能

在云平臺(tái)的內(nèi)部控制系統(tǒng)中提高預(yù)算分析能力，根據(jù)前期提交的預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將平臺(tái)內(nèi)各項(xiàng)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)的綜合分析，實(shí)現(xiàn)各個(gè)層面數(shù)據(jù)的有機(jī)整合，實(shí)現(xiàn)差異分析、進(jìn)度分析、趨勢(shì)分析等多方位的數(shù)據(jù)分析，保證項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與單位相關(guān)管理人員分別獲取對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的有效信息。

完善預(yù)算預(yù)警與執(zhí)行進(jìn)度實(shí)時(shí)監(jiān)控功能，為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和單位相關(guān)管理人員提供可行性方案。

(三)將績(jī)效管理模塊納入平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目考核事后監(jiān)管

將績(jī)效管理模塊納入平臺(tái)，隨著項(xiàng)目績(jī)效監(jiān)管的深入實(shí)施，中心還需將績(jī)效結(jié)果與其他考核指標(biāo)相結(jié)合，全面的分析項(xiàng)目的實(shí)施效果，為單位下一步改進(jìn)方向提供依據(jù)和決策指南。

六、結(jié)語(yǔ)

生物中心財(cái)務(wù)在充分利用云平臺(tái)信息的基礎(chǔ)上，建立了財(cái)務(wù)集中管理核算體系，將經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制管理和流程納入內(nèi)控信息化管理系統(tǒng)，對(duì)存在的問(wèn)題分別提出了改進(jìn)措施。該管理核算體系不僅滿足了合規(guī)性層面的要求，而且嚴(yán)格了預(yù)算支出管理，初步建立了以規(guī)范管理為核心的內(nèi)部控制的方案，建立了執(zhí)行有力、權(quán)責(zé)一致的內(nèi)部控制措施；確實(shí)保障中心經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合理合法合規(guī)，積極落實(shí)國(guó)家、省級(jí)、院機(jī)關(guān)提出的各項(xiàng)規(guī)范本單位預(yù)算、收支、政府采購(gòu)、資產(chǎn)管理、合同控制的內(nèi)容和措施；保證單位資產(chǎn)安全完整、有效使用，避免國(guó)有資產(chǎn)流失；保證單位財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，為外部監(jiān)管和內(nèi)部控制提供信息支持方案，為科研工作的順利進(jìn)展保駕護(hù)航。