林菁

摘 要：時(shí)代的發(fā)展也推動(dòng)了我國(guó)檔案館事業(yè)的蓬勃發(fā)展，為了進(jìn)一步確保檔案館文件的質(zhì)量使各單位形成一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，必須制定一個(gè)科學(xué)有效的管理方針。本文筆者就對(duì)檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量進(jìn)行以下探究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案館;接收歸檔文件;質(zhì)量

檔案館事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展是社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中重要的組成部分，其質(zhì)量的好與壞會(huì)直接影響檔案館整體工作效率和水平。因此，為了能夠使相關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體以及所屬單位形成統(tǒng)一的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，本文就檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量做出一些分析，希望對(duì)相關(guān)檔案接收人員能夠有所幫助。

1 保持卷宗整體

保持卷宗整體是提升檔案館接收歸檔文件質(zhì)量的有效方式[1]。首先，檔案在進(jìn)入檔案館之前必須以全宗為基本單位進(jìn)行整理，要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定分階段進(jìn)行移交，同時(shí)凡是能夠反應(yīng)相關(guān)單位重要職能活動(dòng)的檔案，或者是具有一定科學(xué)歷史研究?jī)r(jià)值且需要長(zhǎng)期保持的檔案，必須對(duì)其收集齊全并進(jìn)一步整理，隨后再按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)移交給檔案館進(jìn)行管理。其次，對(duì)于那些已經(jīng)分散的檔案切不可將一個(gè)卷宗進(jìn)行人為分割，或者是檔案由相關(guān)移交單位進(jìn)行收集整理的也不能人為分割，這樣才能科學(xué)合理的保持卷宗整體性。倘若仍然需要對(duì)某一卷宗的原件使用，或者是需要對(duì)某一檔案進(jìn)行存檔，應(yīng)用這些檔案的復(fù)制本代替原件，而原件應(yīng)及時(shí)妥善的進(jìn)行集中化管理，從而確保檔案館卷宗的整體性。

2 分類清除標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一

要想提升檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量還應(yīng)科學(xué)分類，使檔案館文件管理更加規(guī)范化，通常情況下一個(gè)全宗案卷應(yīng)當(dāng)依照統(tǒng)一的方案進(jìn)行分類，切不可將案卷資料隨意的進(jìn)行改動(dòng)，必須結(jié)合相關(guān)機(jī)關(guān)單位、團(tuán)體以及所屬單位的實(shí)際情況，選擇科學(xué)合理的分類方式方法對(duì)案卷設(shè)置類目，而案卷分類的概念也要明確，進(jìn)一步明確案卷的使用范圍且界限必須要寫(xiě)清楚，同時(shí)案卷的分類級(jí)別也要明確清晰，分類的層級(jí)盡量不要過(guò)多，這樣才能對(duì)案卷進(jìn)行有效準(zhǔn)確的分類。此外，還應(yīng)對(duì)移交單位的檔案進(jìn)行分類，它的分類應(yīng)當(dāng)采取“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限”方法，或者是“保管期限-機(jī)構(gòu)-年度”的方法進(jìn)行分類，且不可采取文號(hào)、級(jí)別等分類方法，從而提升檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量。

3 立卷要求和歸檔文件整理

檔案館的立卷要求是要保持各個(gè)文件之間的歷史聯(lián)系，這樣能夠方便管理人員使用和保管，可以參照各個(gè)文件的構(gòu)成特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行整理，將文件之間具有相同點(diǎn)或者是密不可分的材料綜合整理在一起，也可以參照文件數(shù)目的不同，歷史價(jià)值的不同靈活的進(jìn)行整理，具體操作步驟如下[2]。第一，相同的案卷問(wèn)題或者是同一會(huì)議的文件正文和附件應(yīng)確保他們之間不可分割的關(guān)系，請(qǐng)示和批復(fù)、原件和轉(zhuǎn)發(fā)或者是同一個(gè)文件不同的稿本，都應(yīng)保持他們彼此之間不可分割的關(guān)聯(lián)。第二，對(duì)那些影片、照片、錄音帶、錄音帶等其他相關(guān)非紙張題材的檔案，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一整理、編目，將這些文書(shū)檔案分別存放，同時(shí)還應(yīng)在案卷的卷內(nèi)目錄上注明互見(jiàn)號(hào)，進(jìn)一步便捷后續(xù)查找和保持文件之間的聯(lián)系。此外，對(duì)于電子類案卷也要進(jìn)行統(tǒng)一立卷，而那些已經(jīng)分開(kāi)立卷的文件可以不予重新整理。從而不斷提升檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量。

4 卷內(nèi)文件排列和編寫(xiě)頁(yè)面

為了提升檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量還應(yīng)卷內(nèi)文件排列和編寫(xiě)頁(yè)面。首先，各個(gè)文件的排列應(yīng)當(dāng)依照一定次序且有條理的管理，盡量保持各個(gè)文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，能夠使案卷內(nèi)的文件形成一個(gè)有規(guī)律的一個(gè)有機(jī)整體，例如，可以按照重要程度或者是時(shí)間進(jìn)行排列，再者同一個(gè)文件的不同稿本也應(yīng)對(duì)其排列應(yīng)將正本放在最前面，其他的歷次稿件則可以以此進(jìn)行排列。其次，對(duì)于那些有著密不可分關(guān)聯(lián)的文件應(yīng)將批復(fù)放在最前面，相應(yīng)的請(qǐng)示應(yīng)放在后面，而正文應(yīng)也應(yīng)放在最前面且附件放置后面，同時(shí)案卷的原件也要放在后面而轉(zhuǎn)發(fā)放置前面。此外，案卷的編寫(xiě)頁(yè)面不管是單面還是雙面，或者是折疊頁(yè)還是案卷的大小頁(yè)又可以作為一頁(yè)編號(hào)，倘若卷內(nèi)只有一件印件且已經(jīng)有頁(yè)碼，這是應(yīng)用鉛筆對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，將相應(yīng)的標(biāo)識(shí)表寫(xiě)在案卷的右上角，而照片或者是圖表則可以標(biāo)注在空白處，從而不斷提升檔案館內(nèi)部文件的質(zhì)量。

5 填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、卷末備考表、案卷封面

卷內(nèi)文件的目錄填寫(xiě)應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)。第一目錄要整潔工整且要填寫(xiě)齊全，文件的標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)單明白了能夠反應(yīng)主旨，倘若標(biāo)題不能夠確切的反應(yīng)文件內(nèi)容，或者是那些根本就沒(méi)有標(biāo)題的文件應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫(xiě)標(biāo)題，但是切不可隨意更改或者是簡(jiǎn)化文件標(biāo)題，第二對(duì)于沒(méi)有年份標(biāo)識(shí)的文件應(yīng)及時(shí)考察清楚，進(jìn)一步完善檔案館文件的規(guī)范性。而卷末備考表的填寫(xiě)應(yīng)由整理人簽名和填寫(xiě)，對(duì)于那些較為重要的文件或者是文件的來(lái)源應(yīng)進(jìn)行考證，已經(jīng)損壞的文件應(yīng)及時(shí)查明原因，倘若有特殊情況應(yīng)及時(shí)說(shuō)明卷內(nèi)的情況。此外，案卷封面的填寫(xiě)應(yīng)采取統(tǒng)一的檔案盒，要保持文件的堅(jiān)韌性防止生蟲(chóng)，案卷封面的字跡要整潔工整且清晰，同時(shí)案卷的標(biāo)題也要言簡(jiǎn)意賅，從而提升檔案館接收歸檔文件質(zhì)量。

6 案卷的裝盒和文件修復(fù)

案卷的裝盒和文件修復(fù)應(yīng)遵循以下幾方面[3]。首先，案卷在裝盒之前應(yīng)去掉文件上的金屬物，以免破壞文件使其喪失使用價(jià)值，對(duì)于那些已經(jīng)破損的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修裱，盡可能的使其恢復(fù)原有的樣子能夠發(fā)揮作用，還應(yīng)將不同形式的文件按照年度形式進(jìn)行歸檔，不同形式的文件盡量不要放在同一個(gè)檔案盒里，這樣才能確保檔案館文件的質(zhì)量，使其能夠充分發(fā)揮作用和價(jià)值，其次，保管期限不同的案卷應(yīng)分開(kāi)放置檔案盒內(nèi)，切不可將保管期限的歸檔文件放置在同一個(gè)檔案盒內(nèi)，以免對(duì)檔案館造成不必要的負(fù)面影響，同時(shí)不同機(jī)構(gòu)的歸檔文件也要分開(kāi)放置在檔案盒內(nèi)，從而提升歸檔文件的整體質(zhì)量[4]。

7 案卷的鑒定劃分、保管期限以及編寫(xiě)全宗介紹

檔案館接收歸檔文件在進(jìn)館之前必須經(jīng)過(guò)鑒定，要確保文件的歷史價(jià)值和是否具有永久保存的價(jià)值，這是提升檔案館接收歸檔文件質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，倘若文件在進(jìn)館之前沒(méi)有對(duì)其價(jià)值進(jìn)行鑒定，會(huì)影響檔案館整體工作效率和質(zhì)量，所以必須在文件進(jìn)館前進(jìn)行鑒定、劃分以及保管期限。同時(shí)編寫(xiě)全宗內(nèi)容應(yīng)包括立檔單位成立的時(shí)間，也要包括立檔的原因和撤銷時(shí)間，相關(guān)文件的義務(wù)、性質(zhì)以及隸屬關(guān)系，還應(yīng)包括文件的數(shù)量、真實(shí)性、完整情況，不同檔案的分類原則、整理情況和鑒定情況也要核實(shí)，這些環(huán)節(jié)都是影響檔案館接收歸檔文件質(zhì)量的關(guān)鍵因素[5]。此外，還應(yīng)包括檔案文件是否存在損壞、紙張發(fā)霉變質(zhì)等問(wèn)題，倘若出現(xiàn)以上情況或者是字跡模糊應(yīng)及時(shí)處理，以免影響后續(xù)文件資料的使用，從而不斷提升檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量。

8 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案館接收歸檔文件質(zhì)量的好與壞直接關(guān)乎檔案館工作水平，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)日益增長(zhǎng)的當(dāng)下要想站穩(wěn)腳步，必須重視接收歸檔文件的質(zhì)量，是提升各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體以及所屬單位科學(xué)有效管理的關(guān)鍵，也是提升檔案館整體管理水平的重要環(huán)節(jié)，從而促進(jìn)我國(guó)檔案館事業(yè)蓬勃穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]邱揚(yáng)凡. 綜合檔案館接收微博信息研究[D].南京大學(xué)，2016.

[3]曾慶偉，燕祥君.要確保縣級(jí)檔案館接收歸檔文件的質(zhì)量[J].黑龍江檔案，2005（04）：50.

[4]谷海力.高度重視檔案安全? 切實(shí)提升檔案功能? 劉煥鑫到遼寧省檔案館電子檔案?jìng)浞葜行恼{(diào)研[J].蘭臺(tái)世界，2019（06）：161.

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