分析新時期民政檔案管理工作中的常見問題及對策

楊艷琴

摘 要：隨著國家經濟的不斷增長，民政檔案管理活動的關鍵性越來越明顯。這點盡管獲得民政部門的一致認同，但民政檔案保管過程仍然產生了很多問題。文章就從這些問題著手，提出許多改善對策，希望促進國內民政檔案保管活動的順利開展。

關鍵詞：新時代;民政檔案;管理策略;問題分析

民政部門是各級政府的重要職能部門之一，對確保與改善民生、推動社會建設、促使社會融洽、保證社會安定、穩(wěn)固黨的執(zhí)行基礎有著非常重要的作用。伴隨深入改革及社會的發(fā)展，民政于和諧社會創(chuàng)建中地位作用日益凸顯。

1 新形勢下民政檔案保管中存在的問題

1.1 民政檔案中數字化管理未突出時代及地區(qū)特點

目前，在民政檔案保管體制中，主要出現了許多結構方面的不科學現象。具體表現為：1）在檔案資料的來源方面，主要涉及本行政區(qū)域的一級機構的資料，但是針對二、三級機構的資料信息存儲量就相對很少。該種檔案資料架構上，必定難以體現我國社會架構轉型和經濟體系市場化之后，許多經濟模式多樣化的現狀，所以許多經濟成分和員工的檔案均是二、三級機構保管。但是，當前國內民政部門對該方面的檔案保管卻比較薄弱，所以民政檔案保管難以突出這個時代特點。2）民政檔案所記載的內容，重點包含國家有關機關與團體層面的工作檔案，與群眾關系緊密的檔案信息非常少，體現宏觀民政管控的檔案內容很多，而包含到地區(qū)民政特色檔案的內容相對很少。3）在民政信息管理門類方面，一般文字信息很多，而依靠計算機系統(tǒng)的多媒體檔案內容卻很少，該種文字方面的資料管理不僅下降了檔案管理質量，還從本質上限制了檔案管理的應用功能發(fā)揮。

1.2 民政檔案數據資源共享不好

民政檔案數據資源共享不好具體表現在以下幾點：1）民政檔案保管采取垂直領導的單位會根據有關規(guī)定不再向本地綜合檔案館上交相關檔案。2）具備保密性的專業(yè)化民政檔案信息也不再給綜合民政資料管理中心移交，及其包含到公安和檢察院等單位的一些檔案，因為牽扯到當事人的隱私信息，不可以泄密，因此根據規(guī)定就不可以向專門的綜合民政資料管理中心移交。3）目前整體的民政資料管理機構針對專業(yè)信息接收與采集的服務力度也明顯不足。

1.3 民政檔案數字化建設比較困難

其一，從思想意識上沒有引起重視，針對檔案管理數字化的發(fā)展趨勢不夠清楚，如此領導在推動民政機關檔案管理數字化建設時就非常松懈，則相關的執(zhí)行部門就會產生推脫行為，如此就難以貫徹落實民政檔案數字化管理工作。其二，投資不夠，因為檔案管理數字化不只是要包含軟件的研發(fā)成本，還要包含硬件成本與維護和實施成本，因此總體上的成本還非常大，并且這筆成本的投資短期內無法取得顯著匯報，如此就很難提高領導投入這筆經費的信心，因此許多投資均不夠徹底。其三，檔案數字化管理的專業(yè)化人才稀少。國內民政檔案管理中心的許多人均是傳統(tǒng)管理方式下的專業(yè)化人才，但針對數字化的管理并不清楚，而檔案管理數字化與人工管理模式有明顯區(qū)別，這些均會造成檔案管理數字化發(fā)展缺少專業(yè)化人才。

此外，基建比較落后，開發(fā)應用不徹底。針對檔案管理而言，隨著時代的發(fā)展及工作內容的改變，還要有先進的技術與設備支持。近幾年，國家在民政檔案保管方面硬件環(huán)境得到了明顯改善，但針對部分比較科學的檔案管理科技及設備還不能與時代發(fā)展相符，如檔案庫房創(chuàng)建、微機配置等還無法滿足當下民政檔案保管的需求。

2 新時代加強民政檔案保管的有效策略

2.1 完善民政檔案信息架構

檔案管理中心應充分根據新時期社會及經濟發(fā)展特征，按照國內民政檔案資料的變化，尤其是流動人口、教育資料和人口素養(yǎng)等方面的信息資料，通過對于該方面的信息采集與分析，才可以為領導經濟建設決策，知識教育轉型提供關鍵的信息基礎。進一步開發(fā)群眾在文化與教育等層面的檔案數據資源，進而促使國家在教育與文化建設中的決策質量提高[1]。而且，還要完全轉變計劃經濟背景下產生的檔案管理方式，應將檔案管理由被動變成主動，不只是重視本領域的檔案信息采集，還要擴展新的信息領導，而且要嚴格監(jiān)管新開發(fā)的檔案領域。此外，國家民政檔案創(chuàng)建的中心更應當將檔案管理活動置于圍繞中心業(yè)務的宏觀調控方面，例如經濟調節(jié)與市場監(jiān)督，及其公共事務的控制等。檔案民政管理中心更應當做好檔案館館藏信息的多樣化收集，針對檔案資料的信息結構進行完善。無論是一般民眾或者個體經營戶、中小公司的檔案信息，都要融入民政檔案數據平臺中，而非簡單的政府有關部門的檔案信息，唯有這樣方可進一步提高檔案管理質量。

2.2 科學整合民政檔案信息

對民政檔案信息的整合，不只是對多樣化民政檔案信息的采集與征集，其是要實現集中管理的前提下進行分級保管，進而得到對民政檔案信息的高效分配與整合，以迎合現代化經濟建設特點[2]。對民政檔案信息的整合，要求克服原來信息來源的局限，其需要綜合多種資源，進而實現部門范疇內多種資源檔案信息的高度系統(tǒng)化與整體化。結合這些檔案信息加強電子化管理，借助電子數字化的檔案管理功能促進檔案共享，如此檔案信息資源整合的成效方可體現出來。民政檔案信息的整合共享是目前民政檔案保管的關鍵發(fā)展方向，而促進信息共享既需要數字化建設為支撐，還需要對包含到的民政管理機構進行高效交流，處理當下民政每個分支部門檔案資料的數據孤島現象，通過建立統(tǒng)一的數字管理系統(tǒng)，實現各種權限下的信息共享，如此就可以有效提高民政檔案信息資料的使用率，而且還可以處理民政檔案數據低效保管現狀。

2.3 健全信息資料的數字化系統(tǒng)建立

首先，加大對民政檔案數字化的投入力度。如此就需要各大領導從思想方面充分意識到檔案信息資料的關鍵性，針對領導決策及發(fā)展均可以達到重要作用，唯有基于這種思想認識，經過領導的大力推動，加大民政檔案數字化系統(tǒng)的創(chuàng)建力度，方可有效推動民政檔案數字化建設，由于從當前民政檔案保管的現狀來說，唯有領導引起高度重視，方可有效開展檔案管理資料的數字化建立。其次，培育大量專業(yè)化管理人才[3]。其是保證民政檔案管理數字化系統(tǒng)建立的重點，由于以往的人工方式下的檔案管理活動與依靠數字化系統(tǒng)建立的檔案管理活動時不同形式，對檔案管理者提出了較高要求，例如檔案管理者應對計算機的操作與檔案管理數字化系統(tǒng)的應用十分嫻熟，且可以根據相關信息展開良好的信息分析與信息開發(fā)，進而為領導宏觀決策帶來必要的信息支撐。最后，不斷提高檔案信息的安全性，基于對不同應用部門設立一定的權限來確保信息不會被泄露，此外，采取軟件手段，強化對信息的備份與信息錄入的安全檢驗，進而提高檔案信息的安全程度。

3 結束語

總之，新時代民政檔案信息針對促進社會融洽、經濟建設具有非常重要的意義，為此，民政檔案保管就應當促使信息來源的多樣化和科學的整合，并且建立完整的檔案管理數字平臺來提高民政檔案信息的管理質量，為國家宏觀調控、經濟建設、社會融洽起到最大化作用。

參考文獻

[1]李巍.新時期民政檔案管理工作面對的問題和對策[J].城建檔案，2014（12）：81-82.

[2]王海燕.新時期強化事業(yè)單位檔案管理的具體舉措[J].絲路視野，2017（18）：166-166.

[3]劉偉.民政局檔案規(guī)范化管理工作探析[J].中小企業(yè)管理與科技，2010（34）：38-38.