馮承曦
摘 要:藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案管理跟別的院校情況不太一樣,它的管理要根據(jù)自身特點(diǎn)并參考其他院校管理,制定一套符合藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案管理。在學(xué)校教學(xué)檔案是非常重要的,它是老師們經(jīng)過(guò)教學(xué)或者教學(xué)前書寫的文字、圖表、聲像等不同形式的原始資料,具有考察和存留價(jià)值。本文探討了藝術(shù)院校實(shí)踐教學(xué)檔案的特點(diǎn),并對(duì)怎樣構(gòu)建好的體系提出了一些建議和設(shè)想。
關(guān)鍵詞:藝術(shù)檔案;管理;學(xué)校
2002年頒發(fā)了《藝術(shù)檔案管理辦法》,把藝術(shù)檔案認(rèn)定為是在藝術(shù)創(chuàng)作、研究、教育、交流以及社會(huì)文化等活動(dòng)中所形成的,它對(duì)國(guó)家、院校、個(gè)人都具有極高的收藏和參考價(jià)值。
1 藝術(shù)教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)
藝術(shù)院校的檔案與其他院校檔案管理有區(qū)別,具有自己獨(dú)特的方面,主要區(qū)別有以下幾點(diǎn)。
1.1 藝術(shù)教學(xué)檔案的實(shí)時(shí)性
藝術(shù)檔案的產(chǎn)生不具有特定性,沒(méi)有特定的時(shí)間、地點(diǎn),所以就造成信息錄入的困難,一旦錯(cuò)過(guò)了,就很難再去補(bǔ)上,這就是區(qū)別于一般院校檔案的一點(diǎn)。普通院校檔案不用在產(chǎn)生時(shí)立刻錄入,而是會(huì)找取一個(gè)不定的時(shí)間點(diǎn)統(tǒng)一存檔,藝術(shù)教學(xué)檔案如若沒(méi)有在現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)錄入,事后彌補(bǔ)很難。
1.2 藝術(shù)教學(xué)檔案的表現(xiàn)具有多樣性
《教育檔案管理方法》此法中對(duì)高校檔案進(jìn)行了初步的分類,主要指高校在招生、科研、管理、教學(xué)等活動(dòng),直接影響對(duì)學(xué)生、學(xué)校和國(guó)家有參考價(jià)值 和保留價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式。藝術(shù)檔案較于普通檔案來(lái)說(shuō)更側(cè)重于藝術(shù)的特性,表現(xiàn)形式,它的記錄大多數(shù)是圖片如攝影作品;聲音影像如演唱會(huì);實(shí)物比如雕塑。
1.3 藝術(shù)教學(xué)檔案的保管方式復(fù)雜性
不同類型的藝術(shù)檔案保管方式不同,每個(gè)類型都有它特有的保管方式。雕塑類、油畫類,換而言之就是美術(shù)類它的保管方式是實(shí)物方式保存;音樂(lè)類、戲劇類要以聲像檔案來(lái)儲(chǔ)存。
2 藝術(shù)檔案的管理問(wèn)題分析
藝術(shù)類中等院校管理檔案一般有以下問(wèn)題:
2.1 檔案管理人員的藝術(shù)專業(yè)素質(zhì)有待提高
學(xué)校各個(gè)單位的檔案人員大多數(shù)是兼職檔案管理人員,可能會(huì)有著多種身份。因此,對(duì)檔案專業(yè)以至于藝術(shù)檔案的了解不夠深,理解的也不夠透徹,更不會(huì)以十分的精力來(lái)對(duì)待這件事情。雖然頂著這個(gè)職位,也負(fù)責(zé)接收和保管,但是相比于專業(yè)人員還是有較大的差距。學(xué)校的檔案管理工作人員應(yīng)該具有一定的專業(yè)素養(yǎng),要定期給工作人員進(jìn)行培訓(xùn),使他們的技能提升。
2.2 藝術(shù)檔案管理與利用率比普通檔案都低
由于在檔案管理崗位兼職人員的檔案管理水平高低不一,所以對(duì)于學(xué)校產(chǎn)生的藝術(shù)類檔案的管理也很不到位,很多藝術(shù)檔案都無(wú)法完整的保存下來(lái),當(dāng)然這只是檔案無(wú)法好好保存的一個(gè)原因,而另外一個(gè)原因就是沒(méi)有清楚地認(rèn)識(shí)到藝術(shù)檔案的所屬問(wèn)題,藝術(shù)檔常常被人認(rèn)為是個(gè)人檔案,認(rèn)為不應(yīng)該由學(xué)校來(lái)進(jìn)行保管,這種想法導(dǎo)致的收集率低自然會(huì)導(dǎo)致利用率降低,利用率低就無(wú)法高效的給他人帶來(lái)服務(wù),這樣就影響了收集率,這樣反復(fù)循環(huán),不斷地惡化下去。
2.3 藝術(shù)檔案保管混亂
藝術(shù)檔案保管混亂主要是有兩方面,一是由于藝術(shù)檔案的表現(xiàn)形式和載體,這種多元化造成保管起來(lái)非常不便,比如尺寸不一造成實(shí)物柜無(wú)法完全容納,一些大尺寸的藝術(shù)品就只能堆在庫(kù)房。而另一個(gè)原因就是,學(xué)校對(duì)于藝術(shù)檔案不重視,對(duì)藝術(shù)作品缺乏有效的管理體系,工作人員對(duì)于藝術(shù)檔案的收藏和保管也沒(méi)有足夠的重視,導(dǎo)致管理的措施無(wú)法達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。
3 藝術(shù)檔案管理措施
檔案管理工作在遵循普通學(xué)校檔案管理體制的基礎(chǔ)上,如何兼顧藝術(shù)檔案的管理對(duì)于藝術(shù)類院校來(lái)說(shuō)是一個(gè)難以解決且十分重要的問(wèn)題。下面從收集、規(guī)范和保管三方面提出幾點(diǎn)解決方案。
3.1 著重實(shí)時(shí)性收集
藝術(shù)檔案的收集應(yīng)該成為藝術(shù)院校檔案工作人員的主要工作。一般情況下,不同類別的專業(yè)檔案在固定時(shí)間、固定地點(diǎn)的收集是現(xiàn)在大多數(shù)藝術(shù)院校收集檔案的主要方法。由于許多藝術(shù)院校的檔案都是由部門專門立案的,所以關(guān)于檔案的收集、管理,檔案管理工作人員大大減少了參與感。藝術(shù)檔案屬于院校檔案中尤為重要的檔案類別,更是國(guó)家尤為重要的檔案資源。
藝術(shù)檔案的實(shí)時(shí)性與普通檔案的不同,收集藝術(shù)檔案的時(shí)候不可以用“要、等、靠”的方式,因?yàn)樗囆g(shù)檔案不能集中收集,應(yīng)完善一套收集體系。對(duì)于藝術(shù)類院校來(lái)說(shuō),藝術(shù)教學(xué)與藝術(shù)創(chuàng)作、美術(shù)創(chuàng)作、音樂(lè)創(chuàng)作、戲劇表演等藝術(shù)檔案的產(chǎn)生極為復(fù)雜多樣,所以必須注重檔案的產(chǎn)生線索。
3.2 有條理的規(guī)范藝術(shù)檔案歸檔范圍
藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案歸檔范圍與一般的專業(yè)檔案存在很大的差異性,根據(jù)其他的藝術(shù)院校對(duì)藝術(shù)檔案的收集需求,其收集歸檔范圍主要包括:各種藝術(shù)節(jié)的材料;各種演出的材料;演出時(shí)的錄音帶、錄像帶,對(duì)于藝術(shù)的總結(jié)、宣傳資料、職員資料、中外重大藝術(shù)活動(dòng)的文件資料、藝術(shù)教育教材、學(xué)生作品、藝術(shù)研究及其他研究的材料等等。
3.3 注意保管的類別性和聯(lián)系性
藝術(shù)檔案表現(xiàn)形式的不同決定了保管方式的不同。比如,舞蹈類、戲劇類、音樂(lè)類檔案多數(shù)采用聲像的保存形式,而設(shè)計(jì)和美術(shù)類檔案多數(shù)采用實(shí)物保存的形式,由此看來(lái),每一件藝術(shù)檔案不僅僅是單一的檔案本身,也許還需要保存其附屬檔案。例如,一場(chǎng)演唱會(huì),不但要有演出的音像資料,還要有演唱會(huì)的宣傳材料,如海報(bào);也應(yīng)有演唱會(huì)的制作過(guò)程,如節(jié)目單、演出人員名單等等。所以對(duì)這場(chǎng)演唱會(huì)來(lái)說(shuō),產(chǎn)生了三類檔案,即聲像類、實(shí)物類和文字類,這又提高了檔案的管理要求。聲像類要做好防礠工作,實(shí)物類與文字類檔案的保管方式和放置位置不同,需要通過(guò)“互見卡”等方式,將同一事件不同類型的檔案關(guān)聯(lián)起來(lái),從而保證檔案保管具有完整性。
隨著信息時(shí)代在人們生活中占領(lǐng)導(dǎo)地位,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為生活中不可或缺的一部分,電子檔案單套制的推進(jìn)更給傳統(tǒng)的檔案保存管理方式帶來(lái)極大的影響和挑戰(zhàn),藝術(shù)檔案想要長(zhǎng)期保存而不受破壞,也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,建立數(shù)字化思維。藝術(shù)檔案數(shù)字化對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢,延長(zhǎng)檔案使用時(shí)間起著重要作用。
4 總結(jié)
由于藝術(shù)檔案區(qū)別于其他普通檔案,所以在管理藝術(shù)檔案時(shí),就要利用科學(xué)合理的方法。對(duì)于藝術(shù)檔案需要我們更加認(rèn)真和仔細(xì)的對(duì)待,他不光代表著創(chuàng)作者的創(chuàng)作價(jià)值,還有著很大的藝術(shù)價(jià)值。只有科學(xué)有效的管理方法才能夠讓藝術(shù)檔案完好的保存下來(lái)。
參考文獻(xiàn)
[1]劉星.藝術(shù)院校實(shí)踐教學(xué)檔案工作探析[J].中國(guó)檔案,2018(10):44-45.