縣級檔案館紙電檔案配套接收工作探討

劉宇鋒

摘 要：本文從館藏條件、資源結構優(yōu)化、館藏資源開發(fā)三個方面對縣級檔案館的紙電檔案配套接收工作的有效開展進行了討論和分析，希望能夠為縣級檔案館相關工作的開展起到一定的促進作用。

關鍵詞：縣級檔案館;紙電檔案;配套接收

檔案的接收工作是做好檔案管理的重要內容。本文對縣級檔案館如何豐富館藏、高效完成紙電檔案的配套接收，實現(xiàn)檔案工作更好的為科學研究和各渠道調研提供有力的史料證據(jù)，使檔案的價值在社會各方面工作的開展上充分體現(xiàn)其價值進行了探討，并以此為核心對相關工作的開展進行了研究。

1 爭取政府的支持，完善館藏條件

縣級檔案館作為我國檔案管理工作的基層單位，其館藏檔案內容大多來源于基層，與人民群眾的日常生活有著密切的聯(lián)系，因此其有著較高的真實性與可借鑒性，對于我國基層建設工作的開展有著重要的意義和較高的參考價值。因此，對于縣級檔案館的紙電檔案配套接受工作必須要引起足夠的重視，包括檔案館自身以及其上級政府、相關部門的重視，從而為檔案館工作的開展提供有利的條件，保證相關工作的順利進行。

縣級檔案館紙電檔案接受工作的開展條件建設首先必須要從自身做起，縣級檔案館領導、管理人員以及工作人員要充分認識基層檔案工作對于當?shù)匕l(fā)展、我國社會主義和諧社會建設的意義，不能因單位等級層次較低而放松了對工作的要求。

縣級檔案館工作人員要端正自身的工作態(tài)度，在檔案接收的過程中加強對檔案的審核、篩選工作，避免有用檔案未被錄入、無用檔案冗余的情況出現(xiàn)。并不斷的學習提高自己，提升自身的檔案業(yè)務水平。其次，縣級檔案管理在開展檔案接收工作時要積極與對方進行溝通協(xié)調，保證對方的良好的配合以及較高的積極性，使相關接收工作得以順利、高效的進行。最后，縣級檔案館要不斷的豐富自身館藏資源，優(yōu)化紙電檔案接收工作流程和工作方法，加強檔案館庫房建設，切實提高檔案接收、管理工作的質量。

除了縣級檔案館自身內部條件的建設外，檔案館還要積極對紙電檔案接收工作的外部條件進行建設。檔案館要積極與政府、上級部門等相關單位進行聯(lián)系，說明檔案接收、管理工作發(fā)展、提高規(guī)范性的意義，提出檔案工作發(fā)展的短、中、長期規(guī)劃，從而獲得相關部門對檔案工作的大力支持，為檔案館的建設和發(fā)展提供幫助。其次，檔案館要積極與政府部門、事業(yè)單位、社會單位進行聯(lián)系，拓展檔案接收范圍，并滿足相關單位的檔案需求，提供良好的檔案服務。

2 做好收集工作，優(yōu)化館藏結構

隨著時代的發(fā)展，檔案的數(shù)量、內容不斷增加，尤其是紙質檔案的增加給檔案館的庫存、管理帶來了巨大的壓力，進而對后期的檔案接收工作也會產(chǎn)生的一定的影響，例如，新接收的檔案缺少足夠的儲存空間、原有檔案難以篩選刪減、紙質檔案檢索十分困難等問題。雖然隨著信息技術的發(fā)展，電子檔案的形式逐漸普及，能夠有效的解決傳統(tǒng)紙質檔案儲存難、檢索難的問題，但電子檔案在實際工作中要想全面替代紙質檔案還需要進一步的研究和發(fā)展。例如，部分重要檔案必須要有紙質檔案的原件，電子檔案更多的用于備份和檢索，電子檔案的權威性、證據(jù)價值、安全性等還有待提高。

在這一背景下，縣級檔案館要想實現(xiàn)紙電檔案配套接收工作的有效進行，就需要在檔案數(shù)字化發(fā)展的基礎上優(yōu)化接收工作以及館藏結構。

首先，要對新接收的檔案進行審核和篩選，剔除不具有參考、保留價值的檔案，對于重要性、價值較低的紙質圖表、照片、文案等資料可以通過掃描等方式錄入檔案管理系統(tǒng)，對于重要的檔案則在錄入系統(tǒng)的同時做好紙質原件的保存工作。

其次，對于檔案館的現(xiàn)有館藏資料要加快數(shù)字化工作，通過對檔案的重要性、歷史參考價值等進行分析，將不具有歷史參考價值和保留必要性的檔案剔除，對剩余的檔案按照一定的順序進行數(shù)字化工作：1）優(yōu)先數(shù)字化需求大、利用率的檔案資源;2）優(yōu)先數(shù)字化珍貴檔案和具有長遠價值的檔案;3）優(yōu)先數(shù)字化具有本地特色、經(jīng)濟、科技、文化價值的檔案;4）按照先目錄后全文的順序進行數(shù)字化工作。

最后，檔案館要對檔案信息化建設制定出詳細的制度、規(guī)范要求，保證原有檔案和新接收的紙電檔案能夠以統(tǒng)一的規(guī)范、標準、形式進行儲存，從而實現(xiàn)對館藏資源儲存的合理、優(yōu)化分配，為后期的檔案檢索、調檔工作奠定良好的基礎。

3 開發(fā)館藏資源，提高服務水平

檔案管理紙電檔案配套接收工作的最終目的是利用接收的大量檔案資源為相關部門工作開展提供有效、準確、客觀的參考和支持，滿足其工作對于檔案的需要，這也是檔案館工作的重心所在。因此，在檔案館紙電檔案配套接收工作的開展上，要加強對檔案資源的開發(fā)利用，為檔案館的檔案服務工作水平的提高提供保障。

在檔案接收的過程中，檔案館工作人員要對其進行合理的分類、整理，根據(jù)檔案涉及內容將其分為政治、經(jīng)濟、科技、文化等多個類別;加強新接收檔案與現(xiàn)有館藏資料的結合，保證檔案館內的資料內容客觀記錄歷史，及時記錄最新數(shù)據(jù)，從而在后期檔案的開發(fā)利用上能夠有效提高檔案服務的針對性和效率。

檔案館要加強對檔案資源的開發(fā)利用，例如，通過開展便民服務，在群眾信訪、戶籍、低保、維權等問題的解決上提供檔案、政策等方面的服務、咨詢和幫助，在為相關工作提供依據(jù)的同時讓群眾認識到檔案資料收集的重要性，積極配合檔案館工作的開展。又如，在農村經(jīng)濟建設和發(fā)展上，檔案館可以為人民群眾提供國家、當?shù)囟嗄陙淼霓r村經(jīng)濟發(fā)展政策，使人民了解黨和國家為人們著想的初衷和所帶來的顯著社會效益和經(jīng)濟效益，提高農民勞作積極性，維護社會的和諧穩(wěn)定。

4 結語

綜上所述，在縣級檔案館紙電檔案配套接受工作的開展上，檔案館要積極采取措施，通過爭取政府支持，完善館藏條件，做好收集工作，優(yōu)化館藏結構，開發(fā)館藏資源，提高服務水平等途徑，有效提高檔案工作的質量和效率，使檔案價值在我國經(jīng)濟發(fā)展和社會主義社會建設中充分體現(xiàn)。

參考文獻

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