大數(shù)據(jù)時(shí)代下城建檔案管理之變化探究

彭璐

摘 要：城建檔案記載了城市建設(shè)發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是城市建設(shè)過程中的重點(diǎn)。就現(xiàn)階段的現(xiàn)實(shí)情況而言，我國的城建檔案主要依賴檔案管理部門或者住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門完成，然而受到種種因素的限制，城建檔案管理工作存在許多問題。從云計(jì)算的出現(xiàn)，整個(gè)世界便進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。數(shù)據(jù)規(guī)模的迅速擴(kuò)大給檔案工作也帶來了翻天覆地的變化，而在此過程中檔案工作必須做出一系列的變革，本文即從城建檔案管理觀念的變化和城建檔案管理實(shí)踐的變化進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;變化

隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，城市建設(shè)過程中產(chǎn)生的建設(shè)檔案以及與之相關(guān)的資料越來越多，為了更好地開展促進(jìn)城建工作，必須要加強(qiáng)檔案管理。然而就實(shí)際情況看，現(xiàn)行的檔案管理機(jī)制中明顯存在一些問題，導(dǎo)致我國信息化檔案建設(shè)工作質(zhì)量一直難以有效提升。因此，本文主要就大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，并提出切實(shí)推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)的策略。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案管理觀念的變化

1.1 大數(shù)據(jù)觀

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理最為顯著的變化是數(shù)據(jù)量的飆升，這導(dǎo)致一般的方法以及技術(shù)無法進(jìn)行處理。對(duì)于城建檔案館來說，館藏檔案是檔案部門的大數(shù)據(jù)，在檔案管理中也希望所有的信息資料能夠歸檔，但在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于受到各種條件的限制，檔案管理的方法是去粗取精，僅僅是在信息資料之中鑒定出有價(jià)值的信息歸入檔案中進(jìn)行保存，并不是所有的數(shù)據(jù)都?xì)w入檔案之中，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，整個(gè)城建檔案管理要以大數(shù)據(jù)觀念為主。

1.2 大檔案觀

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理不再是精簡再精簡，而是將所有的數(shù)據(jù)都視為檔案，即大檔案觀念。所謂的大檔案觀念可以從兩個(gè)方面來理解，一方面是一切歸檔成為可能，也就是檔案的大門會(huì)進(jìn)一步開放，將一切擁有利用價(jià)值的信息數(shù)據(jù)都看作是檔案。另一方面就是檔案無處不在，檔案不僅僅是那些存放在檔案館里的館藏資料，網(wǎng)絡(luò)中每時(shí)每刻出現(xiàn)的信息數(shù)據(jù)都屬于檔案，這時(shí)候就要進(jìn)行有效的檢索，將潛在檔案及時(shí)歸檔，在城建檔案管理之中更是如此，因此要樹立起大檔案觀。

1.3 大服務(wù)觀

大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案服務(wù)發(fā)生了重大的變化，開始朝著社會(huì)化和多元化的方向發(fā)展，同時(shí)城建檔案管理的重心也傾向公共服務(wù)。城建檔案部門不再是守著館藏資源不開放，而是要注重民生利益的開發(fā);不再是坐著等人上門，而是在公共服務(wù)提供的過程中需要主動(dòng)性與創(chuàng)造性，同時(shí)檔案部門在公共服務(wù)提供的過程中要實(shí)現(xiàn)一站式或一條龍式服務(wù)。因?yàn)閿?shù)據(jù)的多寡是影響服務(wù)質(zhì)量的因素之一。一般而言，檔案收集得越是齊全，在整理過程中越是規(guī)范，那么檔案服務(wù)公眾的效率也就會(huì)越大，這樣不僅能夠有效滿足查閱者的需要，而且還能讓檔案超脫時(shí)空的限制，發(fā)揮出最大的作用。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案管理實(shí)踐的變化

2.1 城建檔案數(shù)據(jù)資源體系的變化

大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案數(shù)據(jù)的來源更為廣泛，內(nèi)容也更加豐富，檔案資源的數(shù)據(jù)資源采集也更加多樣化。具體來說，在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)資源體系的變化主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

2.1.1 城建檔案數(shù)據(jù)資源的來源更為廣泛

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，城建檔案數(shù)據(jù)資源的來源更加廣泛。對(duì)于城建檔案而言，檔案的信息來源不再僅限于紙質(zhì)資料，各種 APP 以及客戶端所產(chǎn)生的與城市建設(shè)相關(guān)的信息都成為了城建檔案館的資料來源。

因此在進(jìn)行服務(wù)的過程中，城建檔案館需要通過對(duì)各個(gè)途徑的資源進(jìn)行有效收集，以此來確保信息收集的全面性。

2.1.2 城建檔案數(shù)據(jù)資源的內(nèi)容更加豐富

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案數(shù)據(jù)來源不僅更為廣泛，同時(shí)檔案數(shù)據(jù)本身也發(fā)生了翻天覆地的變化。一方面表現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)量的不斷增大，檔案館的館藏容量進(jìn)一步增大，且已完成了數(shù)字化，在很長的一段時(shí)間內(nèi)檔案館會(huì)實(shí)行“雙套歸檔制”，即電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，這會(huì)在很大程度上形成海量的檔案規(guī)模。另一方面是檔案數(shù)據(jù)類型的不斷增多，在大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案成為主流，非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)資源更加豐富。除此之外，檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值密度也將逐漸降低，且檔案數(shù)據(jù)處理的速度會(huì)不斷加快，這些都是檔案數(shù)據(jù)資源體系所發(fā)生的變化。隨著城建檔案館網(wǎng)站的開通以及網(wǎng)絡(luò)資源平臺(tái)的建設(shè)，各種信息都在檔案管理平臺(tái)上呈現(xiàn)，同時(shí)數(shù)字城市建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，使得小至路燈、井蓋，大至各種建筑物、河流、湖泊等信息都在檔案網(wǎng)站上一覽無余。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案的數(shù)據(jù)資源涵蓋更廣，內(nèi)容也比以往更加豐富。

2.1.3 城建檔案數(shù)據(jù)資源的收集方式更加多樣化

在檔案數(shù)據(jù)資源的收集過程中，對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源是實(shí)時(shí)捕捉，通過借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行科學(xué)的捕捉。在城建檔案館的數(shù)據(jù)資源收集過程中，已經(jīng)不僅僅局限于各個(gè)部門資料的遞交，而是轉(zhuǎn)換到了主動(dòng)局面。檔案館會(huì)積極主動(dòng)地通過網(wǎng)頁、社交平臺(tái)等各種信息資源渠道來進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的收集，使得數(shù)據(jù)資源收集的方式更加多樣，也更加有效。

2.2 城建檔案利用服務(wù)體系的變化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案服務(wù)體系也發(fā)生了顯著的變化，檔案服務(wù)主要朝著社會(huì)化以及多元化的方向發(fā)展，為查閱群體提供人性化、智慧化的檔案公共服務(wù)。

城建檔案利用服務(wù)體系的變化主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

2.2.1 城建檔案服務(wù)對(duì)象更加多樣

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案服務(wù)對(duì)象不僅僅局限在政府及相關(guān)部門以及企事業(yè)單位，而是更傾向于為公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)在服務(wù)對(duì)象方面，用戶也漸漸從線下逐漸地延伸到線上，網(wǎng)絡(luò)用戶成為了檔案的新客源。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，用戶不再需要親身前往檔案館翻閱檔案，而是在需要隨時(shí)隨地都能夠?yàn)g覽相應(yīng)的檔案。在城建檔案館的公共服務(wù)中，服務(wù)對(duì)象也不僅僅局限于機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的工作人員，公民個(gè)人以及一些團(tuán)體也成為了城建檔案公共服務(wù)的主要對(duì)象，如房地產(chǎn)開發(fā)商、小區(qū)物業(yè)管理部門、業(yè)主等，還有一些想了解獲取城市整體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃信息的公眾和學(xué)術(shù)團(tuán)體，更是成為了檔案服務(wù)的主流。

2.2.2 城建檔案服務(wù)內(nèi)容更加豐富

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案服務(wù)的內(nèi)容不再是用戶需要什么就去提供什么，這種淺層次狀態(tài)的服務(wù)已經(jīng)被摒棄，而是要求檔案的服務(wù)內(nèi)容更加具有針對(duì)性和個(gè)性化。通過對(duì)用戶相關(guān)信息、查詢記錄以及搜索方式等數(shù)據(jù)資源的分析得到用戶利用檔案的需求以及相應(yīng)的習(xí)慣，以此開展以滿足社會(huì)個(gè)體訴求為目的的服務(wù)，盡可能地使得檔案服務(wù)的內(nèi)容差異化、精細(xì)化。通過對(duì)檔案利用的數(shù)據(jù)分析，還可為城市建設(shè)和管理部門提供參考。

在我館的公共服務(wù)中，檔案館不僅僅會(huì)提供紙質(zhì)檔案的查詢服務(wù)，城建檔案數(shù)字化信息查詢和檔案電話查詢等服務(wù)，還有專門負(fù)責(zé)網(wǎng)站管理的工作人員為公眾提供檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的網(wǎng)上咨詢服務(wù)，公眾亦可以來館通過檔案管理系統(tǒng)自助查詢，相較于之前，城建檔案館的公共服務(wù)內(nèi)容更加豐富與多樣。

隨著城建檔案從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)化的模式，加上數(shù)據(jù)資源體系的變化、城建檔案利用服務(wù)體系的變化，使得城建檔案館需要不斷進(jìn)行服務(wù)的創(chuàng)新，以更有效、更便捷的方式向社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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