論述電子文件時(shí)代文檔管理一體化

許海娟

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的快速發(fā)展，電子文化時(shí)代已逐步到來(lái)，逐漸形成一個(gè)新的檔案管理方式-文檔管理一體化。文檔管理一體化為電子文件時(shí)代奠定了一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為以后的發(fā)展提供了一定的物質(zhì)技術(shù)以及理論基礎(chǔ)。電子文件與傳統(tǒng)的文件相比存在一定的缺陷。電子文件的安全性，統(tǒng)籌性以及一體化方面較傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比較為薄弱。因此本文對(duì)電子時(shí)代文檔管理一體化進(jìn)行研究，希望能夠推動(dòng)電子化文檔一體化的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：電子文件;電子文檔;文檔管理一體化

電子文件文檔管理是當(dāng)今社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代進(jìn)步發(fā)展的產(chǎn)物。電子文件的出現(xiàn)對(duì)于紙質(zhì)文檔來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的沖擊。在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的時(shí)代，要想在社會(huì)中長(zhǎng)久發(fā)展，就要對(duì)兩者進(jìn)行融合，將電子文檔和紙質(zhì)文檔變成一個(gè)整體，對(duì)其實(shí)行一體化的管理，加強(qiáng)監(jiān)督與維護(hù)，這樣才能夠保證文檔管理的真實(shí)，安全以及完整性，這是對(duì)文檔管理的最佳方法。

1 增強(qiáng)文檔管理一體化的理論基礎(chǔ)

文檔管理一體化的理論基礎(chǔ)是建立在文檔周期以及對(duì)文檔不同類型的認(rèn)知上。從電子文檔的運(yùn)行生命周期來(lái)看，信息的采集，整理，使用，保存是每個(gè)文檔都必須要經(jīng)歷的過(guò)程。對(duì)電子文檔生命周期的管理就是要對(duì)文檔中的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行重復(fù)以及不間斷的監(jiān)管。不是一體化文檔管理實(shí)施中的管理措施是不可采用文檔生命周期中的規(guī)律來(lái)進(jìn)行管理的。一旦文檔出現(xiàn)移動(dòng)，或者被使用，就會(huì)造成一定程度的損壞，給整體的管理帶來(lái)影響。而電子文件一體化管理恰恰與其相反，電子文件一體化管理能夠?qū)⑽臋n中的每一個(gè)階段，每一個(gè)過(guò)程都進(jìn)行無(wú)縫隙銜接，使得文檔的保護(hù)和管理更加地具有持續(xù)性。能夠準(zhǔn)確記錄每個(gè)文檔的生命周期，每個(gè)文檔的生命周期的改變與挪動(dòng)都會(huì)準(zhǔn)確記錄在冊(cè)。

文檔的一體化管理可以說(shuō)是經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，在這個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程當(dāng)中，文檔管理一體化不斷受到外來(lái)因素的影響，在傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)之上不斷改革創(chuàng)新，成為文檔一體化管理的重要理論基礎(chǔ)。在這些理論當(dāng)中。文檔的生命周期理論是最具有代表性的。文檔生命周期理論從文件的形成，文件的使用以及到最后的銷毀都會(huì)被永久的保存下來(lái)，可以說(shuō)是一個(gè)有機(jī)的聯(lián)系，使其成為一個(gè)有規(guī)律，無(wú)限反復(fù)循環(huán)的一個(gè)整體的從開(kāi)始到消亡的生命過(guò)程。因?yàn)槲臋n的管理體制不同。各國(guó)對(duì)文檔運(yùn)行的運(yùn)動(dòng)階段也劃分為不同的等級(jí)，最主要的就是現(xiàn)行，暫時(shí)保管，永久保存這三段以及形成，使用，維護(hù)，鑒定和選擇，文檔管理這四段論組成的兩個(gè)流派，雖然階段不同，但基本內(nèi)容都是一致的。一個(gè)文檔完整的生命過(guò)程就是從一個(gè)文件的形成到文件的銷毀，這其中所具有的連續(xù)性和完整性是文檔所具有的特點(diǎn);另外不同階段的文件以及文檔服務(wù)的對(duì)象，文檔的保存場(chǎng)所以及文檔的管理方式這幾點(diǎn)之間都存在著對(duì)應(yīng)的關(guān)系，也就是一個(gè)文件生命周期理論中的歷史形態(tài)。

2 文檔一體化管理存在的問(wèn)題

1）受到現(xiàn)行管理體制制約。目前國(guó)家現(xiàn)行的文檔一體化管理當(dāng)中，采用分塊管理文件與檔案的管理體制來(lái)進(jìn)行管理，其中文件管理與檔案管理的分界線就是文件的歸檔。雖然，國(guó)家要求檔案部門要承擔(dān)指導(dǎo)制定相應(yīng)文書(shū)工作的職責(zé)，為了保證其規(guī)范性，制定出了相應(yīng)地法律法規(guī)。但在實(shí)際的工作當(dāng)中，越權(quán)的現(xiàn)象還是普遍存在的，檔案部門無(wú)法全面履行工作中指導(dǎo)的職責(zé)，使得檔案部門很難對(duì)文書(shū)和檔案工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度，解決措施以及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)固定出一個(gè)統(tǒng)一，協(xié)調(diào)的工作方法，導(dǎo)致電子文件的質(zhì)量受到不同程度的破損，信息的要素出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象，歸檔的材料不齊全等一些問(wèn)題。文檔管理環(huán)節(jié)的分塊，在一定程度上具有連續(xù)性和聯(lián)系性的文件運(yùn)動(dòng)進(jìn)行了分解，在一定程度上制約了一體化的實(shí)現(xiàn)。

2）一體化文檔管理建設(shè)滯后。當(dāng)前的文檔，不論是紙質(zhì)的文檔還是電子文檔，從管理的方面來(lái)看，兩者的標(biāo)準(zhǔn)在不同程度上存在著不規(guī)范，不完全，不流暢的現(xiàn)象。最主要的表現(xiàn)就是文檔管理工作與檔案管理工作規(guī)范的制定不同步，文件管理的工作標(biāo)準(zhǔn)明顯落后于國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作之后。在者就是文件管理和檔案管理這兩者出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，影響了后續(xù)工作的開(kāi)展。在者就是彼此之間的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范存在不通用，不統(tǒng)一的現(xiàn)象。比方說(shuō)，國(guó)家國(guó)務(wù)院發(fā)布的文件與國(guó)家檔案局發(fā)布的文件，兩者存在明顯的不銜接現(xiàn)象，這使得許多的勞動(dòng)成果彼此之間不能夠相互使用，在一定程度上造成了工作的重復(fù)性，出現(xiàn)了人員的浪費(fèi)。

3）電子文檔軟件開(kāi)發(fā)滯后。由于電子文檔檔案管理軟件開(kāi)發(fā)較慢，減弱了一體化的實(shí)現(xiàn)。受到國(guó)家早期傳統(tǒng)模式文件與檔案分開(kāi)存放管理的影響，電子文檔在進(jìn)行軟件編制時(shí)，都會(huì)以文件和文檔分工環(huán)節(jié)作為編制軟件得罪指導(dǎo)思想，這種模式將文件運(yùn)動(dòng)的階段性進(jìn)一步的強(qiáng)調(diào)出來(lái)，在強(qiáng)調(diào)階段性的同時(shí)卻忽略了文件存在轉(zhuǎn)化為檔案所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)導(dǎo)入相應(yīng)地檔案管理當(dāng)中去，管理水平仍停留在傳統(tǒng)的手工上。還有一些單位為了滿足本部門的工作需要，研制出了相應(yīng)的管理系統(tǒng)。但由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和指導(dǎo)思想。使得文檔一體化管理系統(tǒng)變得沒(méi)有目的性和可靠性。所傳入的信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，不正確的現(xiàn)象，阻礙了文檔一體化系統(tǒng)的發(fā)展。

4）缺乏政策法規(guī)的保障。自新中國(guó)成立至今。為了加強(qiáng)對(duì)文件和規(guī)范性的管理。提高環(huán)節(jié)的水平，國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列的政策加以規(guī)范，保證文書(shū)工作的歸檔前和檔案工作歸檔后這兩者之間的一致性。這些規(guī)章制度在一定程度上給文書(shū)和檔案管理完成了一定的積極的影響，但并沒(méi)有使文檔管理一體化得到更好地發(fā)展。問(wèn)題的根源就是國(guó)家尚未制定一個(gè)專門針對(duì)文檔管理一體化的立法，使其缺乏必要的政策保護(hù)，沒(méi)有相關(guān)的法律保護(hù)，文檔管理一體化所有的愿望與實(shí)踐都將會(huì)落空。

3 提高文檔管理一體化的措施

1）建立文檔管理機(jī)構(gòu)組織體系。根據(jù)國(guó)家文檔管理的情況，文檔管理的一體化并不能夠完全地打破已有的組織體系，而是需要在現(xiàn)有的體系基礎(chǔ)之上，建立一個(gè)文檔管理機(jī)構(gòu)組織體系，將文檔管理中存在的成本以及風(fēng)險(xiǎn)降低到最小。這就需要建立一個(gè)以國(guó)家檔案局為班底由中央辦公廳直接進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)的文檔局，賦予其管理全國(guó)文書(shū)和檔案工作的義務(wù)，相應(yīng)的職能并不改變，對(duì)文件的制定，維護(hù)與歸檔等一些方面進(jìn)行指導(dǎo)與管理。在負(fù)責(zé)管理本部門本單位全部檔案的基礎(chǔ)之上，定期對(duì)具有豐富價(jià)值的檔案進(jìn)行整理。并移交檔案館管理。

2）加強(qiáng)立法，構(gòu)建文檔管理一體化保障體系。構(gòu)建法律法規(guī)是保障文檔管理一體化的重要措施，是促進(jìn)文檔管理一體化健康穩(wěn)定發(fā)展的章程，所以要加強(qiáng)立法，賦予文檔管理一體化相應(yīng)的地位，理順文書(shū)和檔案工作這兩者之間的關(guān)系，在原有的基礎(chǔ)之上制定法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)，將文書(shū)和檔案工作具體細(xì)節(jié)統(tǒng)一作為目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)兩者之間的過(guò)渡。

3）創(chuàng)建富有本國(guó)特色的一體化理論。由于國(guó)家檔案理論實(shí)踐基礎(chǔ)與管理體制同世界各國(guó)的理論存在區(qū)別。就需要立足中國(guó)的國(guó)情來(lái)創(chuàng)建出一個(gè)具有中國(guó)特色的一體化理論。將集中統(tǒng)一深入到文書(shū)工作當(dāng)中，形成一個(gè)嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，有利于對(duì)文件進(jìn)行全程控制，進(jìn)一步加強(qiáng)文檔管理的一體化。

4）加強(qiáng)文檔管理一體化。電子文件和紙質(zhì)文件在管理方面存在很大不同。要在保證文件在全過(guò)程中實(shí)現(xiàn)一體化管理，就要對(duì)新技術(shù)進(jìn)行合理運(yùn)用。隨著檔案管理在國(guó)家文書(shū)和檔案工作中的廣泛應(yīng)用，就需要工作人員對(duì)國(guó)外相關(guān)專業(yè)的理論進(jìn)行研究，更新自身觀念，做到與時(shí)代共同進(jìn)步發(fā)展，用不斷地學(xué)習(xí)來(lái)促進(jìn)文檔管理一體化的實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

電子文檔管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)管理文書(shū)和檔案工作的主要方式，已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。加強(qiáng)對(duì)文檔管理一體化的管理需要遵循一定的原則，采取相應(yīng)的措施，才能夠使文檔一體化取得顯著成效，實(shí)現(xiàn)信息管理的連續(xù)性，不斷提高應(yīng)用能力，促進(jìn)國(guó)家檔案管理水平的發(fā)展，使文檔一體化系統(tǒng)更加地符合社會(huì)時(shí)代發(fā)展要求，保證一體化建設(shè)的有效性。

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