文/王琳

筆者結(jié)合自己多年從事機(jī)關(guān)檔案管理工作的實(shí)際，就目前機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的一些問題和不足， 進(jìn)行了原因分析，提出了解決問題的相應(yīng)對策

機(jī)關(guān)檔案管理是行政機(jī)關(guān)工作的重要環(huán)節(jié)，規(guī)范、高效的檔案管理在很大程度上可以推動機(jī)關(guān)其他工作的順利進(jìn)行，可以提高計(jì)劃和決策的科學(xué)性，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長遠(yuǎn)意義。

一、機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。

現(xiàn)階段從事機(jī)關(guān)檔案管理的人員大多年齡偏大，對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)能力不能適應(yīng)當(dāng)前多變的工作需要，對復(fù)雜歸檔資料不能進(jìn)行準(zhǔn)確地甄別和篩選，對一般性工作和重點(diǎn)工作區(qū)分不清，保管期限劃分不明，造成各單位的案卷數(shù)量逐年遞增、信息冗雜，許多機(jī)關(guān)檔案“只進(jìn)不出，卷滿為患”。

（二）歸檔載體單一、內(nèi)容單一。目前機(jī)關(guān)檔案主要以各單位的文書檔案為主，缺少對重大活動、重要會議文字音像資料的收集。檔案的分類簡單，內(nèi)容不全，除了能夠反映本單位主要活動的文書檔案以外，缺少突出地方特色、反映某一專業(yè)領(lǐng)域的專門檔案。

（三）檔案管理手段和方式落后，檔案利用率低。在實(shí)際工作中，部分行政機(jī)關(guān)檔案管理和利用還處于原始的手工模式，大多沒有使用現(xiàn)代信息技術(shù)，僅僅只能實(shí)現(xiàn)歸檔文件目錄的電子化，而對于檔案的整理歸類、查詢利用仍靠人工來完成，造成機(jī)關(guān)檔案管理者重復(fù)性工作多，工作效率相對較低，查檔人員也很難在短時間內(nèi)檢索到大量相關(guān)度高的檔案資料。

二、產(chǎn)生問題的原因分析

1.檔案管理意識薄弱。部分機(jī)關(guān)單位在思想上認(rèn)為檔案工作無足輕重，對檔案管理的重要性和作用認(rèn)識不夠。往往把檔案管理作為一項(xiàng)辦公室普通的業(yè)務(wù)工作對待，且檔案管理人員大多又由文秘人員兼職，造成機(jī)關(guān)檔案管理工作的相對滯后，也往往成為年末的“突擊工作”。

2.檔案管理部門角色邊緣化。機(jī)關(guān)檔案部門主要是為其他部門提供信息和咨詢服務(wù)，但在現(xiàn)實(shí)中許多工作都是費(fèi)時費(fèi)力的背后工作，往往難以顯現(xiàn)成績。加之工作人員日常缺少與其他部門的溝通，久而久之機(jī)關(guān)檔案部門成了“圍墻里的后院”，機(jī)關(guān)檔案管理人員只顧埋頭做事，成了機(jī)關(guān)里的“守門人”、“保管員”，自身的工作價(jià)值得不到體現(xiàn)，工作積極性和主動性下降。

3.檔案利用缺乏主動性。一是機(jī)關(guān)過于強(qiáng)調(diào)檔案的機(jī)要性與保密性，二是機(jī)關(guān)檔案控制嚴(yán)格、查閱手續(xù)繁瑣，這就造成了機(jī)關(guān)人員在工作查考時不愿意主動利用檔案。就是利用檔案，也僅限于“查時間”、“查數(shù)字”等簡單層面。

三、提高機(jī)關(guān)檔案管理水平的對策

1.強(qiáng)化檔案管理意識。一方面，機(jī)關(guān)單位要站在講政治、講大局的高度認(rèn)識檔案管理工作的重要性，加大宣傳教育力度，增強(qiáng)干部的檔案意識；另一方面要建立健全機(jī)關(guān)檔案管理組織機(jī)構(gòu)和規(guī)章制度，把檔案管理與其他業(yè)務(wù)工作同布置、同落實(shí)、同檢查，促進(jìn)檔案工作的開展。除此之外，檔案管理人員要在積極投身檔案事業(yè)，干好本職工作的同時，積極當(dāng)好“宣傳員”，利用各種形式宣傳檔案工作的重要性和檔案的價(jià)值，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好局面。

2.提升檔案管理人員水平。機(jī)關(guān)檔案管理部門要強(qiáng)對機(jī)關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)教育和能力提升。通過開展繼續(xù)教育培訓(xùn)、專題研討班等方式，優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，不斷提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識水平和工作技能，主動適應(yīng)新形勢下機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的需要。其次，面向社會公開招錄優(yōu)秀畢業(yè)生或者選調(diào)檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)等相關(guān)專業(yè)人才，充實(shí)機(jī)關(guān)檔案人才隊(duì)伍，提升檔案工作的整體水平。

3.提高檔案質(zhì)量和利用效率。對于從不同部門移交的機(jī)關(guān)檔案，檔案管理人員要認(rèn)真查閱，把牢檔案內(nèi)容質(zhì)量關(guān)，要建立一套完整的檔案收集、整理、編目、立卷標(biāo)準(zhǔn)，確保立卷規(guī)范、門類合理、序號無誤、保管期限準(zhǔn)確。要對能夠反映本地特色的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等專門領(lǐng)域的檔案進(jìn)行收集整理，形成專門檔案。對利用率較高的檔案信息，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案信息化工作，在確保機(jī)關(guān)檔案資料安全保密的基礎(chǔ)上，加快建立檔案管理信息化系統(tǒng)，切實(shí)提高檔案的利用效率。

總之，機(jī)關(guān)檔案管理工作是一項(xiàng)長期性和系統(tǒng)性工程，機(jī)關(guān)檔案管理人員要在確保機(jī)關(guān)檔案實(shí)體和信息安全的基礎(chǔ)上，充分挖掘檔案資源，利用各種形式，積極主動地提供檔案利用服務(wù)。檔案管理部門還要積極轉(zhuǎn)換角色，扎實(shí)穩(wěn)妥推進(jìn)政府信息公開工作，為機(jī)關(guān)單位和社會各界提供有效的信息服務(wù)，使機(jī)關(guān)檔案信息資源更好地為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。