文/李靜云

隨著事業(yè)單位改革的日漸深入， 人事檔案管理的諸多問題開始暴露出來，如何發(fā)揮人事檔案材料精準(zhǔn)的識(shí)人用人功能？這也是事業(yè)單位人事檔案管理工作需要面臨和解決的新問題

從黨的十四大提出事業(yè)單位分類改革的目標(biāo)算起，中國特有的事業(yè)單位改革已經(jīng)走過了26年歷程。隨著事業(yè)單位改革的深入，人事檔案管理工作成為一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，人事檔案管理方面雖然積累了一定經(jīng)驗(yàn)，但也暴露出諸多問題。所以，解決存在問題、革除管理弊端、讓事業(yè)單位人事檔案更好地發(fā)揮作用，是擺在我國事業(yè)單位人事檔案工作面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、進(jìn)一步完善人事檔案管理制度

人事檔案管理的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，要求事業(yè)單位必須建立完善的管理制度?？?、教、文、衛(wèi)、體等不同事業(yè)單位，要根據(jù)自己的實(shí)際現(xiàn)狀，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)，依照標(biāo)準(zhǔn)建立本單位人事檔案管理制度，制度中必須提及責(zé)任追究制度和考核制度。人事檔案工作主要涉及了搜集、整理、建檔、查閱和調(diào)用等內(nèi)容，牽涉的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須用制度進(jìn)行規(guī)范，制度中要明確檔案搜集整理范圍、建檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求，同時(shí)要嚴(yán)格用制度對查閱、調(diào)用環(huán)節(jié)進(jìn)行制約，保證檔案的真實(shí)性、完整性。在制度的執(zhí)行過程中，人事檔案管理人員要嚴(yán)格要求自己，必須將制度落到實(shí)處。在制度完善的基礎(chǔ)上，還要積極宣傳檔案工作的重要性，有條件的單位可以將人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理和納入到責(zé)任考核，從側(cè)面對檔案管理人員以激勵(lì)，使他們在強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，樹立責(zé)任感、使命感和主人翁意識(shí)，為檔案管理的規(guī)范化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)源頭治理，建立檔案使用的良性循環(huán)機(jī)制

人事檔案管理人員都是檔案原始材料的第一位接觸者，對他們加強(qiáng)檔案專業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)的同時(shí)，更要進(jìn)行職業(yè)道德教育，使他們養(yǎng)成“不敢造假、不能造假、不想造假”的職業(yè)習(xí)慣。各事業(yè)單位要建立人事檔案借閱、調(diào)用相關(guān)制度，設(shè)置《人事檔案查閱審批表》，每一個(gè)借閱人或調(diào)檔人要履行相關(guān)手續(xù)并及時(shí)歸還。在人事檔案利用過程中要做到“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。即：未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的不借，非特殊需要的不借，手續(xù)不全的不借，親屬檔案不借。個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)令不轉(zhuǎn)，材料不全不轉(zhuǎn)。對干部檔案收集、鑒別、保管、查借閱、復(fù)印、傳遞、歸檔等相關(guān)手續(xù)與程序進(jìn)行全面規(guī)范，為人事檔案的使用建立良性循環(huán)機(jī)制。

三、完善收集整理渠道，使檔案材料科學(xué)完整

對事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行全面審核不難發(fā)現(xiàn)，大量人事檔案材料缺件情況比較嚴(yán)重，尤其是一些關(guān)鍵性材料，出現(xiàn)有材料重復(fù)、數(shù)據(jù)前后不一、履歷不接續(xù)等問題。比如2017年我市開展對干部職工“三齡兩歷”認(rèn)定工作時(shí)，我單位部分職工的人事檔案中存在多個(gè)出生時(shí)間、工作時(shí)間和學(xué)歷無依據(jù)等情況，作為檔案審核人員，我們?nèi)ブ鞴芫趾褪形M織部，找到了《干部人事檔案專項(xiàng)審核資料匯編（2015）》，對人事檔案中不確定項(xiàng)進(jìn)行了逐一核實(shí)，單位一名職工在“三齡兩歷”認(rèn)定表上對他的出生時(shí)間提出質(zhì)疑，并向市上多方反映，為了澄清事實(shí)，我們向職工的出生地、入伍地、求學(xué)地、工作地發(fā)出了多封調(diào)查函，還派專人到我市所屬兩個(gè)縣的公安部門進(jìn)行了實(shí)地調(diào)查核實(shí)，最終認(rèn)定的出生時(shí)間令這位職工心服口服。

通過此事，我認(rèn)為人事檔案管理工作不僅僅是檔案整理部門的事情，還要和單位的其他部門，如人事部門、綜合辦公室、紀(jì)檢監(jiān)察室、黨群部等相關(guān)部門定期交流和溝通，把有價(jià)值的原始材料及時(shí)收集起來。對于事業(yè)單位來說，工資調(diào)整、年度考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、干部調(diào)動(dòng)任免、個(gè)人學(xué)歷變動(dòng)、參加培訓(xùn)等生活和工作中產(chǎn)生的材料信息都是人事檔案所要收集的內(nèi)容，檔案管理人員要按照中組部《關(guān)于干部檔案材料收集歸檔的暫行規(guī)定》中的要求，將屬于歸檔的十七類材料進(jìn)行有效收集。同時(shí)，還要參照組織部門制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》等文件，對相關(guān)部門應(yīng)移交的材料范圍進(jìn)行明確，以此來保證各種人事檔案材料的齊全完整。

四、加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新時(shí)代，為了高效利用人力資源，事業(yè)單位需在人事檔案管理信息化建設(shè)上不斷下功夫。一是把現(xiàn)代化設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描儀等利用起來，對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化、信息化識(shí)別；二是請相關(guān)部門設(shè)計(jì)特定的人事檔案管理軟件，系統(tǒng)存儲(chǔ)這部分信息；三是將相應(yīng)的檢索服務(wù)系統(tǒng)配備齊全，方便管理人員對檔案信息進(jìn)行查閱，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于事業(yè)單位的改革和發(fā)展。