文·李娟

高校檔案源自于長期的教學、科研、管理等各項工作，是一筆寶貴的信息財富。做好高校檔案管理工作，既可以讓學校的發(fā)展留下痕跡，也可以為總結教訓、調整策略、解決問題提供依據(jù)。信息技術的飛速發(fā)展，使社會的各個角落發(fā)生了翻天覆地的變化，高校檔案管理信息化建設也是主流發(fā)展趨勢，是提高檔案管理效率與準確性的重要手段。

一、做好高效檔案管理信息化建設的重要意義

（一）能夠使紙質檔案得到更好的保存

檔案對于高校發(fā)展與建設來說，發(fā)揮出至關重要的作用。傳統(tǒng)檔案管理以手工操作為主，紙質檔案材料極易損壞、丟失，對檔案材料的完整性構成威脅，無法為學校管理工作提供有力依據(jù)。信息化背景下，電子文檔取代了紙質材料，溫度、濕度的變化都不會對檔案材料造成影響，而且便于查詢與閱讀，檔案材料的安全性得到了保證，最大化地發(fā)揮出檔案作用。

（二）能夠提升檔案管理工作效率

伴隨著高校規(guī)模的不斷擴張，檔案內容日趨豐富，數(shù)量不斷增加，服務范圍逐漸擴大，如果繼續(xù)以手工操作的方法進行檔案管理，在繁重的任務面前，難免會出現(xiàn)紕漏，如檔案編號保存不當、存放位置不明、檢索速度較慢、損壞原始資料等。信息化管理的運用，可以使這些問題迎刃而解，能有效提高檔案資源的應用效率，為檔案使用提供方便，實現(xiàn)信息資源共享。

二、高校檔案管理信息化存在的主要問題

（一）高校檔案管理信息化重視程度仍有不足

在高校檔案管理信息化建設過程中，能否得到領導的重視，將會對管理水平起到最直接的影響。從當前情況看，多數(shù)領導都沒有意識到此項工作的重要性，無論是配套制度的構建、發(fā)展戰(zhàn)略的擬定，還是優(yōu)化隊伍結構、軟硬件設施建設等，都存在著明顯問題。由于學校領導的不重視，檔案管理人員也沒有意識到自己工作的重要性，工作熱情被吞噬，片面地認為只要能保證所有原始資料不損壞、不丟棄就是完成了任務，信息化管理意識極為淡薄，更不會積極探尋檔案管理新路徑，嚴重削弱了檔案管理的價值。

（二）高校檔案信息管理制度有待完善

檔案管理信息化建設的穩(wěn)步發(fā)展，離不開全體檔案工作者的不懈努力，也向他們的綜合素質提出了更高的要求。當前，檔案工作人員并沒有牢固樹立信息化意識，責任心與使命感都有待于提高，日常工作中的紕漏時有發(fā)生，如不按正常流程將資料借出，出現(xiàn)問題互相推諉等，嚴重干擾了正常的檔案管理工作，反映出檔案管理配套制度的不完善。規(guī)章制度是檔案管理信息化建設的先決條件，應該貫穿于檔案信息化建設的整個過程，幫助工作人員厘清自己的職責權限，使他們能在最短時間內適應信息化發(fā)展需要。

（三）高校檔案軟硬件配備不合理

檔案管理要想真正步入信息化發(fā)展軌道，需要得到軟硬件設備的支持。從硬件方面來看，許多高校并沒有為檔案管理信息化建設投入足夠的經(jīng)費，除了必備的計算機、打印機、復印機以外，再沒有其他硬件設備，信息化檔案管理只是停留在文字處理層面，具有明顯的滯后性。從軟件方面來看，通過調查了解到許多高校都積極引入了OA辦公系統(tǒng)，但檔案工作人員表示，學校并沒有及時建立檔案數(shù)據(jù)庫，也沒有引進或開發(fā)先進的操作系統(tǒng)、應用軟件，信息化管理形同虛設，數(shù)字信息的安全也得不到有效保證。軟硬件設備的匱乏，使得檔案管理無法跟上時代發(fā)展節(jié)奏。

（四）高校檔案管理人員素質亟待提升

檔案管理信息化，離不開高素質的人才隊伍。檔案管理工作長期被忽視，一直被看成“養(yǎng)老部門”，檔案管理人員年齡結構不合理，多數(shù)人員年齡偏大，不能在短時間內接受新鮮事物，仍沿襲上世紀的方法對檔案資源進行管理，甚至對信息化建設產生了抵觸情緒，未能感受到現(xiàn)代信息技術的高效與便捷。與此同時，多數(shù)檔案管理人員并非科班出身，他們的學歷層次不高，很少會參加業(yè)務培訓，未能透徹理解信息化建設的重要內涵與意義，也沒有及時了解到最前沿的專業(yè)信息。專業(yè)知識匱乏，管理方式方法落伍，工作熱情不高，這些原因的存在，使得檔案管理人員只會憑經(jīng)驗進行工作，無法適應形勢發(fā)展，不能充分挖掘出檔案信息的價值。

三、提高高校檔案管理信息化建設水平的建議

（一）增強對檔案管理信息化的重視程度

作為高校領導來說，應該以全新的目光審視檔案管理工作，既要透徹理解檔案管理的價值與內涵，也要意識到檔案管理信息化是時代發(fā)展的主流趨勢，給予此項工作足夠的重視，提供經(jīng)費保障，為加快檔案管理信息化進程注入動力。既要購置先進技術設備，又要提高檔案管理人員素質。因此，學校層面要強化檔案意識，擴大宣傳面、加大宣傳力度，使各部門都能積極行動起來，增強發(fā)展動力，將檔案信息化建設視作數(shù)字校園建設中最重要的組成部分。同時，也要定期了解工作進程，針對實際情況調整配套管理制度，實現(xiàn)檔案管理與應用的規(guī)范化發(fā)展。

（二）進一步健全高校檔案信息資源管理制度

一方面，健全檔案管理與保密制度，堅決杜絕違規(guī)使用信息、惡意泄露信息等事件。伴隨著網(wǎng)絡信息技術在檔案管理領域的應用，生成了各種類型的數(shù)字信息，依托于網(wǎng)絡平臺，檔案信息傳播速度快、范圍廣，一旦無法保證信息安全，將使學校蒙受不同程度的損失，因此，完善的制度是信息化建設的有力保障。另一方面，要健全檔案使用制，最大化地提升檔案資源利用率。大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，要想讓檔案資源更好地服務于高校發(fā)展，就需要以前瞻性目光審視現(xiàn)行檔案使用制度，使制度中的不足得到彌補，在提高檔案管理便利性、安全性的同時，提升使用價值。

（三）增加檔案信息化基礎設施建設投入

在高等教育發(fā)展過程中，傳統(tǒng)手動檔案處理工作的局限性暴露無遺，檔案管理信息化建設已是大勢所趨，這就需要得到學校領導的足夠重視。檔案管理信息化建設是一項綜合性、復雜性較強的工程，無論時先進設備、管理軟件的購置與維護，還是現(xiàn)有管理人員的培訓等，都需要得到足夠經(jīng)費的支持。因此，學校層面要意識到問題的嚴峻性，多渠道籌措建設資金，完善基礎設施，積極引進高水平信息化人才，在最短時間內建設網(wǎng)絡平臺與數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理質量，提升檔案資源利用價值。

（四）提高檔案管理工作者素質水平

一方面，加強檔案人員職業(yè)道德建設。檔案管理涉及到大量機密文件與資料，這就對管理人員的政治修養(yǎng)提出了較高要求，不僅要了解相關管理制度，還要意識到信息化建設的重要性，以細致、嚴謹、負責的態(tài)度投入到工作中，積極行動起來，了解最前沿的行業(yè)發(fā)展信息，踴躍參加業(yè)務培訓，提升信息處理能力。

另一方面，努力提升專業(yè)應用能力。學校要鼓勵檔案管理人員積極參加業(yè)務培訓，通過專題講座、業(yè)務研討、參觀學習等方式，不僅要使管理人員掌握相關的理論專業(yè)知識，還要具備良好的數(shù)字化應用能力，提升他們的網(wǎng)絡知識水平。當管理人員掌握了信息化處理技能，才能對用戶的檢索與使用提供指導，實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

在新的時代背景下，信息化水平的不斷提高，使高校檔案管理發(fā)生了重大變革，檔案管理信息化發(fā)展是高校信息體制趨于成熟的重要標志，但此項工作涉及到的內容十分廣泛，高校領導要認清形勢，緊緊跟隨時代發(fā)展腳步，擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念的桎梏，增加經(jīng)費投入，努力提高管理人員綜合素養(yǎng)，提升檔案資源利用價值。