集中采購物資結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)防控策略和措施研究

冼燕嫻

摘要：目前我國社會(huì)政府集中采購物資過程中具有流程多、采購金額大以及物資采購與實(shí)際使用相分離的特點(diǎn)，在這個(gè)過程中物資風(fēng)險(xiǎn)最為突出的要數(shù)物資結(jié)算。本文將詳細(xì)闡述物資采購供應(yīng)鏈的全過程各環(huán)節(jié)對物資合同結(jié)算以及參與項(xiàng)目中各方面的因素對物資結(jié)算產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，并針對各種風(fēng)險(xiǎn)選擇相應(yīng)措施進(jìn)行應(yīng)對。

關(guān)鍵詞：集中采購物資;結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)防控;采購績效

集中采購能夠降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，達(dá)到合理配置資源的目的。但是集中采購過程復(fù)雜，極易受到某些因素的影響，另外，企業(yè)的采購和實(shí)際應(yīng)用處于相對分離的狀態(tài)，企業(yè)沒有設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，負(fù)責(zé)采購的人員工作積極性不高，采購工作成效較低。一般來說，企業(yè)集中采購物資時(shí)涉及的金額較為龐大，一旦結(jié)算過程發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)給企業(yè)帶來非常嚴(yán)重的損失。站在集中采購合同環(huán)節(jié)來看，采購風(fēng)險(xiǎn)主要來源于招標(biāo)過程的前后階段以及執(zhí)行合同內(nèi)容時(shí)所有涉及到的企業(yè)自身所存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，而這些風(fēng)險(xiǎn)因素都會(huì)在很大程度上影響企業(yè)的采購工作效果，并妨礙結(jié)算工作的準(zhǔn)確性。另外，結(jié)算環(huán)節(jié)本身存在的因素也會(huì)對資金支付操作產(chǎn)生較大的風(fēng)險(xiǎn)，對結(jié)算工作的績效指標(biāo)產(chǎn)生影響，讓企業(yè)的利益受到損害，對企業(yè)的資金安全帶來威脅，會(huì)阻礙企業(yè)項(xiàng)目的正常運(yùn)行。

一、集中采購物資合同結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)類型

仔細(xì)分析集中采購合同結(jié)算關(guān)鍵要素以及相關(guān)環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，做到知己知彼，有效預(yù)防和防范。

（一）采購預(yù)算管理

若采購預(yù)算不足，會(huì)對后期采購資金以及簽訂合同存在較大影響。

（二）采購招標(biāo)

第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根基采購物資的情況制定完善的招標(biāo)文件，并明確合同內(nèi)容，若內(nèi)容不清，合同簽訂后條款的履行以及資金結(jié)算就可能缺少相關(guān)的依據(jù);第二，招標(biāo)文件所用的合同模板有誤，合同中某些重要的條款與此次物資的采購方式相悖;第三，招標(biāo)采購標(biāo)包在設(shè)置過程中存在漏洞，簽訂的合同與招標(biāo)文件中設(shè)置的支付比例不符，對后續(xù)合同的簽訂和結(jié)算產(chǎn)生不良影響。

（三）合同簽訂、變更以及解除合同

首先，未能清晰理解招標(biāo)合同中的條款說明或者是因?yàn)槟承┩鈦硪蛩?，?dǎo)致雙方不能依據(jù)招標(biāo)的結(jié)果簽署合同，又或者是合同在制定過程中某些物資的信息表義不明，進(jìn)而阻礙后來雙方履行合同內(nèi)容以及資金結(jié)算;其次，合同變更和解除時(shí)處理手續(xù)有誤，缺少相關(guān)的材料證明可能會(huì)影響后期的資金支付，對合同內(nèi)容引起糾紛，對企業(yè)項(xiàng)目資金的安全產(chǎn)生不利的影響，一旦處理不及時(shí)就會(huì)引來供應(yīng)商的投訴，產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)，更為嚴(yán)重的是引發(fā)社會(huì)輿論。

（四）合同履約管理

合同履約管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)來源于五方面。第一，制定的物資供應(yīng)計(jì)劃，供貨時(shí)間過緊，供貨商無法及時(shí)供應(yīng)物資，極易產(chǎn)生矛盾，對后期合同結(jié)算工作帶來困難;第二，項(xiàng)目單位可能因?yàn)楦鞣N因素延遲圖紙確認(rèn)時(shí)間，比如項(xiàng)目受阻工等，供貨商無法對工廠實(shí)施排產(chǎn)計(jì)劃，很可能影響供貨時(shí)間、數(shù)量以及后期的結(jié)算工作;第三方，供貨商沒有按照合同約定的時(shí)間送貨;第四，接受物資的單位忽視了驗(yàn)收工作的重要性，沒有根據(jù)合同條款以及實(shí)際需求對物資驗(yàn)收，也沒有相應(yīng)的記錄，無法為后期的貨款結(jié)算工作提供依據(jù);第五，正處于驗(yàn)收物資質(zhì)量問題約談、懲處期間，索賠金額依據(jù)支撐材料不足或存在爭議，企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)脫節(jié)或信息不對稱，導(dǎo)致未能及時(shí)對供應(yīng)款項(xiàng)的暫停支付;第六，投運(yùn)單或質(zhì)保單支付申請不符合合同的約定，阻礙了相應(yīng)資金的支付。

（五）資金支付管理

資金支付管理活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)主要來源于四方面。第一，由于工作人員的失誤，對不符合申請條件的訂單進(jìn)行付款操作或者是具備條件的訂單未能及時(shí)付款;第二，資金支付環(huán)節(jié)以及數(shù)據(jù)報(bào)送環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差，可能無法在約定時(shí)間內(nèi)向供應(yīng)商付款;第三，支付資金時(shí)賬目出錯(cuò);第四，由于供應(yīng)商銀行賬戶在匯款期間發(fā)生變動(dòng)卻未及時(shí)向企業(yè)遞交更改的信息，導(dǎo)致供應(yīng)商無法及時(shí)收到匯款。

（六）履約保證金與發(fā)票管理風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在管理保證金和發(fā)票的過程中可能因?yàn)楦鞣N因素的侵?jǐn)_從而產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)過相關(guān)分析與研究后發(fā)現(xiàn)，其風(fēng)險(xiǎn)主要來自以下幾方面：一是供應(yīng)商所持保函存在問題，不滿足相關(guān)要求;二是保函在履約期間已經(jīng)超過最后期限;三是部分合同供應(yīng)商得到的預(yù)付款遠(yuǎn)超其按規(guī)定繳納的成本，減少了對供應(yīng)商的限制;四是供應(yīng)商提供的發(fā)票信息有誤，比如銀行信息、稅號等信息與簽訂合同時(shí)登記的信息存在出入，致使企業(yè)匯款不成功，無法在當(dāng)月內(nèi)完成匯款工作。

二、主要措施

（一）構(gòu)建完善的制度

對采購結(jié)算過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行深入分析，并在相關(guān)討論下構(gòu)建有效的信息收集制度;建立完善的風(fēng)險(xiǎn)評估制度，評估各種因素的風(fēng)險(xiǎn)對企業(yè)產(chǎn)生的影響;對影響較為嚴(yán)重的突發(fā)事件制定相應(yīng)的應(yīng)急方案;針對結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，對合同結(jié)算工作進(jìn)行長效管理;明確結(jié)算工作的任務(wù)和要求，防止因?yàn)槿藶樵虺霈F(xiàn)失誤。

（二）加強(qiáng)物資采購管理與預(yù)算管理的有效融合

預(yù)算的擬定首先要對從前的招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行分析，然后認(rèn)真考察目前的市場行情，最后兩相結(jié)合預(yù)估物資金額，在招標(biāo)需求審核過程中，對預(yù)估價(jià)格以及相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格地審核，避免預(yù)算超支;另外如果預(yù)算超出單位設(shè)定的范圍，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行申請，并及時(shí)調(diào)整和完善最初的招標(biāo)計(jì)劃。企業(yè)應(yīng)當(dāng)最大限度地降低合同并及時(shí)簽訂產(chǎn)生的影響;與此同時(shí)加強(qiáng)企業(yè)各部門之間的聯(lián)系和溝通，及時(shí)應(yīng)對此期間存在的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）細(xì)化招標(biāo)文件中履約內(nèi)容

在合同中明確規(guī)定物資供應(yīng)商到現(xiàn)場交貨應(yīng)具備的條件，明確告知物資供應(yīng)商具體的交貨的時(shí)間，盡可能避免延期交貨的可能性，降低貨物無法及時(shí)上交為雙方產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn);另外企業(yè)在細(xì)化招標(biāo)文件中的內(nèi)容時(shí)應(yīng)當(dāng)選擇合理的招標(biāo)模板，與此同時(shí)對合同中的授標(biāo)比例進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和改善。

（四）規(guī)范合同簽訂等相關(guān)內(nèi)容

企業(yè)與供應(yīng)商雙方簽訂的合同必須合乎相關(guān)規(guī)定，仔細(xì)研讀合同內(nèi)容，加深對合同內(nèi)容的理解;物資采購中重要的信息必須在合同中有所體現(xiàn)，這也是日后履行約定以及結(jié)算工作中必備的依據(jù);如果需要對合同進(jìn)行變更處理，如及技術(shù)變更單等，雙方必須簽署補(bǔ)充合約;若要解除合同，則需要涉及的所有部門共同處理，并了解解除合同的原因以及雙方履行的責(zé)任等進(jìn)行嚴(yán)格的審查，為解除合同提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

（五）加強(qiáng)合同管理

企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立合理的計(jì)劃，并按照實(shí)際的工程建設(shè)需要，向企業(yè)的物資部分提交供貨申請計(jì)劃書，然后物資部門會(huì)與供應(yīng)商根據(jù)提出的供貨需求和時(shí)間，從而制定出一個(gè)詳細(xì)的采購方案;另外應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)企業(yè)與供應(yīng)商之間的緊密聯(lián)系，隨時(shí)掌握工程的實(shí)施進(jìn)度;與此同時(shí)，對合同實(shí)施期間出現(xiàn)的各種問題，物資部門應(yīng)當(dāng)本著主動(dòng)處理的原則對相關(guān)問題進(jìn)行及時(shí)處理，督促相關(guān)方盡快履行合同中規(guī)定的各項(xiàng)工作;項(xiàng)目建設(shè)單位以及運(yùn)行單位要根據(jù)合同中的相關(guān)規(guī)定分別維護(hù)投運(yùn)信息以及質(zhì)保信息，并簽署相關(guān)單據(jù)。

（六）應(yīng)用信息技術(shù)保障物資合同結(jié)算的規(guī)范性

移動(dòng)信息技術(shù)的有效應(yīng)用有利于開展信息反饋通道，建立統(tǒng)一平臺(tái)，完善業(yè)務(wù)功能處理能力，通過對高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)的提醒、限制功能完善，加強(qiáng)制度執(zhí)行，切實(shí)加強(qiáng)高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)管控，杜絕人為因素，避免員工管理不到位、狀態(tài)不佳，工作不嚴(yán)謹(jǐn)不盡責(zé)，疏忽對供應(yīng)鏈上下游，企業(yè)內(nèi)外部使用單位，供應(yīng)商不良行為的約束和管控，導(dǎo)致企業(yè)資金錯(cuò)付、漏付、多付或超期支付的風(fēng)險(xiǎn)。

搭建物資系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、營銷、基建（生產(chǎn)運(yùn)行）系統(tǒng)信息融合統(tǒng)一平臺(tái)，引入企業(yè)資源管理ERP、MRPII核心理念，實(shí)現(xiàn)“5流合一”（物流、資金流、信息流、增值流、工作流）。

1.超概算的提前預(yù)警提示、啟動(dòng)預(yù)算調(diào)整。項(xiàng)目需求上報(bào)環(huán)節(jié)與設(shè)計(jì)概算金額、預(yù)算劃撥進(jìn)行系統(tǒng)匹配，否則，提出提醒，啟動(dòng)預(yù)算調(diào)整流程，同步開展招標(biāo)采購-合同簽訂-履約流程。縮短超概調(diào)整的空耗時(shí)間，減少協(xié)調(diào)成本，反復(fù)核查工作量。

2.完善物流寶--現(xiàn)場到貨APP功能。避免手工填制驗(yàn)收單、入庫單產(chǎn)生的錯(cuò)漏，及時(shí)掌握收貨的進(jìn)度，加快后續(xù)物資結(jié)算方面的工作。

3.全面實(shí)現(xiàn)物資款暫停、恢復(fù)功能自動(dòng)控制。物資入庫后，履約專責(zé)人員通過電商平臺(tái)提供合同項(xiàng)目履約跟蹤環(huán)節(jié)、完善結(jié)算支付與供應(yīng)商交互業(yè)務(wù)流程推送功能，如發(fā)送供貨函、結(jié)算函，索賠提醒、限制結(jié)算公告等;同時(shí)，供應(yīng)商提交物資款結(jié)算申請，發(fā)票登記環(huán)節(jié)，錄入合同、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號等各系統(tǒng)唯一對應(yīng)信息時(shí)，根據(jù)系統(tǒng)的履約事件、不良行為模塊的記錄進(jìn)行匹配提醒、限制;待整改完成或懲處期限后，自動(dòng)解除限制，恢復(fù)支付業(yè)務(wù)。

4.質(zhì)保金的支付條件自動(dòng)檢索。質(zhì)保金申請支付在信息系統(tǒng)中設(shè)置固定的審批流程，如此一來，只要在系統(tǒng)中輸入審批信息，便能對審批流程進(jìn)行自動(dòng)判斷，避免外在因素影響審批流程;與此同時(shí)，在系統(tǒng)輸入質(zhì)保單、結(jié)算單的物資供應(yīng)合同、項(xiàng)目名稱、編號等關(guān)鍵信息，自動(dòng)關(guān)聯(lián)該供應(yīng)商期間的不良行為、運(yùn)行評價(jià)、懲處信息，能夠在很大程度上避免因業(yè)務(wù)信息不對稱而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

（七）加強(qiáng)履約保障金和發(fā)票提交管理

對供應(yīng)商提交的保函以及發(fā)票嚴(yán)格檢驗(yàn);檢查供應(yīng)商提交的銀行信息，若不符合要求，需要其重新遞交信息;針對部分合同預(yù)付款金額大于履約保證金的情況，必須對模板中的重要條款進(jìn)行針對性的修正;若發(fā)票存在問題，財(cái)務(wù)人員需要將問題發(fā)票返回至供應(yīng)商，并要求其提供正確的發(fā)票信息;若登記系統(tǒng)中稅號信息需要更改，供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)及時(shí)到屋子部門更改稅號信息。

（八）提升相關(guān)業(yè)務(wù)人員的能力

在企業(yè)內(nèi)對相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，以提升他們的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，并在培訓(xùn)后進(jìn)行統(tǒng)一考核，檢查工作人員培訓(xùn)理論與技能的培訓(xùn)效果;若在日常工作中存在人員調(diào)配現(xiàn)象，需要原工作人員與對接人做好對接，并對交接的內(nèi)容進(jìn)行記錄。提升人才的綜合素質(zhì)是促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展的重要手段和措施，能夠有效解決企業(yè)存在的人才缺口。

三、結(jié)束語

由于某些因素的影響，物資結(jié)算過程中可能出現(xiàn)各種風(fēng)險(xiǎn)，一旦風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，會(huì)給企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟(jì)損失，所以企業(yè)物資部門必須仔細(xì)分析風(fēng)險(xiǎn)的來源，并制定相應(yīng)的解決策略和措施，建立應(yīng)對方案，解決風(fēng)險(xiǎn)帶來的安全隱患。

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