大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作淺談

文·楊桂嬋

大數(shù)據(jù)時代的到來，給各行各業(yè)帶來了新的變化。高校檔案管理工作也隨著檔案大數(shù)據(jù)時代的到來，面臨新的變革。面對大數(shù)據(jù)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，將“大數(shù)據(jù)”與高校檔案工作有機(jī)結(jié)合，滿足師生、社會的需求，提升檔案利用價值，是高校檔案管理部門應(yīng)該面臨的重要任務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)時代下高校檔案工作的新特性

（一）檔案數(shù)據(jù)量巨大

高校檔案記錄著高校在教學(xué)、科研等各種活動中直接形成的、清晰的原始信息。在大數(shù)據(jù)時代背景下，學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)每時每刻都在產(chǎn)生著數(shù)據(jù)量，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的具有保存價值的文件、音頻、視頻、圖片均屬于檔案收集范圍。因此，檔案數(shù)據(jù)量將大的驚人。同時，科技的進(jìn)步直接導(dǎo)致各種數(shù)碼設(shè)備的普遍使用，形成各部門各種活動的照片視頻等，也構(gòu)成很大一部分?jǐn)?shù)據(jù)量。

另外，檔案數(shù)據(jù)還包括各種載體檔案本身的數(shù)字化復(fù)本。最普遍的就是將館藏實(shí)體檔案通過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)，例如掃描、拍照，近幾年檔案數(shù)字化成都不斷增強(qiáng)，此部分檔案數(shù)據(jù)也在呈幾何級的速度增長。

（二）檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)

高校檔案涉及高校內(nèi)的眾多業(yè)務(wù)，包括教學(xué)、科研、活動等，這些業(yè)務(wù)部門的不同業(yè)務(wù)和不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)是各不相同的，形成了檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的態(tài)勢。如文檔、圖片、照片、音頻、視頻等，形成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)共同存在的現(xiàn)象，而這些數(shù)據(jù)之間也并非毫無關(guān)聯(lián)，存在一定的內(nèi)在聯(lián)系。

（三）利用檔案需求多樣化

大數(shù)據(jù)時代，高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)既是檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生者也是檔案數(shù)據(jù)的利用者，在利用檔案數(shù)據(jù)方面設(shè)計教學(xué)管理、科研管理、校園文化等各個方面。首先，廣大師生對學(xué)校的政策、規(guī)定等信息的需求正在不斷增加；其次，作為不斷發(fā)展的高校，高校的宣傳活動必不可少，而宣傳活動中用到的歷史檔案、名人檔案和特色檔案也在不斷增多。由此可見，大數(shù)據(jù)時代不同使用者對各種類型檔案的需求產(chǎn)生了多樣化的態(tài)勢。

（四）高校檔案價值更加高精尖

大數(shù)據(jù)真正價值在于對海量數(shù)據(jù)的分析、挖掘，得出真實(shí)可靠的信息。高校檔案是記錄高校從事教學(xué)、科研、管理等活動直接形成具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的的信息。并且在大數(shù)據(jù)時代背景下，各業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種中間數(shù)據(jù)、重點(diǎn)數(shù)據(jù)均是利用者可利用數(shù)據(jù)，因此，在對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、挖掘之后產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)變成了高精尖的檔案數(shù)據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代的到來，使得檔案數(shù)據(jù)變得數(shù)量巨大、多源異構(gòu)、需求增多、數(shù)據(jù)高精尖化，給檔案發(fā)展帶來了機(jī)遇，同時也給檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

（一）大量數(shù)據(jù)存儲挑戰(zhàn)

檔案大數(shù)據(jù)化，使得高校檔案的數(shù)據(jù)必須具備大容量的存儲。對如此海量的檔案數(shù)據(jù)首先要將其保存下來，同時考慮到數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的特性，應(yīng)該將檔案數(shù)據(jù)存儲在不同類型的數(shù)據(jù)中，另外存儲的數(shù)據(jù)并不是簡單的存放，應(yīng)該彼此有關(guān)聯(lián)有機(jī)的進(jìn)行融合，因此不同存儲空間應(yīng)該有合理“連接器”。

（二）檔案服務(wù)內(nèi)容、方式需革新

大數(shù)據(jù)時代下的檔案利用，走向了結(jié)論化、知識化和智能化，應(yīng)該改變以往簡單查閱、復(fù)制等利用方式，檔案利用者也不僅僅是對檔案信息本身的需求，更希望從大量數(shù)據(jù)中經(jīng)過挖掘，得到自己想要的檔案信息。例如，隨著出國留學(xué)人員的日益增多，學(xué)生有了將中文成績單翻譯成英文成績單的需求，而并不是簡單的對中文成績的復(fù)印。

（三）檔案信息安全受到威脅

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案數(shù)據(jù)的安全受到了很大的威脅。各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的上線，并未遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，但是均需要與檔案系統(tǒng)進(jìn)行對接；同時，檔案數(shù)據(jù)價值變得越來越高，越容易受到各種不法分子的共計；另外，在對結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)進(jìn)行融合時，可能會對傳統(tǒng)檔案信息安全體系帶來較大沖擊。

（四）對檔案從業(yè)人員提出較高要求

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案的收、管、用方面均有了新的時代特征，新的檔案管理業(yè)務(wù)對檔案從業(yè)人員提出了更高的要求，不僅要通曉檔案業(yè)務(wù)，更要具備計算機(jī)相關(guān)知識，并且具備較高的學(xué)習(xí)能力，才能不斷跟隨時代發(fā)展，做好檔案工作。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作的對策

（一）加大對檔案管理重要性的認(rèn)識。大數(shù)據(jù)時代，給高校檔案管理帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，為了做好高校檔案管理工作，需要對大數(shù)據(jù)時代有清晰的認(rèn)識，重視檔案管理模式，優(yōu)化高校的資源。目前很多高校的檔案管理工作，學(xué)校并沒有給予足夠的重視，使得檔案管理成為了一種可有可無的存在，導(dǎo)致高校檔案管理工作效率低，服務(wù)質(zhì)量差。大數(shù)據(jù)時代到來，給高校檔案帶來了發(fā)展機(jī)遇，高校利用現(xiàn)有的資源，加大對檔案管理重要性的認(rèn)識，要意識到，檔案管理的是學(xué)生的檔案，是高校的重要資源，高校應(yīng)該重視學(xué)生檔案的管理，從管理的內(nèi)容、管理方式、管理模式上進(jìn)行調(diào)整，利用大數(shù)據(jù)的思想，將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，通過對檔案數(shù)據(jù)的分析，全面了解到學(xué)生在校的情況，不斷完善學(xué)生檔案的內(nèi)容，加強(qiáng)對檔案信息的挖掘和利用。

（二）利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案管理工作應(yīng)該利用信息化的技術(shù)，來構(gòu)建高校的大數(shù)據(jù)平臺，利用該平臺，將學(xué)生檔案資源進(jìn)行整合，轉(zhuǎn)換為大數(shù)據(jù)，依靠數(shù)據(jù)的分析，實(shí)現(xiàn)對高校檔案的可視化管理。大數(shù)據(jù)平臺的構(gòu)建，應(yīng)用信息化技術(shù)，將學(xué)生的信息進(jìn)行收集，并將收集的信息進(jìn)行歸檔、整理以及共享。如高校將學(xué)生的在校情況納入學(xué)生檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，高校想要了解學(xué)校每個專業(yè)，甚至某個學(xué)生的實(shí)際情況，就可以通過大數(shù)據(jù)平臺，來直觀地了解自己想要的數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)平臺的構(gòu)建，不但實(shí)現(xiàn)了檔案管理的可視化，還利用信息化技術(shù)，依靠對檔案信息數(shù)據(jù)的分析，可以了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，高校的優(yōu)勢和劣勢。

（三）開發(fā)適合學(xué)生管理的大數(shù)據(jù)分析工具。目前高校檔案管理工作，主要是管理教師檔案、行政人員檔案、學(xué)生檔案。學(xué)生檔案的管理才是高校檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，大數(shù)據(jù)時代，對學(xué)生檔案管理，需要在構(gòu)建學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的同時，制定出一套適合學(xué)生檔案管理的數(shù)據(jù)分析工作。學(xué)生檔案是高校的重要資源，高校依靠學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的分析，了解到學(xué)生具有的各項(xiàng)素質(zhì)情況，可以方便學(xué)校掌握學(xué)生的全面情況，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。此外，高?？梢约訌?qiáng)同企業(yè)的合作，高校提供資源，企業(yè)提供資金，共同參與到高校學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)了人才優(yōu)勢和資金優(yōu)勢的結(jié)合，借助企業(yè)的力量，加強(qiáng)對高校學(xué)生檔案的挖掘和利用。

（四）打造高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍。大數(shù)據(jù)時代，高校學(xué)生檔案管理工作迎來挑戰(zhàn)，為了更好地利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，高校需要在檔案管理工作方面，建立一支高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍。傳統(tǒng)檔案管理，對于管理人員的要求比較低，單純進(jìn)行檔案的歸檔、存取等操作，工作繁瑣，缺乏挑戰(zhàn)性，容易失去工作熱情。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理工作對檔案管理人員的素質(zhì)有著更高的要求，建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，借助數(shù)據(jù)分析工具，分析學(xué)生檔案數(shù)據(jù)等。可以看出檔案管理人員不僅要具備檔案管理知識，還要具備數(shù)據(jù)分析和處理能力，因此，加強(qiáng)對高校檔案管理人員的培養(yǎng)，構(gòu)建一支專業(yè)知識扎實(shí)、具有計算機(jī)操作能力、數(shù)據(jù)分析能力和互聯(lián)網(wǎng)思維的檔案管理隊(duì)伍，才能滿足大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理的需要，提高其管理質(zhì)量。因此筆者認(rèn)為，首先，學(xué)校需要對現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)其檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，和信息化操作技術(shù)，以此來提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)水平，提高其管理水平。其次，聘請一些既懂檔案管理，又懂信息技術(shù)的人才，以此來有效完成對檔案的整理、分析以及反饋等。