院志編纂工作與醫(yī)院檔案管理的關(guān)系探討

文·秦興剛

院志是醫(yī)院發(fā)展的史志，是記錄醫(yī)院生平的表達(dá)方式，是醫(yī)院創(chuàng)立、發(fā)展、變遷全過程的歷史記載。棗莊市皮膚病性病防治院（棗莊市立第四醫(yī)院）前身是滕縣恩賜莊基督教麻風(fēng)院，由美籍修女道德貞創(chuàng)建于1918年，是中國北方地區(qū)建立的第一所麻風(fēng)院。2018年是建院百年華誕，為凝聚力量、鼓舞人心，醫(yī)院黨委研究決定編纂院志，以承上啟下、繼往開來，服務(wù)當(dāng)代，教化后世。筆者根據(jù)參加院志編纂工作的實(shí)踐和體會，對院志編纂工作和醫(yī)院檔案管理的關(guān)系談幾點(diǎn)認(rèn)識。

一、院志編纂成書過程是對檔案的積極利用

院志的編纂是一個(gè)長期、復(fù)雜的過程，只有明確要求、落實(shí)責(zé)任、精益求精才能做好這項(xiàng)工作。

（一）院志編纂要求。院志要真實(shí)、科學(xué)、全面、客觀地反映醫(yī)院在醫(yī)療衛(wèi)生、科研成果、黨務(wù)人事、后勤服務(wù)、文化建設(shè)等方面的發(fā)展全貌。在院志顧問委員會的建議下，本著“橫不缺項(xiàng)，豎不斷線”和“厚古詳今”的原則，以篇、章、節(jié)為序，以時(shí)間先后“橫排縱寫”。

（二）院志框架結(jié)構(gòu)。根據(jù)醫(yī)院專科特色和歷史，顧問委員會為院志設(shè)置了醫(yī)院紀(jì)略、組織機(jī)構(gòu)建設(shè)、人力資源與醫(yī)院資產(chǎn)、往來與學(xué)術(shù)、精神文明建設(shè)等五大篇章，基本上涵蓋了醫(yī)院的基本情況，如醫(yī)院歷史沿革、黨群組織建設(shè)、行政機(jī)構(gòu)建設(shè)、臨床醫(yī)技科室設(shè)置、麻風(fēng)病人管理、麻風(fēng)病防治、人力資源、人事管理、醫(yī)院資產(chǎn)、友好往來、學(xué)術(shù)成果、醫(yī)院教學(xué)及學(xué)會兼職、行業(yè)作風(fēng)建設(shè)、捐助義診、榮譽(yù)等。

（三）院志素材收集。院志素材收集整理的廣度和深度，直接影響到院志質(zhì)量和價(jià)值。為了廣泛收集各類素材，院志編纂人員首先對醫(yī)院檔案室內(nèi)現(xiàn)存檔案進(jìn)行了大規(guī)模的整理再利用，對院志框架中掌握不全面的地方，編纂人員花費(fèi)大量時(shí)間訪談醫(yī)院離退休職工，收集醫(yī)院各科室儲存的資料，到棗莊市內(nèi)兄弟醫(yī)院和市級檔案館查訪。為了確定麻風(fēng)村確切開村時(shí)間，工作人員專門到上海市圖書館查閱資料。

（四）院志素材整理。經(jīng)過一年多的努力，編纂人員收集到大量圖片、影像、實(shí)物和文字。但是有的老同志年紀(jì)較大，記憶出現(xiàn)偏差，部分口述歷史材料不夠準(zhǔn)確。對此，編纂人員并未全部采信，而是對收集的素材分門別類，去粗取精，去偽存真，并與現(xiàn)有檔案相互印證，做好考證工作，確保在掌握大量一手資料的同時(shí)，選取內(nèi)容真實(shí)有效。

（五）院志成書過程。在編纂院志過程中，為了確保文風(fēng)的一致性，除了資料性、技術(shù)性鮮明的材料外，僅由1名工作人員執(zhí)筆。成書后，經(jīng)過會審校編10余稿，再經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和史志專家鑒定定稿。院志全書本著實(shí)事求是、以史為鑒、承前啟后的原則，文風(fēng)樸實(shí)，文筆簡潔，內(nèi)容詳實(shí)，歷史記錄詳略得當(dāng)，充分挖掘了棗莊市皮膚病性病防治院的歷史，完整客觀地?cái)⑹隽酸t(yī)院的發(fā)展歷程和當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r，做到了思想性、教育性、科學(xué)性的統(tǒng)一。

二、院志編纂中發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的不足之處

在利用醫(yī)院檔案編纂院志的過程中，發(fā)現(xiàn)因醫(yī)院檔案意識薄弱，檔案收集、整理、保存工作中還存在諸多問題。

一是部分檔案資料缺失。因建院至今人員緊張，檔案管理人員均為兼職，檔案意識淡漠，歸檔技術(shù)薄弱，造成了部分重要文檔沒能形成檔案，甚至因技術(shù)原因致使部分原始資料損毀嚴(yán)重。

二是缺乏協(xié)調(diào)，各自為政。醫(yī)院檔案的產(chǎn)生來自醫(yī)院辦公、人事、醫(yī)療、科研、基建等方面，檔案也主要由這些科室使用。為各自科室業(yè)務(wù)需要和使用方便，部分科室不能嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定歸檔。

三是庫房環(huán)境存在隱患。醫(yī)院檔案庫房僅用一般房間替代，達(dá)不到“九防”要求，特別是溫度和濕度方面的標(biāo)準(zhǔn)達(dá)不到要求，日積月累，造成部分紙質(zhì)檔案嚴(yán)重?fù)p壞，保存期限縮短。

四是影像檔案歸檔滯后，紙質(zhì)檔案數(shù)字化落后。在各類活動中產(chǎn)生的音視頻等影像資料散落于工作人員手中，不能及時(shí)歸檔。前期以及現(xiàn)在大部分檔案依舊是紙質(zhì)材料，雖有將其數(shù)字化的計(jì)劃，但數(shù)量龐大，同時(shí)缺乏資金及存儲設(shè)施，造成數(shù)字化進(jìn)程落后，影響了檔案的利用效率。

三、院志編纂是對現(xiàn)有檔案的完善和補(bǔ)充

院志編纂和檔案利用是相輔相成、相互促進(jìn)的關(guān)系。院志的編纂對醫(yī)院檔案起著完善和補(bǔ)充的作用。

（一）整理現(xiàn)存檔案。編纂院志需要掌握大量詳實(shí)的原始檔案資料，醫(yī)院檔案因其權(quán)威性、真實(shí)性，是編纂院志的第一手資料。對醫(yī)院檔案的匯總利用，也是一個(gè)整理的過程，盡量恢復(fù)原貌， 保持檔案資料的完整性，確保醫(yī)院檔案能夠長久保存利用。如醫(yī)院在1985年編纂的院志中，附錄保存了醫(yī)院老麻風(fēng)村風(fēng)貌的照片，由于借閱人員眾多，附錄照片有部分丟失，還有一些照片部分損毀，不便于保存。在這次整理中，一并對照片進(jìn)行了復(fù)原。

（二）豐富擴(kuò)展檔案。在院志編纂過程中，工作人員收集整理了許多有價(jià)值的史料、照片、影像和實(shí)物等，按照檔案管理的規(guī)范和要求， 對其整理成為檔案，豐富了檔案的內(nèi)容。在收集的史料中，包括有中國第一代麻風(fēng)病專家甲許南教授，其勤奮好學(xué)，關(guān)愛病人，推廣斯銻黑克治療麻風(fēng)反應(yīng)神經(jīng)痛，成為全省治療麻風(fēng)反應(yīng)神經(jīng)痛的首選藥物；有劉存貴主任醫(yī)師研制復(fù)方哈西奈德液，醫(yī)院一直沿用生產(chǎn)至今。這些人和事，讀來依然歷歷在目，倍感親切。

（三）院志即檔案。通過整理醫(yī)院檔案資料編成院志，成為一本集科學(xué)性、條理化、系統(tǒng)化于一體的書籍，是醫(yī)院檔案保存、使用的集大成者，大大提高了檔案的利用率。

（四）電子檔案的開端。在編纂院志過程中，為了方便重復(fù)使用，對部分重要檔案內(nèi)容，作了數(shù)字化處理，形成了電子檔案，這也是今后醫(yī)院檔案管理的一個(gè)重要方向。

四、院志編纂提升了醫(yī)院檔案管理水平

院志的編纂是對醫(yī)院檔案收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的全面考核過程。

一是提升了全員檔案意識。院志的編纂就是對檔案重要性的一次無聲的宣傳，讓醫(yī)院職工意識到每一名職工都是醫(yī)院檔案資源的創(chuàng)造者和利用者。在這次院志的籌備和編纂階段，醫(yī)院幾乎每個(gè)人都做出了貢獻(xiàn)，有的拿出了珍藏多年的老照片、老物件，有的離退休老干部口述了當(dāng)年醫(yī)院的發(fā)展，有的利用無人機(jī)技術(shù)為醫(yī)院整體院貌進(jìn)行了航拍。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也意識到檔案室并不是可有可無的邊緣科室，有針對性的提出了檔案室規(guī)范化建設(shè)的方案。

二是豐富了醫(yī)院檔案的內(nèi)容。在這次院志編纂過程中，編纂人員從醫(yī)院各科室收集整理了各種檔案內(nèi)容。比如說，從后勤基建科室，收集了醫(yī)院基建合同、建筑圖紙、物業(yè)合同等；從醫(yī)務(wù)科收集了歷年來的病歷、科研項(xiàng)目等；從各臨床醫(yī)技科室收集了職工發(fā)表的論文、專利、各級榮譽(yù)等。特別要注意的是臨床醫(yī)技科室是醫(yī)院發(fā)展的一個(gè)不可分割的部分，臨床科室的科室設(shè)置、人員構(gòu)成、床位設(shè)置變遷和主要病種變遷和其年度工作總結(jié)都是重要的檔案資料。這些檔案豐富了檔案室的內(nèi)容，也為醫(yī)院職工的職稱晉升、繼續(xù)教育、學(xué)習(xí)進(jìn)修提供了依據(jù)。

三是完善了檔案管理制度。在院志編纂完成后，為加強(qiáng)醫(yī)院檔案制度化規(guī)范化建設(shè)，醫(yī)院根據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《山東省檔案條例》等法律法規(guī)和《歸檔文件整理規(guī)則》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》 等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)建立了醫(yī)院檔案管理的相關(guān)制度，如《檔案綜合管理辦法》《檔案歸檔制度》《檔案歸檔范圍及保管期限》《檔案借閱制度》等。

四是提高了檔案人員業(yè)務(wù)水平。在前期準(zhǔn)備過程中，醫(yī)院邀請市檔案館專家就如何做好檔案收集、整理、歸檔工作專門為醫(yī)院管理人員進(jìn)行了培訓(xùn)。在制定檔案管理制度時(shí)，檔案管理人員學(xué)習(xí)了相關(guān)的檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并在院志編纂的過程中有了實(shí)際操作，檔案管理人員的理論水平和業(yè)務(wù)能力都有了明顯提高。

五是推動了硬件設(shè)施的進(jìn)步。在整理醫(yī)院檔案及將收集到的資料制作成檔案的過程中，檔案室的硬件設(shè)施也逐步得到完善，添置了空調(diào)等保持檔案溫濕度的設(shè)施，添置了電腦、掃描儀、硬盤等檔案數(shù)字化的設(shè)備工具。

院志編纂是利用醫(yī)院檔案的集大成之作，同時(shí)也豐富和完善了醫(yī)院的檔案建設(shè)。院志是對棗莊市皮膚病性病防治院建院百年的獻(xiàn)禮之作，既是對過往歷史檔案的整理與利用，為醫(yī)院不忘初心、牢記使命的百年歷程做下的精彩注腳，也是醫(yī)院更加明晰新時(shí)代繼往開來、奮勇前進(jìn)的新起點(diǎn)。