科研院所底圖管理模式轉(zhuǎn)型研究

王克祥/中船重工第七一七研究所—武漢光電國(guó)家研究中心

底圖作為企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)形成的原始圖形記錄，是科技檔案的核心組成部分，具有重要的憑證和參考價(jià)值。底圖一般有如下特點(diǎn)：一是唯一性，在同一個(gè)設(shè)計(jì)階段，往往只歸檔保存一套原始底圖；二是高利用率，無(wú)論是新產(chǎn)品的研發(fā)還是定型產(chǎn)品的投產(chǎn)，都離不開(kāi)對(duì)存檔底圖的頻繁利用；三是載體不穩(wěn)定，底圖一般類(lèi)屬硫酸紙載體，本身耐久性與機(jī)械強(qiáng)度較差。

對(duì)于科研院所而言，底圖管理工作在科研生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)揮著基礎(chǔ)保障作用，必須引起高度重視。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。在這樣的背景下探討底圖管理模式的轉(zhuǎn)型，對(duì)于解決傳統(tǒng)底圖管理中存在的問(wèn)題、進(jìn)一步完善底圖管理，具有重要意義。所謂底圖管理模式轉(zhuǎn)型，即底圖管理工作向無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化的現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)型，提升底圖管理質(zhì)量，使底圖更好地為企業(yè)科研生產(chǎn)服務(wù)。本文以某科研院所的底圖管理實(shí)踐為例，提出底圖管理模式的轉(zhuǎn)型思路，供同行參考。

1 傳統(tǒng)的底圖管理模式存在的問(wèn)題

一是底圖存放與保管問(wèn)題。主要有以下幾點(diǎn)：傳統(tǒng)的紙質(zhì)底圖幅面大小不一，主要以平放或卷放的方式存放，占用面積較大，如不采取措施將造成脹庫(kù)的問(wèn)題；由于外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，企業(yè)科研生產(chǎn)任務(wù)愈加繁重，底圖規(guī)模逐年擴(kuò)大，但囿于庫(kù)房面積與檔案裝具有限，許多新形成的底圖無(wú)法及時(shí)存放；底圖的特點(diǎn)客觀上帶來(lái)了保管不便的問(wèn)題，即紙質(zhì)底圖在保管過(guò)程中由于本身載體的自然損耗和人為的頻繁利用，極易發(fā)生破損現(xiàn)象，加上底圖具有“孤本”屬性，在日常保管時(shí)存在著巨大的安全風(fēng)險(xiǎn)。

二是底圖工作業(yè)務(wù)模式問(wèn)題。主要指底圖信息化管理發(fā)展滯后。底圖歸檔、復(fù)制、發(fā)放與登記等工作采用的都是紙質(zhì)審批和人工作業(yè)模式，底圖流轉(zhuǎn)效率低下，工作中還消耗了大量人力物力，而且不能追溯任務(wù)進(jìn)程、沒(méi)有形成辦理記錄。此外藍(lán)圖的標(biāo)識(shí)也比較低效，藍(lán)圖是以底圖為母版曬制而成的，因材料多為藍(lán)色，故稱(chēng)為“藍(lán)圖”，底圖用于存檔，藍(lán)圖則發(fā)往生產(chǎn)一線(xiàn)使用。在藍(lán)圖下廠(chǎng)之前，通常由檔案人員標(biāo)記圖紙的生產(chǎn)批次、使用部門(mén)、用途等相關(guān)信息，傳統(tǒng)的做法是在圖紙上人工加蓋刻有標(biāo)識(shí)的印章，但是這種做法效率極為低下，尤其在生產(chǎn)的高峰時(shí)期，工廠(chǎng)對(duì)藍(lán)圖的需求量劇增，傳統(tǒng)的藍(lán)圖標(biāo)識(shí)方法很難滿(mǎn)足生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的需求。

三是檔案人員隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題。長(zhǎng)期以來(lái)科研院所檔案部門(mén)缺乏業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、學(xué)歷高的檔案人員，特別是缺乏既懂檔案業(yè)務(wù)工作又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。要實(shí)現(xiàn)底圖管理模式的轉(zhuǎn)型，科研院所現(xiàn)有的檔案人員應(yīng)當(dāng)利用多種途徑提升業(yè)務(wù)能力、改善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)；科研院所還應(yīng)當(dāng)重視檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，積極引入高素質(zhì)的復(fù)合型人才。

2 底圖管理模式轉(zhuǎn)型的思路

信息時(shí)代，需要思考如何應(yīng)用新的理念與新的技術(shù)，創(chuàng)新底圖管理模式。總的來(lái)說(shuō)，新的底圖管理模式應(yīng)當(dāng)包括如下要點(diǎn)：應(yīng)用成熟的信息技術(shù)，推動(dòng)傳統(tǒng)的底圖管理工作向著無(wú)紙化方向發(fā)展；開(kāi)發(fā)底圖歸檔、復(fù)制、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、登記的全過(guò)程、網(wǎng)絡(luò)化管理流程，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)在線(xiàn)上實(shí)現(xiàn)高效流轉(zhuǎn)和全流程監(jiān)控；采用相關(guān)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)藍(lán)圖標(biāo)識(shí)的自動(dòng)化。具體分析如下。

2.1 推動(dòng)底圖無(wú)紙化進(jìn)程

實(shí)現(xiàn)底圖無(wú)紙化管理，能夠有效規(guī)避紙質(zhì)底圖丟失或破損帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，也可以節(jié)省檔案庫(kù)房的存放空間。底圖無(wú)紙化一般要從存量和增量?jī)蓚€(gè)層面同時(shí)抓起，隨著各類(lèi)科研院所PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）系統(tǒng)的日臻完善，要充分利用系統(tǒng)對(duì)底圖完成各級(jí)簽審，生成含電子簽名的電子底圖，并將電子底圖入庫(kù)歸檔，在源頭上控制新增紙質(zhì)底圖的生成；還要積極開(kāi)展庫(kù)存紙質(zhì)底圖的數(shù)字化掃描，病在確保掃描版底圖的完整性、準(zhǔn)確性、安全性后，擇機(jī)對(duì)已完成數(shù)字化的紙質(zhì)底圖辦理銷(xiāo)毀手續(xù)，釋放庫(kù)房空間。為充分保證底圖數(shù)字化的質(zhì)量，建議成立QC（質(zhì)量控制）小組對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行校對(duì)，將經(jīng)過(guò)校對(duì)、確認(rèn)信息無(wú)誤的底圖數(shù)字化成果批量導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)從產(chǎn)品代號(hào)、圖樣目錄到零部件圖紙的有序管理，逐步建成清晰、有序、完整的電子底圖資源庫(kù)。

2.2 完善業(yè)務(wù)流程

在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，企業(yè)工作流技術(shù)日趨成熟，這為優(yōu)化完善傳統(tǒng)的底圖業(yè)務(wù)工作流程提供了技術(shù)支撐。基于多家科研院所的工作實(shí)踐，筆者認(rèn)為可建立計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的圖紙收發(fā)業(yè)務(wù)協(xié)同工作模式，完善業(yè)務(wù)流程。當(dāng)業(yè)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生圖紙發(fā)放需求時(shí)，申請(qǐng)者在網(wǎng)頁(yè)端發(fā)起流程，申請(qǐng)部門(mén)、檔案部門(mén)對(duì)圖紙發(fā)放信息進(jìn)行在線(xiàn)審核并通過(guò)，圖文部門(mén)即展開(kāi)藍(lán)圖打印和發(fā)放工作。如果申請(qǐng)復(fù)制發(fā)放的是存量紙質(zhì)底圖，需要先調(diào)取紙質(zhì)底圖到圖文部門(mén)進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成PDF底圖文件再發(fā)放；如果申請(qǐng)復(fù)制發(fā)放的是從PDM系統(tǒng)自動(dòng)歸檔的電子底圖，發(fā)起申請(qǐng)并通過(guò)審核后，直接從數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)取電子底圖，與圖紙發(fā)放信息一并提交。以上兩種情況下最終都會(huì)進(jìn)入在線(xiàn)標(biāo)識(shí)、打印輸出與藍(lán)圖發(fā)放環(huán)節(jié)，圖紙發(fā)放和領(lǐng)取操作將自動(dòng)生成電子記錄?？梢?jiàn)，完善業(yè)務(wù)流程、實(shí)現(xiàn)圖紙從復(fù)制發(fā)放申請(qǐng)到業(yè)務(wù)辦理的全程網(wǎng)上運(yùn)行，極大地簡(jiǎn)化了中間的人工作業(yè)環(huán)節(jié)，顯著提高了圖紙發(fā)放效率；并且，由于各工作環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了線(xiàn)上辦理，各任務(wù)環(huán)節(jié)的參與者都可利用計(jì)算機(jī)對(duì)任務(wù)進(jìn)程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，工作流程清晰透明。

2.3 實(shí)現(xiàn)藍(lán)圖自動(dòng)化標(biāo)識(shí)

要解決傳統(tǒng)人工蓋章造成的低效問(wèn)題，必須應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，在圖紙輸出時(shí)自動(dòng)加載標(biāo)識(shí)。目前大致有以下兩種方式。一是對(duì)電子底圖或底圖的數(shù)字化副本進(jìn)行脫機(jī)處理，主要是利用PDF編輯軟件進(jìn)行藍(lán)圖水印的有效制作。在底圖PDF文件中，可直接利用PDF自帶的水印添加程序進(jìn)行藍(lán)圖的標(biāo)識(shí)制作，實(shí)現(xiàn)對(duì)水印字體、顯示、分布及位置的靈活調(diào)整，通過(guò)極少的人工設(shè)置，完成批量藍(lán)圖的自動(dòng)化標(biāo)識(shí)。某科研單位法利用自動(dòng)化標(biāo)識(shí)取代人工蓋章后，大大提高了藍(lán)圖制作效率。以該單位2019年上半年數(shù)據(jù)為例，上半年藍(lán)圖發(fā)放共4824冊(cè)，約12.3萬(wàn)張，每?jī)?cè)圖使用電子標(biāo)識(shí)1次，約0.48萬(wàn)次；而原來(lái)人工蓋章每?jī)?cè)一般需要蓋2次，約24.6萬(wàn)次。通過(guò)比較可以發(fā)現(xiàn)，工作效率提升了51倍多。

二是利用檔案系統(tǒng)解決藍(lán)圖標(biāo)識(shí)難題。目前市面上有的檔案軟件聚焦科研院所產(chǎn)品圖紙管理需求，開(kāi)發(fā)了專(zhuān)門(mén)的產(chǎn)品圖紙輸出管理模塊，涵蓋底圖歸檔、打印輸出、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、回收的圖紙全生命周期管理流程，功能較為完備、應(yīng)用相對(duì)成熟，如開(kāi)發(fā)了圖紙打印輸出模塊，系統(tǒng)可自動(dòng)生成相關(guān)標(biāo)識(shí)和條碼信息，與打印輸出設(shè)備集成，實(shí)現(xiàn)水印藍(lán)圖的自動(dòng)輸出。

2.4 加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

科研院所的檔案人員應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)的信息技術(shù)知識(shí)，不斷提升與信息技術(shù)時(shí)代相匹配的業(yè)務(wù)能力；主動(dòng)參加科研院所舉辦的信息化知識(shí)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)信息化思維，進(jìn)一步提升底圖信息化管理工作技能；科研院所要?jiǎng)?chuàng)新人才引進(jìn)機(jī)制，在人才招聘中不僅要選聘高素質(zhì)的檔案專(zhuān)業(yè)人才，更要注重引進(jìn)掌握信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才；科研院所檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與信息技術(shù)部門(mén)的合作，如在底圖信息化建設(shè)工作中成立包括檔案人員、信息化人員在內(nèi)的項(xiàng)目小組，檔案部門(mén)從業(yè)務(wù)角度提出底圖管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求，有信息系統(tǒng)應(yīng)用問(wèn)題時(shí)及時(shí)與信息化部門(mén)溝通，信息化部門(mén)給出滿(mǎn)足需求的具體工作舉措，并解決檔案部門(mén)在信息系統(tǒng)應(yīng)用當(dāng)中遇到的問(wèn)題，兩個(gè)部門(mén)合作推動(dòng)底圖管理模式的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。