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      如何做好企業(yè)干部人事檔案的管理

      2019-12-17 23:08:11李珊珊
      魅力中國 2019年16期
      關鍵詞:管理水平管理工作檔案管理

      李珊珊

      (吉林省梅河口市就業(yè)服務局,吉林 梅河口 135000)

      干部人事檔案管理可以為干部人事工作的順利進行打下良好的基礎,干部人事檔案記錄了干部工作生涯以及職務等方面的信息資料,可以作為人才選拔和利用的依據(jù),同時可以以此制定職工干部在退休之后的養(yǎng)老保險以及福利待遇。因此,保證干部人事檔案的準確性、完整性以及真實性,可以保證人事檔案能夠被有效利用,發(fā)揮出其價值作用,必須要提高對干部人事檔案管理水平的重視度。在新形勢下,干部人事檔案管理工作還存在一定的問題,影響其管理水平的提高,本文就此進行了研究分析。

      一、干部人事檔案管理工作存在的問題

      (一)缺乏足夠的檔案管理意識

      干部人事檔案管理工作容易受到多個方面因素的影響,導致檔案管理部門以及檔案管理工作人員沒有足夠的檔案管理意識,實際的管理工作難以實現(xiàn)內(nèi)外關系之間的協(xié)調(diào)處理。在開展檔案管理工作時,必須要配備有防火、防潮的檔案庫房,在庫房內(nèi)要有相應的滅火、除濕設備。但是當前很多檔案管理室條件較為簡陋,部分企業(yè)沒有專門的檔案管理室。干部人事檔案記錄干部個人的經(jīng)歷等方面信息,想要以干部人事檔案信息作為人事部門用人依據(jù),就需要保證干部人事檔案信息的全面性以及真實性,但是正在實際的管理工作中,因為檔案管理人員沒有足夠的檔案管理意識,導致檔案的收集不夠完整全面。

      (二)檔案整理方面的問題

      想要提高檔案利用效率,就必須要做好對檔案的整理,檔案整理的質(zhì)量直接影響到檔案應用的價值和有效性。當前有部分企業(yè)缺乏對檔案整理工作的足夠重視,在檔案分類方面沒有做好鑒別工作,導致檔案編碼的清晰度較差,裝訂不整齊。在《干部履歷表》方面,長時間沒有填寫,即使填寫也沒有按照標準規(guī)范來進行,很多《干部履歷表》沒有照片、簽章、審核蓋章等信息。

      (三)檔案審核存在問題

      在進行干部人事檔案管理時,需要重視對檔案的審核工作,比如說審核“三齡兩歷一身份”,這些信息在檔案中出現(xiàn)的頻次最高,但是在實際的檔案審核工作中,關于“三齡兩歷一身份”方面檔案信息填寫登記存在以后不規(guī)范以及不準確等問題。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)有著較多方面的原因,首先,在個人主觀方面,部分人為了獲得更多的利益,將自己的實際年齡填小,填大工齡以及黨齡,在學歷方面有造假現(xiàn)象出現(xiàn);其次,個人在信息檔案方面沒有足夠的重視度,不清楚實際時間隨意填寫,又受到檔案管理不善等因素的影響,導致干部人事檔案審核存在有較大的難度。

      (四)檔案信息化建設力度不夠

      當前在干部人事檔案管理方面信息化水平還比較低,當前的管理方式更多的是人工管理,配置有計算機,但是僅僅輸入一些個人基本信息,建立一個簡單的檔案索引目錄,還沒有將現(xiàn)代化信息技術應用在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設中。很多干部人事檔案信息的查詢還是在紙質(zhì)檔案中查找,需要花費較長的查詢時間和精力。另外,很多檔案信息化水平不足,導致之后的人才選拔以及任用受到影響。

      二、強化檔案審核提升干部人事檔案管理水平

      (一)提高對檔案審核的重視度

      檔案審核工作工作量比較大,同時需要有較強的專業(yè)性,涉及范圍十分廣泛,想要保證檔案審核工作能夠深入進行,可以以部門領導為企業(yè)建立審核小組,做好干部檔案的審核工作,定期開展報告會,總結(jié)審核過程中存在的問題,制定針對性的解決方案,保證之后的審核工作可以順利高效進行。為了保證檔案審核工作能夠得到有效落實,可以從制度、人員、責任三個方面出發(fā)綜合分析考慮:在制度方面,可以建立審核制度,結(jié)合審核工作要求,細化審核方式以及審核流程,提高審核工作的規(guī)范性;在人員方面,選擇經(jīng)驗豐富,具有較強業(yè)務水平的工作人員;在責任方面,做好對審核人員的分組,保證各方面審核人員的責任可以得到有效的落實,使審核的質(zhì)量和進度得到保證。

      (二)提高審核質(zhì)量

      干部人事檔案信息的利用率很大程度上受到檔案內(nèi)容信息的真實性以及完整性因素的影響。想要提高人事檔案信息利用率,就必須要做好細節(jié)方面的審核工作,檔案管理人員嚴格按照審核標準做好檔案的初審和復核工作,結(jié)合審核情況,查看檔案審核內(nèi)容,按照審核要求逐項開展審核工作,發(fā)現(xiàn)其中存在的問題,做好各項登記工作。

      (三)以服務為目標提高效能

      干部人事檔案建設的主要目的是更好的為干部工作服務,因此,需要全面發(fā)揮出檔案的利用價值,開發(fā)出其信息資源,提高服務水平。干部任職之前,需要嚴格按照檔案審核程序做好檔案的審核,仔細核對其中的相關信息資料,方便干部人才的選拔??梢詫n案管理工作與先進的計算機信息技術有效結(jié)合在一起,實現(xiàn)信息的全面展示,建立計算機信息資料庫,結(jié)合文字、圖像以及聲音,將干部的各方面信息直觀的反應和展示出來,提高檔案管理的效率和質(zhì)量,方便檔案的審核和查找。

      隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展進步,干部人事檔案包含有干部工作等全部的信息資料,能夠一定程度上反應干部的個人能力,在干部選拔任命方面有著十分重要的作用。當前干部人事檔案管理工作還存在一定的不足,強化檔案審核提升干部人事檔案管理水平,首先要提高對檔案審核的重視度,其次要提高審核質(zhì)量,最后要以服務為目標提高效能,最終實現(xiàn)對干部人事檔案管理水平的提高。

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