文書檔案管理自動(dòng)化的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對研究

文/左曙東

一、在文書檔案管理中使用信息技術(shù)的優(yōu)勢

在文書檔案管理中使用信息技術(shù)是將辦公設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相互結(jié)合的一種辦公方式，也就是辦公自動(dòng)化的運(yùn)用。近年來，辦公自動(dòng)化在職能管理工作中廣泛運(yùn)用，在文書檔案管理中辦公自動(dòng)化應(yīng)用得更加充分，已經(jīng)形成了一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。辦公自動(dòng)化檔案管理相對于傳統(tǒng)的文書檔案管理優(yōu)勢明顯，體現(xiàn)出了高效簡潔、環(huán)保節(jié)能、準(zhǔn)確迅速、大容量等特點(diǎn)。

特點(diǎn)一，辦公自動(dòng)化管理檔案能夠更加長久穩(wěn)定地保存檔案，有效提高了工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理以人為核心，主要依靠人員對資料逐個(gè)進(jìn)行搜集、歸類、整理和保存，尤其是在登記造冊時(shí)，往往會出現(xiàn)信息的錯(cuò)誤、遺漏，包括分類不清楚，字跡不規(guī)范等問題，為之后的保存和查詢造成了一定麻煩，增加了管理的負(fù)擔(dān)。而今，運(yùn)用辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠提高信息處理能力，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)處理檔案信息，便捷、有效地儲存檔案文書，避免了傳統(tǒng)檔案管理的種種弊端。隨著社會高速發(fā)展，電子信息管理日益完善，新的文書儲存形式出現(xiàn)，借助先進(jìn)的電子產(chǎn)品如U盤、移動(dòng)硬盤等多種方式儲存電子文書，有較好的穩(wěn)定性，不但不易損壞，而且查詢方便，特別是受外部環(huán)境的影響小。

與傳統(tǒng)管理方式相比，文書檔案管理自動(dòng)化具有高效簡潔、環(huán)保節(jié)能、準(zhǔn)確迅速、大容量、管理耗時(shí)低、管理成本少六大優(yōu)勢，在技術(shù)、理念等方式方面實(shí)現(xiàn)了顛覆性的創(chuàng)新。同時(shí)文書檔案管理自動(dòng)化也存在著技術(shù)性風(fēng)險(xiǎn)和系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)，使文書檔案泄密、失真、損毀、篡改、丟失、死檔的安全風(fēng)險(xiǎn)增大。為了預(yù)警、規(guī)避、化解文書檔案管理自動(dòng)化所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)更加系統(tǒng)規(guī)范，需要不斷進(jìn)行探索和研究文書檔案的自動(dòng)化管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)安全性

特點(diǎn)二，辦公自動(dòng)化管理檔案有利于數(shù)據(jù)資源共享。傳統(tǒng)的檔案管理不僅存在文本丟失或損壞的情況，伴隨著時(shí)間的推移受外部環(huán)境影響越大，檢索、查詢和搜索歷史相關(guān)信息時(shí)面臨巨大困難，數(shù)據(jù)沒有保障。反觀辦公自動(dòng)化管理檔案，它通過信息數(shù)據(jù)化，將檔案信息與信息載體分開，可以利用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)交流和分享，不受時(shí)間和空間的限制，確保了文件儲存的安全性和穩(wěn)定性。例如人事檔案，這是目前各單位存儲檔案的主要內(nèi)容，也是管理中尤為重要的信息載體，運(yùn)用辦公自動(dòng)化處理人事檔案，避免了繁瑣的歸納整理，信息間的交流轉(zhuǎn)換方便易行，省時(shí)省力。

特點(diǎn)三，文書檔案管理應(yīng)用自動(dòng)化辦公手段，能夠有效提高信息檢索效率，同一數(shù)據(jù)重復(fù)使用次數(shù)不限，而傳統(tǒng)文書檔案管理時(shí)要將文件編號、名稱等進(jìn)行人工記錄，歸檔環(huán)節(jié)更是要手動(dòng)操作，文件分類、整理都較為麻煩。新型自動(dòng)化辦公管理系統(tǒng)只需要用鼠標(biāo)點(diǎn)擊歸檔操作，錄入文件編號、著錄和進(jìn)行簽發(fā)后就自動(dòng)歸檔完成，并且能夠?yàn)橐院蟮男畔⑺阉魈峁┐罅康臄?shù)據(jù)，在翻閱歷史信息時(shí)可以在線看到存儲的內(nèi)容。例如要對檔案工作部門情況進(jìn)行了解時(shí)，只要通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺搜索就可以達(dá)到目的，看到檔案管理信息情況，或者直接通過互聯(lián)網(wǎng)平臺對某資料和檔案申請?jiān)诰€查詢，不需要專門去檔案管理機(jī)構(gòu)就能夠查詢到相關(guān)信息。這種自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)分類和自動(dòng)編目的自動(dòng)化方式能夠有效提升檔案整理的工作效率和提高使用的便捷程度。越來越先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對文書檔案的管理發(fā)揮著日益重要的作用，正確運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對信息進(jìn)行處理能夠充分體現(xiàn)辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢。

特點(diǎn)四，能夠顯著提高文書檔案的保存質(zhì)量。管理人員在使用管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲時(shí)，提高了組卷的效率和質(zhì)量，并且運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠?qū)⑽臋n的標(biāo)題、著錄、標(biāo)引都規(guī)范化，使得歸檔文件存儲整齊，在進(jìn)行文檔歸檔時(shí)將生成清單提供給管理人員進(jìn)行檢查，避免了文書檔案管理工作中出現(xiàn)遺漏等情況，確保了文書檔案管理的真實(shí)性，使用這種管理系統(tǒng)極大地提高了編制速度，同時(shí)也提高了保存質(zhì)量和辦公效率。

二、文書檔案管理辦公自動(dòng)化的風(fēng)險(xiǎn)與問題

雖然相對于傳統(tǒng)的檔案管理，辦公自動(dòng)化在運(yùn)用時(shí)有著種種優(yōu)勢和便利，但是在方便使用的同時(shí)也存在著一些風(fēng)險(xiǎn)與問題。這些風(fēng)險(xiǎn)往往分為由計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引發(fā)的技術(shù)性風(fēng)險(xiǎn)和由文書檔案管理人員引發(fā)的系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)。

（一）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)一，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行存儲時(shí)，容易泄露隱秘性信息。文字紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)檔案，還是要由人工錄入，隨意性和錯(cuò)誤率會增加，加之不再需要對電子數(shù)據(jù)簽名或者加蓋印章，這樣會加劇電子數(shù)據(jù)易被篡改，且不易發(fā)現(xiàn)修改痕跡。盡管目前已經(jīng)有技術(shù)避免電子文件的偽造現(xiàn)象和對原件的修改情況，但是還沒有得到廣泛的應(yīng)用，這就無法分辨文書檔案的真?zhèn)涡院驮夹?。在網(wǎng)絡(luò)信息大時(shí)代下，利用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行文書檔案的傳輸和共享已經(jīng)越來越普遍，這就意味著電子檔案可能會面臨黑客襲擊和病毒入侵的危險(xiǎn)。文書檔案在傳輸和存儲時(shí)信息被暴露，隱私被他人翻閱的可能性越來越大。所以要著重關(guān)注電子檔案在傳輸環(huán)節(jié)中的安全問題，定期對辦公設(shè)備軟件和硬件進(jìn)行檢查與升級，對電子檔案進(jìn)行加密和備份，確保意外情況發(fā)生時(shí)不會出現(xiàn)信息泄露和丟失的現(xiàn)象。

技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)二，利用辦公自動(dòng)化進(jìn)行檔案管理，很容易因?yàn)椴僮魃系氖д`而造成文件的損毀。在搜集、整理、傳輸、共享的各個(gè)過程中因?yàn)楣ぷ魅藛T的失誤或者懈怠，不按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行操作就會產(chǎn)生錯(cuò)誤與漏洞。對于這種情況，如果缺少了嚴(yán)格的身份驗(yàn)證制度與檔案保密機(jī)制，或者缺乏規(guī)范的操作流程以及嚴(yán)格的管理制度，就有可能造成檔案信息的缺失和漏洞。

（二）系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)一，工作人員素質(zhì)不過硬，引發(fā)操作失誤的風(fēng)險(xiǎn)。辦公自動(dòng)化管理對管理人員個(gè)人素質(zhì)有一定要求，需要專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的人員來操作。對于較高要求的工作，傳統(tǒng)檔案管理人員如果不進(jìn)修學(xué)習(xí)，將無法妥善管理。而只懂專業(yè)技術(shù)卻不懂檔案管理的工作人員同樣不能對檔案實(shí)現(xiàn)有效管理。既具有專業(yè)技術(shù)，又能夠熟練管理檔案，這兩點(diǎn)要求對于現(xiàn)今的檔案管理者缺一不可。只是這種現(xiàn)代化高素質(zhì)人員仍處于較為缺乏的狀態(tài)。目前，各級檔案部門管理人員的綜合素質(zhì)不夠高，須對其進(jìn)行嚴(yán)格的計(jì)算機(jī)能力和檔案專業(yè)能力培訓(xùn)，并將這種培訓(xùn)常態(tài)化、制度化，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。

系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)二，文書工作和檔案管理的銜接引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。在一個(gè)統(tǒng)一的管理體系之下，文書工作和檔案管理往往相互聯(lián)系彼此制衡，它們應(yīng)該相互配合來提高辦公效率。但是在實(shí)際情況中，檔案管理人員對文書工作一般較為忽略，缺乏檔案管理意識，對文書工作中的公文格式、內(nèi)容和處理方法往往不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，不能夠滿足辦公自動(dòng)化的需求。

系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)三，文書檔案管理人員理念落后引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。盡管隨著社會的飛速發(fā)展，越來越多的人開始具備了信息開發(fā)的理念，但在進(jìn)行檔案管理時(shí)，也有許多文書檔案管理人員還是具有較為傳統(tǒng)的觀念。在較多企業(yè)和單位中，檔案管理還是呈現(xiàn)一種簡單錄入數(shù)據(jù)和紙質(zhì)化保存狀態(tài)，檔案存檔后也是封閉的，這樣進(jìn)行查閱時(shí)就會變得非常困難，需要消耗大量的人力資源。由于辦公自動(dòng)化出現(xiàn)后，管理工作人員較為忽視，沒有重視起電子化檔案管理的重要性，管理人員缺乏相應(yīng)的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)能力，部門甚至受資金缺乏的掣肘，無法配備先進(jìn)的辦公設(shè)備，軟硬件環(huán)境條件較差，檔案管理的工作質(zhì)量停滯不前，不利于展現(xiàn)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用優(yōu)勢。

三、完善文書檔案管理自動(dòng)化路線圖

第一，建立科學(xué)、完善的檔案管理機(jī)制。電子數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理是一個(gè)不容忽視的問題。它的獨(dú)特性體現(xiàn)在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。從起草文件開始，到簽發(fā)，催辦，最后歸檔，全程都在計(jì)算機(jī)中實(shí)施。以計(jì)算機(jī)為媒介，完成信息的共享、聯(lián)動(dòng)。目前各部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)還是缺乏良好的信息互動(dòng)和共享機(jī)制。建立科學(xué)性、規(guī)范性、服務(wù)性的檔案管理機(jī)制，是電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的必要保證。

第二，要制定自動(dòng)化辦公的標(biāo)準(zhǔn)流程。組織單位要在檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，包括處理、歸檔和電子格式等都要有詳細(xì)、具體的標(biāo)準(zhǔn)要求和規(guī)范，確保管理人員在進(jìn)行文書檔案工作時(shí)能夠按照章程一步一步執(zhí)行。除此之外，還要對辦公自動(dòng)化的操作技術(shù)制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件時(shí)，既要有較強(qiáng)的兼容性，又要有一定的應(yīng)用性來保證文字信息處理的水平和能力。操作系統(tǒng)的要求較高，所以在運(yùn)用辦公自動(dòng)化進(jìn)行文書檔案管理時(shí)更應(yīng)該制定一定的參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，例如數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)等，有利于電子文件在進(jìn)行管理時(shí)的穩(wěn)定性。

第三，確保在辦公自動(dòng)化下的檔案數(shù)據(jù)安全。為了保障辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)安全，需要優(yōu)化系統(tǒng)的隔離措施。首先是路由器的使用，將系統(tǒng)內(nèi)所有IP地址先屏蔽，后放行，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作。其次是運(yùn)用防火墻，憑借防火墻，有效阻止非法訪問和病毒入侵。

第四，對管理人員進(jìn)行專業(yè)能力和計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力的培訓(xùn)。伴隨時(shí)代進(jìn)步，辦公自動(dòng)化的要求越來越高，對數(shù)據(jù)處理的能力也在不斷提高。只有進(jìn)行不斷培訓(xùn)的高端管理人才，才能適應(yīng)檔案管理工作的要求。一方面，作為優(yōu)秀管理人才滿足社會需求，無論是硬件還是軟件，都能夠熟練掌握技能。另一方面，優(yōu)秀管理人才能滿足單位部門的需求，不斷提升綜合素質(zhì)水平，保持終身可持續(xù)發(fā)展。

第五，逐步完善檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。由于電子數(shù)據(jù)化管理存在的風(fēng)險(xiǎn)與問題，是不可能完全避免的。為了防止電子數(shù)據(jù)在查閱時(shí)有意或無意的改動(dòng)，相關(guān)部門應(yīng)該出臺相應(yīng)的法律條文。每一個(gè)環(huán)節(jié)都有法可依，依法執(zhí)行。檔案管理每一個(gè)細(xì)節(jié)都能夠規(guī)范、細(xì)化管理。當(dāng)有人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)出現(xiàn)了違法行為，應(yīng)予以嚴(yán)厲制裁，對應(yīng)所規(guī)定的處罰條例進(jìn)行處罰，使文書檔案管理的辦公自動(dòng)化符合國家依法治國的理念，對于制定的電子檔案相關(guān)的法律法規(guī)要嚴(yán)格執(zhí)行。

四、結(jié)語

在檔案管理工作中，文書檔案是最為重要的一個(gè)部分，將每一個(gè)事件，每一個(gè)進(jìn)程，每一種變化都記錄下來，這具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理中運(yùn)用辦公自動(dòng)化越來越普及，這不但促進(jìn)了管理的數(shù)字化和信息化，更提高了檔案管理工作的辦公效率，有利于檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。